Dokumentenmanagement
Die digitale Ablage aller Mitarbeiterdokumente wird in HRlab ergänzt durch ein intelligentes Vorlagenmanagement für Verträge, Zusatzvereinbarungen oder Bescheinigungen. Der Zugriff auf Dokumente wie Vorlagen kann je Rolle unterschiedlich konfiguriert werden.
Individuelle Ordnerstruktur
Je Mitarbeiter:in & Präferenz
Flexible Einstellung
Von Zugriffsrechten je Verantwortlichkeit
Up- und Download
Einfach per Klick
Vorlagen
Für blitzschnelle Dokumentenerstellung
Massenerstellung
Von Dokumenten dank Vorlagen & Platzhaltern
Digitale Signatur
Optional zubuchbar
Nie mehr doppelte Arbeit
Von Arbeitsverträgen über Zusatzvereinbarungen hin zu Bewerberab- oder Zusagen: Vorlagen werden einmal angelegt und dann nur noch angepasst. Stammdaten werden automatisch ausgefüllt und können direkt in der Personalakte gespeichert und verschickt werden.
Flexible Rollen- & Zugriffsrechte
Genehmigungsprozesse für Urlaub, Überstundenausgleich oder Homeoffice können werden bis auf Mitarbeiterebene individuell konfiguriert und Schwellwerte geben schnell zu erkennen, ob die Freigabe eines Antrags in Engpässen resultiert.
Digitale Signaturen leicht gemacht
Verträge sind dank Vorlagen und über 100 Platzhaltern schnell erstellt und als PDF oder Word-Datei verschickt. Optional kann zudem die Signaturlösung YouSign freigeschaltet werden, um Dokumente auch gleich digital unterzeichnen zu lassen.
Dokumentenmanagement mit HRlab
Verzeichnis anlegen je nach Anforderung
In HRlab legen Sie für die Mitarbeitenden standortweise eine feste Struktur von Verzeichnissen an, in denen Dokumente abgelegt werden können. Standardmäßig richten wir automatisch Verzeichnisse für beispielsweise Krankenscheine oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Darüber hinaus haben Sie freie Hand für die Erstellung von weiteren Verzeichnissen, um Ihre Unternehmensanforderungen abzubilden.
Vorlagen erstellen & immer wieder benutzen
Jede HR-Abteilung kann ein Lied davon singen: Immer wiederkehrende Routineaufgaben, die trotzdem jedes Mal unverhältnismäßig viel zeit kosten. Ein Weg das zu ändern sind Vorlagen. Ob Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Zeugnisse. Vorlagen werden einmal angelegt und mit jeweiligen Platzhaltern versehen, und dann bei Gebrauch nur noch individualisiert. Natürlich mit den Daten, die sowieso bereits im System hinterlegt sind.
Platzhalter zur massiven Zeitersparnis
So, wie es die Platzhalter gibt, um einzelne Datensätze einzufügen wie Name, Adresse oder Position, nutzen Sie diese Funktion ganz einfach auch, um digitale Signaturen anzufragen. Beim Anlegen des Dokumentes legen Sie auch gleich fest, in welcher Reihenfolge die jeweiligen Parteien unterschreiben sollen. Das beste daran: Wenn Sie jetzt noch entsprechende Workflows einrichten, läuft dieser Prozess tatsächlich vollkommen automatisiert.
Häufig gestellte Fragen
Ein System zum Dokumentenmanagement erlaubt es Ihnen, alle personalrelevanten Dokumente im Unternehmen gesammelt an einer Stelle zu verwalten, also zu erstellen, bearbeiten und archivieren. Das bedeutet oft, zunächst mal alle Dokumente in digitaler Form zu erstellen und abzulegen.
Ja. Je nach unternehmensinternen Strukturen und Prozessen können stetig wiederkehrende Dokumente einmal als Vorlage angelegt und mit Platzhaltern versehen werden. Daraufhin befüllen sich die Dokumente automatisch mit den jeweiligen im System hinterlegten Daten.
Das ist ganz von den festgelegten Rollen- und Zugriffsrechten abhängig. Je nach Position im Unternehmen sind Mitarbeitenden individuelle Zugriffsrechte zugewiesen. Basierend auf diesen, können Dokumente und Vorlagen abgerufen und genutzt werden. In jedem Fall haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente.
Alle Dokumente und Vorlagen liegen zentral an einem Ort. Dadurch geht nichts verloren und es kann schnell darauf zugegriffen werden. Wie genau die Ordnerstruktur aussehen soll, haben Sie selbst in der Hand.