Personalmanagementsystem – Funktionen & Übersicht

Was ist ein Personalmanagementsystem?

Das Personalmanagementsystem oder auch HRMS (Human Resource Management System) ist eine Softwarelösung. Diese fasst verschiedene Systeme und Prozesse zusammen, um die einfache Verwaltung von Personal, Geschäftsprozessen und Daten zu gewährleisten. So können zentral alle wichtigen Dokumente in die Personalakte abgelegt und Prozesse wie Abwesenheit, Urlaubsmeldungen, Zeiterfassung, usw zentral gesteuert werden.

Unterschied Personalmanagementsystem und Personal Management System

Der Unterschied ist hier in den zwei hier zu Grunde liegenden Sprachen zu finden. Denn das deutsche Personalmanagementsystem bezeichnet ein System zur Verwaltung von Mitarbeitern – oft auch als HRMS bezeichnet. Dagegen bezeichnet das englische Personal Management System oder auch PMS ein System zur Verwaltung der eigenen Aufgaben, Ideen und Daten.

Das kann oft für Verwirrung sorgen. Einer der besten Indikatoren ist hier die Schreibweise als ein Wort für den deutschen Begriff oder als drei Worte für die englische Variante des Systems zur Selbstverwaltung.

Kernfunktionen eines Personalmanagementsystems

Auch wenn sich die Aufgaben von der reinen Personalverwaltung immer mehr erweitert haben, so kann man die Kernfunktionen dennoch in drei Bereiche aufteilen:

• Erfassen von Daten
• Speichern von Daten
• Auswerten von Daten

Den Kern bilden immer die Personaldaten. Typisch ist hier die Personalakte, die viele Informationen zu den Mitarbeitern enthält. Erweitert wird dieser Bereich durch Daten, die regelmäßig neu erfasst werden wie Fehlzeiten, Urlaubsanträge, und ähnliches. Und eigentlich wird es genau dann spannend, wenn diese Daten auch ausgewertet werden. Entweder für ganz einfache Statistiken wie die Anzahl der aktiven Mitarbeiter oder für Prognosen wie die Mitarbeiterentwicklung oder Auswertungen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken.

Wie führt man ein Personalmanagementsystem richtig ein?

Die Auswahl und die Einführung von einem Personalmanagementsystem ist nicht ganz einfach. Eine kleine Anleitung dazu gibt es im Blog: Ein Personalmanagementsystem richtig einführen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie auch in unserem YouTube Video: Eine HR-Software richtig einführen: 6 Grundsätze

Personalmanagementsystem früher und heute

Früher war Personalmanagement die Aufgabe vieler fleißiger Personen in einem großen Archiv. Denn es gibt hier viele Datenpunkte zu erfassen, zusammenzuführen und auszuwerten. Doch bei den aktuellen Datenmengen wäre so etwas mit einem Papierarchiv gar nicht mehr umsetzbar. Aber die Technologie hat sich weiterentwickelt und so ermöglicht uns moderne Cloud-Software die Arbeit von vielen Mitarbeitern automatisiert umzusetzen. Und auch in der Zukunft können wir hier mit starken Vereinfachungen der Arbeitsabläufe rechnen.

HRMS Cloudsoftware

Die heute vorliegenden Datenberge könnten wir mit klassischer papiergebundener Datenhaltung nicht bewältigen. Daher gibt es schon viele Jahre Personalmanagementsoftware, die hier große Erleichterung bei der Verwaltung und bei der Analyse der Daten gibt. Mit Aufkommen der modernen SaaS-Systeme wurde auch das Thema HRMS weiterentwickelt und so ist der Standard heute ein Personalmanagementsystem als Cloud-Software. Hier können sich alle Beteiligten einfach per Browser oder App einloggen und Online die Daten bearbeiten. Insbesondere für das papierlose Büro ist dies natürlich eine toller Vorteil.

Definition und Aufgaben von Personalmanagement

Es gibt eine eine breite Aufgabenpalette, die unter das Thema Personalmanagement oder auch Mitarbeiterverwaltung fällt. Generell kann man sagen, dass es sich immer um Themen dreht, die die Dokumentation und Auswertung von Mitarbeiterdaten betrifft, sowie die Ziele der Personalplanung und Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen.

Personalplanung

Das Unternehmen benötigt die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit. Hier kann vorausschauende Planung dabei helfen, dass es keine Engpässe oder sogar Produktionsausfälle gibt.

Personalbeschaffung

Eine Planung ist gut, aber am Ende muss es auch umgesetzt werden. Das Anwerben von neuem Personal ist hier das nächste Thema. Generell spricht man hierbei auch von “Recruiting”. Besonders bei der Personalbeschaffung ist auf das Thema "Diversity Management" zu achten, um die Vielfalt am Arbeitsplatz zu fördern.

Elektronische Personalakte

Informationen zu Mitarbeitern müssen auch gespeichert werden. Statt Papierberge gibt es hier mittlerweile die Elektronische Personalakte die für eine einfache Bearbeitung der Daten und eine gute Zugriffssteuerung sorgt.

Urlaubsplanung und Freigabe

Um einen sicheren und durchgehenden Betrieb des Unternehmens sicherzustellen, muss die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sein. Dafür gibt es in der Regel Vorgaben wie Betriebsurlaube und Freigabeprozesse.

Dienstplan & Zeiterfassung

Im Arbeitsvertrag wird geregelt, wie viele Stunden die Wochenarbeitszeit beträgt. Dies dient der Transparenz und auch dem Schutz der Arbeitnehmer. In vielen Unternehmen gibt es hier eine Regelung, die auf Vertrauen basiert. Der Klassiker ist allerdings die Stechuhr, die die Zeiterfassung übernimmt. Heute gibt es viele elektronische Varianten oder Systeme, die z.B. über den Arbeitsrechner aktiviert werden.

Krankmeldungen

Wenn man krank ist, wird z.b. bei einem Arbeitsausfall von mehr als einem Tag eine Krankmeldung verlangt. Der Arbeitnehmer muss hier also eine ärztliche Bestätigung vorlegen, dass eine Arbeitsaufnahme für den Zeitraum nicht möglich ist.

Reisekostenabrechnung / Geschäftsreisen

Die Planung und die Kosten von Dienstreisen soll der Arbeitnehmer natürlich nicht selbst übernehmen. Gibt es Auslagen, so können diese mit einer Reisekostenabrechnung eingereicht und erstattet werden. In der Regel gibt es auch eine zentrale Planung und Buchung von Geschäftsreisen.

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