Personalmanagementsystem erklärt für HR
Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, dass Personalarbeit häufig sehr administrativ ausfällt. Und sich viele dieser administrativen Aufgaben dazu noch oft wiederholen. Genau da setzen Personalmanagementsysteme an, die alle Personaldaten und Prozesse hier zentralisieren, verwalten und automatisieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Personalmanagementsystem ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen.
- Die Einführung lohnt sich vor allem für Unternehmen, die aktuell verschiedene Anwendungen nutzen, die nicht miteinander kommunizieren.
- Kernfunktionen sind: Bewerbermanagement, Digitale Personalakte, Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und Schnittstellen.
Was ist ein Personalmanagementsystem?
Ein Personalmanagementsystem (PMS) oder auch Personalmanagement Programm ist eine digitale Softwarelösung, die alle personalbezogenen Prozesse innerhalb eines Unternehmens zentral verwaltet und automatisiert. Also eine digitale Anwendung, um die Personalverwaltung in Unternehmen zu erleichtern.
Ein PMS bildet entsprechend die verschiedenen Arbeitsprozesse von Personalabteilungen digital ab, um die Personalverwaltung und vor allem die administrativen Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit für Personalabteilungen stark zu vereinfachen.
Ziel ist es, die HR-Arbeit effizienter, transparenter und rechtssicher zu gestalten. Und das wird zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten gewährleistet.
Ein Programm für das Personalmanagement vereint also alle Arbeitsbereiche der Mitarbeiterverwaltung und verschlankt sperrige HR-Prozesse. Das macht in der Folge Aktenordner und verteilte Excel-Listen im Unternehmen überflüssig.
Und genau deswegen sind Personalmanagementsysteme ein elementarer Bestandteil moderner HR-Digitalisierung und sollten heute zu den Standards in Personalabteilungen jeder Größe gehören.
Wann lohnt sich eine Personalmanagement Software?
Gerade im Mittelstand haben sich häufig feste Strukturen und Prozesse im Personalwesen etabliert. Dabei handelt es sich oft um eine Mischung aus manuellen Prozessen, meist verschiedene Listen, die es zu pflegen gilt, und Insellösungen in der Anwendung.
In der Praxis kann das zum Beispiel heißen, dass Reisekosten über Excel-Listen abgerechnet, Personalakten in Papierform und in physischen Aktenordnern abgelegt und Arbeitszeiten über eine einzelne Speziallösung erfasst werden.
Für die Personalabteilung resultiert das in einem ständigen Wechseln zwischen Anwendungen und stark verteilten Informationen, die dann oft auch noch doppelt gepflegt und gefunden werden müssen. Das ist sehr zeitintensiv, wodurch wiederum andere Bereiche der Personalarbeit hinten anstehen.
Das beschriebene Szenario ist ein Paradebeispiel dafür, wann sich die Einführung einer Personalmanagement Software lohnt. Alleine schon durch die Zeitersparnis und die Tatsache, dass alle Daten zuverlässig und datenschutzkonform an einem Ort liegen und per Klick verfügbar sind.
Checkliste: Welches Personalmanagementsystem passt zu uns?
Bei der Suche nach dem passenden Personalmanagement Programm stößt man schnell auf eine Vielzahl von Anbietern. Um hier den Überblick zu behalten und fokussiert eine Entscheidung zu treffen, haben wir die wichtigsten Kriterien in einem Leitfaden vorbereitet.
Kernfunktionen eines Personalmanagementsystems
Ein leistungsstarkes Personalmanagement Programm begleitet Sie durch alle Phasen des Employee Lifecycles, also bei allen Schritten von der Einstellung bis zum Austritt von Beschäftigten. Die Grundlage bildet dabei stets eine vollständige und aktuelle digitale Personalakte. Diese enthält alle relevanten Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden, etwa Wohnort, Sozialversicherungsnummer, Lohnangaben, Ausstattung sowie Informationen zu Qualifikationen und Weiterbildungen.
Darüber hinaus werden im System auch laufende Bewegungsdaten erfasst. Typischen Bewegungsdaten im Personalwesen, also regelmäßig veränderlichen, mitarbeiterbezogenen Daten sind zum Beispiel:
- Krankmeldungen / Fehlzeiten
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Arbeitszeiten (z. B. Kommen/Gehen, Überstunden, Schichtzeiten)
- Lohn- und Gehaltsveränderungen
- Zulagen, Prämien oder Boni
- Elternzeit / Pflegezeit
- Versetzungen oder Abteilungswechsel
- Fortbildungs- und Schulungsteilnahmen
- Änderungen beim Beschäftigungsgrad (z. B. Teilzeit auf Vollzeit)
- Zielvereinbarungen und Zielerreichungen
- Variable Vergütungsbestandteile
- Änderungen in der Sozialversicherung oder Steuerklasse
Diese Informationen verändern sich regelmäßig und lassen sich automatisiert an das Lohnabrechnungsprogramm übermitteln, wodurch Sie Zeit und Aufwand sparen.
Besonders wertvoll wird das System, wenn Sie die gesammelten Daten gezielt auswerten. Ob zur Erstellung von Statistiken (z. B. Mitarbeiteranzahl), zur Entwicklung von Prognosen (z. B. Personalbedarf) oder zur Analyse von Abwesenheiten und Fluktuation: Mit den richtigen Auswertungen erkennen Sie frühzeitig Muster und Handlungsbedarfe – eine unverzichtbare Grundlage für strategisches Talentmanagement.
Aktuelle Trends in der Digitalisierung der Personalabteilung
Laut einer Deloitte-Studie von 2023 sehen 46 % der Unternehmen Datenschutzbedenken als Haupthindernis bei der Digitalisierung im Personalbereich. Gleichzeitig fehlt es vielen Firmen (39 %) an technischem Know-how, um Systeme effizient einzuführen.
Und gleichzeitig gilt: Die Digitalisierung in HR Abteilungen ist im vollen Gange. Laut IHK-Studie 2022 sind über 90 % der Bewerbungsprozesse bereits digitalisiert. Es fehlt allerdings zu oft noch die Integration in zentrale Systeme.
Aus Expertensicht heißt das für HR, sich den HR Software Partner zu suchen, der Datenschutz entsprechend der eigenen Ansprüche umsetzt, der persönlichen Support anbietet und der Informationen aus isolierten Anwendungen zentralisiert.
So erleichtert ein PMS HR-Arbeit (am Beispiel von HRlab)
Die Idee einer Personalmanagement Software ist es, jeden Bereiche der Personalarbeit so zu unterstützen, wie es in den jeweiligen Strukturen gewünscht ist. Von der Verwaltung von Personaldaten über die Erstellung von Dokumenten bis hin zur Lohnabrechnung.
Personalplanung
Als Personalabteilung müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen genug qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt, um erfolgreich am Markt agieren zu können. Damit es keine Engpässe oder sogar Produktionsausfälle gibt, bietet eine Personalmanagement Software für die Personalplanung jederzeit einen Überblick über den Stand Ihrer Mitarbeiteranzahl. In die Zukunft als auch in die Vergangenheit gerichtet.
Sie können also bereits heute sehen, in welchen Abteilungen es vielleicht durch eine Abwanderung von Mitarbeitenden in drei Monaten eng wird und so zügig den Bewerbungsprozess starten. Außerdem sehen Sie die Qualifikationen Ihrer Belegschaft im Überblick und können so schnell erkennen, wo es Wissenslücken gibt.
Expertentip: Step-by-Step Implementierung
"Am Beispiel einer HR Software fangen Unternehmen am besten mit Funktionen wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Stammdatenverwaltung und Vorlagen an. Wenn das erstmal sitzt, können fortgeschrittenere Themen wie Onboarding-Prozesse oder Mitarbeitergespräche nach und nach folgen."
Christian Ebbecke (HRlab) im Experten-Podcast „von HR für HR“ darüber, wie man Mitarbeiter am besten im Digitalisierungsprozess mitnehmen kann.
Personalbeschaffung
In der Personalbeschaffung, oder Recruiting, müssen Sie die richtigen Bewerber auf der richtigen Plattform für Ihr Unternehmen finden. Mit HRlab veröffentlichen Sie offene Stellen dank der Multiposting-Funktion gleichzeitig auf zahlreichen Plattformen Ihrer Wahl. Ohne dafür eine Anzeige auf jeder einzelnen Plattform zu erstellen.
Im darauf folgenden Bewerbungsprozess sehen Sie für jede offene Position die eingegangenen Bewerbungen und kommunizieren direkt aus der HR Software mit den Kandidatinnen. Das Beste: Sollte es zu einer Einstellung kommen, übertragen sich die Personaldaten direkt in die digitale Personalakte Ihrer Anwendung. Verträge lassen sich einfach digital unterschreiben und ebenfalls in der Personalakte ablegen.
Neue Mitarbeitende können ihre Daten dank Onboarding Workflows schon vor Arbeitsbeginn selbstständig im System hinterlegen. Das betrifft auch das Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten.
Nicht zuletzt steigern solch reibungslose Prozesse auch auf Bewerberseite die Employee Experience bereits vor dem eigentlichen Onboarding Prozess.
Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ersetzt Berge von Aktenordnern. Statt alle Unterlagen in Papierform zu sammeln und abzuheften, zentralisieren Sie Mitarbeiterdaten datenschutzkonform in einer Anwendung.
Welche Ausstattung hat eine Mitarbeiterin von Ihnen erhalten? Wie sieht ihre Gehaltsentwicklung über die letzten zwei Jahren aus? Wann ist sie in diesem Monat abwesend? Das zusammen mit allen Stammdaten ist in der digitalen Personalakte verlässlich und übersichtlich gesammelt.
Zeiterfassung
In einem Personalmanagementsystem sehen HR-Manager mit wenigen Klicks, mit welchen Mitarbeiterinnen welche Wochenarbeitszeiten vereinbart wurden und konfigurieren die entsprechenden Arbeitszeitkonten. Dabei lassen sich Zuschläge oder Regulationen zu Pausenzeitkorrekturen individuell einstellen.
Mit Blick auf die Pflicht zur Zeiterfassung, lassen sich Zeiten über das Handy, per Terminal oder einfach über den Desktop erfassen. Als Bewegungsdaten fließen diese Daten automatisch in die vorbereitende Lohnabrechnung und werden an das Lohnprogramm übergeben.
Das heißt für die Personalabteilung: Keine Stapel von Korrekturzettel zur Zeiterfassung mehr auf dem Tisch. Oder alternativ, wenn schon eine isolierte Lösung zur Zeiterfassung im Einsatz ist: Keine doppelte Datenpflege mehr.
Die Zeiterfassung ist eines unserer Hauptwerkzeuge in HRlab, denn wir zahlen ja nach Zeit. In dem Zusammenhang wird auch die App super angenommen, gerade von Fahrern und anderen Kollegen, die selten bis nie am Schreibtisch sitzen. Und das gilt natürlich auch für Funktionen wie Urlaube, Krankheiten, Abwesenheiten.
Abwesenheiten
Um einen sicheren und durchgehenden Betrieb des Unternehmens sicherzustellen, muss beispielsweise die Urlaubsplanung der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sein. Damit das so ist, wird üblicherweise eine Kalenderansicht eingesetzt, die alle Urlaubstage und potenzielle Engpässe pro Monat übersichtlich darstellt.
Im Kosmos der Abwesenheiten natürlich auch federführend: Krankmeldungen. Mit der richtigen Anwendung im Einsatz, benötigt der Prozess einer Krankmeldung maximal fünf Minuten. Und sollte es ein Ausfall von mehr als drei Tagen sein, sorgt die automatische eAU-Abfrage bei Krankenkassen dafür, dass Sie als HR-Manager keinen manuellen Aufwand mehr haben. Die Abfrage läuft automatisiert und das Attest landet von den Krankenkassen aus direkt im System.
Ein weiteres Beispiel im Bereich der Abwesenheiten, für das nicht selten diverse Listen im Einsatz sind, sind die Reisekosten. Mit einer Personalmanagement Software können Dienstreisen beantragt und genehmigt werden und im Anschluss auch die zugehörigen Reisekosten abgerechnet werden. Dafür kann bei Bedarf auch ein individueller Workflow erstellt werden, damit Verantwortlichkeiten klar zugeteilt sind und der Prozess ohne Probleme läuft.
Lohnabrechnungen
Weil es in Personalabteilungen jeden Monat die Arbeitslast substantiell beeinflusst, gehen wir in unserem letzten Punkt auf Lohnabrechnungen ein. Durch den Einsatz einer Software stellen Sie sicher, dass sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten in die vorbereitende Lohnabrechnung einfließen. Die dann nur noch an das jeweilige Lohnprogramm per Schnittstelle übergeben werden muss.
Was kostet ein Personalmanagementsystem?
Die Kosten für ein Personalmanagementsystem variieren stark – je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Abrechnungsmodell. Typischerweise belaufen sich die Kosten aber auf eine Lizenzgebühr pro aktivem Nutzer pro Monat (ab 5€ bei HRlab) und je nach Anbieter einmalige Einrichtungsgebühren und Schulungen (optional bei HRlab).
Berechnen Sie Ihre Kosten für Ihre HR Digitalisierung mit unserem Preisrechner.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ein Personalmanagementsystem - auch als Personalmanagement Software oder HRMS (Human Resource Management System) bekannt - ist eine Software für die Personalverwaltung in Unternehmen. Es werden dadurch also verschiedene Bereiche der Personalverwaltung digital abgebildet, zum Beispiel durch Funktionen wie die digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung, Krankheit und Reisekosten.
Das liegt ganz daran, welche Anforderungen Sie als Unternehmen mitbringen. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Kennen Sie Ihre konkreten Anforderungen? Kennen Sie Ihr Budget? Wie wichtig ist Ihnen die persönliche Zusammenarbeit?
Es gibt zahlreiche HR Systeme am Markt, von on premise bis cloud Lösungen. HRlab ist ein Beispiel dafür, wie ein ganzheitliches Personalmanagementsystem aussehen kann, bei dem Flexibilität und ein Fokus auf tatsächliche Kundenanforderungen groß geschrieben werden.
Disclaimer
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