Dienstreisen: Definition, Vergütung, Rechtsgrundlagen

Die Vergütung bei Dienstreisen

Sämtliche Kosten, die auf Dienstreisen entstehen, sind generell vom Arbeitgeber zu tragen. Und so lassen sich Dienstreisen abrechnen:

• Reisekosten (z.B. Flug- oder Bahntickets)
• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten und Kilometerpauschale (0,30 EUR pro gefahrener Kilometer)
• Verpflegungspauschale (seit 2020 14 Euro pro Tag)
• Reisenebenkosten: alle Kosten, die nicht den Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zuzuordnen sind (z.B. Beförderung, Reisegepäckversicherung, Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Maut, Fährengebühren, Parkplatzkosten)

Tagesgeld Dienstreisen: Was ist das eigentlich und wer bekommt es?

Tagesgeld steht jedem Reisenden zu, der aus beruflicher Notwendigkeit mehr als acht Stunden von seinem Wohnort entfernt bleibt. Ist er zwischen acht und 14 Stunden abwesend, hat er Anspruch auf eine sogenannte kleine Pauschale von 14 Euro.

Bleibt er seinem Wohnort mehr als 24 Stunden fern, kann er die große Pauschale abrechnen. Im Inland beträgt diese 28 Euro.

Sowohl beim An- als auch beim Abreisetag ist die kleine Pauschale angesetzt. Der Reisende erhält sie netto und hat sie zur freien Verfügung. Erstattet ihm nicht direkt der Arbeitgeber die Ausgaben während der Dienstreise, kann er sie sich bei der nächsten Steuererklärung zurückholen.

Vergütung bei Dienstreise im In- und Ausland

Begibt sich ein Arbeitnehmer am selben Tag vom In- ins Ausland und wieder zurück, hat er Anspruch auf den Pauschbetrag des ausländischen Ziellandes. Der Arbeitgeber muss ihm die Summe lohnsteuerfrei erstatten.

Als finanzielle Grundlage dient dabei der Pauschbetrag des Landes, das der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr erreicht hat. Hält er sich zum Beispiel zu diesem Zeitpunkt in Brüssel auf, so gelten die belgischen Bestimmungen.

Dienstreise Corona: Was gilt es zu beachten?

Insbesondere bei Geschäftsreisen ins Ausland ist während der Pandemie besondere Vorsicht gefragt. Wie ist das Infektionsgeschehen im Zielland und welche Corona-Beschränkungen gelten vor Ort? Gibt es zum Beispiel eine strenge Test- und Quarantänepflicht? Oder befindet sich das Land sogar gerade im Lockdown?

Umso mehr lohnt sich vor Abreise ein Blick auf die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes. Raten sie von Auslandsreisen in bestimmte Länder ab, ist der angeordnete Arbeitseinsatz nochmals zu überdenken.

FAQ Dienstreisen

In dem folgenden Abschnitt wollen wir uns den Fragen widmen, die typischerweise im Zusammenhang mit Dienstreisen aufkommen.

Dauer der Dienstreise: Wie lange kann eine Dienstreise dauern?

Während einer Dienstreise sollte sich die Arbeitszeit auf reguläre acht Stunden beschränken. In Ausnahmefällen sind auch bis zu zehn Stunden möglich – jedoch nur mit genügend Ruhe- und Erholungsphasen. Die Faustregel: Nach Feierabend muss der Reisende mindestens elf Stunden Zeit zur Regeneration zur Verfügung haben.

Wie viele Dienstreisen sind zumutbar?

Prinzipiell gibt es keine Beschränkungen zur Häufigkeit von Dienstreisen. Solange das Arbeitsgesetz, interne Betriebsregelungen und vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden, sind beliebig viele Dienstreisen anzuordnen.

Wie lange müssen Dienstreisen vorher angekündigt werden?

Eine allgemeine Regelung zur „Vorwarnzeit“ gibt es bei Geschäftsreisen nicht. Es gilt, was im Arbeitsvertrag steht. In Notfällen sind daher auch kurzfristige Einsätze denkbar. Der Regelfall sollten diese aber nicht sein. Damit sich der Mitarbeiter rechtzeitig auf die Reise vorbereiten kann, empfehlen sich mehrere Tage oder bestenfalls Wochen Vorlauf.

Gilt Reisezeit im Auto als Arbeitszeit?

Setzt der Arbeitgeber die Anreise mit dem Auto voraus, so zählt die Fahrzeit zur Arbeitszeit dazu – zumindest für den lenkenden Fahrer. Der Grund: Da er sich die ganze Zeit über auf den Verkehr konzentrieren muss, hat er unterwegs keine Möglichkeit zur Erholung.

Gilt Reisezeit im Zug als Arbeitszeit?

Findet die Zugfahrt während der regulären Betriebszeit statt, kann sie als Arbeitszeit gewertet werden – selbst dann, wenn der Arbeitnehmer keiner beruflichen Tätigkeit nachgeht. Allerdings gibt es Ausnahmen: Hat der Arbeitnehmer beim Fortbewegungsmittel die freie Wahl und entscheidet sich für die Bahn, wird die Fahrt nicht automatisch als Arbeitszeit anerkannt.

Theoretisch fällt sie unter die Kategorie Ruhezeit. Schließlich hatte der Arbeitnehmer unterwegs die Möglichkeit, sich zu erholen. Dies ist übrigens genauso der Fall, wenn der Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel für die Geschäftsreise anordnet, der Arbeitnehmer aber freiwillig mit dem Auto anreist.

Was muss bezüglich des Datenschutzes bei Dienstreisen beachtet werden?

Bei Dienstreisen gibt es einige Aspekte des Datenschutzes, auf die Sie achten sollten. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass diesbezüglich dieselben Vorschriften zu beachten sind, wie bei anderen Themen wie z. B. Resturlaub etc., da in diesen Prozessen stets die Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet.

Diese lauten wie folgt:

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Diese EU-Verordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten und muss bei Dienstreisen beachtet werden. Dazu gehört z. B. die Einhaltung von Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten und das Recht auf Vergessenwerden.
• Datensicherheit: Es ist wichtig, dass personenbezogene Daten während der Dienstreise sicher übertragen und gespeichert werden, z. B. durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.
• Zustimmung: Man sollte sicherstellen, dass die betroffene Person ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten gegeben hat.
• Information: Man sollte die betroffene Person über die Verarbeitung ihrer Daten informieren, z. B. durch die Erstellung einer Datenschutzerklärung. Unternehmen müssen unbedingt sicherstellen, dass sie alle geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Denn das ist natürlich maßgeblich, um mögliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen zu vermeiden.