Personalmanagementsystem – Funktionen & Übersicht
Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, dass ein hoher Anteil der Personalarbeit sehr administrativ ausfällt. Und genau dieser Bereich noch dazu oft wiederholt auftritt. Da setzen Personalmanagementsysteme an, denn alle Personaldaten und Prozesse werden hier zentral abgelegt und verwaltet.
Was ist ein Personalmanagementsystem?
Ein Personalmanagementsystem - auch als Personalmanagement Software oder HRMS (Human Resource Management System) bekannt - ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen.
Diese bildet die verschiedenen Arbeitsprozesse von Personalabteilungen digital ab, um die Personalverwaltung und die damit anfallenden Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit für Personalabteilungen stark zu vereinfachen. Gleichzeitig macht ein Personalmanagementsystem Aktenordner und verteilte Excel-Listen im Unternehmen überflüssig.
Das wird zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten gewährleistet. So ein Programm für das Personalmanagement vereint also alle Arbeitsbereiche der Mitarbeiterverwaltung und verschlankt sperrige HR-Prozesse.
Unterschied Personalmanagementsystem und Personal Management System
Der Unterschied ist hier in den zwei hier zu Grunde liegenden Sprachen zu finden. Denn das deutsche Personalmanagementsystem bezeichnet ein System zur Verwaltung von Mitarbeitern – oft auch als HRMS bezeichnet.
Dagegen bezeichnet das englische Personal Management System oder auch PMS ein System zur Verwaltung der eigenen Aufgaben, Ideen und Daten. Das kann für Verwirrung sorgen. Einer der besten Indikatoren ist hier die Schreibweise als ein Wort für den deutschen Begriff oder als drei Worte für die englische Variante.
Kernfunktionen eines Personalmanagementsystems
Auch wenn sich die Aufgaben der reinen Personalverwaltung kontinuierlich weiterentwickeln, so kann man die Kernfunktionen dennoch in drei Bereiche aufteilen:
- Erfassen von Daten
- Speichern von Daten
- Auswerten von Daten
Die Personaldaten bilden dabei immer die Ausgangslage. Typischerweise sammelt die Personalakte alle personalrelevanten Informationen zu den Mitarbeitern. Dazu gehören Angaben zum Wohnort, Sozialversicherung, Lohn und Ausstattung, aber auch Qualifikationen und Dokumente wie Verträge oder Zusatzvereinbarungen.
Erweitert wird dieser Bereich durch Daten, die regelmäßig neu erfasst werden. Das können Krankheitsfälle, Urlaubsanträge oder Arbeitszeiterfassung sein. Sprich alle Bewegungsdaten, die also monatlich variieren, festgehalten und auch an das Lohnprogramm übergeben werden.
Und dann wird es spätestens spannend, wenn diese gesammelten Daten auch ausgewertet werden können. Entweder für ganz einfache Statistiken wie die Anzahl der Mitarbeiter, für Prognosen zur Mitarbeiterentwicklung oder Auswertungen mit Blick auf Abwesenheiten oder Fluktuation. Das sind genau die Kennzahlen, die es braucht, um Probleme frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.
Wann lohnt sich eine Personalmanagement Software?
Gerade im Mittelstand haben sich häufig feste Strukturen und Prozesse im Personalwesen etabliert. Dabei handelt es sich oft um eine Mischung aus manuellen Prozessen, also verschiedenen Listen, die es zu pflegen gilt, und Insellösungen in der Anwendung.
In der Praxis kann das zum Beispiel heißen, dass Reisekosten über Excel-Listen abgerechnet, Personalakten in Papierform und in physischen Aktenordnern abgelegt und Arbeitszeiten über eine Speziallösung erfasst werden.
Für die Personalabteilung resultiert das in einem ständigen Wechseln zwischen Anwendungen und stark verteilten Informationen, die dann oft auch noch doppelt gepflegt und gefunden werden müssen. Das ist sehr zeitintensiv, wodurch wiederum andere Bereiche der Personalarbeit hinten anstehen.
Das beschriebene Szenario ist ein Paradebeispiel dafür, wann sich die Einführung einer Personalmanagement Software lohnt. Alleine schon durch die Zeitersparnis und die Tatsache, dass alle Daten zuverlässig und datenschutzkonform an einem Ort liegen und per Klick verfügbar sind.
Und zum Thema Kosten für eine Personalmanagement Software lohnt es sich zu berücksichtigen, dass durch eine ganzheitliche Lösung die anderen Einzellösungen abgelöst werden. Das resultiert also häufig in einer Umverteilung der Kosten. Oder bei mehreren Anwendungen können sogar Kosten gespart werden.
Wie führt man ein Personalmanagementsystem richtig ein?
Ein Personalmanagementsystem richtig einführen betrifft nicht nur HR und IT, sondern auch Mitarbeiter und die Führungsebene. Folgende Kriterien sollten erfüllt und vor der Einführung sichergestellt sein, um ein Personalmanagementsystem erfolgreich einzuführen.
Diese HR-Arbeit erleichtert eine Personalmanagement Software am Beispiel von HRlab
Die Mitarbeiterverwaltung umfasst eine breite Auswahl an Bereichen. Von der Verwaltung von Personaldaten über die Erstellung von Dokumenten bis hin zur Lohnabrechnung. Die Idee einer Personalmanagement Software ist es, jeden der Bereiche so zu unterstützen, wie es in den jeweiligen Strukturen gewünscht ist.
Personalplanung
Als Personalabteilung müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen genug qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt, um erfolgreich am Markt agieren zu können. Damit es keine Engpässe oder sogar Produktionsausfälle gibt, bietet eine Personalmanagement Software wie HRlab jederzeit einen Überblick über den Stand Ihrer Mitarbeiteranzahl. In die Zukunft als auch in die Vergangenheit gerichtet.
Sie können also bereits heute sehen, in welchen Abteilungen es vielleicht durch eine Abwanderung von Mitarbeitenden in drei Monaten eng wird und so zügig den Bewerbungsprozess starten. Außerdem sehen Sie die Qualifikationen Ihrer Belegschaft im Überblick und können so schnell erkennen, wo es Wissenslücken gibt.
Personalbeschaffung
In der Personalbeschaffung, oder Recruiting, müssen Sie die richtigen Bewerber auf der richtigen Plattform für Ihr Unternehmen finden. Mit HRlab veröffentlichen Sie offene Stellen dank der Multiposting-Funktion gleichzeitig auf zahlreichen Plattformen Ihrer Wahl. Ohne dafür eine Anzeige auf jeder einzelnen Plattform zu erstellen.
Im darauf folgenden Bewerbungsprozess sehen Sie für jede offene Position die eingegangenen Bewerbungen und kommunizieren direkt aus der HR Software mit den Kandidatinnen. Das Beste: Sollte es zu einer Einstellung kommen, übertragen sich die Personaldaten direkt in die digitale Personalakte Ihrer Anwendung. Verträge lassen sich einfach digital unterschreiben und ebenfalls in der Personalakte ablegen.
Und neue Mitarbeitende können schon vor ihrem eigentlichen Eintritt ihre Daten eigenständig im System vervollständigen. Das spart Ihnen in der Personalabteilung massiv Zeit, die stattdessen in weitere Bewerbungsprozesse fließen kann.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ersetzt Berge von Aktenordnern. Statt alle Unterlagen in Papierform zu sammeln und abzuheften, zentralisieren Sie Mitarbeiterdaten datenschutzkonform in einer Anwendung.
Welche Ausstattung hat eine Mitarbeiterin von Ihnen erhalten? Wie sieht ihre Gehaltsentwicklung über die letzten zwei Jahren aus? Wann ist sie in diesem Monat abwesend? Das zusammen mit allen Stammdaten ist in der digitalen Personalakte verlässlich und übersichtlich gesammelt.
Sie wollen eine Personalmanagement Software testen?
HRlab vereint alle Bereiche der Personalarbeit. In einer HR Software. Von A wie automatisierter eAU Abfrage bis Z wie Zielvereinbarung.
Zeiterfassung
In einem Personalmanagementsystem sehen HR-Manager mit wenigen Klicks, mit welchen Mitarbeiterinnen welche Wochenarbeitszeiten vereinbart wurden und konfigurieren die entsprechenden Arbeitszeitkonten. Dabei lassen sich Zuschläge oder Regulationen zu Pausenzeitkorrekturen individuell einstellen.
Mit Blick auf die Pflicht zur Zeiterfassung, lassen sich Zeiten über das Handy, per Terminal oder einfach über den Desktop erfassen. Als Bewegungsdaten fließen diese Daten automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung und werden an das Lohnprogramm übergeben.
Das heißt für die Personalabteilung: Keine Stapel von Korrekturzettel zur Zeiterfassung mehr auf dem Tisch. Oder alternativ, wenn schon eine isolierte Lösung zur Zeiterfassung im Einsatz ist: Keine doppelte Datenpflege mehr.
Abwesenheiten
Um einen sicheren und durchgehenden Betrieb des Unternehmens sicherzustellen, muss beispielsweise die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sein. Damit das so ist, wird üblicherweise eine Kalenderansicht eingesetzt, die alle Urlaubstage pro Monat übersichtlich darstellt. Damit auf einen Blick klar ist, wo es vielleicht zu Engpässen kommen kann.
Im Kosmos der Abwesenheiten natürlich auch federführend: Krankmeldungen. Mit der richtigen Anwendung im Einsatz, benötigt der Prozess einer Krankmeldung maximal fünf Minuten. Und sollte es ein Ausfall von mehr als drei Tagen sein, sorgt die automatische eAU-Abfrage bei Krankenkassen dafür, dass Sie als HR-Manager keinen manuellen Aufwand mehr haben. Die Abfrage läuft automatisiert und das Attest landet von den Krankenkassen aus direkt im System.
Ein weiteres Beispiel im Bereich der Abwesenheiten, für das nicht selten diverse Listen im Einsatz sind, sind die Reisekosten. Mit einer Personalmanagement Software können Dienstreisen beantragt und genehmigt werden und im Anschluss auch die zugehörigen Reisekosten abgerechnet werden. Dafür kann bei Bedarf auch ein individueller Workflow erstellt werden, damit Verantwortlichkeiten klar zugeteilt sind und der Prozess ohne Probleme läuft.
Lohnabrechnungen
Weil es in Personalabteilungen jeden Monat die Arbeitslast substantiell beeinflusst, gehen wir in unserem letzten Punkt auf Lohnabrechnungen ein. Durch den Einsatz einer Software stellen Sie sicher, dass sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten in die vorbereitende Lohnabrechnung einfließen. Die dann nur noch an das jeweilige Lohnprogramm per Schnittstelle übergeben werden muss.
Personalmanagementsystem früher und heute
Früher war Personalmanagement die Aufgabe vieler fleißiger Personen in einem großen Archiv. Um die vielen Datenpunkte zu erfassen, zusammenzuführen und auszuwerten. Das in Kombination mit zahlreichen Aktenordern. Das ist bei den Datenmengen der heutigen Zeit gar nicht mehr umsetzbar.
Heute braucht es lediglich eine Software für Ihr Personalmanagement. Je nach Ausgangslage kommt es natürlich darauf an, den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden. Unser Tipp: Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, in dem Sie Ihre Kriterien für ein Personalmanagementsystem festhalten. Daran erkennen Sie im Zweifel im direkten Anbietervergleich, welche Lösung besser für Sie geeignet ist.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ein Personalmanagementsystem - auch als Personalmanagement Software oder HRMS (Human Resource Management System) bekannt - ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen. Es werden dadurch also verschiedene Bereiche der Personalverwaltung digital abgebildet, zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten.
Das liegt ganz daran, welche Anforderungen Sie als Unternehmen mitbringen. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Kennen Sie Ihre konkreten Anforderungen? Kennen Sie Ihr Budget? Wie wichtig ist Ihnen die persönliche Zusammenarbeit?
Es gibt zahlreiche HR Systeme am Markt, von on premise bis cloud Lösungen. HRlab ist ein Beispiel dafür, wie ein ganzheitliches Personalmanagementsystem aussehen kann, bei dem Flexibilität und ein Fokus auf tatsächliche Kundenanforderungen groß geschrieben werden.
Disclaimer
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