Zeiterfassungssysteme - Vergleich, Kosten & Möglichkeiten
Zeiterfassungssysteme dienen nicht nur dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu dokumentieren, sondern sind auch ein Instrument, um Transparenz, Effizienz und Fairness am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Gerade mit Blick auf die damit einhergehenden gesetzlichen Anforderungen und der fortschreitenden Digitalisierung von Arbeitsprozessen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, das richtige Zeiterfassungssystem im Vergleich für ihre individuelle Ausgangslage zu finden.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert die die Arbeitszeiten und Ruhepausen von Mitarbeitenden.
- Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten für die Zeiterfassung.
- Zeiterfassungssysteme im Vergleich unterscheiden sich in Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Umfang.
- Genauigkeit, Zeit- & Kostenersparnis sind beispielsweise Vorteile von Zeiterfassungssystemen.
Was ist ein Zeiterfassungssystem für Personal?
Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert in Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz und dem jeweiligen Arbeitszeitkontomodell die Arbeitszeiten und Ruhepausen von Mitarbeitenden. Das umfasst sowohl die Erfassung von Arbeitsbeginn und Ende, als auch Pausen und Überstunden.
Arbeitgeber erhalten dadurch einen klaren Überblick, wann und wie lange Mitarbeitende gearbeitet haben und ob Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten wurden. Gleichzeitig behalten Beschäftigte ihre Überstunden und Arbeitszeitkonten jederzeit im Blick.
Alle erfassten Zeiten werden zentral gespeichert und können für Berichte, Auswertungen und Gehaltsabrechnungen genutzt werden. Moderne digitale Zeiterfassungssysteme integrieren darüber hinaus weitere HR-Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Projektzeiterfassung und Analyse von Arbeitszeitmustern.
Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollten Unternehmen insbesondere auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben achten – denn nur so bleibt die Arbeitszeiterfassung rechtssicher und effizient.
Gesetzliche Pflicht
Laut dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 2023) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten vollständig und manipulationssicher zu erfassen.
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird von vielen Unternehmen zunächst als zusätzlicher Verwaltungsaufwand wahrgenommen. Gerade in Zeiten von Remote Work, hybriden Arbeitsmodellen und Vertrauensarbeitszeit scheint sie auf den ersten Blick die gewonnene Flexibilität einzuschränken. Jedoch sollte dabei das Ziel nicht außer Acht gelassen werden: Überlastung zu vermeiden, Arbeitszeitgesetze einzuhalten und für Transparenz zu sorgen – sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende.
Betriebsvereinbarung zu Zeiterfassungssystemen
Auch wenn der Betriebsrat kein Initiativrecht bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen hat, besitzt er ein umfassendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz). Das bedeutet: Der Betriebsrat muss bei der Auswahl, Einführung und Gestaltung eines Zeiterfassungssystems aktiv eingebunden werden – insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten erfasst oder verarbeitet werden.
Unternehmen sollten daher gemeinsam mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung abschließen. Diese schafft Transparenz, Datensicherheit und Rechtssicherheit für alle Beteiligten.
Eine solche Betriebsvereinbarung sollte insbesondere regeln:
- Wie Arbeitszeiten erfasst werden (z. B. digital, mobil oder per Terminal)
- Welche Daten gespeichert und verarbeitet werden
- Wie lange die Daten gespeichert bleiben
- Wer Zugriff auf die erfassten Daten hat und in welchem Umfang
- Zu welchem Zweck die Daten erhoben und genutzt werden
Welche Vor und Nachteile haben die einzelnen Systeme?
Die Auswahl des geeigneten Zeiterfassungssystems hängt von den Anforderungen des Unternehmens und der Art der Tätigkeiten ab. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz, Kosten und die bestehende Infrastruktur spielen dabei eine wichtige Rolle.
Stundenzettel
Funktionsweise: Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten manuell in Papierform zusammen und legen diese dann monatlich ihren jeweiligen Vorgesetzten zur Unterschrift und Verarbeitung in die Lohnabrechnung vor.
Vorteile:
- Sehr kostengünstig
- Ohne technische Infrastruktur umsetzbar
Nachteile:
- Hoher Verarbeitungsaufwand
- Sehr fehleranfällig
- Kaum Transparenz oder Auswertungsmöglichkeiten
Excel-Tabelle
Funktionsweise: Ähnlich wie bei Stundenzetteln können Arbeitszeiten auch über Excel-Tabellen gesammelt und dokumentiert werden. Hier werden die Arbeitszeiten in Tabellenformat (z. B. Excel) dokumentiert. Auf unserer Seite finden Sie dafür bereits eine Vorlage.
Vorteile:
- Ebenfalls kostengünstig
- Für kleine Unternehmen praktikabel
- Flexible Anpassung durch Formeln oder Vorlagen
Nachteile:
- Weiterhin manuelle Eingabe
- Hoher Zeitaufwand
- Fehleranfällig, besonders bei Kopier- oder Formelfehlern
Stempeluhr oder Terminal
Funktionsweise: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten durch Stempeln mit Karte oder Chip am Terminal.
Vorteile:
- Einfache Handhabung
- Arbeitszeiten werden in Echtzeit erfasst
- Weniger manuelle Nacharbeit als bei Papier oder Excel
Nachteile:
- Technische Störanfälligkeit
- Korrekturen müssen oft manuell erfolgen
- Hardwarekosten (Terminals, Karten, Chips)
Fingerprint-Scanner
Funktionsweise: Das Scannen von Fingerabdrücken funktioniert im Grundsatz genauso wie ein Terminal oder eine Stempeluhr. Der entscheidende Unterschied: Man stempelt keine Karte oder hält einen Chip an das Terminal, sondern registriert sich anhand des eigenen Daumens.
Vorteile:
- Eindeutige Zuordnung, keine Karten nötig
- Keine Gefahr von Kartenverlust oder -weitergabe
Nachteile:
- Datenschutzrisiko, da biometrische Daten verarbeitet werden
- Skepsis bei Mitarbeitenden möglich
- Höhere Anschaffungskosten als bei Standard-Terminals
Zeiterfassungssystem von HRlab
Mit HRlab erfassen Sie Arbeitszeiten digital, mobil und zuverlässig – egal ob im Büro, Homeoffice oder direkt vor Ort auf der Baustelle oder im Handwerk. Das System passt sich flexibel an Ihre Abläufe an und sorgt dafür, dass alle Zeiten zentral und korrekt erfasst werden.
Online-Zeiterfassung
Funktionsweise: Die digitale Alternative zu den bereits genannten Zeiterfassungssystemen: Die Online-Zeiterfassung. Hier erfasst die Belegschaft ihre Arbeitszeiten einfach über ein digitales Endgerät, also über das Handy, den Laptop oder den PC.
Vorteile:
- Zeiten können in Echtzeit oder nachträglich eingetragen werden
- Mitarbeitende können Korrekturen selbst vornehmen
- Flexible Zuordnung zu Projekten oder Kunden
- Automatische Berücksichtigung von Überstunden, Zuschlägen und Teilzeitregelungen
- Direkte Anbindung an Lohnabrechnungssysteme
Nachteile:
- Abhängig von stabiler Internetverbindung
- Schulung oder Einarbeitung kann nötig sein
- Lizenz- oder Abo-Kosten
Vergleich auf einen Blick: Kosten, Aufwand und Fehleranfälligkeit
| System | Kosten | Aufwand für HR | Fehleranfälligkeit |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel | sehr niedrig | sehr hoch | sehr hoch |
| Excel-Tabelle | niedrig | hoch | hoch |
| Stempeluhr/Terminal | mittel | mittel | mittel |
| Fingerprint-Scanner | hoch | mittel | gering |
| Online-Zeiterfassung | variabel (Abo) | niedrig | gering |
Unser Fazit: Lösungen ganzheitlich denken
Statt der isolierten Lösung zur Zeiterfassung lohnt sich häufig direkt eine ganzheitliche HR-Software einzuführen. Der Aufwand beim Tool-Vergleich bleibt gleich, das Lastenheft sollte sowieso angelegt werden und so können Sie neben der Zeiterfassung auch nach und nach alle weiteren HR-Prozesse digitalisieren oder zumindest vereinfachen. Denn die volle Stärke entfalten moderne Zeiterfassungssysteme erst, wenn sie nahtlos mit HR-Software verbunden sind. Dadurch wird aus einem reinen Erfassungstool ein zentrales Steuerungsinstrument für das Personalwesen.
Vorteile der Integration
- Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung: Erfasste Zeiten fließen direkt in die vorbereitende Lohnabrechnung ein. Zuschläge, Überstunden und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt.
- Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende: Führungskräfte können in Echtzeit auf Arbeitszeitdaten zugreifen. Mitarbeitende haben über Self-Service-Portale jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeitkonten.
- Rechtssicherheit: Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung (z. B. EuGH- und BAG-Urteile) lassen sich einfacher und revisionssicher umsetzen.
- Projekt- und Kostencontrolling: Zeiten können direkt Projekten, Abteilungen oder Kunden zugeordnet werden. Das erleichtert Budgetplanung und Nachkalkulation.
- Optimierte Personalplanung: Arbeitszeitdaten dienen als Grundlage für Schichtplanung, Kapazitätsplanung und Forecasts.
- Zentrale Datenbasis: Alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden (Stammdaten, Verträge, Zeiten, Abwesenheiten) sind in einem System gebündelt. Das reduziert Doppelerfassungen und Fehler.
Vor der Einführung von HRlab stapelten sich regelmäßig Korrekturzettel zur Zeiterfassung auf meinem Tisch. Das hat sich nun drastisch geändert, denn mittlerweile läuft die Zeiterfassung vollautomatisiert und zuverlässig.
Das kosten Zeiterfassungssysteme
Die Kosten für Zeiterfassungssysteme hängen stark von der Art des Systems, dem Funktionsumfang und den Implementierungsanforderungen ab. Sie setzen sich meist aus einmaligen Einführungskosten und laufenden Nutzungskosten zusammen.
-
Stundenzettel oder Excel-Tabellen sind am günstigsten: Es fallen weder Softwarekosten noch Einführungsgebühren an. Allerdings bedeutet dies einen hohen Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung, da Arbeitszeiten manuell gepflegt, übertragen und häufig korrigiert werden müssen.
-
Terminals oder Stempeluhren kosten in der Anschaffung mehr, reduzieren aber den manuellen Aufwand erheblich. Neben der Hardware fallen meist Softwarelizenzgebühren und Kosten für die technische Infrastruktur an.
-
Fingerprint-Scanner erhöhen die Investition weiter, da neben der Hardware auch Datenschutzmaßnahmen und spezielle Ressourcen für die sichere Verwaltung biometrischer Daten notwendig sind.
-
Digitale Zeiterfassungssysteme / Online-Lösungen bieten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Bei HRlab können Sie zum Beispiel wählen, ob Sie pro Monat oder Jahr abrechnen wollen. In diesem Fall belaufen sich die Kosten dann pro Mitarbeitendem und Monat/Jahr, sodass die Kosten mit steigender Mitarbeiterzahl pro Person sinken. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von Echtzeit-Erfassung, automatisierter Lohnabrechnung und flexibler Nutzung von überall aus.
Wichtig zu beachten: Die Einführung einer Software erfordert Zeit und Planung. Implementierungskosten fallen an, ebenso wie der einmalige Aufwand, bestehende Mitarbeiterdaten zu digitalisieren. Die langfristigen Vorteile überwiegen jedoch deutlich.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Digitale Zeiterfassung bietet Unternehmen und Mitarbeitenden viele Vorteile: Arbeitszeiten werden transparent, genau und fälschungssicher dokumentiert, wodurch Fehler oder Manipulationen vermieden werden. Prozesse wie Stundenzettel, Überstundenberechnung oder Projektabrechnungen lassen sich automatisieren und sparen dadurch Zeit und Kosten. Gleichzeitig erfüllt digitale Zeiterfassung rechtliche Vorgaben und sorgt für mehr Fairness und Klarheit im Arbeitsalltag.
Die Kosten für digitale Zeiterfassung variieren stark: Von kostenlos bis über 10 €/Monat pro Nutzer, abhängig von Umfang, Funktionen, Datenschutz und Skalierung.
Digitale Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden oder projektbezogene Zeiten nicht mehr handschriftlich auf Papier, sondern mit einer Software oder App erfasst werden. Statt Stundenzettel auszufüllen, stempeln Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Smartphone, PC, Terminal oder automatisch über eine digitale Lösung.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.