Was muss eine HR-Software können, damit der Betriebsrat zustimmt?

Was eine HR-Software betriebsratskonform macht

Damit der Betriebsrat grünes Licht gibt, muss das System in der Regel vier kritische Anforderungen abbilden:

1. Granulares Rollen- und Rechtekonzept

Das ist das absolute Fundament. Der Betriebsrat fordert eine strikte Zugriffstrennung. Eine Führungskraft darf beispielsweise sehen, dass ein Mitarbeiter krankgemeldet ist, aber niemals den konkreten Krankheitsgrund oder private Notizen aus dem Onboarding. Das System muss es erlauben, Leserechte und Schreibrechte für jede Rolle (HR, Admin, Manager, Mitarbeiter, BR) exakt zu definieren.

2. Datensparsamkeit und Zweckbindung

Gemäß DSGVO dürfen nur Daten erhoben werden, die für den konkreten Zweck – etwa die Zeiterfassung oder die Lohnabrechnung – tatsächlich notwendig sind. Das bedeutet in der Praxis: kein Daten-Sammeln “auf Vorrat” und keine Felder, die befüllt werden können, aber keinem definierten Prozess dienen. Der Betriebsrat prüft genau, ob das System diesen Grundsatz technisch erzwingt oder nur auf dem Papier verspricht.

3. Revisionssicherheit und Protokollierung

Wer hat wann welche Gehaltsstufe geändert? Wann wurde ein Urlaubsantrag final freigegeben? Das System muss im Hintergrund lückenlos und manipulationssicher protokollieren, wer Daten bearbeitet hat.

4. Hosting und IT-Sicherheit

Beim Thema Cloud-Software schaut das Gremium ganz genau hin. Ein Serverstandort in Deutschland oder der EU ist heute für deutsche Betriebsräte oft eine nicht verhandelbare Grundvoraussetzung. Tools wie HRlab, die auf ISO-zertifizierten deutschen Servern laufen, nehmen dem Datenschutzbeauftragten und dem BR sofort den Wind aus den Segeln.

3 Typische Fragen des Betriebsrats und wie HRlab sie beantwortet

HRlab ist eine HR-Plattform, die speziell für den Mittelstand entwickelt wurde und dabei die Mitbestimmungsanforderungen des Betriebsrats von Anfang an mitgedacht hat. Diese drei Fragen stellen Betriebsräte bei der Software-Einführung am häufigsten.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

HRlab verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die für Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Zeitwirtschaft und ähnliche HR-Prozesse notwendig sind. Dazu gehören z. B.:

• Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Beschäftigungsdaten (Abteilung, Stelle, Arbeitszeitmodell)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Geschäftsreisen)
• Dokumente wie Lohnabrechnungen oder Verträge

Die Datenverarbeitung orientiert sich strikt an den gesetzlichen Datenschutzgrundsätzen wie Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz.

Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?

Bei HRlab liegen die Daten liegen ausschließlich in Deutschland in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren (IDKOM). Übertragung und Speicherung sind vollständig verschlüsselt.

Wer kann auf welche Daten zugreifen?

Der Zugriff auf Daten ist in HRlab streng rollenbasiert geregelt, z.B.:

• Mitarbeitende sehen grundsätzlich nur ihre eigenen Daten.
• Führungskräfte sehen nur die Daten ihrer zugeordneten Mitarbeitenden.
• HR-/Personalrollen sehen personenbezogene Daten entsprechend ihrer Funktion.

Zusätzlich gibt es ein sehr granular einstellbares Rollen- und Rechtekonzept, das von jedem Unternehmen individuell angepasst werden kann.

Betriebsvereinbarung zur HR-Software: Was muss geregelt sein?

Gehen Sie bei der HR-Software Auswahl nicht erst mit dem fertigen Kaufvertrag zum Gremium. Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig in den Auswahlprozess ein. Stellen Sie die Software nicht als Kontrollinstrument dar, sondern als Werkzeug, das die Rechte der Mitarbeiter stärkt. Eine Betriebsvereinbarung zur HR-Software ist dabei eine Möglichkeit die rechtliche Grundlage zu schaffen. Folgende Punkte sollten zum Beispiel verbindlich geregelt sein: