Lohnabrechnung einfach erklärt
Die Lohnabrechnung ist als Teil der Lohnbuchhaltung ist fundamentaler Bestandteil der Personalarbeit und mindestens einmal im Monat mit Aufwand für HR-Manager verbunden. Wie groß dieser Aufwand ist, hängt im Großteil damit zusammen, welche Programme genutzt werden und ob klare Prozesse etabliert wurden. In jedem Fall ist eins klar: In der Lohnabrechnung sollte es möglichst nicht zu Fehlern kommen.
Vorbereitende Lohnabrechnung
Der Unterschied zwischen der vorbereitenden Lohnabrechnung und der Lohnbuchhaltung liegt in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich und ihrem Zeitpunkt innerhalb des Lohnabrechnungsprozesses.
Die vorbereitende Lohnabrechnung bezieht sich auf den Prozess, der vor der eigentlichen Erstellung der endgültigen Lohnabrechnungen stattfindet. Sie umfasst die Erfassung, Überprüfung und Vorbereitung der lohnrelevanten Daten und Informationen. In diesem Stadium werden die Mitarbeiterdaten erfasst, Arbeitsstunden erfasst, Gehalts- und Lohnberechnungen durchgeführt und mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten identifiziert. Die vorbereitende Lohnabrechnung soll sicherstellen, dass die Daten korrekt sind, bevor die Lohnabrechnungen endgültig erstellt werden.
Entsprechend bildet die vorbereitende Lohnabrechnung einen Teil der Lohndatenverarbeitung ab, der vor der eigentlichen Erstellung der Lohnabrechnungen stattfindet. Sie beinhaltet die Erfassung, Überprüfung und Vorbereitung der lohnrelevanten Daten. Die Lohnbuchhaltung hingegen umfasst den gesamten Prozess der Verwaltung und Abrechnung der Löhne und Gehälter, einschließlich der Erfassung, Berechnung, Dokumentation und Auszahlung der Löhne.
Lohnbuchhaltung: Eine Definition
Die Lohnbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Buchhaltung, der sich speziell mit der Verwaltung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern in einem Unternehmen befasst. Entsprechend beinhaltet dieser Bereich die Erfassung, Berechnung, Abrechnung und Dokumentation aller lohnrelevanten Daten der Mitarbeitenden.
Dabei bilden vollständige Personalstammdaten wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Steuerklasse der Mitarbeitenden die Grundlage. Ergänzend kommen Bewegungsdaten hinzu, wie beispielsweise Informationen zu Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstagen und Abwesenheiten. Im Resultat kann schließlich eine korrekte Berechnung der Löhne gewährleistet werden. Die Lohnbuchhaltung umfasst auch die Kommunikation mit Behörden, das Einhalten von gesetzlichen Vorschriften und die Durchführung von Abgaben an Krankenkassen und Finanzbehörden.
Die Lohnbuchhaltung weist also im Resultat die Brutto als auch Netto-Berechnung des Lohn- bzw. Gehaltsanspruches aller Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum - üblicherweise monatsweise aus. Und die in dem Zusammenhang anfallenden Lohn- bzw. Gehaltskosten inklusive entsprechendem Sozialaufwand.
Wo liegt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Zwar werden die Begriffe von Lohn und Gehalt oft als Synonym behandelt. Aber wenn wir es genau nehmen, entspricht Lohn oft der Entlohnung von Arbeitern, die nicht einem direkten Angestelltenstatus unterliegen. Hingegen wird die Terminologie des Gehalts typischerweise für Angestellte in Festanstellung verwendet.
Der Lohn
Lohn bezieht sich in der Regel auf die Vergütung von Arbeitnehmern basierend auf geleisteten Arbeitsstunden. Der Lohn wird normalerweise aufgrund einer Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatsbasis berechnet und ausgezahlt. Arbeitnehmende in Bereichen wie Produktion, Handwerk oder Dienstleistung erhalten in der Regel einen Stundenlohn oder eine leistungsabhängige Vergütung. Der Lohn kann auch variable Bestandteile wie Überstundenzuschläge oder Leistungszulagen enthalten.
Das Gehalt
Im Gegenzug dazu steht das Gehalt, welches sich in der Regel auf die Vergütung von Angestellten, die in einer bestimmten Position oder Funktion beschäftigt sind, bezieht. Das Gehalt wird in der Regel monatlich gezahlt und basiert auf einem festen vereinbarten Betrag pro Monat oder Jahr, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Es gibt keinen direkten Zusammenhang mit Arbeitsstunden. Angestellte erhalten oft zusätzliche Leistungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder eine betriebliche Altersvorsorge, die im Gehalt enthalten sein können.
Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung
Die Aufbewahrungsfristen für Daten in der Lohnabrechnung können je nach Land unterschiedlichen rechtlichen Vorschriften unterliegen. Die wichtigsten Fristen zur Aufbewahrung liegen bei 6 - 10 Jahren.
6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten
- Arbeitszeitlisten
- Fahrtenbücher
- Reisekostenabrechnungen
- Freistellungsbescheinigungen
10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Lohnlisten
- Lohnbelege
- Lohnsteueranmeldungen
- Quittungen für Arbeitslohn (falls bar ausgezahlt)
Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Lohnabrechnungen zu erstellen kann gerade am Anfang eine echte Herausforderung sein. Folgende Schritte gehören in jedem Fall zu dem Prozess.
Schritt 1: Mitarbeiterdaten erfassen Erfassen Sie die relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Beschäftigungsdetails. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell sind.
Schritt 2: Arbeitsstunden erfassen Erfassen Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter, einschließlich regulärer Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten. Überprüfen Sie die erfassten Arbeitsstunden auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Schritt 3: Lohn- und Gehaltsberechnung durchführen Berechnen Sie die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der erfassten Arbeitsstunden, des Stundenlohns, der Zuschläge, Boni und Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Verwenden Sie dabei die geltenden rechtlichen Bestimmungen und Tarifverträge.
Schritt 4: Abzüge berücksichtigen Berücksichtigen Sie die Abzüge für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und andere gesetzliche oder freiwillige Abgaben. Stellen Sie sicher, dass die Abzüge korrekt berechnet und angewendet werden.
Schritt 5: Zusätzliche Vergütungen einbeziehen Berücksichtigen Sie zusätzliche Vergütungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien oder sonstige Vergünstigungen, die den Mitarbeitenden zustehen. Fügen Sie diese Beträge zur Gesamtvergütung hinzu.
Schritt 6: Erstellen der Lohnabrechnung Nach dieser Vorarbeit erstellen Sie die eigentliche Lohnabrechnung für jeden Mitarbeitenden. Die Lohnabrechnung sollte die Grundvergütung, Abzüge, Zusatzleistungen und den Nettolohn detailliert auflisten.
Schritt 7: Überprüfung und Korrektur Überprüfen Sie die erstellten Lohnabrechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Korrigieren Sie etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten. Eine sorgfältige Überprüfung ist wichtig, um die Genauigkeit der Lohnabrechnungen sicherzustellen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Schritt 8: Auszahlung der Löhne Zahlen Sie die Löhne an die Mitarbeiter aus. Stellen Sie sicher, dass die Löhne fristgerecht und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ausgezahlt werden.
Schritt 9: Aufbewahrung und Dokumentation Bewahren Sie die Lohnabrechnungen und alle relevanten Unterlagen für den Zeitraum gemäß den gesetzlichen Vorschriften auf.
Herausforderungen in der Lohnbuchhaltung
Eins ist klar: Das Thema der Lohnbuchhaltung ist umfassend und enthält unzählige wiederkehrende Personalaufgaben. Zudem kommt hinzu, dass es sich hierbei um sensible Daten und eine rechtlich stark regulierten Bereich handelt. Daraus folgt fast unweigerlich ein gewisser Respekt im Umgang mit Lohnbuchhaltung und mindestens einmal im Monat Stress bei der Umsetzung zum Stichtag.
Herausforderung 1: Vollständigkeit & Richtigkeit der Daten
Daten werden in Excel Tabellen, physischen Ordnerstrukturen und gerne auch mal auf Notizzetteln vermerkt. Das bedeutet schnell ein: Chaos im Zusammentragen aller relevanten Daten, veraltete Daten und die Suche nach den korrekten Daten.
Herausforderung 2: Verschiedene isolierte Lösungen
Sie sind einen Schritt weiter und speichern personalrelevante Daten in dafür gedachte Tools ab. Arbeitszeiten werden über ein Tool erfasst, Personalakten in einem weiteren Tool abgelegt und für das Thema Abwesenheiten gibt es ein drittes spezialisiertes Tool.
Damit haben Sie zwar schonmal klare Ablageorte der einzelnen Datenquellen. Allerdings bedeutet auch dieses Szenario das Zusammentragen verschiedener Datensätze, was im Zweifel durch manuelle Arbeit passiert, und entsprechend Fehleranfällig ist.
Herausforderung 3: Informationsfluss ist personenabhängig
HR-Manager in Ihrem Unternehmen haben vielleicht sogar den Durchblick darüber, wo welche Daten liegen und wie die Lohnbuchhaltung am besten aufbereitet ist. Aber gleichzeitig bedeutet das auch, das diese Person alle Rückfragen von Mitarbeitenden bekommt. Das ist nicht nur wahnsinnig zeitaufwändig und entsprechend ineffizient, sondern auch problematisch. Denn was passiert, wenn diese Person krank ist? Oder im Urlaub? Oder das Unternehmen verlässt?
Lohnabrechnung per Klick
Alle abrechnungsrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten werden für die monatliche Lohnabrechnung komfortabel aufbereitet. Für die gängigen Abrechnungsprogramme DATEV Lodas und DATEV Lohn+Gehalt bestehen Schnittstellen an die Sie unkompliziert übergeben. Endlich kein Stress mehr vor dem Ende des Monats!
Die Lösung: Ganzheitliche Personalsoftware
Bei den drei oben genannten Herausforderungen haben wir das Thema von Auswertungen der vergangenen sowie Prognosen über zukünftige Entwicklungen noch gar nicht berücksichtigt. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Mitarbeiterdaten werden einheitlich in einem Tool abgelegt und fortlaufend eigenständig von Mitarbeitenden gepflegt. Damit sind alle Stammdaten an einem Ort, immer auf dem aktuellen Stand und für alle zugreifbar.
Arbeitszeiten, Urlaube und Krankheiten werden in demselben Tool - auch hier wieder eigenständig - hinterlegt und je nach Freigabeprozess nur noch von HR-Managern freigegeben. Die Konsequenz? Eine Single Source of Truth. Damit ist die vorbereitende Lohnabrechung mit wenigen Klicks erledigt und lässt sich dann über die Schnittstelle ganz einfach per Klick an DATEV übergeben. Und Auswertungen lassen sich ebenfalls innerhalb von Sekunden erstellen und analysieren. Das Beste: Auch Faktoren wie Mindestlohn, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheiten werden automatisch in der vorbereitenden Lohnabrechnung berücksichtigt und übergeben.
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