Dienstreisen: Definition, Pauschalen und Dauer

Wer hat Anspruch auf die Tagespauschale?

Die Tagespauschale wird auch Verpflegungspauschale genannt und ist eine steuerfreie Pauschale, die jedem Arbeitnehmenden zusteht, der aus beruflichen Gründen für eine bestimmte Zeit von seinem Wohnort und der regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt ist. Sie dient dazu, die Mehrkosten für Verpflegung während einer Dienstreise zu decken.

Jeder, der aus beruflichen Gründen mindestens acht Stunden von seinem Wohnort und der regulären Arbeitsstätte entfernt bleibt, hat Anspruch auf die Tagespauschale.

Die Höhe der Tagespauschale hängt von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel ab:

• Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden: Kleine Pauschale von 14€.

• Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: Große Pauschale von 28€.

Für Reisen ins Ausland gelten oft höhere Pauschalen, die je nach Land unterschiedlich sind und die höheren Lebenshaltungskosten berücksichtigen.

Sowohl beim An- als auch beim Abreisetag ist die kleine Pauschale angesetzt. Der Reisende erhält sie netto und hat sie zur freien Verfügung. Erstattet ihm nicht direkt der Arbeitgeber die Ausgaben während der Dienstreise, kann er sie bei der nächsten Steuererklärung ansetzen.

Wie lange kann eine Dienstreise dauern?

Eine Mindest- oder Höchstdauer ist für Dienstreisen zwar so nicht im Gesetz geregelt, aber gerade aus steuerlicher Sicht sollte Dienstreisen nicht länger als drei Monate lang dauern. Denn darüber hinaus handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise, sondern ein Entsendung, die eben auch verlangt zusätzliche Zulagen zu versteuern.

Während einer Dienstreise sollte sich die Arbeitszeit auf reguläre acht Stunden beschränken. In Ausnahmefällen sind auch bis zu zehn Stunden möglich – jedoch nur mit genügend Ruhe- und Erholungsphasen. Die Faustregel: Nach Feierabend muss der Reisende mindestens elf Stunden Zeit zur Regeneration zur Verfügung haben.

Zum Thema der Häufigkeit von Dienstreisen gilt: Prinzipiell gibt es keine Beschränkungen. Solange das Arbeitsgesetz, interne Betriebsregelungen und vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden, sind beliebig viele Dienstreisen möglich.

Wie weit im Voraus müssen Dienstreisen angekündigt werden?

Eine allgemeine Regelung zur „Vorwarnzeit“ gibt es bei Geschäftsreisen nicht. Es gilt, was im Arbeitsvertrag steht. In Notfällen sind daher auch kurzfristige Einsätze denkbar. Der Regelfall sollten diese aber nicht sein. Damit sich der Mitarbeitende rechtzeitig auf die Reise vorbereiten kann, empfehlen sich mehrere Tage oder bestenfalls Wochen Vorlauf.

Gilt die Reisezeit als Arbeitszeit?

Setzt der Arbeitgeber die Anreise mit dem Auto voraus, so zählt die Fahrzeit zur Arbeitszeit dazu – zumindest für den lenkenden Fahrer. Der Grund: Da er sich die ganze Zeit über auf den Verkehr konzentrieren muss, hat er unterwegs keine Möglichkeit zur Erholung.

Findet die Zugfahrt während der regulären Betriebszeit statt, kann sie als Arbeitszeit gewertet werden – selbst dann, wenn der Arbeitnehmende keiner beruflichen Tätigkeit nachgeht. Allerdings gibt es Ausnahmen: Hat der Arbeitnehmende beim Fortbewegungsmittel die freie Wahl und entscheidet sich für die Bahn, wird die Fahrt nicht automatisch als Arbeitszeit anerkannt.

Theoretisch fällt sie dann unter die Kategorie Ruhezeit. Schließlich hatte der Arbeitnehmende unterwegs die Möglichkeit, sich zu erholen. Dies ist übrigens genauso der Fall, wenn der Arbeitgeber öffentliche Verkehrsmittel für die Geschäftsreise anordnet, der Arbeitnehmende aber freiwillig mit dem Auto anreist.

Was muss bezüglich des Datenschutzes bei Dienstreisen beachtet werden?

Bei Dienstreisen gibt es einige Aspekte des Datenschutzes, auf die Sie achten sollten. Grundsätzlich gelten dieselben Vorschriften, wie bei anderen Themen wie z. B. Resturlaub etc., da in diesen Prozessen stets die Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet.

Diese lauten wie folgt:

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Diese EU-Verordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten und muss auch bei Dienstreisen beachtet werden. Dazu gehören z. B. die Einhaltung von Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten und das Recht auf Vergessenwerden.
• Datensicherheit: Personenbezogene Daten müssen auch während der Dienstreise sicher übertragen und gespeichert werden, z. B. durch die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.
• Zustimmung: Es sollte sichergestellt werden, dass die betroffene Person ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten gegeben hat.
• Information: Betroffene Person sollten über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden, z. B. durch die Erstellung einer Datenschutzerklärung. Das Erfüllen aller geltenden, datenschutzrechtlichen Anforderungen vermeidet mögliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen.

Unfall auf Dienstreisen

Unfälle auf Dienstreisen werden in der Regel als Arbeitsunfälle anerkannt, sofern sie in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen.Denn: Der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung gilt sowohl für Wegeunfälle als auch für Unfälle, die während der Erfüllung der beruflichen Aufgaben passieren. Auch hier sind jedoch private Aktivitäten ausgeschlossen.

Die genaue Einstufung eines Unfalls als Arbeitsunfall kann jedoch im Einzelfall komplex sein und hängt von mehreren Umständen ab. Daher ist es ratsam, alle relevanten Informationen zu dokumentieren und die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu kontaktieren, um den Versicherungsschutz im Falle eines Unfalls zu klären.

Dienstreise Corona

Insbesondere bei Geschäftsreisen ins Ausland ist während einer Pandemie, wie es bei Corona der Fall war, besondere Vorsicht gefragt. Wie ist das Infektionsgeschehen im Zielland und welche Corona-Beschränkungen gelten vor Ort? Gibt es zum Beispiel eine strenge Test- und Quarantänepflicht? Oder befindet sich das Land sogar gerade im Lockdown?

Umso mehr lohnt sich vor Abreise ein Blick auf die Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes. Raten diese von Auslandsreisen in bestimmte Länder ab, sollte auch der angeordnete Arbeitseinsatz nochmals überdacht werden.