Onboarding – Der strukturierte Einstieg neuer Mitarbeitender
Ein professionelles Onboarding entscheidet oft darüber, ob neue Mitarbeitende bleiben – oder schnell wieder gehen. Neben administrativen Aufgaben geht es um Orientierung, Integration und emotionale Bindung. Es bietet sich an, die Probezeit für die verschiedenen Phasen des Onboardings zu nutzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Onboarding dreht sich um die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Ein gutes Onboarding reduziert Einarbeitungszeiten, erhöht Produktivität und stärkt Mitarbeiterbindung.
- Der Onboarding Prozess kann in verschiedene Phasen unterteilt werden und erstreckt sich üblicherweise über die Probezeit.
Was versteht man unter Onboarding ?
Onboarding kommt aus der englischen Sprache und bedeutet auf Deutsch wörtlich „jemanden an Bord nehmen“ und beschreibt den Prozess, mit dem neue Mitarbeitende nach der Einstellung systematisch ins Unternehmen eingeführt werden – fachlich, sozial und kulturell.
Diese Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender geschieht mithilfe gezielter Maßnahmen. In der Regel fällt dieser Prozess mit der Dauer einer Probezeit zusammen.
Ein gutes Onboarding reduziert Einarbeitungszeiten, erhöht Produktivität, stärkt Mitarbeiterbindung und verbessert das Employer Branding. Entsprechend leitet sich auch eine Zielsetzung ab, nämlich eine schnelle fachliche, soziale und kulturelle Eingliederung zu ermöglichen, Fluktuation zu senken und die Produktivität frühzeitig zu steigern.
Der Onboarding-Prozess im Überblick
Ein effizienter Onboarding-Prozess gliedert sich meist in mehrere Phasen, die sich in vielen Unternehmen etabliert haben. Typischerweise sehen diese Phasen folgendermaßen aus:
- Vor dem ersten Arbeitstag: Vertragsunterlagen, IT-Ausstattung, Willkommensmappe
- Erster Tag: Begrüßung, Vorstellung, Arbeitsplatz einrichten
- Einarbeitungsphase (1–3 Monate): Schulungen, Feedbackgespräche, Aufgabenübernahme
- Integration & Bindung: Feedback, Zielgespräche, Kulturvermittlung
Onboarding Checkliste
Für sich wiederholende Prozesse wie das Onboarding lohnt es sich, eine standardisierte Checkliste zu erstellen:
- Begrüßungsmail versenden
- IT-Accounts anlegen
- Einarbeitungsplan erstellen
- Mentor:in oder Pat:in zuweisen
- Feedbacktermine setzen
- Erste Schulungen einplanen
Die Vorbereitungsphase
Die erste Phase, oft auch unter dem Begriff Preboarding bekannt, beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und endet am ersten Arbeitstag.
Sie ist entscheidend dafür, wie motiviert und verbunden sich neue Mitarbeiter fühlen, bevor sie offiziell starten. In dieser Phase geht es darum, Unsicherheiten abzubauen, Vertrauen aufzubauen und eine wertschätzende Willkommenskultur zu vermitteln.
HR sollte dafür sorgen, dass alle organisatorischen Rahmenbedingungen geklärt sind: Der Arbeitsplatz ist eingerichtet, notwendige Zugänge und IT-Tools sind vorbereitet und alle formalen Unterlagen wurden verschickt.
Gleichzeitig ist es sinnvoll, neue Mitarbeiter in dieser Phase emotional abzuholen – etwa durch eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft oder kleine Willkommensgeschenke. Auch das Team sollte rechtzeitig über den Neuzugang informiert werden, um eine offene Aufnahme zu fördern.
Die Orientierungsphase
Die Orientierungsphase umfasst typischerweise die ersten vier Arbeitswochen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter mit der Arbeitsumgebung, den Abläufen und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Ein strukturierter erster Arbeitstag – inklusive Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team und einer kurzen Einführung in die Unternehmenskultur – bildet das Fundament für ein positives Arbeitserlebnis.
Viele Unternehmen arbeiten mit Mentoren, die neuen Kolleginnen und Kollegen in der Anfangszeit zur Seite stehen. Auch das Onboarding-Portal, Checklisten oder digitale Einarbeitungspläne gewinnen hier zunehmend an Bedeutung.
Die Orientierungsphase sollte nicht nur technische und organisatorische Aspekte abdecken, sondern auch Raum für soziale Integration bieten. Ein gemeinsames Mittagessen, Teamevents oder kurze Kaffeepausen können helfen, erste persönliche Bindungen aufzubauen.
Die Integrationsphase
Im Anschluss beginnt die Integrationsphase, die sich über die ersten drei Monate erstreckt. Das Ziel dieser Phase ist es, dass neue Mitarbeiter ihre Rolle verstehen, Verantwortung übernehmen und zunehmend eigenständig arbeiten können.
Neben der fachlichen Einarbeitung sollte in dieser Phase vor allem der kulturelle Abgleich erfolgen. Mitarbeiter müssen lernen, wie Entscheidungen getroffen werden, welche unausgesprochenen Regeln gelten und wie sie sich im organisationalen Gefüge sicher bewegen können.
Die Führungskraft spielt hier eine Schlüsselrolle, indem sie regelmäßige Feedbackgespräche führt, Erwartungen klärt und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt.
Auch HR sollte weiterhin präsent bleiben – etwa durch kurze Check-ins, Onboarding-Surveys oder persönliche Gespräche – um frühzeitig Stolpersteine zu erkennen und gegenzusteuern. Diese Phase ist für die langfristige Bindung besonders kritisch.
Digitale Onboarding-Tools: Effizienz trifft Individualität
Ein durchdachtes Onboarding lässt sich mit HR-Softwarelösungen deutlich vereinfachen und verbessern.
| Typische Funktionen | Vorteile |
|---|---|
| Automatisierte Onboarding-Workflows | Mehr Transparenz im Prozess |
| Rollenspezifische Checklisten & Aufgaben | Klare Verantwortungsbereiche |
| Feedback- und Gesprächsformulare | Höhere Mitarbeiterzufriedenheit |
| Erinnerungen für Führungskräfte & Fachbereiche | Skalierbarkeit bei Wachstum |
| DSGVO-konforme Dokumentation | Compliance & DSGVO-Konformität |
Die Leistungsphase
Wenn das Onboarding erfolgreich war, erreichen Mitarbeiter nach sechs Monaten die sogenannte Leistungsphase. Sie sind nun vollständig in ihre Aufgaben integriert, verstehen die Ziele ihrer Rolle und tragen messbar zum Teamerfolg bei. Diese Phase markiert einen Übergang von der Einarbeitung hin zur vollen Performance.
Für HR bedeutet das, sich nun verstärkt mit Fragen der individuellen Entwicklung und Förderung auseinanderzusetzen. Ein strukturiertes Feedbackgespräch – idealerweise gemeinsam mit der Führungskraft – hilft dabei, die bisherige Entwicklung zu reflektieren, Perspektiven aufzuzeigen und Lernfelder zu identifizieren.
Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob weitere Unterstützungsmaßnahmen notwendig sind oder ob der Mitarbeiter bereit ist, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.
Die Bindungsphase
Die letzte Phase beginnt etwa nach sechs Monaten und zielt darauf ab, eine langfristige emotionale und berufliche Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Der Mitarbeiter ist nun vollständig im Team angekommen, kennt die Kultur, Prozesse und Menschen und hat idealerweise erste Erfolge erzielt.
In dieser Phase kann HR gezielt Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung einsetzen: individuelle Entwicklungsgespräche, Karrierepfade, Fortbildungsangebote oder die Einbindung in bereichsübergreifende Projekte.
Auch Anerkennung spielt eine zentrale Rolle – sei es durch persönliche oder öffentliche Wertschätzung oder durch passende Benefits.
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