Dokumentenmanagement

Mit HRlab werden alle Mitarbeiterdokumente zentral und sicher gespeichert. Das HR Dokumentenmanagement ermöglicht zudem eine frei definierbare Verzeichnisstruktur mit beliebig vielen Unterverzeichnissen, sodass Verträge, Zeugnisse und Nachweise in Sekunden gefunden werden.

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Individuelle Ordner

Up- & Download

Vorlagen

Digitale Signatur

Flexibel

Massenerfassung

Dokumente automatisch erstellen

Dank Vorlagenmanagement inklusive Textblöcken lassen sich Standarddokumente wie Arbeitsverträge oder Vereinbarungen in HRlab mit wenigen Klicks erstellen. Vorlagen füllen sich automatisch mit Mitarbeiterdaten, Fehlerquellen werden minimiert und wertvolle Zeit gespart.

Dokumentenmanagement mit HRlab inklusive Berechtigungskonzept

Klare Zugriffsrechte, volle Kontrolle

In HRlab sieht jeder nur das, was er sehen darf. Rollenbasierte Berechtigungen schützen sensible Daten und sorgen dafür, dass Führungskräfte, HR und Mitarbeitende immer den passenden Zugriff haben.

Digital unterschreiben

Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Mit der integrierten digitalen Signaturfunktion lassen sich Dokumente direkt in HRlab rechtssicher unterzeichnen – schnell, effizient und komplett papierlos.

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Dokumentenmanagement mit HRlab in der Praxis

Kunde & Herausforderung:

SOEX, weltweit führend im Handel mit Second-Hand-Kleidung und mit rund 300 Mitarbeitenden am Standort Wolfen, stand vor der Herausforderung, zahlreiche Personalprozesse manuell zu verwalten. Vor HRlab waren Abwesenheiten, Vertragsdokumente und Lohnabrechnungen dezentral erfasst, was zeitaufwändig war und Fehler begünstigte. Besonders das Personal Dokumentenmangement für LKW-Fahrer war bisher sehr arbeitsintensiv.

Lösung durch HRlab:

Mit HRlab konnte SOEX das Dokumentenmanagement zentralisieren und digitalisieren. Vertragsvorlagen, Dokumentenvorlagen und automatisierte Prozesse verkürzten den Aufwand für die Erstellung umfangreicher Personalunterlagen auf wenige Minuten. Zusätzlich unterstützt HRlab die automatische Verwaltung elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) und sorgt für revisionssichere Ablage, Versionierung und schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente.

Kundenstimme

"Die Vertragsabwicklung unserer LKW-Fahrer umfasst die Erstellung von zwischen 50 und 60 Dokumentenseiten. Vor HRlab war dieser Prozess mit einem Arbeitsaufwand von circa 1,5 Stunden verbunden. Nun dauert es, im schlimmsten Fall, nur noch 5 Minuten. Als nächster Schritt steht die Standardisierung von Arbeitszeugnissen an, um auch hier von Vorlagen im täglichen Arbeitsablauf zu profitieren."

Florian Franz, Head of HR

faq

Häufig gestellte Fragen

Was umfasst ein Dokumentenmanagement?

Ein System zum Dokumentenmanagement erlaubt es Ihnen, alle personalrelevanten Dokumente im Unternehmen gesammelt an einer Stelle zu verwalten, also zu erstellen, bearbeiten und archivieren. Das bedeutet oft, zunächst mal alle Dokumente in digitaler Form zu erstellen und abzulegen.

Können individuelle Vorlagen erstellt & wiederholt verwendet werden?

Ja. Je nach unternehmensinternen Strukturen und Prozessen können stetig wiederkehrende Dokumente einmal als Vorlage angelegt und mit Platzhaltern versehen werden. Daraufhin befüllen sich die Dokumente automatisch mit den jeweiligen im System hinterlegten Daten.

Wer hat Zugriff auf abgelegte Dokumente?

Das ist ganz von den festgelegten Rollen- und Zugriffsrechten abhängig. Je nach Position im Unternehmen sind Mitarbeitenden individuelle Zugriffsrechte zugewiesen. Basierend auf diesen, können Dokumente und Vorlagen abgerufen und genutzt werden. In jedem Fall haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente.

Wo liegen die Dokumente?

Alle Dokumente und Vorlagen liegen zentral an einem Ort. Dadurch geht nichts verloren und es kann schnell darauf zugegriffen werden. Wie genau die Ordnerstruktur aussehen soll, haben Sie selbst in der Hand.

Wie viel kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Bei HRlab ist das Dokmentenmanagement bereits im Core Paket enthalten. Hier gehen die Preise bei 5€ pro Nutzer im Monat los. Neben des Dokmentenmanagements profitieren Nutzer dabei auch von: