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HR-Tool gekauft – und dann? Echte Tipps aus der Praxis

Georg Salzmann

2. Juli 2025 • 4 Minuten Lesezeit

HR-Tool gekauft. Und dann? Viele denken, dass mit dem Kauf eines Tools die Probleme gelöst sind. Die Realität: Es braucht gute Vorbereitung, klare Prozesse und Kommunikation. In unserer aktuellen Folge spricht Lina aus eigener Erfahrung darüber, was wirklich wichtig ist, was HR-Teams vor dem Kauf klären sollten, warum “klein starten” besser ist als alles auf einmal und wie man Mitarbeitende ins Boot holt!

Selbstständigkeit statt Rückfragen

Ein großer Schritt zur HR-Digitalisierung war der einfache Zugang zu persönlichen Unterlagen für alle Mitarbeiter. Zuvor fragte man Informationen wie Gehaltsabrechnungen oft aktiv an oder schickte sie per Post. Viele Firmen sahen Personalunterlagen auch lange als geheim an, was oft Unsicherheiten schuf.

Die Umstellung auf ein digitales System brachte spürbare Veränderungen. Mitarbeiter greifen nun selbstständig auf ihre Unterlagen zu - nicht nur bei der Bereitstellung, sondern immer. Das sparte dem HR-Team viel Zeit und schuf bei den Beschäftigten Vertrauen sowie Eigenverantwortung. Selbst wenn man Unterlagen nicht sofort herunterlädt, bleibt der Zugriff bestehen - zum Beispiel, wenn man am Jahresende alle Abrechnungen benötigt.

Allein die Reduzierung des Aufwands für Lohn- und Gehaltsdokumente zeigt, wie selbst kleine Änderungen große Effekte haben.

Die Realität der Zeiterfassung

Die Einführung digitaler Zeiterfassung war ein großer Schritt und gleichzeitig eine Herausforderung. Prozesse für Vollzeitangestellte mit festen Arbeitszeiten waren schnell umgesetzt. Es zeigte sich aber, wie kompliziert es im Einzelfall sein kann, besonders bei Werkstudierenden oder flexiblen Mitarbeitern. Dort stieß die vorgegebene Systemlogik an ihre Grenzen.

Wenn das System feste Arbeitstage vorgibt, Mitarbeiter aber flexibel arbeiten, entstehen Fehler. Ein Beispiel dafür ist die Urlaubs- oder Stundenberechnung. Diese Probleme führten dazu, das Werkzeug und seine Einstellungen genauer zu prüfen.

Dieser Zeitpunkt war ein Wendepunkt: Erst nach der grundlegenden Einrichtung konnte man sich mit den Details beschäftigen. Hier lässt sich ein wichtiger Erfahrungswert ableiten:

Volle Funktionstiefe nutzen

Nach der initialen Einführung sollte aktiv Zeit dafür eingeplant werden, tiefer in die Funktionen einzusteigen – gerade bei komplexeren Anwendungsfällen wie variablen Arbeitszeiten oder individuellen Abwesenheiten. So lassen sich typische Fehlerquellen vermeiden, und der tatsächliche Nutzen des Systems zeigt sich erst im Detail.

Feedback und Entwicklung

Viele Digitalisierungsprojekte konzentrieren sich auf Verwaltungsabläufe. Ein Bereich wird dabei oft übersehen: die gezielte Weiterentwicklung von Mitarbeitern.

Das bedeutet, Abläufe wie Abrechnung, Dokumentation oder Zeiterfassung werden digitalisiert - aber die Mitarbeiterentwicklung kommt oft zu kurz. Zum Beispiel organisierte man Feedback oft noch herkömmlich, mit einem Kummerkasten oder direkter Rücksprache. Passende digitale Hilfsmittel waren bereits da - sie kamen aber nicht zum Einsatz. Der Grund dafür war nicht, dass man der Technik misstraute, sondern einfach fehlende Zeit.

Der HR-Alltag ist sehr arbeitsintensiv. Sind erst einmal operative Abläufe eingeführt und stabil, bleibt oft keine Zeit mehr für strategische Aufgaben. Das betrifft beispielsweise die systematische Feedback-Erhebung oder die Entwicklungsplanung - obwohl diese langfristig Vorteile bringen würden.

Diese Lücke zeigt, dass man Digitalisierung nicht als fertiges Vorhaben sehen sollte. Vielmehr ist es ein fortlaufender Prozess, den man immer wieder neu bewerten und verbessern muss.

Toolauswahl mit Weitblick

Der Projekterfolg beruhte anfangs auf der Wahl des passenden Werkzeugs. Hier zahlte sich eine klare Ausrichtung aus. Man verglich nicht unzählige Anbieter, sondern grenzte gezielt ein - aufgrund von Empfehlungen und passenden Anforderungen.

Dieses Vorgehen führte schneller zu einer Entscheidung. Es bewahrte auch davor, sich in Benutzeroberflächen oder Feature-Vergleichen zu verlieren. Gleichzeitig achtete man darauf, ob das System mit der Firma mitwächst. Wer in einem dynamischen Umfeld arbeitet, braucht skalierbare Software - funktional wie auch lizenztechnisch.

Dazu gehört, Module bei Bedarf hinzuzufügen, anstatt sofort alles umzusetzen. Eine flexible Lizenzstruktur, die auf wechselnde Teamgrößen reagiert, ist ebenfalls wichtig - gerade in wachsenden Betrieben oder im Projektgeschäft.

Pilotgruppen: Fehler clever nutzen

Ein sehr praktischer Weg bei der Einführung neuer Module oder Prozesse: Man begann mit kleinen Pilotgruppen, statt alles sofort zu ändern. Damit testete man Abläufe in der Praxis, holte Rückmeldungen der Nutzer ein - und löste kleine Schwierigkeiten direkt, bevor man das System im ganzen Unternehmen einführte.

Dieser schrittweise Ansatz gab Sicherheit und sorgte dafür, dass spätere Einführungen besser liefen. Die Mitarbeiter nahmen die Neuerungen gut an, weil die Systeme nicht nur technisch, sondern auch kulturell gut integriert wurden. Das ist oft der entscheidende Grund für eine langfristige Nutzung.

Zusammenarbeit mit Anbietern

Neben allen funktionalen und technischen Aspekten ist die Beziehung zum Anbieter ein entscheidender Faktor. Digitalisierung ist kein einmaliger Kauf, sondern ein langfristiger Prozess. Man sollte überlegen, mit wem man dauerhaft zusammenarbeitet. Persönliche Ansprechpartner, zuverlässiger Support und ein partnerschaftliches Verständnis für die Unternehmensbedürfnisse sind oft ausschlaggebend.

Wer Probleme hat oder neue Anforderungen entwickelt, braucht jemanden, der schnell reagiert und das Unternehmen versteht - nicht nur technisch, sondern auch in seiner Kultur und Arbeitsweise.