Onboarding optimieren: Wie Sie 5 Phasen nutzen, um Talente zu halten
Ein professionelles Onboarding ist ein zentraler Bestandteil der Employee Experience und entscheidet oft darüber, ob neue Mitarbeitende langfristig bleiben – oder das Unternehmen frühzeitig wieder verlassen. Eine durchdachte Onboarding-Strategie umfasst dabei weit mehr als administrative Aufgaben: Sie fördert gezielt Orientierung, soziale Integration und emotionale Bindung und wirkt sich messbar auf die Retention Rate (Mitarbeiterbindungsquote) aus.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Onboarding dreht sich um die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Ein gutes Onboarding reduziert Einarbeitungszeiten, erhöht Produktivität und stärkt Mitarbeiterbindung.
- Der Onboarding Prozess kann in verschiedene Phasen unterteilt werden und erstreckt sich üblicherweise über die Probezeit.
- Digitales Onboarding hat positive Auswirkungen auf die Candidate Experience und entlastet HR
Was versteht man unter Onboarding im Recruiting?
Onboarding kommt aus der englischen Sprache und bedeutet auf Deutsch wörtlich „jemanden an Bord nehmen“ und beschreibt den Prozess, mit dem neue Mitarbeitende nach der Einstellung systematisch ins Unternehmen eingeführt werden – fachlich, sozial und kulturell.
Diese Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender geschieht mithilfe gezielter Maßnahmen. In der Regel fällt dieser Prozess mit der Dauer einer Probezeit zusammen.
Ein gutes Onboarding reduziert Einarbeitungszeiten, erhöht Produktivität, stärkt Mitarbeiterbindung und verbessert das Employer Branding. Entsprechend leitet sich auch eine Zielsetzung ab, nämlich eine schnelle fachliche, soziale und kulturelle Eingliederung zu ermöglichen, Fluktuation zu senken und die Produktivität frühzeitig zu steigern.
Professionelles Onboarding als Entscheidungsfaktor
Ein effizienter Onboarding Prozess gliedert sich meist in mehrere Phasen, die sich in vielen Unternehmen etabliert haben. Die Relevanz dieses Prozess zeigt sich in einer aktuellen Studie, laut der sich die ersten 100 Tage über Bleiben oder Gehen entscheiden:
Über 91 % erkennen in dieser Phase, ob Job und Arbeitgeber wirklich passen und 16 % kündigen sogar frühzeitig. Häufige Gründe sind gebrochene Jobversprechen, fehlende Einarbeitungspläne und unsympathische Führung.
Zugleich klafft eine große Lücke bei Feedback und Begleitung: Fast 70 % wünschen sich regelmäßiges Feedback, aber nur ein Viertel bekommt es. Erfolgreiches Onboarding braucht daher klare Strukturen, ehrliche Kommunikation und aktive Unterstützung durch Team, Buddies und Mentoren, sonst verlieren Unternehmen Talente, oft schon nach wenigen Wochen. Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie der Prozess innerhalb der Phasen am besten funktioniert.
Ein professionelles Onboarding von Führungskräften ist besonders entscheidend, da sie nicht nur ihre eigene Rolle finden müssen, sondern zugleich Kultur, Teamdynamiken und strategische Erwartungen prägen. Fehlende Orientierung in den ersten Wochen führt schnell zu Unsicherheiten, Vertrauensverlust im Team und verpassten Weichenstellungen.
Onboarding Checkliste für den Einarbeitungsplan
Für sich wiederholende Prozesse wie das Onboarding lohnt es sich, eine standardisierte Checkliste für den Einarbeitungsplan zu erstellen. Zum Beispiel mit folgenden Punkten:
- Begrüßungsmail versenden
- IT-Accounts anlegen
- Einarbeitungsplan erstellen
- Mentor:in oder Pat:in zuweisen
- Feedbacktermine setzen
- Erste Schulungen einplanen
1. Die Vorbereitungsphase: Preboarding
Die erste Phase, oft auch unter dem Begriff Preboarding bekannt, beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und endet am ersten Arbeitstag.
Sie ist entscheidend dafür, wie motiviert und verbunden sich neue Mitarbeiter fühlen, bevor sie offiziell starten. In dieser Phase geht es darum, Unsicherheiten abzubauen, Vertrauen aufzubauen und eine wertschätzende Willkommenskultur zu vermitteln.
HR sollte dafür sorgen, dass alle organisatorischen Rahmenbedingungen geklärt sind: Der Arbeitsplatz ist eingerichtet, notwendige Zugänge und IT-Tools sind vorbereitet und alle formalen Unterlagen wurden verschickt.
Gleichzeitig ist es sinnvoll, neue Mitarbeiter in dieser Phase emotional abzuholen – etwa durch eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft oder kleine Willkommensgeschenke. Auch das Team sollte rechtzeitig über den Neuzugang informiert werden, um eine offene Aufnahme zu fördern.
Wie wäre es mit einer Onboarding Veranstaltung?
Ideen für ein Event, das neue Mitarbeitende nicht nur informiert – sondern verbindet, motiviert und wirklich willkommen heißt.
- Warm Welcome: Persönliche Begrüßung durch HR und Führungskräfte, kurze Vorstellungsrunde der New Hires.
- Unternehmenskultur erleben: Ein kompakter Einblick in Werte, Vision und Arbeitsweise, gern interaktiv, z. B. durch Mini-Workshops oder Stories aus dem Alltag.
- Team- und Netzwerkaufbau: Speed-Networking, Kennenlernen zentraler Schnittstellen sowie Treffen mit Buddies/Mentor:innen.
- Office Tour oder virtuelle Tour: Orientierung im Büro oder virtueller Arbeitsplatz, inkl. Tools, Räumen und Ritualen.
- Praxisnaher Deep Dive: Kurzsessions zu Arbeitsprozessen, Projekten oder Kund:innen – leicht verständlich, nicht überladen.
- Gemeinsames Erlebnis: Lunch, Kaffeepause oder ein kleines Teamevent, um in lockerer Atmosphäre ins Gespräch zu kommen.
- Abschluss & Ausblick: Zusammenfassung der nächsten Schritte, Übergabe des Einarbeitungplans und Raum für Fragen.
2. Die Orientierungsphase
Die Orientierungsphase umfasst typischerweise die ersten vier Arbeitswochen. In dieser Phase geht es darum, neue Mitarbeiter mit der Arbeitsumgebung, den Abläufen und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Ein strukturierter erster Arbeitstag – inklusive Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team und einer kurzen Einführung in die Unternehmenskultur – bildet das Fundament für ein positives Arbeitserlebnis.
Viele Unternehmen setzen auf strukturierte Onboarding Journeys, in denen neue neuen Kolleginnen und Kollegen mithilfe von Mentoren, klaren Prozessen und digitalen Tools begleitet werden. Ein gelungener Einstieg – oft auch als First-Day-Experience bezeichnet – schafft ein positives Arbeitsumfeld bereits ab dem ersten Tag.
Wichtig: Die Orientierungsphase sollte nicht nur technische und organisatorische Aspekte abdecken, sondern auch Raum für soziale Integration bieten. Ein gemeinsames Mittagessen, Teamevents oder kurze Kaffeepausen können helfen, erste persönliche Bindungen aufzubauen.
3. Die Integrationsphase
Im Anschluss beginnt die Integrationsphase, die sich über die ersten drei Monate erstreckt. Das Ziel dieser Phase ist es, dass neue Mitarbeiter ihre Rolle verstehen, Verantwortung übernehmen und zunehmend eigenständig arbeiten können.
Neben der fachlichen Einarbeitung sollte in dieser Phase vor allem der kulturelle Abgleich erfolgen. Mitarbeiter müssen lernen, wie Entscheidungen getroffen werden, welche unausgesprochenen Regeln gelten und wie sie sich im organisationalen Gefüge sicher bewegen können.
Die Führungskraft spielt hier eine Schlüsselrolle, indem sie regelmäßige Feedbackgespräche führt, Erwartungen klärt und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt.
Auch HR sollte weiterhin präsent bleiben – etwa durch kurze Check-ins, Onboarding-Surveys oder persönliche Gespräche – um frühzeitig Stolpersteine zu erkennen und gegenzusteuern. Diese Phase ist für die langfristige Bindung besonders kritisch.
Wenn der Onboarding-Prozess digital abläuft
"Wir verbringen deutlich weniger Zeit mit den administrativen Aufgaben der täglichen Personalarbeit. Und wir profitieren von ganz neuen Möglichkeiten: Zum Beispiel können neue Mitarbeitende ihre Daten dank Onboarding Workflows schon vor Arbeitsbeginn selbstständig im System hinterlegen. Das betrifft auch das Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten."
4. Die Leistungsphase
Wenn das Onboarding erfolgreich war, erreichen Mitarbeiter nach sechs Monaten die sogenannte Leistungsphase. Sie sind nun vollständig in ihre Aufgaben integriert, verstehen die Ziele ihrer Rolle und tragen messbar zum Teamerfolg bei. Diese Phase markiert einen Übergang von der Einarbeitung hin zur vollen Performance.
Für HR bedeutet das, sich nun verstärkt mit Fragen der individuellen Entwicklung und Förderung auseinanderzusetzen. Ein strukturiertes Feedbackgespräch – idealerweise gemeinsam mit der Führungskraft im Rahmen eines kontinuierlichen Performance Managements – hilft dabei, die bisherige Entwicklung zu reflektieren, individuelle Karrierepfade zu skizzieren und gezielte Lernfelder für die nächsten Schritte zu identifizieren.
Gleichzeitig sollte geprüft werden, ob weitere Unterstützungsmaßnahmen notwendig sind oder ob der Mitarbeiter bereit ist, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.
5. Die Bindungsphase
Die letzte Phase beginnt etwa nach sechs Monaten und zielt darauf ab, eine langfristige emotionale und berufliche Bindung zum Unternehmen aufzubauen. Der Mitarbeiter ist nun vollständig im Team angekommen, kennt die Kultur, Prozesse und Menschen und hat idealerweise erste Erfolge erzielt.
In dieser Phase kann HR gezielt Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung einsetzen: individuelle Entwicklungsgespräche, Karrierepfade, Fortbildungsangebote oder die Einbindung in bereichsübergreifende Projekte. Ebenso wichtig ist ein kontinuierlicher Check des Kultur-Fits, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeitende engagieren und langfristig mit den Unternehmenswerten identifizieren (Employee Engagement).
Auch Anerkennung spielt eine zentrale Rolle – sei es durch persönliche oder öffentliche Wertschätzung oder durch passende Benefits.
Vorteile eines digitalen Onboardings für neue Mitarbeiter
| Schwierigkeiten beim Onboarding | Vorteile digitales Onboarding mit HRlab |
|---|---|
| Erstellung individueller Onboarding-Pläne ist zeitaufwendig und manuell | Automatische, personalisierte Onboarding-Pläne für jeden neuen Mitarbeitenden |
| Aufgaben müssen manuell an HR, IT, Teamleiter und Facility weitergeleitet werden | Zentrale Aufgabenverteilung mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen |
| Kommunikation zwischen Abteilungen ist unstrukturiert | Einheitliche, zentrale Plattform für HR |
| Pflichtschulungen und gesetzliche Unterweisungen werden manuell verfolgt | Automatische Zuweisung, Tracking und Reporting von Trainings und Compliance-Aufgaben |
| HR-Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen / Excel | Integration & Schnittstellen für Lohnabrechnung – einmalige Datenerfassung, automatische Synchronisation |
| Feedback von neuen Mitarbeitenden wird selten eingeholt | Systematische Feedback- und Meeting Organisation innerhalb des Tools |
| Skalierbarkeit bei steigender Mitarbeiterzahl ist problematisch | Prozesse automatisieren und standardisieren, auch bei größeren Einstellungszahlen effizient |
| Mitarbeiterdaten müssen von HR manuell erfasst werden | Dank Employee Self Service können neue Mitarbeitende ihre Stammdaten selbst hinterlegen |
| Arbeitsvertrag muss zeitaufwendig per Post verschickt werden | Mit der digitalen Signatur, kann der Vertrag auch Remote unterzeichnet werden |
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