Digitale Krankmeldung (eAU) mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich die Krankmeldung in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Doch die eAU ist nur ein Teil des digitalen Wandels im Gesundheitswesen. Für HR-Abteilungen ist es entscheidend, sämtliche Aspekte rund um elektronische Krankmeldungen und einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software zu verstehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den klassischen „gelben Schein“ und verpflichtet Arbeitgeber, die AU-Daten digital bei den Krankenkassen abzurufen.
- Für HR-Abteilungen bedeutet das: Eine verlässliche technische Infrastruktur, klare interne Prozesse und Dokumentation sind unerlässlich.
- Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen eine automatisierte eAU-Abfrage, entlasten Personalverantwortliche und sorgen für rechtssichere Abläufe.
Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software?
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung-Software ist eine digitale Lösung, mit der Arbeitgeber Krankmeldungen von Mitarbeitenden verwalten. Das geschieht heute vor allem in Form der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Statt dass Beschäftigte einen „gelben Schein“ einreichen, ruft die Software die Krankmeldedaten direkt und sicher bei den gesetzlichen Krankenkassen ab. Für HR-Abteilungen bedeutet das: weniger Papierkram, weniger Nachfragen und ein klarer Überblick.
Typischerweise kann eine solche Software:
- Krankmeldungen automatisch bei den Krankenkassen abrufen
- anzeigen, ob und wie lange eine Arbeitsunfähigkeit besteht
- über neue oder verlängerte Krankmeldungen informieren
- die Daten rechtssicher und DSGVO-konform speichern
- Krankmeldungen direkt in die digitale Personalakte und die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen
Wie funktioniert digitale Krankmeldung?
Die digitale Krankmeldung bezeichnet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die den klassischen „gelben Schein“ ersetzt. Seit 2022 übermitteln Arztpraxen Krankmeldungen direkt digital an die Krankenkassen. Arbeitgeber rufen die Daten anschließend elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse ab, sodass Beschäftigte ihrem Unternehmen keine Papierbescheinigung mehr vorlegen müssen.
Technische Systeme dahinter
Die Übertragung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI), das sichere digitale Netzwerk des deutschen Gesundheitswesens. Innerhalb dieser Infrastruktur wird die Kommunikation zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber durch den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) gewährleistet.
KIM stellt dabei einen verschlüsselten, standardisierten und authentifizierten Übertragungsweg bereit, über den Arztpraxen die eAU-Daten digital an die jeweilige Krankenkasse senden. Grundlage für diese sichere Identifikation ist die elektronische Gesundheitskarte (eGK), die zusammen mit dem Heilberufsausweis (HBA) und dem Praxis- bzw. Institutionsausweis (SMC-B) eine eindeutige Authentifizierung und Signatur ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass die sensiblen Gesundheitsdaten nur zwischen berechtigten Teilnehmern ausgetauscht werden und den Anforderungen der Datensicherheit und DSGVO-Konformität entsprechen.
Unterscheidung der Begriffe
Die eAU ist der offizielle Fachbegriff für diesen Prozess im Gesundheitssystem, während „digitale Krankmeldung“ ein allgemeiner oder umgangssprachlicher Ausdruck ist, der die eAU selbst, den digitalen Übermittlungsprozess oder auch Apps und Tools zur Krankmeldung bezeichnen kann.
So hat sich der Prozess der digitalen Krankmeldung verändert
Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Krankmeldung seit 2023 gehört der „gelbe Schein“ der Vergangenheit an – jedenfalls im gesetzlichen Versicherungssystem. Der Ablauf hat sich grundlegend verändert:
| Prozesse | Vor digitaler Krankmeldung | Nach digitaler Krankmeldung |
|---|---|---|
| Krankenscheinform | Papierform („gelber Schein“) | Elektronische Datenübermittlung |
| Einreichung durch Arbeitnehmer | Physische Übergabe oder Versand an Arbeitgeber und Krankenkasse | Einreichen durch Arbeitnehmer nicht mehr notwendig |
| Übermittlung an Arbeitgeber | Arbeitnehmer bringt oder schickt den Schein | Arbeitgeber fragt eAU aktiv bei der Krankenkasse ab |
| Verwaltung durch HR-Abteilung | Manuelle Ablage, evtl. Einscannen | Digitale Archivierung in der Softwarelösung |
| Technische Anforderungen | Keine speziellen Systeme nötig | Zertifizierte Kommunikationslösung (z.B. HR-Software) |
Was gilt für gesetzlich Versicherte?
Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer entfällt mit dem eAU-Verfahren die Pflicht, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Die Arztpraxis übermittelt die Daten direkt und elektronisch an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort digital ab.
Wichtig: Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber weiterhin sofort über die Arbeitsunfähigkeit informieren – die Krankmeldung selbst bleibt Pflicht, nur die Bescheinigung wird digital übermittelt.
Was gilt für privat Versicherte?
Das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privatversicherte Arbeitnehmer erhalten deshalb weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier, die dem Arbeitgeber eingereicht wird – je nach betrieblicher Regelung per Post, Scan oder Upload. Diese muss dem Arbeitgeber im Original vorgelegt werden, häufig zusätzlich auch der privaten Krankenversicherung.
Wichtig für HR:
- Prozesse in HR-Systemen müssen klar zwischen gesetzlich und privat Versicherten unterscheiden.
- Bei gemischten Teams sind angepasste interne Richtlinien zur Krankmeldung notwendig.
- AU-Bescheinigungen von Privatversicherten unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht, in Papierform oder als digitale Kopie.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Original oder Kopie?
Gesetzlich vorgeschrieben ist kein Papier-Original mehr für Krankenkassen oder Arbeitgeber. Nur auf Verlangen des Arbeitgebers oder für Sonderfälle (z. B. Privatversicherung, Ausland) wird noch eine Kopie benötigt.
Kommunikation mit der Krankenkasse
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die Prozesse zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen grundlegend verändert. Zwei wichtige Fragen, die in dem Zusammenhang häufig auftreten:
Wer schickt die Krankmeldung an die Krankenkasse?
- Gesetzlich Versicherte: Die Krankmeldung wird automatisch durch die behandelnde Arztpraxis an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
- Privat Versicherte: Hier ist die eigenständige Weiterleitung erforderlich – abhängig von den Vorgaben der jeweiligen Krankenkasse etwa per Post, E-Mail oder über ein Online-Portal.
Muss der Arbeitgeber die eAU aktiv abfragen?
Die Krankenkasse stellt die eAU nicht automatisch bereit. Arbeitgeber müssen die Daten aktiv abrufen, um über die Dauer und den Umfang der Arbeitsunfähigkeit informiert zu werden.
Wichtige Punkte für HR:
- Eine regelmäßige und systematisierte eAU-Abfrage ist Pflicht.
- Fristen sind einzuhalten, insbesondere bei Folgebescheinigungen oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit.
- Technische Fehler sind zu dokumentieren – ein Nachweis über die Abfrageversuche kann im Streitfall entscheidend sein.
Rückmeldung nach Krankheit: Was ist Pflicht?
Die Rückmeldung von Mitarbeitenden nach Krankheit ist grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, sondern gelebte Praxis und Bestandteil vieler moderner Personalprozesse. Während die eAU die digitale Krankmeldung vereinfacht, bleibt also die Rückmeldung nach überstandener Krankheit häufig eine organisatorische Notwendigkeit. Mitarbeitende sollten sich weiterhin aktiv zurückmelden – sei es per E-Mail, Systemmeldung oder persönlich. In vielen Unternehmen ist eine schriftliche Rückmeldung nach mehrtägiger Krankheit sogar verpflichtend geregelt.
Die gute Nachricht: HR-Tools bieten inzwischen standardisierte Workflows für Rückmeldungen und Dokumentationen.
DATEV-Schnittstelle: eAU-Abfrage effizient integrieren
Gerade für mittelständische und größere Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV abwickeln, spielt die korrekte Integration der eAU-Abfrage eine zentrale Rolle. DATEV bietet hierfür eine strukturierte Lösung:
Über "DATEV Unternehmen online" kann die Abfrage automatisiert erfolgen. In DATEV LODAS und Lohn & Gehalt sind Schnittstellen zur eAU bereits implementiert und auch Folgebescheinigungen können automatisiert erkannt und verarbeitet werden.
Voraussetzungen hierfür sind:
- Nutzung von DATEV Unternehmen online
- Aktivierung der entsprechenden Datenservices
- Pflege aktueller Stammdaten
- Einrichtung der eAU-Funktionalität
Unternehmen, die bereits DATEV für die Lohnabrechnung nutzen, können die eAU-Abfrage direkt über DATEV oder in Kombination mit einer HR-Software realisieren. Unternehmen, die eine eigenständige HR-Software bevorzugen, müssen dementsprechend sicherstellen, ob die Software die nötigen Funktionen besitzt. HRlab bietet eine vollständig integrierte Lösung ohne externe Systeme.
Es ist wichtig, die spezifischen Voraussetzungen und Integrationsmöglichkeiten der jeweiligen Systeme zu prüfen, um eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung der eAU-Abfrage sicherzustellen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software mit HR-Tool abdecken
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich der Umgang mit Krankmeldungen grundlegend verändert. Papierformulare und manuelle Abläufe gehören zunehmend der Vergangenheit an, stattdessen läuft alles digital und weitgehend automatisiert. Für Arbeitgeber heißt das: weniger Aufwand, mehr Überblick.
eAU erledigen in nur 3 Schritten mit HRlab
Krankmeldungen erfassen und verwalten ist mit HRlab ganz einfach: Sowohl die Krankmeldungen als auch die resultierende eAU-Abfrage bilden wir zu 100% automatisiert ab.
Moderne HR-Software wie HRlab übernimmt die komplette Abwicklung rund um die eAU. Die Daten werden automatisch bei den Krankenkassen abgefragt, verarbeitet und sicher archiviert. HR-Abteilungen müssen Krankmeldungen also nicht mehr hinterherlaufen, sondern haben alle relevanten Informationen zentral und jederzeit verfügbar.
Über zertifizierte Schnittstellen, etwa zu DATEV oder integrierte eAU-Module, ist ein direkter und sicherer Datenaustausch mit den gesetzlichen Krankenkassen möglich. Krankmeldungen können zeitnah abgerufen, Änderungen im Status nachvollzogen und die Informationen automatisch in die digitale Personalakte übernommen werden.
Typische Funktionen einer eAU-Software für Arbeitgeber sind unter anderem:
- automatische Abfrage der eAU bei den Krankenkassen
- übersichtliche Statusanzeigen und Benachrichtigungen bei neuen oder verlängerten Krankmeldungen
- rechtssichere Archivierung sowie DSGVO-konforme Speicherung
- nahtlose Anbindung an Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme wie DATEV oder SAP HCM
Unterm Strich sorgt eine solche Lösung für deutlich weniger Verwaltungsaufwand, reduziert Fehler und gibt Arbeitgebern die Sicherheit, alle gesetzlichen Anforderungen rund um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zuverlässig zu erfüllen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Im eAU-Verfahren schickt nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern die Arztpraxis die Krankmeldung digital an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Daten anschließend selbst elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse ab.
Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden, das heißt so schnell wie möglich, spätestens am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Bei der elektronischen Krankmeldung (eAU) bleibt diese Pflicht bestehen: Auch wenn die Bescheinigung digital über die Krankenkasse übermittelt wird, muss der Arbeitgeber so früh wie möglich informiert sein, damit er rechtzeitig über die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer verfügt.
Der Arbeitgeber erhält die elektronische Krankmeldung (eAU) nicht direkt vom Arbeitnehmer. Stattdessen wird die Bescheinigung von der Arztpraxis digital an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber muss die Daten anschließend in der Regel aktiv bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Mit der HRlab Software spart sich der Arbeitgeber diesen Schritt, da diese HR Software die eAU automatisch im System hinterlegt. So wird sichergestellt, dass die Informationen rechtzeitig und sicher in die Personalakte gelangen.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.