Zeiterfassung - Systeme, rechtliche Vorgaben & Kosten

Zeiterfassungssysteme dienen nicht nur dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu dokumentieren, sondern sind auch ein Instrument, um Transparenz, Effizienz und Fairness am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Zusammen mit gesetzlichen Anforderungen und der fortschreitenden Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist es entscheidend, das richtige Zeiterfassungssystem für die individuelle Ausgangslage zu finden.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert die Arbeitszeiten und Ruhepausen von Mitarbeitenden. Das umfasst sowohl die Erfassung von Arbeitsbeginn und Ende, als auch Pausen und Überstunden.

So sehen Arbeitgeber, wie Arbeitszeiten geleistet und ob Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten wurden. Gleichzeitig dokumentieren Beschäftigte ihre Arbeitszeiten, um die eigenen Überstunden zu überblicken und die dann entsprechend geltend zu machen.

So laufen Arbeitszeiten verlässlich an einem Ort zusammen und bieten damit die Grundlage für Berichte und Auswertungen. Sie fließen anschließend in die monatliche Lohnabrechnung ein. Je nach Anwendung gilt das sowohl für Stamm- als auch Bewegungsdaten.

Ganzheitliche Systeme bieten darüber hinaus auch Funktionen für Urlaubsverwaltung, Projektabrechnung und Einblicke in Arbeitszeitmuster. Wichtig bei der Auswahl der Anwendung, um Arbeitszeiten im Unternehmen zu dokumentieren: Das Arbeitszeitgesetz und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Was zählt zur Arbeitszeit?

Als Arbeitszeit bezeichnet man die Zeit zwischen Beginn und Ende der Arbeit. Die wöchentliche Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt oder durch Tarifverträge vorgeschrieben. Arbeitnehmer in Deutschland dürfen nicht mehr als acht Stunden am Tag arbeiten.

Zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

Die regulären Arbeitsstunden gemäß Vertrag
Überstunden, sofern diese angeordnet oder geduldet sind
Zeiten für Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit
Angeordnete Fort- und Weiterbildungen
Toiletten- sowie Kaffeepausen.

Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

Pausenzeiten, sofern diese klar von der Arbeitszeit abgegrenzt sind und keine Arbeitsleistung erbracht wird
Wegezeiten zum und vom Arbeitsplatz, es sei denn, es handelt sich um Dienstreisen
Raucherpausen, je nachdem wie unternehmensinterne Regelungen getroffen werden
Freiwillige Fort- und Weiterbildungen.

Zeiterfassungssysteme

Die Auswahl des geeigneten Zeiterfassungssystems hängt von den Anforderungen des Unternehmens und der Art der Tätigkeiten ab. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und die bestehende Infrastruktur spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Stundenzettel

Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten manuell in Papierform zusammen und legen diese dann monatlich ihren jeweiligen Vorgesetzten zur Unterschrift und Verarbeitung in die Lohnabrechnung vor. Diese Art der Zeiterfassung ist zwar sehr kostengünstig, bedeutet aber auch einen hohen Aufwand in der weiteren Verarbeitung und Auswertung. Außerdem problematisch: Die hohe Fehleranfälligkeit.

Excel Tabelle

Ähnlich wie bei Stundenzetteln können Arbeitszeiten auch über Excel-Tabellen gesammelt und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen ist besonders für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden eine kostengünstige Lösung. Aber auch hier beläuft es sich wieder auf manuelle Einträge, was in einem hohen Zeitaufwand resultiert und sehr fehleranfällig ist.

Stempeluhr oder Terminal

Bei der Nutzung von Stempeluhr oder Terminal dokumentieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten durch das Stempeln einer Karte oder das Registrieren eines Chips. Diese Variante punktet mit einer einfacheren Handhabung als Stundenzettel und der Echtzeiterfassung von Arbeitszeiten. Allerdings kann es schnell zu technischen Störungen kommen. Und Korrekturen müssen im Nachgang manuell angepasst werden.

Fingerprint Scanner

Das Scannen von Fingerabdrücken funktioniert im Grundsatz genauso wie ein Terminal oder eine Stempeluhr. Der entscheidende Unterschied: Man stempelt keine Karte oder hält einen Chip an das Terminal, sondern registriert sich anhand des eigenen Daumens. Das garantiert die eindeutige Zuordnung des Mitarbeitenden, kommt aber auch mit einem gewissen Datenschutzrisiko einher. Denn mit dem Fingerabdruck verarbeitet man personenspezifische Daten. Das Gute: Sie brauchen keine Karten mehr, die im Zweifel verloren gehen können.

Online Zeiterfassung

Die digitale Alternative zu den bereits genannten Zeiterfassungssystemen: Die Online-Zeiterfassung. Hier erfasst die Belegschaft ihre Arbeitszeiten einfach über ein digitales Endgerät, also über das Handy, den Laptop oder den PC. Das Gute: Zeiten können sowohl in Echtzeit als auch nachträglich festgehalten werden. Mitarbeitenden können Korrekturen jederzeit selbst vornehmen. Und Zeiten lassen sich flexibel Projekten oder Kunden zuordnen.

Außerdem kann die Personalabteilung einmal interne Regelungen zu Zuschlägen, Überstunden und Teilzeit hinterlegen, was dann automatisch unternehmensweit Anwendung findet. Arbeitszeiten laufen direkt in die vorbereitende Lohnabrechnung mit ein, was wiederum weniger Aufwand für die Personalabteilung bedeutet.

Das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dient dem Schutz und der Gesundheit der Arbeitnehmenden. Von Überstunden, zu Pausen bis hin zur Ruhezeit. Hier finden Sie alle Antworten auf ihre Fragen.

Arbeitszeitgesetz

Das kosten Zeiterfassungssysteme

Je nach System variieren natürlich die entsprechenden Kosten, die meist mit der laufenden Nutzung, aber auch der initialen Einführung einherkommen. Am günstigsten sind Unternehmen sicherlich unterwegs, wenn sie entweder Stundenzettel oder Excel-Tabellen im Einsatz haben. Denn hier fallen weder Tool-Kosten noch Einführungsgebühren an.

Dafür bezahlen Unternehmen mit einem hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand, der vor allem bei der Personalabteilung anfällt. Denn das bedeutet: Doppelte Datenpflege, manuelle Übertragungen und häufige Fehlerkorrekturen.

Anders sieht es bei Terminals oder Stempeluhren aus. Der Verwaltungsaufwand im Gegensatz zu Excel reduziert sich zwar drastisch, dafür fallen initiale Kosten bei der Einführung an. Im ersten Schritt gilt es, die technische Infrastruktur zu schaffen, was je nach Anbieter hohe Anschaffungskosten verursachen kann. Dazu kommen laufende Kosten für die Software des Terminals.

Gerade die Infrastruktur für die technische Installation von Fingerprint Scannern in Verbindung mit den nötigen Ressourcen, um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten, kann schnell zu hohen Kosten führen.

Bleibt die digitale Zeiterfassung. Wie immer kommt es auf den Anbieter der Wahl an, aber im Vergleich ist die Nutzung einer Online-Zeiterfassung verhältnismäßig günstig. Üblicherweise zahlen Sie pro Lizenz - also aktiven Mitarbeitenden - einen festen Betrag pro Monat und können so alle Vorteile der Software nutzen. Je mehr Mitarbeitende Sie beschäftigen, umso geringer fällt dieser Betrag pro Mitarbeiter aus.

Das bedeutet maximale Flexibilität, denn Sie zahlen immer nur für die Mitarbeitenden, die Sie auch beschäftigen. Und Ihre Belegschaft hat jederzeit und von überall aus Zugriff auf die eigenen Arbeitszeiten, was den Aufwand auf Seiten der Personalabteilung auf ein Minimum beschränkt.

Was aber bedacht werden muss: Eine Software muss zu Beginn immer erst eingeführt werden. Das heißt, es kommt zu einer gewissen Summe an Implementierungskosten und dem einmaligen Aufwand, die vorhandenen Mitarbeiterdaten im Unternehmen zu digitalisieren.

Rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Überstunden, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten festzuhalten. Da es dabei aber um personenbezogene Daten geht, spielen die geltenden Regeln zum Datenschutz eine wichtige Rolle.

Zum Beispiel dürfen Sie den Aufenthaltsort Ihrer Mitarbeitenden nicht per GPS verfolgen. Abwesenheiten dürfen erfasst werden, nicht aber die Art der Erkrankung. Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Und Vorgesetzte dürfen nur die Abwesenheiten der eigenen Mitarbeitenden einsehen.

Mit der gesetzlichen Vorgabe zur Erfassung von Arbeitszeiten soll es Behörden erleichtert werden, die Einhaltung der Regelungen zum Mindestlohn, Ruhezeiten und Arbeitszeitvorschriften zu überprüfen. Laut Urteil durch den EuGH müssen Unternehmen ein verlässliches, objektives und intuitives System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Ein offizieller Gesetzentwurf steht allerdings noch aus.

Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung mit dem Betriebsrat

Betriebsräte haben zwar kein Initiativrecht, dürfen aber mitbestimmen. So muss der Betriebsrat bei der Auswahl und Gestaltung des Systems zur Zeiterfassung aktiv mit einbezogen werden. Wir empfehlen, dass Sie gemeinsam mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ausmachen. Darin sollte enthalten sein:

Wie Arbeitszeiten erfasst werden sollen.
Welche Daten gespeichert werden.
Wie lange die Daten gespeichert werden.
Wie Zugriffsrechte für die Daten vergeben werden.
Aus welchem Grund diese Daten gespeichert werden.

Vorteile der (digitalen) Zeiterfassung

Das Erfassen von Arbeitszeiten und vor allem auch die gesetzliche Pflicht der Aufzeichnung wird im ersten Moment von vielen Seiten als Rückschritt wahrgenommen. Denn in Zeiten von Remote Work, hybriden Arbeitsplätzen und einem hohen Maß an Vertrauensarbeitszeit scheint es zunächst, als würde die gewonnene Flexibilität in der Arbeitsgestaltung dadurch wieder abhanden kommen.

Allerdings kann man es auch von der anderen Seiten betrachten: Vertrauensarbeitszeit kann schnell dazu führen, dass weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden haben und sich dadurch kontinuierliche Überstunden einschleichen.

Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung hat beispielsweise erhoben, dass Arbeitnehmer in Deutschland 2022 im Schnitt 34,4 Überstunden gemacht haben. Davon waren mehr als die Hälfte unbezahlt.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ganz simpel auf den Punkt gebracht, schafft die Zeiterfassung Transparenz mit Blick auf die benötigte Zeit für verschiedene Aufgaben oder Projekte. So lässt sich nicht nur auf einen Blick erkennen, wie die Arbeitsbelastung durch verschiedene Themen ausfällt. Es können auch Zeitfresser und Ineffizienzen identifiziert und beseitigt werden.

Personalplanung

Dank übersichtlichem Kalender sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter für welche Schicht geplant sind und wo es im Zweifel zu Engpässen kommt. Gleichzeitig können Sie im System schon feste Schichtpläne und die jeweilige Rotation hinterlegen, sodass ein automatisierter Prozess Ihnen aktiv Arbeit abnimmt.

Vorbereitende Lohnabrechnung

Arbeitszeiten fließen als Teil der Stamm- und Bewegungsdaten mit in die monatliche Lohnabrechnung ein. Je nach Software passiert das automatisiert und ohne manuellen Aufwand durch die Personalabteilung. Damit dann nur noch an das Lohnprogramm übergeben werden muss. Das spart signifikante Arbeitszeit, die sonst monatlich anfällt, und beugt Übertragungsfehlern vor.

Auswertungen und zuverlässige Daten

Stichwort Übertragungsfehler: Dank einer digitalen Zeiterfassung laufen erfasste Arbeitszeiten zuverlässig im System ein und lassen sich jederzeit abrufen. So sind Auswertungen und Statistiken zu Themen wie Krankheit, Zuschlägen oder Projektkosten per Klick verfügbar.

Lastenheft für die Auswahl eines Zeiterfassungssystemes

Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystemes ist es wie bei der Auswahl jeder Software: Am besten starten Sie mit der Erstellung eines internen Lastenheftes. Folgende Punkte sollten Sie dabei unbedingt in Ihrem Lastenheft abdecken.

Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
Budget & technische Anforderungen festlegen

Außerdem empfehlen wir, über den geplanten Prozess hinweg unbedingt genug Puffer einzuräumen. Damit können Sie unvorhergesehene Herausforderungen schon im Vorhinein abfangen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Formulierungen im Lastenheft sehr präzise ausfallen. Das beugt potentiellen Missverständnissen vor und vereinfacht die Arbeit mit dem Lastenheft.

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