Urlaubsplanung: Regelungen, Pflichten und Resturlaub
Urlaubsplanung ist ein zentraler Aspekt im Arbeitsleben und beeinflusst sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Eine gut strukturierte Urlaubsplanung sorgt außerdem für betriebliche Kontinuität, indem Personalengpässe vermieden werden, und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Urlaubsplanung umfasst die Organisation und Verwaltung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter.
- Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Mindestansprüche auf Erholungsurlaub.
- Arbeitgeber sind laut § 7 Abs. 1 BurLG verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
- Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, ihre Urlaubstage vor Ende Jahr noch zu nehmen.
- Der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht bei der Urlaubsplanung im Unternehmen.
Grundlagen der Urlaubsplanung: Eine Definition
Die Urlaubsplanung umfasst die Organisation und Verwaltung der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter. Ziel ist es, den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden und gleichzeitig den betrieblichen Ablauf nicht zu stören.
Entsprechend sehen die hauptsächlichen Komponenten in der Urlaubsplanung folgendermaßen aus:
- Effiziente Ressourcenverwaltung
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
- Sicherstellung der Mitarbeiterzufriedenheit
Gesetzliche Regelungen und Vorgaben bei der Urlaubsplanung
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Mindestansprüche auf Erholungsurlaub. Danach hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Urlaubsanspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr bei einer 6-Tage Woche und 20 Werktage pro Jahr bei einer 5-Tage Woche.
Mitarbeiter haben außerdem den vollen Anspruch auf ihre Urlaubstage, nachdem sie dem Unternehmen mehr als 6 Monate zugehörig sind. Außerdem haben sie das Recht, mindestens einmal im Jahr einen Urlaub von zwei Wochen am Stück wahrzunehmen.
Es gibt weder eine gesetzlich festgelegte Frist für die Urlaubsplanung, noch ist eine jährliche Vorausplanung zwingend erforderlich. Eine frühzeitige Planung, idealerweise zu Beginn des Jahres, ist ratsam. So können Urlaubswünsche besser koordiniert und betrieblich bedingte Konflikte vermieden werden.
Außerdem muss in der Regel der Urlaub im laufenden Jahr genommen werden. Denn der Sinn der Mindestmenge an Urlaubstagen im Jahr ist es, die Mitarbeitenden vor Überlastung und Erschöpfung zu schützen. Jedoch kann im Arbeitsvertrag geregelt sein, dass Resturlaub in das Folgejahr übertragen werden darf.
Dieser muss dann allerdings bis spätestens zum zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Ansonsten verfällt der Resturlaub. Damit Arbeitgeber diese Regelung umsetzen können, müssen Sie Urlaubsrückstellungen bilden.
Urlaubsplanung mit HRlab
Urlaube, Überstundenausgleich oder Homeoffice lassen sich in HRlab intuitiv beantragen und freigeben. Außerdem zeigt die Kalenderansicht sofort auf, ob bei Freigabe eines Antrags noch ausreichend Ressourcen in der jeweiligen Abteilung verbleiben.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung?
Ganz grundsätzlich gilt: Arbeitgeber sind laut § 7 Abs. 1 BurLG verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Er kann der Genehmigung allerdings entgegensprechen, beispielsweise aufgrund von dringenden betrieblichen Belange oder sozialen Vorranggründe anderer Mitarbeiter.
Ein Beispiel für eine Ablehnung von Urlaubswünschen durch betriebliche Belange kann sein, dass saisonale Hochphasen zu der Zeit anfallen. Das wäre im Einzelhandel während der Weihnachtszeit der Fall.
Urlaubswünsche können aus sozialen Gründen abgelehnt werden, wenn beispielsweise Urlaubswünsche miteinander kollidieren, von denen eine Partei Kinder hat und entsprechend auf die Ferienzeit angewiesen ist, um Urlaub zu nehmen.
Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass der gesetzliche Mindesturlaub gewährt wird und Resturlaub rechtzeitig genommen wird. Bei Letzterem gilt: Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, ihre Urlaubstage vor Ende Jahr noch zu nehmen. Und das muss früh genug passieren, damit der Urlaub auch noch in Anspruch genommen werden kann.
Ein weiterer Punkt in dem Zusammenhang ist, dass Arbeitgeber in bestimmten Fällen auch Urlaub anordnen dürfen. Zum Beispiel kann das im Zusammenhang mit einem Betriebsurlaub geschehen. In der Umsetzung machen Unternehmen davon häufig Gebrauch zwischen den Weihnachtstagen und Neujahr.
Sollte es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat geben, hat dieser übrigens laut § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitspracherecht bei der Urlaubsplanung.
Tools für die Urlaubsplanung
Damit die Urlaubsplanung im Unternehmen so effizient und fehlerfrei wie möglich vonstatten geht, macht es Sinn eine gute Infrastruktur bereitzustellen. Digitale Tools erleichtern die Urlaubsplanung beispielsweise erheblich und bieten Vorteile wie:
- Übersichtlichkeit: Alle Urlaubsanträge und -genehmigungen sind zentral einsehbar.
- Automatisierung: Erinnerungen und Benachrichtigungen können automatisiert werden.
- Datensicherheit: Personenbezogene Daten sind nur mit entsprechender Berechtigung zugreifbar.
Alternativ, und auch in 2024 immer noch oft in der Anwendung, sind die typischen Excel-Listen. Hier fallen natürlich keine zusätzlichen Kosten an und alle Mitarbeiter haben Zugriff von überall aus. Allerdings steht hierbei das Thema der Datensicherheit auf der Kippe und Übertragungsfehler lassen sich durch einen hohen Anteil manueller Arbeit nicht vermeiden.
Urlaubsplanung für Mitarbeiter
Grundsätzlich gilt: Je früher Sie Ihre Urlaubstage planen, umso einfacher werden Ihre Tage bewilligt. Denn damit beugen Sie dem Risiko vor, dass Sie gleichzeitig mit Kollegen Urlaubstage nehmen wollen, oder Ihre Kollegen Ihnen sogar zuvorkommen.
Sollte es zu Engpässen kommen, lohnt es sich immer ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten und gegebenenfalls auch den betroffenen Kollegen zu führen. Und ein kleiner Pro-Tipp: Verschaffen Sie sich am besten schon zu Beginn des Jahres einen Überblick über anstehende Feiertage und legen Ihren Urlaub schon einmal provisorisch auf Brückentage. So holen Sie das meiste aus Ihren Urlaubstagen raus!
Welche Rolle spielt Resturlaub in der Urlaubsplanung?
Resturlaubstage fallen besonders häufig in den Unternehmen an, in denen die Urlaubsplanung nicht zentral gesteuert wird. Denn ohne eine Person in der Verantwortung, kann unmöglich der Überblick darüber behalten werden, wer wann bereits Urlaubstage genommen hat und wo es zu einer Anhäufung von offenen Urlaubstagen kommt.
Gründe für Resturlaubstage können beispielsweise an einer Projekt- oder Arbeitsüberlastung, Engpässen in der Personalplanung oder auch persönliche Umstände liegen. Dem vorzubeugen ist aber vor allem deswegen wichtig, weil die Arbeitskultur und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stark durch den Mangel an Erholung vom Arbeitsalltag beeinflusst werden.
Ein Unternehmen, in dem sich Resturlaubstage häufen, weist häufig auch Überlastung und Unzufriedenheit auf Seiten der Mitarbeiter vor. Entsprechend sollten Arbeitgeber immer darum bemüht sein, dass Mitarbeitende ihren Urlaub in Anspruch nehmen.
Resturlaub bei Kündigung
Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) besteht nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit ein voller Anspruch auf die jährlichen Urlaubstage. Wenn die Kündigung nach diesem Zeitraum erfolgt, gilt ein Anspruch auf alle (Rest-)Urlaubstage. Hierbei spielt es keine Rolle, von welcher Seite die Kündigung erfolgt.
Die Urlaubstage müssen somit innerhalb der Kündigungsfrist genommen werden können. Falls dies durch den begrenzten Zeitraum nicht vollständig möglich ist, müssen dem Arbeitnehmenden die übrig gebliebenen Urlaubstage ausgezahlt werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Grundsätzlich nicht. Es sei denn, dringende betriebliche Gründe oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben, sprechen dagegen.
Beides ist möglich. Der Urlaub kann am Stück genommen werden, um eine längere Erholungsphase zu ermöglichen, oder in einzelnen Tagen, um flexibel auf persönliche Bedürfnisse einzugehen.
Es ist wichtig zu beachten, dass tarifvertragliche Regelungen oder individuelle Arbeitsverträge von den gesetzlichen Bestimmungen abweichen können. Daher ist es ratsam, im Einzelfall die konkreten Bedingungen zu prüfen.
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