Urlaubsplanung – Rechte & Pflichten für Mitarbeitende und Unternehmen
Mit einer gut durchdachten und strukturierten Urlaubsplanung erreichen Arbeitgeber, dass die Belegschaft genug Erholungszeit hat und stellen gleichzeitig sicher, dass durch Abwesenheiten keine betriebliche Engpässe entstehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Urlaubsplanung umfasst die Organisation und Verwaltung der Urlaubstage.
- Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Mindestansprüche auf Erholungsurlaub.
- Arbeitgeber sind laut § 7 Abs. 1 BurLG verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
- Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, ihre Urlaubstage vor Ende Jahr noch zu nehmen.
- Der Betriebsrat hat ein Mitspracherecht bei der Urlaubsplanung im Unternehmen.
Was versteht man unter Urlaubsplanung?
Die Urlaubsplanung umfasst die strukturierte Organisation von Urlaubstagen innerhalb eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass der Betrieb aufrechterhalten wird, während Mitarbeitende ihren Urlaubsanspruch wahrnehmen können.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt die Mindestansprüche auf Erholungsurlaub. Danach hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Urlaubsanspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr bei einer 6-Tage Woche und 20 Werktage pro Jahr bei einer 5-Tage Woche.
Wichtige Punkte zum gesetzlichen Urlaubsanspruch:
- Der volle Urlaubsanspruch gilt nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit.
- Mindestens einmal im Jahr besteht das Recht auf zwei Wochen zusammenhängenden Urlaub.
- Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist für die Urlaubsplanung, aber eine frühzeitige Planung ist ratsam.
- Urlaub sollte im laufenden Jahr genommen werden. Falls der Arbeitgeber es erlaubt, kann Resturlaub ins Folgejahr übertragen werden, muss aber bis zum 31. März genutzt werden.
Urlaubsplanung für Mitarbeitende & Teams
Die Abstimmung im Team ist entscheidend für eine faire und reibungslose Urlaubsplanung und um potenzielle Konflikte möglichst zu vermeiden. Besonders in Abteilungen mit wenigen Mitarbeitenden oder in der Produktion ist die Kapazitätsplanung oft herausfordernd.
Folgende Punkte unterstützen eine erfolgreiche Urlaubsplanung:
- Teamkalender
- Vertretungsregelungen
- Übersichten über genommene und verbleibende Urlaubstage
- Interne Betriebsvereinbarungen
Tipp: Brückentage nutzen. Wer seine Urlaubstage effizient einsetzt und früh genug anmeldet, hat die Chance auf lange Wochenenden und größere Auszeiten!
Pflicht zur rechtzeitigen Erinnerung
Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, ihre Urlaubstage vor Ende Jahr noch zu nehmen. Und das muss früh genug passieren, damit der Urlaub auch noch in Anspruch genommen werden kann.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung?
Arbeitgeber tragen die Verantwortung, Urlaub rechtzeitig zu gewähren, Urlaubsansprüche zu dokumentieren und eine Betriebsübersicht zu behalten.
Ganz grundsätzlich gilt: Arbeitgeber sind laut § 7 Abs. 1 BurLG verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Bei Ablehnung von einem Urlaubsantrag muss ein begründeter Hinweis erfolgen, beispielsweise mit Blick auf dringende betriebliche Erfordernisse oder andere Mitarbeiter, welche ihren Urlaub bereits eingetragen und eventuell Vorrang haben.
Ein weiterer Punkt in dem Zusammenhang ist, dass Arbeitgeber in bestimmten Fällen auch Urlaub anordnen dürfen. Zum Beispiel kann das im Zusammenhang mit einem Betriebsurlaub geschehen. In der Umsetzung machen Unternehmen davon häufig Gebrauch zwischen den Weihnachtstagen und Neujahr.
Sollte es im Unternehmen einen Betriebsrat geben, hat dieser übrigens laut § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitspracherecht bei der Urlaubsplanung.
Bei Langzeitausfällen oder Elternzeit sind Urlaubsrückstellungen einzuplanen.
Tools für die Urlaubsplanung
Damit die Urlaubsplanung im Unternehmen so effizient und fehlerfrei wie möglich vonstatten geht, macht es Sinn eine gute Infrastruktur bereitzustellen. Digitale Tools erleichtern die Urlaubsplanung beispielsweise erheblich und bieten beispielhafte Funktionen wie:
- Online-Anträge und Genehmigungs-Workflows
- Kalenderintegration (z. B. Outlook, Google)
- Automatische Feiertagsberechnung
- Mobile Nutzung für Mitarbeitende im Außendienst
Grundsätzlich profitieren HR Abteilungen über kurz oder lang davon, ein Tool einzuführen, was Ihnen zum Beispiel viel mehr Übersichtlichkeit liefert, indem alle Urlaubsanträge und -genehmigungen zentral einsehbar sind .
Automatisierung nehmen administrativen Aufgaben den Wind aus den Segeln, allein schon durch Erinnerungen und Benachrichtigungen. Und in der Regel stellen Anbieter im Markt eine erhebliche Datensicherheit der personenbezogenen Daten sicher.
Alternativ, und auch in 2024 immer noch oft in der Anwendung, sind die typischen Excel-Listen. Hier fallen natürlich keine zusätzlichen Kosten an und alle Mitarbeiter haben Zugriff von überall aus.
Allerdings steht das Thema der Datensicherheit dabei oft auf der Kippe und Übertragungsfehler lassen sich durch einen hohen Anteil manueller Arbeit nicht vermeiden.
Urlaubsplanung für Mitarbeiter
Grundsätzlich gilt: Je früher Sie Ihre Urlaubstage planen, umso einfacher werden Ihre Tage bewilligt. Denn damit beugen Sie dem Risiko vor, dass Sie gleichzeitig mit Kollegen Urlaubstage nehmen wollen, oder Ihre Kollegen Ihnen sogar zuvorkommen.
Sollte es zu Engpässen kommen, lohnt es sich immer ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten und gegebenenfalls auch den betroffenen Kollegen zu führen.
Und ein kleiner Pro-Tipp: Verschaffen Sie sich am besten schon zu Beginn des Jahres einen Überblick über anstehende Feiertage und legen Ihren Urlaub schon einmal provisorisch auf Brückentage. So holen Sie das meiste aus Ihren Urlaubstagen raus!
Urlaubsplanung mit HRlab
Urlaube, Überstundenausgleich oder Homeoffice lassen sich in HRlab intuitiv beantragen und freigeben. Außerdem zeigt die Kalenderansicht sofort auf, ob bei Freigabe eines Antrags noch ausreichend Ressourcen in der jeweiligen Abteilung verbleiben.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Grundsätzlich nicht. Es sei denn, dringende betriebliche Gründe oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben, sprechen dagegen.
Beides ist möglich. Der Urlaub kann am Stück genommen werden, um eine längere Erholungsphase zu ermöglichen, oder in einzelnen Tagen, um flexibel auf persönliche Bedürfnisse einzugehen.
Es ist wichtig zu beachten, dass tarifvertragliche Regelungen oder individuelle Arbeitsverträge von den gesetzlichen Bestimmungen abweichen können. Daher ist es ratsam, im Einzelfall die konkreten Bedingungen zu prüfen.
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