Digitale Krankmeldung (eAU) durch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich die Krankmeldung in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Doch die eAU ist nur ein Teil des digitalen Wandels im Gesundheitswesen. Für HR-Abteilungen ist es entscheidend, sämtliche Aspekte rund um elektronische Krankmeldungen und einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Software zu verstehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den klassischen „gelben Schein“ und verpflichtet Arbeitgeber, die AU-Daten digital bei den Krankenkassen abzurufen.
- Für HR-Abteilungen bedeutet das: Eine verlässliche technische Infrastruktur, klare interne Prozesse und Dokumentation sind unerlässlich.
- Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen eine automatisierte eAU-Abfrage, entlasten Personalverantwortliche und sorgen für rechtssichere Abläufe.
Wie funktioniert digitale Krankmeldung?
Die digitale Krankmeldung bezeichnet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die den klassischen „gelben Schein“ ersetzt. Seit 2022 übermitteln Arztpraxen Krankmeldungen direkt digital an die Krankenkassen. Arbeitgeber rufen die Daten anschließend elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse ab, sodass Beschäftigte ihrem Unternehmen keine Papierbescheinigung mehr vorlegen müssen.
Technische Systeme dahinter
Die Übertragung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI), das sichere digitale Netzwerk des deutschen Gesundheitswesens. Innerhalb dieser Infrastruktur wird die Kommunikation zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber durch den Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) gewährleistet. KIM stellt dabei einen verschlüsselten, standardisierten und authentifizierten Übertragungsweg bereit, über den Arztpraxen die eAU-Daten digital an die jeweilige Krankenkasse senden. Grundlage für diese sichere Identifikation ist die elektronische Gesundheitskarte (eGK), die zusammen mit dem Heilberufsausweis (HBA) und dem Praxis- bzw. Institutionsausweis (SMC-B) eine eindeutige Authentifizierung und Signatur ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass die sensiblen Gesundheitsdaten nur zwischen berechtigten Teilnehmern ausgetauscht werden und den Anforderungen der Datensicherheit und DSGVO-Konformität entsprechen.
Unterscheidung der Begriffe
Die eAU ist der offizielle Fachbegriff für diesen Prozess im Gesundheitssystem, während „digitale Krankmeldung“ ein allgemeiner oder umgangssprachlicher Ausdruck ist, der die eAU selbst, den digitalen Übermittlungsprozess oder auch Apps und Tools zur Krankmeldung bezeichnen kann.
So hat sich der Prozess der digitalen Krankmeldung verändert
Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Krankmeldung seit 2023 gehört der „gelbe Schein“ der Vergangenheit an – jedenfalls im gesetzlichen Versicherungssystem. Der Ablauf hat sich grundlegend verändert:
| Prozesse | Vor digitaler Krankmeldung | Nach digitaler Krankmeldung |
|---|---|---|
| Krankenscheinform | Papierform („gelber Schein“) | Elektronische Datenübermittlung |
| Einreichung durch Arbeitnehmer | Physische Übergabe oder Versand an Arbeitgeber und Krankenkasse | Einreichen durch Arbeitnehmer nicht mehr notwendig |
| Übermittlung an Arbeitgeber | Arbeitnehmer bringt oder schickt den Schein | Arbeitgeber fragt eAU aktiv bei der Krankenkasse ab |
| Verwaltung durch HR-Abteilung | Manuelle Ablage, evtl. Einscannen | Digitale Archivierung in der Softwarelösung |
| Technische Anforderungen | Keine speziellen Systeme nötig | Zertifizierte Kommunikationslösung (z.B. HR-Software) |
Was gilt für gesetzlich Versicherte?
Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer entfällt mit dem eAU-Verfahren die Pflicht, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Die Arztpraxis übermittelt die Daten direkt und elektronisch an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort digital ab.
Wichtig: Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber weiterhin sofort über die Arbeitsunfähigkeit informieren – die Krankmeldung selbst bleibt Pflicht, nur die Bescheinigung wird digital übermittelt.
Was gilt für privat Versicherte?
Das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privatversicherte Arbeitnehmer erhalten deshalb weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier, die dem Arbeitgeber eingereicht wird – je nach betrieblicher Regelung per Post, Scan oder Upload. Diese muss dem Arbeitgeber im Original vorgelegt werden, häufig zusätzlich auch der privaten Krankenversicherung.
Wichtig für HR:
- Prozesse in HR-Systemen müssen klar zwischen gesetzlich und privat Versicherten unterscheiden.
- Bei gemischten Teams sind angepasste interne Richtlinien zur Krankmeldung notwendig.
- AU-Bescheinigungen von Privatversicherten unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht, in Papierform oder als digitale Kopie.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Original oder Kopie?
Gesetzlich vorgeschrieben ist kein Papier-Original mehr für Krankenkassen oder Arbeitgeber. Nur auf Verlangen des Arbeitgebers oder für Sonderfälle (z. B. Privatversicherung, Ausland) wird noch eine Kopie benötigt.
Kommunikation mit der Krankenkasse
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die Prozesse zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen grundlegend verändert. Zwei wichtige Fragen, die in dem Zusammenhang häufig auftreten:
Wer schickt die Krankmeldung an die Krankenkasse?
- Gesetzlich Versicherte: Die Krankmeldung wird automatisch durch die behandelnde Arztpraxis an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
- Privat Versicherte: Hier ist die eigenständige Weiterleitung erforderlich – abhängig von den Vorgaben der jeweiligen Krankenkasse etwa per Post, E-Mail oder über ein Online-Portal.
Muss der Arbeitgeber die eAU aktiv abfragen? Die Krankenkasse stellt die eAU nicht automatisch bereit. Arbeitgeber müssen die Daten aktiv abrufen, um über die Dauer und den Umfang der Arbeitsunfähigkeit informiert zu werden.
Wichtige Punkte für HR:
- Eine regelmäßige und systematisierte eAU-Abfrage ist Pflicht.
- Fristen sind einzuhalten, insbesondere bei Folgebescheinigungen oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit.
- Technische Fehler sind zu dokumentieren – ein Nachweis über die Abfrageversuche kann im Streitfall entscheidend sein.
Rückmeldung nach Krankheit: Was ist Pflicht?
Die Rückmeldung von Mitarbeitenden nach Krankheit ist grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht, sondern gelebte Praxis und Bestandteil vieler moderner Personalprozesse. Während die eAU die digitale Krankmeldung vereinfacht, bleibt also die Rückmeldung nach überstandener Krankheit häufig eine organisatorische Notwendigkeit. Mitarbeitende sollten sich weiterhin aktiv zurückmelden – sei es per E-Mail, Systemmeldung oder persönlich. In vielen Unternehmen ist eine schriftliche Rückmeldung nach mehrtägiger Krankheit sogar verpflichtend geregelt.
Die gute Nachricht: HR-Tools bieten inzwischen standardisierte Workflows für Rückmeldungen und Dokumentationen.
DATEV-Schnittstelle: eAU-Abfrage effizient integrieren
Gerade für mittelständische und größere Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung über DATEV abwickeln, spielt die korrekte Integration der eAU-Abfrage eine zentrale Rolle. DATEV bietet hierfür eine strukturierte Lösung:
Über "DATEV Unternehmen online" kann die Abfrage automatisiert erfolgen. In DATEV LODAS und Lohn & Gehalt sind Schnittstellen zur eAU bereits implementiert und auch Folgebescheinigungen können automatisiert erkannt und verarbeitet werden.
Voraussetzungen hierfür sind:
- Nutzung von DATEV Unternehmen online
- Aktivierung der entsprechenden Datenservices
- Pflege aktueller Stammdaten
- Einrichtung der eAU-Funktionalität
Unternehmen, die bereits DATEV für die Lohnabrechnung nutzen, können die eAU-Abfrage direkt über DATEV oder in Kombination mit einer HR-Software realisieren. Unternehmen, die eine eigenständige HR-Software bevorzugen, müssen dementsprechend sicherstellen, ob die Software die nötigen Funktionen besitzt. HRlab bietet eine vollständig integrierte Lösung ohne externe Systeme.
Es ist wichtig, die spezifischen Voraussetzungen und Integrationsmöglichkeiten der jeweiligen Systeme zu prüfen, um eine effiziente und rechtskonforme Umsetzung der eAU-Abfrage sicherzustellen.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der HR-Software
Mit der Einführung der eAU wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zunehmend softwaregestützt und vollständig elektronisch verarbeitet. Für Arbeitgeber bedeutet das eine grundlegende Veränderung in der Verwaltung von Krankmeldungen: Statt Papierformularen übernimmt eine HR-Software wie HRlab die automatisierte Abfrage, Verarbeitung und Archivierung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung-Software für Arbeitgeber ermöglicht den direkten, sicheren Datenaustausch mit den Krankenkassen über zertifizierte Schnittstellen – beispielsweise über DATEV oder integrierte eAU-Module. Dadurch können HR-Abteilungen Krankmeldungen in Echtzeit abrufen, Statusänderungen nachverfolgen und alle relevanten Informationen automatisiert in die digitale Personalakte übernehmen.
Zu den zentralen Funktionen einer modernen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung-Software gehören:
- Automatisierte eAU-Abfrage bei den gesetzlichen Krankenkassen
- Transparente Statusanzeige und Benachrichtigung bei neuen oder verlängerten Krankmeldungen
- Rechtssichere Archivierung und DSGVO-konforme Datenhaltung
- Integration in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme (z. B. DATEV, SAP HCM)
Der Einsatz einer solchen Lösung reduziert den administrativen Aufwand erheblich, minimiert Fehlerquellen und stellt sicher, dass Arbeitgeber ihren gesetzlichen Pflichten bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung effizient und zuverlässig nachkommen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Im eAU-Verfahren schickt nicht mehr der Arbeitnehmer, sondern die Arztpraxis die Krankmeldung digital an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die Daten anschließend selbst elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse ab.
Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden, das heißt so schnell wie möglich, spätestens am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Bei der elektronischen Krankmeldung (eAU) bleibt diese Pflicht bestehen: Auch wenn die Bescheinigung digital über die Krankenkasse übermittelt wird, muss der Arbeitgeber so früh wie möglich informiert sein, damit er rechtzeitig über die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer verfügt.
Der Arbeitgeber erhält die elektronische Krankmeldung (eAU) nicht direkt vom Arbeitnehmer. Stattdessen wird die Bescheinigung von der Arztpraxis digital an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber muss die Daten anschließend in der Regel aktiv bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Mit der HRlab Software spart sich der Arbeitgeber diesen Schritt, da diese HR Software die eAU automatisch im System hinterlegt. So wird sichergestellt, dass die Informationen rechtzeitig und sicher in die Personalakte gelangen.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.