Berechtigungsmatrix: Beispiel, Aufbau und Vorlage für HR-Zugriffsrechte
Gerade im Personalbereich laufen besonders sensible Informationen zusammen. Trotzdem werden Berechtigungen oft „mitgedacht“, aber selten strukturiert festgehalten. Genau hier entsteht ein Risiko. Ein Berechtigungsmatrix Beispiel macht schnell sichtbar, worum es im HR-Alltag wirklich geht: Wer darf welche personenbezogenen Daten ansehen, bearbeiten oder freigeben und wer bewusst nicht?
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Berechtigungsmatrix zeigt klar, wer im Unternehmen welche Daten sehen, bearbeiten oder freigeben darf.
- Gerade im Personalwesen schützt sie sensible Informationen wie Gehälter, Verträge oder Krankmeldungen
- Sie hilft dabei, DSGVO-konforme Zugriffsrechte transparent zu dokumentieren.
- In diesem Beitrag finden Sie ein Berechtigungsmatrix Beispiel für HR, den typischen Aufbau und Tipps für die Umsetzung.
Was ist eine Berechtigungsmatrix?
Eine Berechtigungsmatrix ist ein strukturiertes Werkzeug, das genau dokumentiert, wer in einem Unternehmen Zugriff auf welche Daten oder Funktionen hat und in welcher Form (lesen, bearbeiten, freigeben). Sie dient vor allem dazu, Transparenz, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Im HR- oder IT-Kontext wird sie oft eingesetzt, um sensible Daten zu schützen und die Zugriffsrechte klar zu definieren.
Drei Kernelemente
| Kernelement | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Rollen | Definieren, wer im Unternehmen Zugriff erhält. Rollen bündeln Aufgaben und Verantwortlichkeiten und dienen als Grundlage für die Vergabe von Berechtigungen. | HR Admin<br>HR Manager<br>Führungskraft<br>Mitarbeitende |
| Daten / Objekte / Funktionen | Beschreiben, worauf sich der Zugriff bezieht – also welche Informationen, Module oder Prozesse geschützt werden sollen. | Personalakte<br>Gehaltsdaten<br>Abwesenheiten<br>Vertragsdokumente<br>Reports & Auswertungen |
| Rechte | Legen fest, welche Aktionen eine Rolle auf bestimmte Daten oder Funktionen ausführen darf. | Lesen<br>Bearbeiten<br>Freigeben<br>Löschen |
Warum Berechtigungen in HR besonders kritisch sind
Im HR-Bereich laufen die sensibelsten Informationen eines Unternehmens zusammen: Gehälter, Vertragsdaten, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen – alles hochvertraulich. Wenn nicht klar geregelt ist, wer auf welche Daten zugreifen darf, entstehen schnell Probleme: Mitarbeitende verlieren Vertrauen, Fehler schleichen sich ein, und rechtliche Risiken wie DSGVO-Verstöße nehmen zu.
Gerade in großen Teams oder wachsenden Unternehmen zeigt sich schnell, dass „ein bisschen Zugriff für alle“ keine Lösung ist. Jede Rolle, jede Funktion braucht präzise definierte Rechte, damit sensible Daten geschützt bleiben, HR-Prozesse reibungslos laufen und Audits ohne Stress bestanden werden können. Mit einer gut durchdachten Berechtigungsmatrix lässt sich genau dokumentieren, wer was sehen oder bearbeiten darf – und wer bewusst keinen Zugriff hat. So wird Datenschutz nicht nur ein Papierdokument, sondern ein gelebter Prozess im HR-Alltag.
Ziele einer Berechtigungsmatrix
- Sichtbarkeit schaffen: Auf einen Blick sehen, wer was darf
- Fehler vermeiden: Zu breite oder veraltete Zugriffsrechte verhindern
- Compliance sichern: Nachweisbar und auditfähig dokumentieren (z. B. DSGVO, interne Kontrollen)
Berechtigungsmatrix Beispiel (HR)
| HR-Daten / Funktionen | HR Admin | HR Manager | Führungskraft | Mitarbeitende |
|---|---|---|---|---|
| Personalakte | Lesen / Bearbeiten | Lesen | Lesen (eigene MA) | Lesen (eigene) |
| Gehaltsdaten | Lesen / Bearbeiten | Lesen | – | – |
| Abwesenheiten | Lesen / Bearbeiten | Lesen / Freigeben | Lesen / Freigeben | Lesen / Beantragen |
| Vertragsdokumente | Lesen / Bearbeiten | Lesen | – | Lesen (eigene) |
| Reports & Auswertungen | Lesen | Lesen | Lesen (Team) | – |
Typische Herausforderungen bei der Umsetzung
Viele HR-Teams starten ihre Berechtigungsmatrix in Excel oder ähnlichen Tabellen. Das ist ein guter Anfang, stößt aber schnell an Grenzen:
- Hoher Pflegeaufwand: Jede neue Rolle, jeder neue Mitarbeitende muss manuell eingetragen werden – das kostet Zeit und Nerven.
- Fehleranfälligkeit: Ein falscher Haken, ein vergessenes Update und plötzlich hat jemand Zugriff, der es nicht haben sollte.
- Keine Versionierung: Änderungen sind schwer nachzuvollziehen. Wer hat wann was geändert? Das bleibt unklar.
- Keine Audit-Trails: Für DSGVO, interne Kontrollen oder Audits ist eine Excel-Liste oft nicht ausreichend dokumentiert.
- Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder bei vielen Mitarbeitenden wird die manuelle Verwaltung schnell unpraktikabel und riskant.
Hier setzt moderne HR-Software an: Sie bildet die Berechtigungen automatisch, nachvollziehbar und sicher ab, ohne dass jede Änderung händisch gepflegt werden muss.
Berechtigungsmatrix in HR-Software umsetzen
Im Rollen‑ und Berechtigungskonzept, wie HRlab es demonstriert, werden Zugriffsrechte nicht individuell für jede Person, sondern auf Basis von Rollen vergeben. Eine flexible Erstellung von weiteren Rollen und Zugriffsrechten ist natürlich dennoch möglich. Die Zugriffsberechtigung wird dabei spielend leicht durch Schieberegler konfiguriert. So lässt sich transparent steuern, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf – ganz im Sinne einer DSGVO‑konformen HR‑Praxis. Im Detail können Sie hier sich das Rollen- und Berechtigungskonzepte von HRlab als PDF ansehen.
Vorteile gegenüber Excel
- Rollenbasiert: Berechtigungen werden zentral über Rollen gesteuert – keine manuellen Einzelanpassungen mehr nötig.
- DSGVO-konform: Zugriff auf sensible HR-Daten ist nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher.
- Skalierbar: Auch bei wachsendem Team oder mehreren Standorten bleibt das Berechtigungskonzept übersichtlich und einfach zu pflegen.
- Automatisierung: Sobald Rollen und Berechtigungen definiert sind, können mit HRlab Workflows automatisiert ablaufen
Rechtemanagement mit HRlab
Das Rechtemanagement innerhalb der HRlab Software bietet Ihnen jederzeit den vollen Überblick über alle Zugriffsrechte in Ihrem Unternehmen. Dank feingranularer Rollen und klar definierter Berechtigungen sehen und bestimmen Sie genau, wer auf welche sensiblen HR-Daten zugreifen kann.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Excel eignet sich für den Einstieg. Bei vielen Rollen oder häufigen Änderungen ist eine rollenbasierte Software-Lösung oft sicherer und leichter zu pflegen.
Mindestens Rollen, Daten/Funktionen und Rechte (Lesen, Bearbeiten, Freigeben). Optional auch Export-, Lösch- oder Admin-Rechte.
Ein Rollenmodell definiert, welche Rollen es im Unternehmen gibt (z. B. HR Admin, HR Manager, Führungskraft) und welche Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten diese Rollen grundsätzlich haben.
Eine Berechtigungsmatrix dokumentiert dagegen konkret, welche Rolle welche Rechte auf welche Daten oder Funktionen hat (z. B. Personalakte: lesen/bearbeiten, Gehaltsdaten: nur lesen).
Kurz gesagt: Rollenmodell = Rollen definieren, Berechtigungsmatrix = Rechte je Rolle transparent abbilden.