Von Personalabteilung zu People Partner: Praxiseinblick Edeka Struve
In dieser Folge von „von HR für HR“ sprechen wir mit Hendrik Krüger von Edeka Struve über die Entwicklung von HR in einem traditionsreichen Handelsunternehmen. Vom kleinen, reaktiven Team hin zu einem modernen People-Partner – mit neuen Prozessen, mehr Eigenverantwortung und klarem Fokus auf die Menschen hinter ihren Funktionen.
Rücklick der Personalabteilung bei Edeka Struve
Als Hendrik Krüger 2021 zu Edeka Struve kam, fand er eine Personalabteilung mit vier Mitarbeitenden vor: Stark ausgelastet, viele Themen ausgelagert, wenig strategischer Raum.
"Wir waren stark im Tagesgeschäft, aber kaum in der Lage, vorausschauend zu arbeiten“. Vieles drehte sich um Administration, kaum um Entwicklung. Gleichzeitig spürte das Team den Wunsch, die Personalarbeit neu zu denken – weg vom reinen Verwalten, hin zu mehr Gestaltungsspielraum.
Ziel war es, Strukturen zu schaffen, die einer inzwischen auf rund 1.000 Mitarbeitern gewachsenen Organisation gerecht werden. Dabei war klar: Nähe zu den Mitarbeitern – ein zentraler Wert im Familienunternehmen – darf dabei nicht verloren gehen.
Aufbauphase: Prozesse, Strukturen, Teamkultur
Der erste Schritt war eine klare Priorisierung. Dafür haben wir gemeinsam als Team unsere Handlungsfelder identifiziert: Prozesse und Standards, Aus- und Weiterbildung, Führung und Kultur, Digitalisierung, Gesundheit und Arbeitsschutz sowie Recruiting und Arbeitgebermarke.
Schnell wurde klar: Mit vier Personen war das nicht zu stemmen. Also wurde das Team gezielt ausgebaut – mit Menschen, die Leidenschaft mitbringen, auch wenn sie nicht mit einem klassischen HR-Hintergrund kamen.
Parallel wurde die Fehlerkultur neu definiert. Offenheit und gegenseitiges Lernen prägen seitdem die Zusammenarbeit – ein zentraler Schritt, um das Team zu stärken und Vertrauen zu schaffen.
Schritt zwei: Die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Heißt also die Professionalisierung der Prozesse – von Recruiting über Onboarding bis zur Entgeltabrechnung – mit dem Ziel, Edeka Struve HR fit für die Zukunft zu machen.
Denn zu dem Zeitpunkt waren viele dieser Prozesse an Dienstleister ausgelagert. Mit Blick auf wachsende Anforderungen und den anstehenden Ruhestand eines langjährigen externen Partners entschied das HR-Team, zentrale Aufgaben schrittweise ins Unternehmen zurückzuholen.
Dafür haben wir interne Kompetenzen aufgebaut, Prozesse dokumentiert und neue Rollen geschaffen. Gleichzeitig haben wir gezielt nach Dienstleistern gesucht, die das Unternehmen auf dem weiteren Weg digital begleiten können – als Partner auf Augenhöhe, statt als externe „Zulieferer“.
Fachliches kann man lernen - Wichtiger ist der Wille, etwas zu bewegen.
Neue Rollen & Digitalisierung als “Enabler”
Heute arbeitet ein deutlich größeres, interdisziplinäres HR-Team bei Edeka Struve. Die Rollen sind klar verteilt, die Verantwortlichkeiten transparenter. Mithilfe von Workshops haben wir Vision, Mission und Selbstverständnis formuliert.
Für uns heißt das festzulegen, was es uns bedeutet, Dienstleister und Partner für die Menschen in unserem Unternehmen zu sein. Was brauchen wir als modernes HR-Team im Handel? Und wie können wir der Belegschaft gerecht werden?
Darauf aufbauend entstanden dann konkrete Maßnahmenpläne – kurz-, mittel- und langfristig. Trotz der vielen Themen blieb der Ansatz realistisch: lieber Stück für Stück, aber nachhaltig.
Ein wesentlicher weiterer Hebel war die Digitalisierung. Viele Prozesse liefen zu Beginn noch manuell – teilweise sogar per Fax. Ziel ist dabei nicht nur die reine Effizienzsteigerung, sondern eine tatsächliche Entlastung für mehr echte HR-Arbeit.
„Systeme sollen uns den administrativen Ballast abnehmen, damit wir Zeit für die Menschen haben“.
Besonders die Einführung von HRlab – als digitales Herzstück der HR-Prozesse – hat dazu beigetragen, Abläufe zu vereinfachen und Transparenz zu schaffen.
Konkrete Falleispiele: Recruiting, Onboarding, Nähe trotz Wachstum
Wie in vielen Branchen war auch bei Edeka Struve der Fachkräftemangel spürbar. Neue Strategien im Employer Branding und eine klar ausformulierte Candidate Journey halfen, die Außenwahrnehmung zu verändern.
Besonders wichtig war dabei das Onboarding. Neue Kollegen werden heute über einen zentralen Starter-Tag begrüßt, digitale Lernmodule vermitteln Grundlagen zu Themen wie Hygiene, Arbeitsschutz oder Brandschutz. Für Quereinsteiger haben wir ein Lernkonzept entwickelt, das den Einstieg erleichtert – unterstützt durch erfahrene Mentoren in den Märkten.
Klar nach dem Prinzip: Vom Fachkräftemangel zur Willkommenskultur. Um das Recruiting langfristig zu professionalisieren, haben wir außerdem gemeinsam mit einer Agentur eine Arbeitgebermarken-Strategie entwickelt. Sie bildet die Basis für Karriereseite, Social-Media-Auftritt und interne Kommunikation.
Social Media spielt dabei eine zentrale Rolle: Mitarbeiter aus den Märkten berichten regelmäßig aus ihrem Alltag, Bewerber erhalten Einblicke in echte Teams und Prozesse. Das schafft Nähe und Authentizität – gerade in einer Branche, in der viele Wechselwillige nach einem neuen „Zuhause“ suchen.
Mit zunehmender Größe mussten wir auch um unsere interner Kommunikation entsprechend nachrüsten. Regelmäßige Team-Meetings, Projektupdates und Marktleitungsrunden sorgen für Transparenz und Austausch.
Und dabei ist immer klar, dass Kommunikationswege sich kontinuierlich der aktuellen Situation anpassen. „Am Anfang braucht man viele Gespräche, später eher Struktur und Effizienz. Hauptsache, man bleibt im Dialog.“
Das führt zu einer Meeting-Kultur, die Offenheit fördert, aber Zeitressourcen respektiert – kurze Check-ins statt endloser Abstimmungen.
Ausblick auf Heute: HR als echter People Partner
Vier Jahre nach dem Start steht Edeka Struve HR auf einem völlig neuen Fundament. Prozesse laufen digital, Verantwortlichkeiten sind klar, das Team versteht sich als Partner der Märkte.
Die Vision: Noch stärker in den Filialen präsent sein, die Führungskultur weiterentwickeln und HR als strategischen Erfolgsfaktor etablieren.
„Am Ende geht es immer um Menschen“, sagt Hendrik. „Wir treffen Entscheidungen, die Schicksale berühren. Deshalb ist Empathie genauso wichtig wie Struktur.“
Learnings & Handlungsempfehlungen
Im Rückblick gibt es drei entscheidende Erfolgsfaktoren: Geschwindigkeit, Kommunikation und Balance.
- Einbinden statt entscheiden: Führungskräfte, Dienstleister und Märkte wurden von Anfang an aktiv eingebunden. Nur so entsteht Akzeptanz.
- Pilotieren statt überrollen: Neue Tools und Prozesse wurden zunächst in ausgewählten Filialen getestet – ein Ansatz, der Fehler minimiert und Beteiligung stärkt.
- Kommunikation als Schlüssel: Gute HR-Arbeit steht und fällt mit der Art, wie Themen erklärt, eingeführt und begleitet werden.
Ein zentrales Learning: Manchmal war das Tempo zu hoch. Die Vielzahl an parallelen Projekten habe das Unternehmen zwischenzeitlich stark gefordert. „Wir waren schnell, aber nicht immer alle gleichzeitig bereit“.
Die ganze Folge “von HR für HR”
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