Dienstreisen: Vergütung, Gesetz und Sonderfälle

Wann gilt bei einer Dienstreise die Reisezeit als Arbeitszeit?

Ein zentraler Punkt ist die Frage, ob Reisezeit Arbeitszeit ist. Die Bewertung der Reisezeit hängt dabei von folgenden Umständen ab:

• Aktive Fahrtätigkeit (z. B. selbst Auto fahren) = in der Regel Arbeitszeit.
• Passives Reisen (z. B. Mitfahrt im Zug ohne Arbeitsauftrag) = meist keine Arbeitszeit, außer der Arbeitgeber ordnet berufliche Tätigkeiten an.

Besonderheit: Bei einer Dienstreise ins Ausland gilt bei Fragen zur Arbeitszeit weiterhin das deutsche Arbeitszeitgesetz, auch wenn andere Länder bereist werden. Unternehmen müssen daher Reisezeiten so planen, dass gesetzliche Ruhezeiten eingehalten werden. Auf die Frage "Wann ist die Reisezeit vergütungspflichtig?" haben wir eine Beispielübersicht erstellt:

Vergütung bei Dienstreise im In- und Ausland

Begibt sich ein Arbeitnehmender am selben Tag vom In- ins Ausland und wieder zurück, hat er Anspruch auf den Pauschbetrag des ausländischen Ziellandes. Der Arbeitgeber muss ihm die Summe lohnsteuerfrei erstatten.

Als finanzielle Grundlage dient dabei der Pauschbetrag des Landes, welches der Arbeitnehmende vor 24:00 Uhr erreicht hat. Hält er sich zum Beispiel zu diesem Zeitpunkt in Brüssel auf, so gelten die belgischen Bestimmungen.

Diese Faktoren bestimmen die Kosten einer Dienstreise

Reisekosten

Dazu zählen Ausgaben für Transportmittel wie Flug- oder Bahntickets. Hierbei ist es wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, um die entstandenen Kosten nachweisen zu können.

Übernachtungskosten

Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte werden ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen oder können steuerlich geltend gemacht werden. Die Wahl der Unterkunft sollte den Unternehmensrichtlinien entsprechen, die oft bestimmte Preiskategorien vorgeben.

Fahrtkosten

Wenn der Arbeitnehmende mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann er die gefahrenen Kilometer abrechnen. Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer. Dies gilt sowohl für Pkw als auch für andere motorisierte Fahrzeuge.

Verpflegungspauschale

Seit 2024 beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro pro Tag und variiert je nach Zielort und Reisedauer. Bei längeren Reisen oder Aufenthalten im Ausland können höhere Pauschalen anfallen. Hinweis: In modernen HR-Systemen sind diese Pauschalen bereits hinterlegt und werden bei der digitalen Reisekostenabrechnung automatisch berücksichtigt. Dies reduziert Fehlerquellen und beschleunigt den Abrechnungsprozess, insbesondere in Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitenden.

Reisenebenkosten

Hierunter fallen alle Kosten, die nicht direkt den Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten zugeordnet werden können. Dazu gehören unter anderem Beförderungskosten am Zielort (z.B. Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel), Reisegepäckversicherung, Kosten für Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber, Mautgebühren und Parkplatzkosten. Auch kleine Ausgaben wie Trinkgelder oder Gebühren für WLAN-Nutzung in Hotels können unter Reisenebenkosten fallen.

Dienstreisen an Wochenenden und Feiertagen

Dienstreisen fallen nicht immer in die klassische Arbeitswoche von Montag bis Freitag. Häufig überschneiden sie sich mit Wochenenden oder Feiertagen, was für Arbeitnehmer sowohl in Bezug auf die Arbeitszeit als auch auf die Vergütung besondere Fragen aufwirft.

Dienstreise am Sonntag oder Feiertag

Müssen Mitarbeitende bereits am Sonntag zur Dienstreise anreisen, stellt sich die Frage, ob diese Zeit als Arbeitszeit gilt. Nach gängiger Rechtsprechung kann die Anreise am Sonntag als Arbeitszeit gewertet werden, wenn sie zwingend erforderlich ist und keinen Ermessensspielraum lässt. In diesem Fall können Zuschläge oder Ausgleichszeiten in Betracht kommen. Einige Tarifverträge sehen ausdrücklich vor, dass Sonntagsarbeit mit einem Feiertags- oder Sonntagszuschlag vergütet wird. Auch im öffentlichen Dienst gibt es klare Regelungen, wann ein Feiertagszuschlag bei Dienstreisen zu zahlen ist.

Feiertage am Wohnort oder Arbeitsort Kompliziert wird es, wenn ein Feiertag nur am Wohnort oder nur am Arbeitsort gilt. Rechtlich entscheidend ist in der Regel der Arbeitsort, da dort die Tätigkeit ausgeübt wird. Hat der Arbeitnehmer am Wohnort einen Feiertag, am Dienstort aber nicht, muss er trotzdem arbeiten oder die Dienstreise antreten. Umgekehrt gilt: Fällt am Arbeitsort ein Feiertag, kann der Arbeitnehmer freigestellt sein, auch wenn am Wohnort gearbeitet würde. Dieses Spannungsfeld sollte im Arbeitsvertrag oder in einer Reiserichtlinie klar geregelt sein.

Dienstreisen über das Wochenende und ins Ausland

Bei längeren Geschäftsreisen kommt es ebenfalls häufig vor, dass sich die Dienstreise über das Wochenende erstreckt oder in ein Land mit anderen gesetzlichen Feiertagen führt. Bei einer Dienstreise ins Ausland an einem ausländischen Feiertag gilt nicht automatisch deutsches Feiertagsrecht – maßgeblich sind die betrieblichen Regelungen sowie mögliche tarifvertragliche Vereinbarungen. Hier ist es wichtig, im Vorfeld zu klären, ob ein Ausgleich für Dienstreisen über das Wochenende vorgesehen ist oder ob die Zeit als Freizeit gilt.

Dauer, Häufigkeit und Planung

Eine Mindest- oder Höchstdauer ist für Geschäftsreisen zwar so nicht im Gesetz geregelt, aber gerade aus steuerlicher Sicht sollte Dienstreisen nicht länger als drei Monate lang dauern. Denn darüber hinaus handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise, sondern ein Entsendung, die eben auch verlangt zusätzliche Zulagen zu versteuern.

Während einer Dienstreise sollte sich die Arbeitszeit auf reguläre acht Stunden beschränken. In Ausnahmefällen sind auch bis zu zehn Stunden möglich – jedoch nur mit genügend Ruhe- und Erholungsphasen. Die Faustregel: Nach Feierabend muss der Reisende mindestens elf Stunden Zeit zur Regeneration zur Verfügung haben.

Wie oft darf man dienstlich verreisen?

Zum Thema der Häufigkeit von Dienstreisen gilt: Prinzipiell gibt es keine Beschränkungen. Solange das Arbeitsgesetz, interne Betriebsregelungen und vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden, sind beliebig viele Dienstreisen möglich. Bei der Planung häufiger Geschäftsreisen spielt jedoch auch zunehmend die Nachhaltigkeit eine Rolle. Viele Unternehmen führen intern CO₂-Kennzahlen oder Umweltziele ein, die über integrierte Travel KPIs in HR- oder ERP-Systemen ausgewertet werden. Softwaregestützte Planung kann helfen, ressourcenschonendere Alternativen (z. B. Bahn statt Flug) systematisch zu fördern.

Wie weit im Voraus müssen Dienstreisen angekündigt werden?

Eine allgemeine Regelung zur „Vorwarnzeit“ gibt es bei Geschäftsreisen nicht. Es gilt, was im Arbeitsvertrag steht. In Notfällen sind daher auch kurzfristige Einsätze denkbar. Der Regelfall sollten diese aber nicht sein. Damit sich der Mitarbeitende rechtzeitig auf die Reise vorbereiten kann, empfehlen sich mehrere Tage oder bestenfalls Wochen Vorlauf.

Datenschutz bei Dienstreisen

Bei Dienstreisen gibt es einige Aspekte des Datenschutzes, auf die Sie achten sollten. Grundsätzlich gelten dieselben Vorschriften, wie bei anderen Themen wie z. B. Resturlaub etc., da in diesen Prozessen stets die Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet.

Diese lauten wie folgt:

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Diese EU-Verordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten und muss auch bei Dienstreisen beachtet werden. Dazu gehören z. B. die Einhaltung von Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten und das Recht auf Vergessenwerden.
• Datensicherheit: Personenbezogene Daten müssen auch während der Dienstreise sicher übertragen und gespeichert werden, z. B. durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.
• Zustimmung: Es sollte sichergestellt werden, dass die betroffene Person ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten gegeben hat.
• Information: Betroffene Person sollten über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden, z. B. durch die Erstellung einer Datenschutzerklärung. Das Erfüllen aller geltenden, datenschutzrechtlichen Anforderungen vermeidet mögliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen.

Sonderfälle

Neben den allgemeinen Regelungen zu Definition, Arbeitszeit und Reisekosten gibt es im Zusammenhang mit Dienstreisen einige besondere arbeitsrechtliche Fragestellungen, die in der Praxis immer wieder auftreten:

Dienstreise verweigern

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts die Möglichkeit, eine Dienstreise anzuordnen. Arbeitnehmer sind verpflichtet, dieser Anweisung nachzukommen, sofern sie arbeitsvertraglich gedeckt ist und nicht gegen gesetzliche Vorgaben verstößt. Eine Verweigerung ist nur in Ausnahmefällen zulässig – beispielsweise dann, wenn der Einsatz unzumutbar wäre, gesundheitliche Risiken bestehen oder der Arbeitsvertrag ausdrücklich keine Reisetätigkeiten vorsieht.

Messe- und Kongressbesuche

Auch Veranstaltungen wie Messen, Kongresse oder Fachtagungen gelten rechtlich als Dienstreise. Sie sind Teil der beruflichen Tätigkeit, unabhängig davon, ob die Teilnahme der Weiterbildung, dem Netzwerken oder der Akquise dient. Für Arbeitnehmer bedeutet dies, dass die gleichen Rechte und Pflichten wie bei anderen Geschäftsreisen gelten, von der Arbeitszeiterfassung über die Reisekostenabrechnung bis hin zum Versicherungsschutz.

Unfall auf Dienstreisen

Kommt es während einer Dienstreise zu einem Unfall, greift in der Regel die gesetzliche Unfallversicherung. Voraussetzung ist, dass der Unfall in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht. Geschützt sind somit An- und Abreise, Wege zwischen Terminen sowie Tätigkeiten, die unmittelbar dem dienstlichen Zweck dienen. Private Umwege oder Freizeitaktivitäten fallen hingegen nicht unter den Versicherungsschutz. Um im Ernstfall rechtlich abgesichert zu sein, empfiehlt sich eine sorgfältige Dokumentation der Reiseabläufe.

Arbeitsschutz und Fürsorgepflicht

Nach dem Arbeitsschutzgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigten auch während einer Dienstreise zu gewährleisten. Dazu gehört etwa, auf zumutbare Reisezeiten zu achten, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten sowie für sichere Unterkünfte zu sorgen. Ebenso müssen gesundheitliche Risiken bei Auslandsreisen berücksichtigt werden, beispielsweise durch Informationen über notwendige Impfungen oder Reisewarnungen. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers endet also nicht an der Bürotür, sondern erstreckt sich auch auf die Rahmenbedingungen einer Dienstreise.