eAU für HR-Verantwortliche: Pflichten, Prozesse und digitale Umsetzung im Unternehmen
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich die Krankmeldung in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Doch die eAU ist nur ein Teil des digitalen Wandels im Gesundheitswesen. Für HR-Abteilungen ist es entscheidend, sämtliche Aspekte rund um elektronische Krankmeldungen zu verstehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den klassischen „gelben Schein“ und verpflichtet Arbeitgeber, die AU-Daten digital bei den Krankenkassen abzurufen.
- Für HR-Abteilungen bedeutet das: Eine verlässliche technische Infrastruktur, klare interne Prozesse und Dokumentation sind unerlässlich.
- Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen eine automatisierte eAU-Abfrage, entlasten Personalverantwortliche und sorgen für rechtssichere Abläufe.
Von der Papierbescheinigung zum digitalen Krankenschein: Was hat sich für HR verändert?
Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Krankmeldung seit 2023 gehört der „gelbe Schein“ der Vergangenheit an – jedenfalls im gesetzlichen Versicherungssystem. Der Ablauf hat sich grundlegend verändert:
| Vor eAU | Nach eAU | |
|---|---|---|
| Krankenschein- Form | Papierform („gelber Schein“) | Elektronische Datenübermittlung |
| Einreichung durch Arbeitnehmer | Physische Übergabe oder Versand an Arbeitgeber und Krankenkasse | Einreichen durch Arbeitnehmer nicht mehr notwendig |
| Übermittlung an Arbeitgeber | Arbeitnehmer bringt oder schickt den Schein | Arbeitgeber fragt eAU aktiv bei der Krankenkasse ab |
| Verwaltung durch HR-Abteilung | Manuelle Ablage, evtl. Einscannen | Digitale Archivierung in der Softwarelösung |
| Technische Anforderungen | Keine speziellen Systeme nötig | Zertifizierte Kommunikationslösung (z.B. HR-Software) |
Sonderfälle von Krankmeldungen, die weiterhin Aufmerksamkeit verlangen:
- Bei Arbeitsunfähigkeit im Ausland ist weiterhin eine ärztliche Bescheinigung auf Papier erforderlich.
- Es kommt vor, dass Krankenscheine „nicht ankommen“ – HR-Teams müssen hier gezielte Prozesse definieren, um lückenlos dokumentieren zu können.
- Bei privat Versicherten kann der elektronische Weg nicht genutzt werden.
Privat versichert: Was gilt bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Für Privatversicherte gibt es keine Verpflichtung zur Teilnahme am eAU-Verfahren. Das heißt: Privatversicherte Arbeitnehmer erhalten weiterhin eine AU-Bescheinigung in Papierform.
Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen – je nach Unternehmensregelung per Post, Scan oder Upload. Eine eAU-Abfrage ist in diesen Fällen nicht möglich.
Wichtig für HR:
- Die Prozesse müssen in HR-Systemen klar differenziert werden: gesetzlich vs. privat versichert.
- Bei gemischten Belegschaften braucht es angepasste interne Richtlinien zur Krankmeldung.
- Die Aufbewahrungspflicht für AU-Bescheinigungen bei privat Versicherten bleibt bestehen – sowohl in Papierform als auch digitalisiert.
Rückmeldung nach Krankheit: Was ist Pflicht, was ist empfehlenswert?
Während die eAU den Krankmeldungsprozess vereinfacht, bleibt die Rückmeldung nach überstandener Krankheit eine organisatorische Notwendigkeit. Mitarbeitende sollten sich weiterhin aktiv zurückmelden – sei es per E-Mail, Systemmeldung oder persönlich. In vielen Unternehmen ist eine schriftliche Rückmeldung nach mehrtägiger Krankheit sogar verpflichtend geregelt.
Die Rückmeldung ist grundsätzlich aber keine gesetzliche Pflicht, sondern gelebte Praxis und Bestandteil vieler moderner Personalprozesse.
Die gute Nachricht: HR-Tools bieten inzwischen standardisierte Workflows für Rückmeldungen und Dokumentationen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Original oder Kopie?
Die Frage, ob Arbeitgeber ein „Original“ benötigen, stellt sich zunehmend nur noch in Ausnahmefällen – z. B. bei Privatversicherten oder im Ausland erkrankten Mitarbeitern.
Was gilt für gesetzlich Versicherte?
Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer entfällt mit dem eAU-Verfahren vollständig die Pflicht, ein Original oder überhaupt irgendeinen Nachweis in Papierform vorzulegen. Die Arztpraxis übermittelt die AU direkt und elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft diese Daten digital bei der Krankenkasse ab.
Wichtig: Obwohl das Dokument in Papierform nicht mehr erforderlich ist, müssen gesetzlich Versicherte ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Also die Krankmeldung selbst bleibt Pflicht, die Übermittlung der Bescheinigung geschieht jedoch digitalisiert und direkt durch den Arzt bzw. die Krankenkasse.
Was gilt für privat Versicherte?
Da das eAU-Verfahren ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte gilt, erhalten privat Versicherte weiterhin eine papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Diese muss dem Arbeitgeber im Original vorgelegt werden – häufig zusätzlich auch zur privaten Krankenversicherung, abhängig von den Anforderungen.
Wichtig: Wie oben erwähnt, müssen in Betrieben mit sowohl gesetzlich als auch privat versicherten Mitarbeitern Personalabteilungen in der Lage sein, beide Verfahren zu verwalten.
Zusammengefasst: (e)AU - Original oder Kopie ?
- Bei gesetzlich Versicherten entfällt die Notwendigkeit eines Originals vollständig.
- Bei Privatversicherten ist eine Originalbescheinigung im Regelfall weiterhin erforderlich.
Rechtlich entscheidend ist hierbei, ob eine zwingende gesetzliche Vorschrift die Vorlage des Originals verlangt – was im gesetzlichen System durch das eAU-Verfahren eben nicht der Fall ist.
Kommunikation mit der Krankenkasse
Die eAU hat die Schnittstelle zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen neu definiert. Kurz gefasst:
Wer schickt die Krankmeldung an die Krankenkasse?
- Bei gesetzlich Versicherten: automatisch der Arzt.
- Bei privat Versicherten: eigenständige Übermitteln, z. B. per Post, E-Mail oder Upload im Online-Portal – je nach Vorgaben der jeweiligen Krankenkasse.
Muss der Arbeitgeber die eAU aktiv abfragen? Ja, ohne Abfrage erfolgt keine automatische Zustellung.
Für HR relevant:
- Eine regelmäßige und systematisierte eAU-Abfrage ist Pflicht.
- Fristen müssen gewahrt werden, insbesondere bei wiederholten AU oder Folgebescheinigungen.
- Technische Fehler sind zu dokumentieren – ein Nachweis über die Abfrageversuche kann im Streitfall entscheidend sein.
DATEV-Schnittstelle: eAU-Abfrage effizient integrieren
Gerade für mittelständische und größere Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV abwickeln, spielt die korrekte Integration der eAU-Abfrage eine zentrale Rolle. DATEV bietet hierfür eine strukturierte Lösung:
Über "DATEV Unternehmen online" kann die Abfrage automatisiert erfolgen. In DATEV LODAS und Lohn & Gehalt sind Schnittstellen zur eAU bereits implementiert und auch Folgebescheinigungen können automatisiert erkannt und verarbeitet werden.
Voraussetzungen hierfür sind:
- Nutzung von DATEV Unternehmen online
- Aktivierung der entsprechenden Datenservices
- Pflege aktueller Stammdaten
- Einrichtung der eAU-Funktionalität
Unternehmen, die bereits DATEV für die Lohnabrechnung nutzen, können die eAU-Abfrage direkt über DATEV oder in Kombination mit einer HR-Software realisieren. Für Unternehmen, die eine eigenständige HR-Software bevorzugen, bietet HRlab eine vollständig integrierte Lösung ohne externe Systeme.
Es ist wichtig, die spezifischen Voraussetzungen und Integrationsmöglichkeiten der jeweiligen Systeme zu prüfen, um eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung der eAU-Abfrage sicherzustellen.
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