Personalmanagementsystem – Definition, Funktionen & Anbietervergleich
Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, dass Personalarbeit häufig sehr administrativ ausfällt. Und viele dieser administrativen Aufgaben sich dazu noch oft wiederholen. Da setzen Personalmanagementsysteme an, denn alle Personaldaten und Prozesse werden hier zentral abgelegt, verwaltet und automatisiert.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Personalmanagementsystem ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen.
- Die Einführung lohnt sich vor allem für Unternehmen, die aktuell verschiedene Anwendungen nutzen, die nicht miteinander kommunizieren.
- Kernfunktionen sind: Bewerbermanagement, Digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und Schnittstellen.
Was ist ein Personalmanagementsystem?
Ein Personalmanagementsystem (PMS) ist eine digitale Softwarelösung, die alle personalbezogenen Prozesse innerhalb eines Unternehmens zentral verwaltet und automatisiert. Also eine digitale Anwendung, um die Personalverwaltung in Unternehmen zu erleichtern.
Ein Personalmanagementsystem bildet entsprechend die verschiedenen Arbeitsprozesse von Personalabteilungen digital ab, um die Personalverwaltung und vor allem die administrativen Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit für Personalabteilungen stark zu vereinfachen.
Ziel ist es, die HR-Arbeit effizienter, transparenter und rechtssicher zu gestalten. Und das wird zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten gewährleistet.
Das macht in der Folge Aktenordner und verteilte Excel-Listen im Unternehmen überflüssig.
Ein Programm für das Personalmanagement vereint also alle Arbeitsbereiche der Mitarbeiterverwaltung und verschlankt sperrige HR-Prozesse. Deswegen sind Personalmanagementsysteme ein elementarer Bestandteil moderner HR-Digitalisierung und gehören heute zu den Standards in Personalabteilungen jeder Größe.
Wann lohnt sich eine Personalmanagement Software?
Gerade im Mittelstand haben sich häufig feste Strukturen und Prozesse im Personalwesen etabliert. Dabei handelt es sich oft um eine Mischung aus manuellen Prozessen, also verschiedenen Listen, die es zu pflegen gilt, und Insellösungen in der Anwendung.
In der Praxis kann das zum Beispiel heißen, dass Reisekosten über Excel-Listen abgerechnet, Personalakten in Papierform und in physischen Aktenordnern abgelegt und Arbeitszeiten über eine Speziallösung erfasst werden.
Für die Personalabteilung resultiert das in einem ständigen Wechseln zwischen Anwendungen und stark verteilten Informationen, die dann oft auch noch doppelt gepflegt und gefunden werden müssen. Das ist sehr zeitintensiv, wodurch wiederum andere Bereiche der Personalarbeit hinten anstehen.
Das beschriebene Szenario ist ein Paradebeispiel dafür, wann sich die Einführung einer Personalmanagement Software lohnt. Alleine schon durch die Zeitersparnis und die Tatsache, dass alle Daten zuverlässig und datenschutzkonform an einem Ort liegen und per Klick verfügbar sind.
Kernfunktionen eines Personalmanagementsystems
Ein gutes Personalmanagementsystem bildet alle Phasen des Employee Lifecycles ab. Die Personaldaten bilden dabei immer die Ausgangslage. Typischerweise sammelt die Personalakte alle personalrelevanten Informationen zu den Mitarbeitern. Dazu gehören Angaben zum Wohnort, Sozialversicherung, Lohn und Ausstattung, aber auch Qualifikationen und Dokumente wie Verträge oder Zusatzvereinbarungen.
Erweitert wird dieser Bereich durch Daten, die regelmäßig neu erfasst werden. Das können Krankheitsfälle, Urlaubsanträge oder Arbeitszeiterfassung sein. Sprich alle Bewegungsdaten, die also monatlich variieren, festgehalten und auch an das Lohnprogramm übergeben werden.
Und dann wird es spätestens spannend, wenn diese gesammelten Daten auch ausgewertet werden können. Entweder für ganz einfache Statistiken wie die Anzahl der Mitarbeiter, für Prognosen zur Mitarbeiterentwicklung oder Auswertungen mit Blick auf Abwesenheiten oder Fluktuation. Das sind genau die Kennzahlen, die es braucht, um Probleme frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.
Was kostet ein Personalmanagementsystem?
Die Kosten für ein Personalmanagementsystem variieren stark – je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Abrechnungsmodell. Typischerweise belaufen sich die Kosten aber auf eine Lizenzgebühr pro aktivem Nutzer pro Monat und je nach Anbieter einmalige Einrichtungsgebühren.
Zum Thema Kosten für eine Personalmanagement Software lohnt es sich zu berücksichtigen, dass durch eine ganzheitliche Lösung andere Einzellösungen abgelöst werden. Das resultiert also häufig in einer Umverteilung der Kosten. Bei mehreren Anwendungen können sogar Kosten gespart werden.
Diese HR-Arbeit erleichtert eine Personalmanagement Software am Beispiel von HRlab
Die Idee einer Personalmanagement Software ist es, jeden Bereiche der Personalarbeit so zu unterstützen, wie es in den jeweiligen Strukturen gewünscht ist. Von der Verwaltung von Personaldaten über die Erstellung von Dokumenten bis hin zur Lohnabrechnung.
Personalplanung
Als Personalabteilung müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen genug qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt, um erfolgreich am Markt agieren zu können. Damit es keine Engpässe oder sogar Produktionsausfälle gibt, bietet eine Personalmanagement Software für die Personalplanung jederzeit einen Überblick über den Stand Ihrer Mitarbeiteranzahl. In die Zukunft als auch in die Vergangenheit gerichtet.
Sie können also bereits heute sehen, in welchen Abteilungen es vielleicht durch eine Abwanderung von Mitarbeitenden in drei Monaten eng wird und so zügig den Bewerbungsprozess starten. Außerdem sehen Sie die Qualifikationen Ihrer Belegschaft im Überblick und können so schnell erkennen, wo es Wissenslücken gibt.
Personalbeschaffung
In der Personalbeschaffung, oder Recruiting, müssen Sie die richtigen Bewerber auf der richtigen Plattform für Ihr Unternehmen finden. Mit HRlab veröffentlichen Sie offene Stellen dank der Multiposting-Funktion gleichzeitig auf zahlreichen Plattformen Ihrer Wahl. Ohne dafür eine Anzeige auf jeder einzelnen Plattform zu erstellen.
Im darauf folgenden Bewerbungsprozess sehen Sie für jede offene Position die eingegangenen Bewerbungen und kommunizieren direkt aus der HR Software mit den Kandidatinnen. Das Beste: Sollte es zu einer Einstellung kommen, übertragen sich die Personaldaten direkt in die digitale Personalakte Ihrer Anwendung. Verträge lassen sich einfach digital unterschreiben und ebenfalls in der Personalakte ablegen.
Und neue Mitarbeitende können schon vor ihrem eigentlichen Eintritt ihre Daten eigenständig im System vervollständigen. Das spart Ihnen in der Personalabteilung massiv Zeit, die stattdessen in weitere Bewerbungsprozesse fließen kann.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ersetzt Berge von Aktenordnern. Statt alle Unterlagen in Papierform zu sammeln und abzuheften, zentralisieren Sie Mitarbeiterdaten datenschutzkonform in einer Anwendung.
Welche Ausstattung hat eine Mitarbeiterin von Ihnen erhalten? Wie sieht ihre Gehaltsentwicklung über die letzten zwei Jahren aus? Wann ist sie in diesem Monat abwesend? Das zusammen mit allen Stammdaten ist in der digitalen Personalakte verlässlich und übersichtlich gesammelt.
Checkliste: Welches Personalmanagementsystem passt zu uns?
Stellen Sie sich folgende Fragen bei der Auswahl eines Personalmanagementsystems:
- Welche Anforderungen haben wir an das Tool?
- Welche Prozesse wollen wir digitalisieren?
- Welche Tools müssen angebunden werden (z. B. Lohnabrechnung)?
- Wie wichtig ist uns Datenschutz (DSGVO)?
- Wie viel Wert legen wir auf den Support?
Zeiterfassung
In einem Personalmanagementsystem sehen HR-Manager mit wenigen Klicks, mit welchen Mitarbeiterinnen welche Wochenarbeitszeiten vereinbart wurden und konfigurieren die entsprechenden Arbeitszeitkonten. Dabei lassen sich Zuschläge oder Regulationen zu Pausenzeitkorrekturen individuell einstellen.
Mit Blick auf die Pflicht zur Zeiterfassung, lassen sich Zeiten über das Handy, per Terminal oder einfach über den Desktop erfassen. Als Bewegungsdaten fließen diese Daten automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung und werden an das Lohnprogramm übergeben.
Das heißt für die Personalabteilung: Keine Stapel von Korrekturzettel zur Zeiterfassung mehr auf dem Tisch. Oder alternativ, wenn schon eine isolierte Lösung zur Zeiterfassung im Einsatz ist: Keine doppelte Datenpflege mehr.
Abwesenheiten
Um einen sicheren und durchgehenden Betrieb des Unternehmens sicherzustellen, muss beispielsweise die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sein. Damit das so ist, wird üblicherweise eine Kalenderansicht eingesetzt, die alle Urlaubstage und potenzielle Engpässe pro Monat übersichtlich darstellt.
Im Kosmos der Abwesenheiten natürlich auch federführend: Krankmeldungen. Mit der richtigen Anwendung im Einsatz, benötigt der Prozess einer Krankmeldung maximal fünf Minuten. Und sollte es ein Ausfall von mehr als drei Tagen sein, sorgt die automatische eAU-Abfrage bei Krankenkassen dafür, dass Sie als HR-Manager keinen manuellen Aufwand mehr haben. Die Abfrage läuft automatisiert und das Attest landet von den Krankenkassen aus direkt im System.
Ein weiteres Beispiel im Bereich der Abwesenheiten, für das nicht selten diverse Listen im Einsatz sind, sind die Reisekosten. Mit einer Personalmanagement Software können Dienstreisen beantragt und genehmigt werden und im Anschluss auch die zugehörigen Reisekosten abgerechnet werden. Dafür kann bei Bedarf auch ein individueller Workflow erstellt werden, damit Verantwortlichkeiten klar zugeteilt sind und der Prozess ohne Probleme läuft.
Lohnabrechnungen
Weil es in Personalabteilungen jeden Monat die Arbeitslast substantiell beeinflusst, gehen wir in unserem letzten Punkt auf Lohnabrechnungen ein. Durch den Einsatz einer Software stellen Sie sicher, dass sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten in die vorbereitende Lohnabrechnung einfließen. Die dann nur noch an das jeweilige Lohnprogramm per Schnittstelle übergeben werden muss.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ein Personalmanagementsystem - auch als Personalmanagement Software oder HRMS (Human Resource Management System) bekannt - ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen. Es werden dadurch also verschiedene Bereiche der Personalverwaltung digital abgebildet, zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten.
Das liegt ganz daran, welche Anforderungen Sie als Unternehmen mitbringen. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Kennen Sie Ihre konkreten Anforderungen? Kennen Sie Ihr Budget? Wie wichtig ist Ihnen die persönliche Zusammenarbeit?
Es gibt zahlreiche HR Systeme am Markt, von on premise bis cloud Lösungen. HRlab ist ein Beispiel dafür, wie ein ganzheitliches Personalmanagementsystem aussehen kann, bei dem Flexibilität und ein Fokus auf tatsächliche Kundenanforderungen groß geschrieben werden.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.