Zeiterfassungssysteme - Definition, Kosten & Vergleich
Zeiterfassungssysteme dienen nicht nur dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden präzise zu dokumentieren, sondern sind auch ein Instrument, um Transparenz, Effizienz und Fairness am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Gerade mit Blick auf die damit einhergehenden gesetzlichen Anforderungen und der fortschreitenden Digitalisierung von Arbeitsprozessen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, das richtige Zeiterfassungssystem für ihre individuelle Ausgangslage zu finden.
Was ist ein Zeiterfassungssystem
Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert in Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz die Arbeitszeiten und Ruhepausen von Mitarbeitenden. Das umfasst sowohl die Erfassung von Arbeitsbeginn und Ende, als auch Pausen und Überstunden.
So sehen Arbeitgeber, wie Arbeitszeiten geleistet und ob Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten wurden. Gleichzeitig dokumentieren Beschäftigte ihre Arbeitszeiten, um die eigenen Überstunden zu überblicken und die dann entsprechend geltend zu machen.
Gleichzeitig laufen Arbeitszeiten verlässlich an einem Ort zusammen und bieten damit die Grundlage für Berichte und Auswertungen. Sie fließen anschließend in die monatliche Lohnabrechnung ein. Je nach Tool in der Anwendung gilt das sowohl für Stamm- als auch Bewegungsdaten.
Ganzheitliche Systeme bieten darüber hinaus auch Funktionen für Urlaubsverwaltung, Projektabrechnung und Einblicke in Arbeitszeitmuster. Wichtig bei der Auswahl der Anwendung, um Arbeitszeiten im Unternehmen zu dokumentieren: Das Arbeitszeitgesetz und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
Betriebsrat und Betriebsvereinbarung zu Zeiterfassungssystemen
Betriebsräte haben zwar kein Initiativrecht, dürfen aber mitbestimmen. So muss der Betriebsrat bei der Auswahl und Gestaltung des Systems zur Zeiterfassung aktiv mit einbezogen werden.
Wir empfehlen, dass Sie gemeinsam mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ausmachen. Darin sollte enthalten sein:
- Wie Arbeitszeiten erfasst werden sollen.
- Welche Daten gespeichert werden.
- Wie lange die Daten gespeichert werden.
- Wie Zugriffsrechte für die Daten vergeben werden.
- Aus welchem Grund diese Daten gespeichert werden.
Zeiterfassungssysteme im Vergleich
Die Auswahl des geeigneten Zeiterfassungssystems hängt von den Anforderungen des Unternehmens und der Art der Tätigkeiten ab. Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und die bestehende Infrastruktur spielen dabei eine wichtige Rolle.
Stundenzettel
Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten manuell in Papierform zusammen und legen diese dann monatlich ihren jeweiligen Vorgesetzten zur Unterschrift und Verarbeitung in die Lohnabrechnung vor. Diese Art der Zeiterfassung ist zwar sehr kostengünstig, bedeutet aber auch einen hohen Aufwand in der weiteren Verarbeitung und Auswertung. Außerdem problematisch: Die hohe Fehleranfälligkeit.
Excel Tabelle
Ähnlich wie bei Stundenzetteln können Arbeitszeiten auch über Excel-Tabellen gesammelt und dokumentiert werden. Dieses Vorgehen ist besonders für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden eine kostengünstige Lösung. Aber auch hier beläuft es sich wieder auf manuelle Einträge, was in einem hohen Zeitaufwand resultiert und sehr fehleranfällig ist.
Stempeluhr oder Terminal
Bei der Nutzung von Stempeluhr oder Terminal dokumentieren Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten durch das Stempeln einer Karte oder das Registrieren eines Chips. Diese Variante punktet mit einer einfacheren Handhabung als Stundenzettel und der Echtzeiterfassung von Arbeitszeiten. Allerdings kann es schnell zu technischen Störungen kommen. Und Korrekturen müssen im Nachgang manuell angepasst werden.
Fingerprint Scanner
Das Scannen von Fingerabdrücken funktioniert im Grundsatz genauso wie ein Terminal oder eine Stempeluhr. Der entscheidende Unterschied: Man stempelt keine Karte oder hält einen Chip an das Terminal, sondern registriert sich anhand des eigenen Daumens. Das garantiert die eindeutige Zuordnung des Mitarbeitenden, kommt aber auch mit einem gewissen Datenschutzrisiko einher. Denn mit dem Fingerabdruck verarbeitet man personenspezifische Daten. Das Gute: Sie brauchen keine Karten mehr, die im Zweifel verloren gehen können.
Online Zeiterfassung
Die digitale Alternative zu den bereits genannten Zeiterfassungssystemen: Die Online-Zeiterfassung. Hier erfasst die Belegschaft ihre Arbeitszeiten einfach über ein digitales Endgerät, also über das Handy, den Laptop oder den PC.
Das Gute: Zeiten können sowohl in Echtzeit als auch nachträglich festgehalten werden. Mitarbeitenden können Korrekturen jederzeit selbst vornehmen. Und Zeiten lassen sich flexibel Projekten oder Kunden zuordnen.
Außerdem kann die Personalabteilung einmal interne Regelungen zu Zuschlägen, Überstunden und Teilzeit hinterlegen, was dann automatisch unternehmensweit Anwendung findet. Arbeitszeiten laufen direkt in die vorbereitende Lohnabrechnung mit ein, was wiederum weniger Aufwand für die Personalabteilung bedeutet.
Das kosten Zeiterfassungssysteme
Je nach System variieren natürlich die entsprechenden Kosten, die meist mit der laufenden Nutzung, aber auch der initialen Einführung einherkommen. Am günstigsten sind Unternehmen sicherlich unterwegs, wenn sie entweder Stundenzettel oder Excel-Tabellen im Einsatz haben. Denn hier fallen weder Tool-Kosten noch Einführungsgebühren an.
Dafür bezahlen Unternehmen mit einem hohen Zeit- und Verwaltungsaufwand, der vor allem bei der Personalabteilung anfällt. Denn das bedeutet: Doppelte Datenpflege, manuelle Übertragungen und häufige Fehlerkorrekturen.
Einen Schritt teurer wird es schon bei Terminals oder Stempeluhren. Der Verwaltungsaufwand im Gegensatz zu Excel reduziert sich zwar drastisch, dafür fallen initiale Kosten bei der Einführung an. Im ersten Schritt gilt es, die technische Infrastruktur zu schaffen, was je nach Anbieter hohe Anschaffungskosten verursachen kann. Dazu kommen laufende Kosten für die Software des Terminals.
Gerade die Infrastruktur für die technische Installation von Fingerprint Scannern in Verbindung mit den nötigen Ressourcen, um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten, kann schnell zu hohen Kosten führen.
Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis finden Unternehmen bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung. Wie immer kommt es auf den Anbieter der Wahl an, aber im Vergleich ist die Nutzung einer Online-Zeiterfassung verhältnismäßig günstig.
Üblicherweise zahlen Sie pro Lizenz - also aktiven Mitarbeitenden - einen festen Betrag pro Monat und können so alle Vorteile der Software nutzen. Je mehr Mitarbeitende Sie beschäftigen, umso geringer fällt dieser Betrag pro Mitarbeiter aus.
Pro-Tipp
Statt der isolierten Lösung zur Zeiterfassung vielleicht sogar direkt eine ganzheitliche HR-Software einzuführen. Der Aufwand beim Tool-Vergleich bleibt gleich, das Lastenheft sollte sowieso angelegt werden und so können Sie neben der Zeiterfassung auch nach und nach alle weiteren HR-Prozesse digitalisieren oder zumindest vereinfachen.
Ob Insel- oder ganzheitliche Lösung: In jedem Fall profitieren Sie von maximaler Flexibilität, denn Sie zahlen immer nur für die Mitarbeitenden, die Sie auch beschäftigen. Und Ihre Belegschaft hat jederzeit und von überall aus Zugriff auf die eigenen Arbeitszeiten, was den Aufwand auf Seiten der Personalabteilung auf ein Minimum beschränkt.
Was aber manchmal im Kleingedruckten verloren geht: Die Einführung einer Software braucht im ersten Schritt Zeit und Geduld, bis alles sitzt. Das heißt, es kommt zu einer gewissen Summe an Implementierungskosten und dem einmaligen Aufwand, die vorhandenen Mitarbeiterdaten im Unternehmen zu digitalisieren.
Vorteile der (digitalen) Zeiterfassung
Das Erfassen von Arbeitszeiten und vor allem auch die gesetzliche Pflicht der Aufzeichnung wird im ersten Moment von vielen Seiten als Rückschritt wahrgenommen. Denn in Zeiten von Remote Work, hybriden Arbeitsplätzen und einem hohen Maß an Vertrauensarbeitszeit scheint es zunächst, als würde die gewonnene Flexibilität in der Arbeitsgestaltung dadurch wieder abhanden kommen.
Allerdings kann man es auch von der anderen Seiten betrachten: Vertrauensarbeitszeit kann schnell dazu führen, dass weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden haben und sich dadurch kontinuierliche Überstunden einschleichen.
Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung hat beispielsweise erhoben, dass Arbeitnehmer in Deutschland 2022 im Schnitt 34,4 Überstunden gemacht haben. Davon waren mehr als die Hälfte unbezahlt!
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