Lohnabrechnung: Definition, Maßnahmen & Tools
Die Lohnabrechnung ist als Teil der Lohnbuchhaltung ist fundamentaler Bestandteil der Personalarbeit und mindestens einmal im Monat mit Aufwand für HR-Manager verbunden. Wie groß dieser Aufwand ist, hängt im Großteil damit zusammen, welche Programme genutzt werden und ob klare Prozesse etabliert wurden. In jedem Fall sollte es in der Lohnabrechnung möglichst nicht zu Fehlern kommen. Wie das gelingt, verraten wir in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Lohnabrechnung betrifft die Erfassung, Überprüfung und Vorbereitung der lohnrelevanten Daten.
- Die Lohnbuchhaltung umfasst den gesamten Prozess der Verwaltung und Abrechnung der Löhne und Gehälter.
- Der Lohn wird normalerweise aufgrund einer Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatsbasis berechnet und ausgezahlt.
Defintion Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung ist ein offizielles Dokument, das ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden regelmäßig – meist monatlich – zur Verfügung stellt. Sie enthält eine detaillierte Aufstellung des Bruttolohns, aller gesetzlichen und freiwilligen Abzüge (z. B. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) sowie der Zuschläge und sonstigen Vergütungen. Das Ergebnis ist der Nettolohn, also der Betrag, der dem Mitarbeitenden ausgezahlt wird.
Die Lohnabrechnung erfüllt sowohl arbeitsrechtliche als auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten und dokumentiert die korrekte Entgeltabrechnung für einen definierten Abrechnungszeitraum.
Was ist eine vorbereitende Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung lässt sich in zwei Schritte unterteilen. Im ersten Schritt umfasst die vorbereitende Lohnabrechnung den Prozess, der vor der eigentlichen Erstellung der endgültigen Lohnabrechnungen stattfindet. Die vorbereitende Lohnabrechnung soll sicherstellen, dass die Daten korrekt sind, bevor die Lohnabrechnungen endgültig erstellt werden.
Das beinhaltet die Erfassung, Überprüfung und Vorbereitung der lohnrelevanten Daten und Informationen. In diesem Stadium werden die Mitarbeiterdaten sowie Arbeitsstunden erfasst, Gehalts- und Lohnberechnungen durchgeführt und mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten identifiziert.
Mit dieser Basis kann dann im zweiten Schritt die umfassende Lohnabrechnung stattfinden, die dann die detaillierte Vergütung der Mitarbeitenden dokumentiert. Das umfasst die erbrachten Arbeitsstunden und - falls gegeben - etwaige Prämien oder Zuschläge. Gleichzeitig werden an der Stelle Abzüge wie zum Beispiel die Sozialabgabe ausgewiesen.
Tabelle: Was bedeuten die Abkürzungen auf der Lohnabrechnung?
| Vorteil | Funktion / Feature | Nutzen für die Praxis |
|---|---|---|
| Zentraler Datenzugriff | Dashboard, Cloud-Zugriff, rollenbasierte Rechtevergabe | Mitarbeitende und Führungskräfte greifen jederzeit und ortsunabhängig auf Daten zu |
| Digitale Prozesse | Zeiterfassung, elektronische Urlaubsanträge, eAU-Übermittlung | Schnellere Bearbeitung, weniger Papier, automatische Dokumentation |
| Mitarbeiter-Self-Service (ESS) | Eigene Daten pflegen, Anträge stellen, Dokumente abrufen | Entlastung der HR-Abteilung, höhere Datenaktualität |
| Automatisierte Workflows | Genehmigungsprozesse, Erinnerungen, Eskalationen | Weniger manuelle Nachverfolgung, höhere Prozesssicherheit |
| Rechtssicherheit & Datenschutz | DSGVO-Konformität, Protokollierung, Zugriffskontrollen, ISO-zertifizierte Server | Schutz vor Datenmissbrauch, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben |
| Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit | Modularer Aufbau, API-Schnittstellen, Integration mit Lohnsystem oder ERP | Software wächst mit dem Unternehmen mit, hohe Investitionssicherheit |
| Reporting & Analysen | Auswertungen zu Abwesenheiten, Fluktuation, Arbeitszeit, Personalkosten | Fundierte Entscheidungen durch datenbasierte Einblicke |
| Reduktion administrativer Aufgaben | Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten | Mehr Zeit für strategische HR-Themen |
Unterschied Lohnabrechnung vs. Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung umfasst den gesamten Prozess der Verwaltung und Abrechnung der Löhne und Gehälter, einschließlich der Erfassung, Berechnung, Dokumentation und Auszahlung der Löhne. Damit ist die Lohnbuchhaltung wichtiger Bestandteil der betrieblichen Buchhaltung, der sich speziell mit der Verwaltung und Abrechnung von Löhnen und Gehältern in einem Unternehmen befasst.
Dabei bilden vollständige Personalstammdaten wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Steuerklasse der Mitarbeitenden die Grundlage. Ergänzend kommen sogenannte Bewegungsdaten hinzu, wie beispielsweise Informationen zu Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstagen und Abwesenheiten.
Was sind Bewegungsdaten auf der Lohnabrechnung?
Bewegungsdaten sind variable Angaben auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung, die sich von Monat zu Monat ändern können. Sie ergänzen die festen Stammdaten (wie Name, Steuerklasse oder Sozialversicherungsnummer) und wirken sich direkt auf die Höhe des Nettolohns aus.
Typische Bewegungsdaten sind z. B. geleistete Arbeitsstunden, Überstunden, Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit, aber auch Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit. Ebenfalls dazu zählen Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Bonuszahlungen, sowie geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen oder Essenszuschüsse.
Im Resultat kann schließlich eine korrekte Berechnung der Löhne gewährleistet werden. Die Lohnbuchhaltung umfasst auch die Kommunikation mit Behörden, das Einhalten von gesetzlichen Vorschriften und die Durchführung von Abgaben an Krankenkassen und Finanzbehörden.
Die Lohnbuchhaltung hat also zum Ziel die Brutto als auch Netto-Berechnung des Lohn- bzw. Gehaltsanspruches aller Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum - üblicherweise monatsweise auszuweisen. Und die in dem Zusammenhang anfallenden Lohn- bzw. Gehaltskosten inklusive entsprechendem Sozialaufwand.
Fazit: Die Lohnabrechnung bildet also in der Schlussfolgerung einen Teil der Lohnbuchhaltung ab mit dem Ziel der Lohndatenverarbeitung. An diesem Punkt des Lohnabrechnungsprozesses gilt es, die lohnrelevanten Daten zu erfassen, überprüfen und vorzubereiten.
Wo liegt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt im Rechnungswesen?
Die Begriffe Lohn und Gehalt werden im alltäglichen Sprachgebrauch oft synonym verwendet. Tatsächlich bestehen jedoch klare Unterschiede: Während der Lohn meist stundenbasiert gezahlt wird und vor allem bei gewerblichen Beschäftigten in Handwerk, Dienstleistung und Produktion zum Einsatz kommt, ist das Gehalt in der Regel ein monatsbasiertes Festentgelt für Angestellte in administrativen oder leitenden Positionen. In der Lohnabrechnung müssen diese Unterschiede genau dokumentiert werden, da sie Einfluss auf die Entgeltabrechnung, die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer haben.
Aufbewahrungsfristen in der Lohnbuchhaltung
Die Aufbewahrungsfristen für Daten in der Lohnabrechnung können je nach Land unterschiedlichen rechtlichen Vorschriften unterliegen. Für Deutschland sind gesetzlich festgelegt und zwar hauptsächlich durch das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) sowie teilweise durch das Sozialgesetzbuch (SGB) und andere Spezialgesetze. Die wichtigsten Fristen zur Aufbewahrung liegen bei 6 - 10 Jahren.
6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten
- Arbeitszeitlisten
- Fahrtenbücher
- Reisekostenabrechnungen
- Freistellungsbescheinigungen
10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
- Lohnlisten
- Lohnbelege
- Lohnsteueranmeldungen
- Quittungen für Arbeitslohn (falls bar ausgezahlt)
Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
Lohnabrechnungen zu erstellen kann gerade zu Beginn für HR Verantwortliche eine echte Herausforderung sein. Folgende Schritte gehören in jedem Fall dazu.
Schritt 1: Mitarbeiterdaten erfassen Erfassen Sie die relevanten Daten der Mitarbeiter, wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Beschäftigungsdetails. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell sind.
Schritt 2: Arbeitsstunden erfassen Erfassen Sie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter, einschließlich regulärer Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten. Überprüfen Sie die erfassten Arbeitsstunden auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Schritt 3: Lohn- und Gehaltsberechnung durchführen Berechnen Sie die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der erfassten Arbeitsstunden, des Stundenlohns, der Zuschläge, Boni und Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Verwenden Sie dabei die geltenden rechtlichen Bestimmungen und Tarifverträge.
Schritt 4: Abzüge berücksichtigen Berücksichtigen Sie die Abzüge für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und andere gesetzliche oder freiwillige Abgaben. Stellen Sie sicher, dass die Abzüge korrekt berechnet und angewendet werden.
Schritt 5: Zusätzliche Vergütungen einbeziehen Berücksichtigen Sie zusätzliche Vergütungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien oder sonstige Vergünstigungen, die den Mitarbeitenden zustehen. Fügen Sie diese Beträge zur Gesamtvergütung hinzu.
Schritt 6: Erstellen der Lohnabrechnung Nach dieser Vorarbeit erstellen Sie die eigentliche Lohnabrechnung für jeden Mitarbeitenden. Die Lohnabrechnung sollte die Grundvergütung, Abzüge, Zusatzleistungen und den Nettolohn detailliert auflisten.
Schritt 7: Überprüfung und Korrektur Überprüfen Sie die erstellten Lohnabrechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Korrigieren Sie etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten. Eine sorgfältige Überprüfung ist wichtig, um die Genauigkeit der Lohnabrechnungen sicherzustellen und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Schritt 8: Auszahlung der Löhne Zahlen Sie die Löhne an die Mitarbeiter aus. Stellen Sie sicher, dass die Löhne fristgerecht und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ausgezahlt werden.
Schritt 9: Aufbewahrung und Dokumentation Bewahren Sie die Lohnabrechnungen und alle relevanten Unterlagen für den Zeitraum gemäß den gesetzlichen Vorschriften auf.
Vorbereitende Lohnabrechnung per Klick
Sparen Sie sich manuelle Schritte und profitieren stattdessen von einem Programm, welches alle abrechnungsrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten für die monatliche Lohnabrechnung komfortabel aufbereitet. Dank Schnittstelle mit Datev und allen anderen gängigen Abrechnungsprogrammen übergeben Sie die vorbereitete Lohnabrechnung im Anschluss unkompliziert per Klick.
Herausforderungen in der Lohnbuchhaltung
Eins ist klar: Das Thema der Lohnbuchhaltung ist umfassend und enthält unzählige wiederkehrende Personalaufgaben. Zudem kommt hinzu, dass es sich hierbei um sensible Daten und eine rechtlich stark regulierten Bereich handelt. Daraus folgt fast unweigerlich ein gewisser Respekt im Umgang mit Lohnbuchhaltung und mindestens einmal im Monat Stress bei der Umsetzung zum Stichtag.
Herausforderung 1: Vollständigkeit & Richtigkeit der Daten
Daten werden in Excel Tabellen, physischen Ordnerstrukturen und gerne auch mal auf Notizzetteln vermerkt. Das bedeutet schnell ein: Chaos im Zusammentragen aller relevanten Daten, veraltete Daten und die Suche nach den korrekten Daten.
Wir hatten zum Beispiel 68 verschiedene Arbeitszeitmodelle im Einsatz. Da war alles dabei: Sonderregelungen, Ausnahmen, Handschlagvereinbarungen – und das alles musste natürlich korrekt und rechtzeitig in die Lohnabrechnung einfließen.
Herausforderung 2: Verschiedene isolierte Lösungen
Sie sind einen Schritt weiter und speichern personalrelevante Daten in dafür gedachte Tools ab. Arbeitszeiten werden über ein Tool erfasst, Personalakten in einem weiteren Tool abgelegt und für das Thema Abwesenheiten gibt es ein drittes spezialisiertes Tool.
Damit haben Sie zwar schonmal klare Ablageorte der einzelnen Datenquellen. Allerdings bedeutet auch dieses Szenario das Zusammentragen verschiedener Datensätze, was im Zweifel durch manuelle Arbeit passiert, und entsprechend Fehleranfällig ist.
Herausforderung 3: Informationsfluss ist personenabhängig
HR-Manager in Ihrem Unternehmen haben vielleicht sogar den Durchblick darüber, wo welche Daten liegen und wie die Lohnbuchhaltung am besten aufbereitet ist. Aber gleichzeitig bedeutet das auch, das diese Person alle Rückfragen von Mitarbeitenden bekommt. Das ist nicht nur wahnsinnig zeitaufwändig und entsprechend ineffizient, sondern auch problematisch. Denn was passiert, wenn diese Person krank ist? Oder im Urlaub? Oder das Unternehmen verlässt?
Lohnabrechnung automatisieren
Bei den drei oben genannten Herausforderungen sind Themen wie Auswertungen der vergangenen sowie Prognosen über zukünftige Entwicklungen noch gar nicht berücksichtigt. Unser Tipp: Mitarbeiterdaten einmalig einheitlich in einem Tool ablegen und fortlaufend durch Mitarbeitende eigenständig pflegen lassen. Damit sind alle Stammdaten an einem Ort, immer auf dem aktuellen Stand und für alle zugreifbar.
Dasselbe gilt für Bewegungsdaten wie Arbeitszeiten, Urlaube und Krankheiten. Denn mit der richtigen Software hinterlegt Ihr Personal im selben Tool - auch hier wieder eigenständig - alle Arbeitszeiten und Abwesenheiten, die je nach Freigabeprozess nur noch von HR-Managern freigegeben werden müssen.
Die Konsequenz? Eine Single Source of Truth. Damit ist die vorbereitende Lohnabrechung mit wenigen Klicks erledigt und lässt sich über die Schnittstelle einfach per Klick an DATEV übergeben. Und Auswertungen lassen sich ebenfalls innerhalb von Sekunden erstellen und analysieren. Das Beste: Auch Faktoren wie Mindestlohn, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheiten werden automatisch in der vorbereitenden Lohnabrechnung berücksichtigt und übergeben.
Wir sind planbarer, transparenter, strukturierter, schneller. Es gibt weniger Fehler und wir bieten dezentrale Informationen. Allgemein herrscht einfach mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten, weil alle auf dieselbe Basis gucken.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die Lohnabrechnung dokumentiert die detaillierte Vergütung der Mitarbeitenden. Das umfasst die erbrachten Arbeitsstunden und - falls gegeben - etwaige Prämien oder Zuschläge. Gleichzeitig werden an der Stelle Abzüge wie zum Beispiel die Sozialabgabe ausgewiesen.
Jede Lohnabrechnung besteht aus allen Bezügen einschließlich Lohn, Zuschläge, Urlaubsgeld. Auch vermögenswirksame Leistungen sowie Abzüge für Steuer- und Sozialversicherung sind darin ausgewiesen.
Dafür ist üblicherweise die Frist von Seiten des Finanzamts maßgeblich. Und hier gilt es die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats auszuweisen. Geht es also beispielsweise um den Abrechnungsmonat Januar, muss der Lohn spätestens vor dem 10. Februar abgerechnet sein.
Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Allerdings kann es passieren, dass zunächst keine Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird. Das ist üblicherweise dann der Fall, solange der monatliche Verdienst unter dem Freibetrag liegt, also keine Steuern anfallen.
Disclaimer
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