Digitale Personalakte
Mit HRlab wechseln Sie von Papierordnern zu einer modernen, digitalen Datenverwaltung. Mitarbeiterinformationen wie Stammdaten, Gehalts- und Beschäftigungshistorie bis zu Steuer- und Sozialversicherungsdaten, liegen übersichtlich, sicher und zentral an einem Ort. So sparen HR-Teams Zeit, reduzieren Aufwand und gewinnen Raum für das Wesentliche – Menschen statt Akten.
Massenerfassung
Mitarbeiterausstattung
Transparent
100% digital
DATEV
Zentrale Informationen
Was sollten Anbieter einer digitalen Personalakte erfüllen?
Ein guter Anbieter überzeugt nicht nur durch Funktionen, sondern vor allem durch Praxisnähe und Unterstützung im Alltag. Entscheidend ist, dass die Lösung einfach zu bedienen, schnell implementierbar und an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar ist – ohne lange IT-Projekte oder komplexe Umwege.
Zudem ist verlässlicher Support entscheidend: kurze Wege, klare Ansprechpartner und schnelle Antworten. Auch die Skalierbarkeit ist wichtig – vom ersten Dokument bis hin zur umfassenden HR-Plattform mit direktem Zugriff auf Abwesenheiten, Zeiterfassung und Schulungen.
Digitale Personalakte in der Umsetzung
Übersichtlich: Alle Daten an einem Ort
Mit HRlab sind alle Dokumente und Stammdaten DSGVO-konform an einem Ort gespeichert – vom Vertrag bis zur Zielvereinbarung. Dank umfassender Importmöglichkeiten können bestehende Daten problemlos übernommen werden. Alles lässt sich mit einem Klick finden, sodass HR-Teams mehr Freiraum für strategische Aufgaben haben.
Nahtlose Anbindung an DATEV & Co.
HRlab verbindet Ihre HR-Systeme intelligent miteinander. Dank der direkten Integration mit DATEV, Lohn und Gehalt oder Lodas sowie Tools für Zeiterfassung und Recruiting entfällt doppelte Datenerfassung. Alle Informationen fließen automatisch zusammen – für reibungslose integrierte Prozesse.
DSGVO-konformes Berechtigungskonzept
Mit dem rollenbasierten Berechtigungssystem von HRlab bleiben Personaldaten jederzeit geschützt. Mitarbeitende können über den Self-Service ihre Daten selbst einsehen und aktualisieren.
Videotour: Die digitale Personalakte in HRlab
Durch Datenschutzeinstellungen blockiert
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Erfolgsgeschichte Voigt Logistik
„Am Ende haben für HRlab zwei Dinge gesprochen: das starke Preis-Leistungs-Verhältnis und die Flexibilität des Systems. Wir wollten keinen starren Anbieter, sondern eine Plattform, die mit uns wächst. Besonders überzeugt hat uns auch der persönliche Kontakt – schnelle Antworten statt langer Wartezeiten. Dank des modularen Aufbaus konnten wir klein starten und HRlab genau an unsere Bedürfnisse anpassen.“
Stephanie Siebken, Voigt Logistik
Häufig gestellte Fragen
Bei HRlab ist die digitale Personalakte bereits im Core Paket enthalten. Hier gehen die Preise bei 5€ pro Nutzer im Monat los. Neben der digitalen Personalakte profitieren Nutzer dabei auch von:
- Datev & Addison Schnittstelle
- Prozess- & Taskmanagement
- Self Service & Reporting
- Dokumentenvorlagen
- API Export & Import
Diese Basis-Funktionen können über weitere Module kombiniert werden. Erfahren Sie mehr über die Preise von Hrlab.
Ein Berechtigungskonzept für digitale Personalakten regelt ganz genau, wer welche Informationen sehen, bearbeiten oder verwalten darf. Bei HRlab setzen wir dabei auf: Rollenbasierte - und bei Bedarf auch zeitlich begrenzte - Zugriffe und eine feingranulare Rechtevergabe.
Das kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Grob kann man sich aber an folgender Struktur orientieren: Arbeitsvertrag, Betriebliche Altersvorsorge, Bewerbungsunterlagen, Eigene Dokumente, Gehaltsabrechnungen, Krankenkasse, Mitarbeitergespräche, Sonstiges. Mehr Details erfahren Sie in unserem passenden Lexikonartikel: Elektronische Personalakte: Struktur, Datenschutz & Betriebsrat
Ja - allerdings nur bis zu einem gewissen Grad und natürlich wieder in Einklang mit der jeweiligen Rechtevergabe. Mitarbeiter haben in der Regel transparenten Zugriff auf die Stammdaten in ihrer Personalakte und können Details wie beispielsweise ihre Adresse, Bannkverbindung oder Versicherung ändern. Dagegen sind zum Beispiel Entgeltdaten nur sichtbar und nicht bearbeitbar.
Die Vorbereitung von Unternehmen zur Digitalisierung von Personalakten ist häufig der Schlüssel dafür, dass die Umsetzung so reibungslos wie möglich läuft. Wichtig dabei zu beachten: Die Auswahl der richtigen Software - am besten unter Einbezug der Belegschaft, damit das neue Tool dann auch positiv angenommen wird. Falls vorhanden, muss der Betriebsrat einbezogen werden und zustimmen. Dann sollten sich Unternehmen bereits im Vorfeld überlegen, nach welcher Struktur Ordner und Co. angelegt werden sollen. Und der größte Aufwand ist dann sicherlich die tatsächliche digitale Erfassung der Daten. Da lohnt es sich, auf Unterstützung durch Werkstudenten zu setzen oder vielleicht sogar einen externen Dienstleister zu beauftragen.
Nein, eine vollständige digitale Personalakte wird in Deutschland ab 2026 nicht gesetzlich verpflichtend sein. Allerdings müssen ab dem 1. Januar 2027 bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen, wie Nachweise zur Versicherungspflicht oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, digital vorgehalten werden. Unternehmen haben bis zum 31. Dezember 2026 eine Übergangsfrist, um sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, indem sie einen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.
Obwohl keine vollständige Pflicht zur digitalen Personalakte besteht, wird die Digitalisierung durch gesetzliche Anforderungen und Effizienzüberlegungen zunehmend notwendig. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf digitale Lösungen umsteigen, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Verwaltungsprozesse zu optimieren.
