Aufbau Personalabteilung Mittelstand: Wann und wie richtig aufstellen

Die wichtigsten Aufgabenbereiche für HR

Beim Aufbau einer Personalabteilung im Mittelstand ist eine klare Abgrenzung der Aufgaben entscheidend. Denn nicht alles muss sofort perfekt sein, aber die richtigen Themen zur richtigen Zeit machen den Unterschied zwischen Überlastung und echter Entlastung. In der Praxis lassen sich sechs zentrale Aufgabenbereiche identifizieren, die den Kern professioneller Personalarbeit bilden. Zur Veranschaulichung haben wir unsere Case Study von EDEKA Struve mit herangezogen.

1. Recruiting und Onboarding

Recruiting ist für viele Mittelständler der erste Berührungspunkt mit professioneller HR-Arbeit. Mit wachsender Mitarbeiterzahl steigen nicht nur die Bewerbungen, sondern auch die Anforderungen an Struktur, Geschwindigkeit und Kommunikation.

Typische Aufgaben:

• Steuerung des Bewerbungsprozesses
• Koordination von Fachbereichen
• Vertragsvorbereitung
• Strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeitender

Praxisbeispiel Edeka Struve:

Auch bei Edeka Struve war der Fachkräftemangel deutlich spürbar. Um das Recruiting zu professionalisieren, wurde die Candidate Journey klar definiert und das Employer Branding gezielt weiterentwickelt. Ein besonderer Fokus lag auf dem Onboarding: Neue Mitarbeitende werden heute über einen zentralen Starter-Tag begrüßt. Digitale Lernmodule zu Hygiene, Arbeitsschutz oder Brandschutz sorgen für einen einheitlichen Wissensstand – ergänzt durch Mentoren in den Märkten, die insbesondere Quereinsteigern den Einstieg erleichtern.

2. Vertragsmanagement und Personaladministration

Die Personaladministration bildet das Rückgrat jeder HR-Abteilung, wird aber häufig unterschätzt. Gerade hier entstehen im Mittelstand viele manuelle Aufwände und Fehlerquellen.

Typische Aufgaben:

• Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen
• Verwaltung von Personalakten
• Fristen- und Dokumentenmanagement
• Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte

Praxisbeispiel Edeka Struve:

Zu Beginn waren viele administrative Prozesse ausgelagert oder historisch gewachsen. Mit steigender Komplexität entschied sich das HR-Team bewusst, zentrale administrative Aufgaben wieder ins Unternehmen zurückzuholen. Dafür wurden Kompetenzen aufgebaut, Prozesse dokumentiert und Verantwortlichkeiten klar geregelt – eine wichtige Voraussetzung für Transparenz und Verlässlichkeit.

3. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Spätestens ab 20 Mitarbeitenden wird deutlich: Excel-Listen und Zurufe funktionieren nicht mehr. Transparente und rechtskonforme Lösungen sind notwendig und das auch im Sinne der Führungskräfte.

Typische Aufgaben:

• Erfassung von Arbeitszeiten
• Verwaltung von Urlaub und Fehlzeiten
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Auswertungen für Führung und Payroll

Praxisbeispiel Edeka Struve::

Auch hier liefen viele Prozesse zu Beginn noch manuell – teilweise sogar papierbasiert. Ziel der Umstellung war nicht Kontrolle, sondern Entlastung und Verlässlichkeit: für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR gleichermaßen.

4. Gehaltsabrechnung (intern oder extern)

Die Entgeltabrechnung ist einer der sensibelsten HR-Bereiche. Fehler wirken sich unmittelbar auf Vertrauen und Motivation aus.

Entscheidungsfrage für den Mittelstand:

• intern aufbauen
• extern auslagern
• oder als Hybridmodell organisieren?

Praxisbeispiel Edeka Struve:

Ein externer Partner hatte lange Zeit zentrale Aufgaben übernommen. Mit Blick auf wachsende Anforderungen und den Ruhestand dieses Partners entschied sich das HR-Team, die Abrechnung schrittweise neu aufzustellen – mit klaren Prozessen und verlässlichen digitalen Schnittstellen.

5. Personalentwicklung, Führung und Kultur

Mit wachsender Organisation rücken Themen in den Fokus, die über reine Verwaltung hinausgehen: Entwicklung, Führung und Unternehmenskultur.

Typische Aufgaben:

• Weiterbildung und Qualifizierung
• Führungskräfteentwicklung
• Kultur- und Wertearbeit
• Begleitung von Veränderungsprozessen

Praxisbeispiel Edeka Struve:

Ein wichtiger Schritt war die bewusste Arbeit an Teamkultur und Selbstverständnis. In Workshops wurden Vision, Mission und Rolle der HR-Abteilung definiert. Der Leitsatz: HR versteht sich als Partner und Dienstleister für die Menschen im Unternehmen – nicht als Kontrollinstanz.

6. Digitalisierung als verbindendes Element

Digitalisierung ist kein eigener Aufgabenbereich, sondern der Enabler für alle anderen. Ziel ist nicht Technik um der Technik willen, sondern Entlastung vom administrativen Ballast.

Praxisbeispiel Edeka Struve:

Ein zentrales HR-System wurde zum digitalen Rückgrat der Personalarbeit. Prozesse wurden transparenter, Informationen zentral verfügbar, manuelle Tätigkeiten reduziert. Der Anspruch dabei war klar:

So unterstützt Software den Aufbau einer Personalabteilung

Im Mittelstand wird HR häufig noch über Excel, E-Mail und Papierakten organisiert. Das mag anfangs funktionieren, doch mit wachsender Mitarbeiterzahl führen manuelle Prozesse schnell zu Problemen. Fehler, fehlende Transparenz und hoher Verwaltungsaufwand belasten Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen.

Die Digitalisierung der HR-Aufgaben kann diese Probleme deutlich reduzieren. Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Aufgabenbereiche aus diesem Artikel, typische Herausforderungen und wie Software sie effizient unterstützt: