DSGVO-konforme HR-Software: Auf was muss HR bei der Auswahl achten?
Da Personalabteilungen naturgemäß mit hochsensiblen, personenbezogenen Daten arbeiten, steht die Compliance hier unter strenger Beobachtung durch Aufsichtsbehörden. Eine DSGVO-konforme HR-Software muss daher so konzipiert sein, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben systemseitig abbildet, um Unternehmen vor empfindlichen Bußgeldern und Haftungsrisiken zu schützen. Wir verraten, worauf genau bei der Auswahl zu achten ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine DSGVO-konforme HR-Software schützt sensible Beschäftigtendaten standardmäßig durch integrierte technische und organisatorische Maßnahmen.
- Granulare Berechtigungskonzepte steuern den Datenzugriff strikt nach dem internen Zuständigkeitsbereich und dem datenschutzrechtlichen Minimalprinzip.
- Der Abschluss eines rechtsgültigen Vertrags zur Auftragsverarbeitung bildet die fundamentale Basis für den Einsatz cloudbasierter Personalsysteme.
- Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung müssen für jeden HR-Prozess präzise definiert und systemseitig abgebildet werden.
Was ist eine DSGVO-konforme HR-Software?
Eine DSGVO-konforme HR-Software ist eine spezialisierte IT-Lösung für das Personalmanagement, welche die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Löschung von personenbezogenen Beschäftigtendaten strikt nach den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umsetzt.
Technische Kriterien für Datenschutz in der Personalverwaltung
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben erfordert konkrete softwareseitige Schutzmechanismen. Bei der Auswahl einer HR-Management-Software sichern zum Beispiel folgende technischen Parameter Compliance:
| Technische Funktion | Gesetzliche Grundlage | Nutzen für das HR-Management |
|---|---|---|
| Rollenbasierte Zugriffskontrolle | Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vertraulichkeit) | Steuert den Zugriff nach dem Minimalprinzip. |
| Revisionssichere Audit-Logs | Art. 5 Abs. 1 DSGVO (Grundsätze für die Verarbeitung) | Ein Audit-Log stellt sicher, dass Daten nicht unbefugt verändert werden und Zugriffe nachvollziehbar sind. |
| Pseudonymisierung | Art. 4 Nr. 5 DSGVO (Begriffsbestimmungen) | Anonymisierung, z.B. bei Verarbeitung von Mitarbeiterdaten zur Ermittlung von Vergleichs- und Durchschnittswerten bei Analysefunktionen. Relevante Mitarbeiterdaten werden nach gesetzlichen Vorgaben anonymisiert. Daten bleiben für internes Reporting nutzbar, ohne dass Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. |
| Durchgängige Verschlüsselung | Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) | Schützt die Erhebung und Übertragung sensibler Daten vor unbefugtem Abfangen. |
Anwendungsbeispiel für gelungene DSGVO in HR Software
Die HR-Praxis in kleinen und mittleren Unternehmen ist durch komplexe Datenstrukturen und personelle Doppelrollen geprägt. Als datenschutzrechtlich Verantwortliche verarbeiten HR-Manager:innen täglich hochsensible Informationen der betroffenen Personen. Die Bandbreite reicht von klassischen Stammdaten über sensible Lohnabrechnungsdaten bis hin zu schützenswerten Gesundheitsdaten. Ohne spezialisierte Systeme führt diese Vielfalt an Datenkategorien zu Haftungsrisiken im operativen Tagesgeschäft.
Über HRlab
HRlab ist eine HR Software, die 100% DSGVO-konform ist. Die Software läuft auf ISO 27001 zertifizierten Servern – dem internationalen Standard für Informationssicherheit. Alle Daten werden ausschließlich auf DE-Servern gespeichert und per SSL/TLS verschlüsselt übertragen. Für den HR-Alltag besonders relevant: Audit-Logs für alle Änderungen protokollieren jeden Zugriff automatisch – genau das, was Betriebsprüfungen und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen erfordern. Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können.
Praxisbeispiel: Berechtigungskonzepte bei Abteilungswechseln
Interne Beförderungen und Abteilungswechsel verändern die Berichtslinien und somit die Notwendigkeit des Datenzugriffs. Ein klassischer Fehler im Mittelstand ist das Mitschleifen von Zugriffsrechten. Scheidet eine Arbeitskraft aus einem Team aus, darf die ehemalige Führungskraft ab diesem Tag keinen Einblick mehr in die digitale Personalakte, in Leistungsbeurteilungen oder in krankheitsbedingte Fehlzeiten des früheren Teammitglieds haben. Das datenschutzrechtliche Need-to-know-Prinzip verlangt eine sofortige Anpassung aller Freigaben.
Die HRlab-Lösung: Die Software koppelt die Zugriffsberechtigungen dynamisch an das im System hinterlegte Organigramm und die jeweilige Berechtigungsgruppe (wie Administrator, HR oder User). Sobald ein abteilungsübergreifender Wechsel oder eine Anpassung des Jobtitels im Mitarbeiterprofil verbucht wird, zieht das System alle verknüpften Rollenprofile in Echtzeit nach. Die Entzugskette für Altdaten erfolgt automatisch im Hintergrund.
Checkliste für HR: Der rechtliche Rahmen im Beschäftigtendatenschutz
Der Gesetzgeber knüpft die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten an strikte rechtliche Hürden. Das Fundament für die tägliche Personalarbeit bilden dabei im Wesentlichen die Kernbereiche des Art. 6 DSGVO sowie nationale Sonderregelungen:
§ 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz): Diese zentrale nationale Erlaubnisnorm legitimiert die Datenverarbeitung im Unternehmen, sofern sie für die Entscheidung über die Begründung, für die Durchführung oder für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwingend erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Dient als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen vorab eine freiwillige, informierte und unmissverständliche Willensbekundung der betroffenen Person für einen bestimmten Verarbeitungszweck eingeholt wird (z. B. Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Regelt die Zulässigkeit der Verarbeitung zur Erfüllung des Arbeitsvertrags sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Bewerbungsprozess.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Greift, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung steuerlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Pflichten des Arbeitgebers zwingend erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Kommt zum Tragen, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens oder eines Dritten notwendig ist und die Grundrechte der Beschäftigten nicht überwiegen (z. B. IT-Sicherheitsmaßnahmen).
Art. 9 DSGVO (Besondere Kategorien personenbezogener Daten): Setzt extrem hohe Hürden für den Umgang mit hochsensiblen Informationen wie Gesundheitsdaten (z. B. krankheitsbedingte Fehlzeiten, Behinderungen) oder der Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer. Die Software muss diese Datenfelder isoliert verwalten.
Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung): Da moderne HR-Systeme als cloudbasierter Softwareservice (SaaS) betrieben werden, erhebt und verarbeitet der Anbieter Daten im Auftrag des Arbeitgebers als weisungsgebundener Dienstleister. Der Abschluss eines entsprechenden Vertrags (AVV) ist gesetzliche Pflicht.
Tipp: Sichere Datenaufbewahrung bei Vertragsbeendigung
Ein kritischer und oft übersehener Aspekt des HR-Datenschutzes betrifft das Ende des Nutzungsverhältnisses zwischen dem Arbeitgeber und dem Software-Anbieter. Eine DSGVO-konforme Lösung darf Daten nach Vertragsende weder sofort unwiderruflich löschen noch unbegrenzt weiterführen.
Ein rechtssicheres System wie HRlab sieht vor, dass das jeweilige Nutzerkonto inklusive aller Profilinhalte und Mitarbeiterdaten nach der Kündigung weisungsgemäß für eine definierte Aufbewahrungszeit von beispielsweise drei Monaten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt wird. Diese kontrollierte Einschränkung der Verarbeitung schützt das Unternehmen vor irreversiblem Datenverlust, falls innerhalb dieser Frist ein Anschlussvertrag geschlossen wird. Erst nach Ablauf dieser gesicherten Karenzzeit erfolgt die endgültige, datenschutzkonforme Löschung auf den Servern des Anbieters.
FAQ
Welche HR-Software ist DSGVO-konform für den Mittelstand?
DSGVO-konform ist eine HR-Software dann, wenn sie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen als native Funktionen mitbringt – nicht als optionale Ergänzung. Für den Mittelstand besonders relevant sind zum Beispiel Löschfristen, rollenbasiertes Berechtigungsmanagement und revisionssichere Audit-Logs. HRlab wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt und bildet diese Anforderungen systemseitig ab – ohne dass HR-Teams rechtliche Detailkenntnisse vorhalten müssen.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten, wenn ich HR-Software einsetze?
Unternehmen mit, in der Regel, 20 oder mehr Mitarbeitenden, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, sind zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Die Pflicht kann auch bei weniger Mitarbeitenden bestehen, wenn besondere Kategorien von Daten – etwa Gesundheitsdaten – verarbeitet werden. Unabhängig davon empfiehlt es sich, bei der Einführung einer HR-Software den DSB frühzeitig einzubeziehen, um Risiken und spätere Nacharbeit zu vermeiden.
Gibt es Anbieter von Personalmanagement-Software, die in Deutschland hosten und DSGVO-konform sind?
Ja, es gibt auf dem deutschen Markt eine Reihe von HR-Software-Anbietern mit Serverstandorten in Deutschland. HRlab hostet Daten ausschließlich auf deutschen Servern und ist zu 100% DSGVO-konform.
