Recruiting: Prozess, Methoden & aktuelle Trends
Immer mehr Unternehmen stoßen auf die Herausforderung, geeignete und qualifizierte Kandidaten zu finden. Es stellt sich die Frage: Was gehört alles zu einem erfolgreichen und effizienten Recruiting? Die Antwort darauf wird immer wieder neu definiert - wir helfen ihnen auch mit Blick auf 2026 auf dem Laufenden zu bleiben.
Das Wichtigste in Kürze
- Recruiting beschreibt vor allem das Finden, Ansprechen und Einstellen von Kandidaten für offene Stellen im Unternehmen.
- Der Erfolg des Recruitings ist ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.
- Im Recruiting werden verschiedene Strategien und Techniken eingesetzt, die auf die jeweilige Branche und das Unternehmen angepasst werden können.
Recruiting-Prozess in 4 Schritten erklärt
Zwar kann ein Recruiting-Prozess je nach Unternehmen und Position unterschiedlich aufgebaut sein, aber im Allgemeinen umfasst er folgende grundlegenden Schritte:
1. Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen
Einer der ersten Schritte im Recruiting-Prozess sind Stellenausschreibungen und eine daraus abgeleitete, detaillierte Stellenbeschreibungen.
Eine Stellenausschreibung informiert potenzielle Bewerbende über offene Positionen im Unternehmen und zeigt erforderliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen auf. Eine gut formulierte Stellenbeschreibung ist entscheidend, da sie den ersten Kontakt zwischen dem Unternehmen und potenziellen Bewerbenden darstellt.
2. Vorstellungsgespräch
Das Vorstellungsgespräch bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Kandidaten persönlich kennenzulernen, die Fähigkeiten und Erfahrungen zu bewerten und festzustellen, ob sie gut zum Unternehmen passen.
Gleichzeitig können Bewerbende mehr über die Position und das Unternehmen erfahren und sollte unbedingt auch die Gelegenheit nutzen, Fragen zu stellen. Ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch sollte gut vorbereitet sein und sowohl fachliche als auch persönliche Aspekte abdecken.
3. Gehaltsverhandlung
Die Gehaltsverhandlung findet in der Regel nach dem Vorstellungsgespräch statt. Nämlich dann, wenn der Arbeitgeber entschieden hat, dass ein Kandidat geeignet ist und die Position angeboten bekommt.
Die Verhandlung umfasst nicht nur das Gehalt, sondern oft auch andere Zusatzleistungen wie Boni, Urlaubszeit oder flexible Arbeitszeiten. Ein offener und transparenter Dialog ist hier wichtig, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Einigung zu erzielen.
4. Onboarding
Das Onboarding ist der letzte Schritt in der Candidate Journey und spielt eine zentrale Rolle für die Candidate Experience. Es bezeichnet den strukturierten Prozess, durch den neue Mitarbeitende erfolgreich ins Unternehmen integriert und mit ihren Aufgaben vertraut gemacht werden. Ein effektives Onboarding-Programm – idealerweise unterstützt durch ein digitales Talent Management System (TMS) – hilft neuen Mitarbeitenden, sich schnell einzugewöhnen, ihre Rolle zu verstehen und sich emotional an das Unternehmen zu binden.
Recruiting Definition: Unterschied Recruiting vs. E-Recruiting
Recruiting, oder Personalbeschaffung, bezeichnet den Prozess, durch den Unternehmen qualifizierte Kandidaten für offene Stellen finden, ansprechen und einstellen. Dieser Prozess ist deswegen so wichtig, weil die richtigen Mitarbeiter maßgeblich zum Wachstum und Erfolg des Unternehmens beitragen. Recruiting umfasst verschiedene Strategien und Techniken, um die richtigen Talente auf dem Arbeitsmarkt zu finden und sie für das Unternehmen zu gewinnen.
E-Recruiting ist dabei ein Teil vom Recruiting und bezeichnet die Nutzung von Online-Plattformen zur Unterstützung und Automatisierung des Recruiting-Prozesses. Dies reicht von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen bis hin zur Nutzung von sozialen Medien, um potentielle Kandidaten anzusprechen. E-Recruiting bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine größere Reichweite, schnellere Prozesse und oft auch geringere Kosten.
Was ist 2025 & 2026 relevant im Recruiting?
Ein effektives Recruiting geht über die reine Besetzung von offenen Stellen hinaus. Es beinhaltet Strategien und Maßnahmen, die darauf abzielen, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren, den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass die richtigen Talente gefunden und gehalten werden.
Wichtig für KMU: Gerade im Mittelstand, wo Ressourcen begrenzt und Strukturen oft weniger standardisiert sind, gewinnt ein effizienter, digital unterstützter Recruiting-Prozess zunehmend an Bedeutung – nicht nur zur Stellenbesetzung, sondern auch zur langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.
Employer Branding
Eine starke Arbeitgebermarke (Employer Branding) wirkt sich direkt auf Schlüsselkennzahlen aus: So können Unternehmen mit positiv wahrgenommener Employer Brand laut einer aktuellen Randstad-Studie ihre Time to Hire im Recruitingprozess halbieren. Im Gegensatz zum langfristig angelegten Employer Branding ist Personalmarketing meist stärker handlungsorientiert.
Employer Value Proposition (EVP) Die Employer Value Proposition (EVP) ist ein entscheidender Faktor, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Vermitteln Sie also klar, was Ihr Unternehmen einzigartig macht und welche Vorteile Sie als Arbeitgeber bieten. Ein starkes Alleinstellungsmerkmal zieht Top-Talente an und erhöht die Attraktivität Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt.
KI im Recruiting
Die Recruiting-Benchmark-Studie 2025 der DGFP, dass rund 90 % der Unternehmen bereits KI-Tools nutzen, beispielsweise zur Erstellung von Stellenanzeigen oder zur Vorbereitung von Interviews. Recruiting wird dadurch zunehmend strukturierter, datengetriebener und technologisch professioneller, was eine Kombination aus qualifizierten Mitarbeitenden und gezieltem Technologieeinsatz besonders wichtig macht.
Zukunftskompetenzen
Recruiter benötigen neben fachlicher Expertise zunehmend technologische und analytische Fähigkeiten sowie den souveränen Umgang mit KI-Tools. Weitere geforderte Kompetenzen sind Social Media, Personalmarketing, Employer Branding und Direktansprache. Die Kombination aus qualifizierten Mitarbeitenden und gezieltem Technologieeinsatz wird damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor, um Fachkräfte effizient zu identifizieren und langfristig zu binden.
Recruiting wird zum Spezialgebiet in HR
Laut der Studie „Recruiting-Strukturen 2025“ verfügen inzwischen 65 % der befragten Unternehmen über eine eigene Recruiting-Abteilung – ein kontinuierlicher Anstieg im Vergleich zu 62 % im Jahr 2023 und 60 % im Jahr 2022. Gleichzeitig sinkt der Anteil der HR-Generalisten, die Recruiting-Aufgaben übernehmen, von 38 % im Jahr 2023 auf 32 %.
Diese Entwicklung zeigt deutlich, dass Unternehmen den Bereich Recruiting stärker spezialisieren und eigene Ressourcen dafür bereitstellen, um Prozesse effizienter zu gestalten und Fachkräfte gezielter anzusprechen.
Expertenintentipps zu KI-gestütztem Recruiting
Das müssen Personaler jetzt bezüglich des KI-Act der Europäischen Union wissen: Im Interview erklärt Luca von HRlab, wie Unternehmen KI in HR sicher einsetzen, Risiken einschätzen und gesetzliche Pflichten erfüllen.
Mitarbeiterempfehlungsprogramme nutzen
Fördern Sie Empfehlungen aus dem eigenen Team durch ein strukturiertes Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Setzen Sie Anreize wie Prämien für erfolgreiche Einstellungen, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, qualifizierte Kandidaten aus Ihrem Netzwerk vorzuschlagen.
Die richtige Stellenbeschreibung
Eine präzise und detaillierte Stellenbeschreibung, die auf einem klar definierten Anforderungsprofil basiert, kann den Unterschied für ein erfolgreiches Recruiting machen.
So werden die richtigen Kandidaten angesprochen und die Auswahl im Vorhinein effizient gestaltet. Ein gutes Anforderungsprofil sollte alle wesentlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen umfassen, die für die Position erforderlich sind.
Auch der sogenannte Cultural Fit und die Unternehmenskultur können hierbei schon abgeglichen werden und ein vielversprechendes Arbeitsverhältnis ermöglichen.
Experteninterview: Tipps für Stellenanzeigen
"Eine wirklich gute Zielgruppenanalyse ist das A und O einer guten Stellenanzeige und sollte so greifbar wie möglich gestaltet werden," verrät uns Paul Bentz von Job Ad Partner.
Aus unserem Expertenpodcast „von HR für HR“, Folge "Stellenanzeigen, die funktionieren".
Berufliche Soziale Netzwerke gezielt einsetzen
LinkedIn, Xing und Co. sind heute unverzichtbar für die erfolgreiche Rekrutierung von Talenten. Nutzen Sie die Plattform aktiv, um nicht nur Stellenanzeigen zu schalten, sondern auch das Netzwerk Ihres Unternehmens auszubauen und gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen.
Effizientes Bewerbermanagement mit Software
Nutzen Sie eine leistungsfähige Bewerbermanagement-Software, um Ihren Recruiting Funnel effizient zu steuern zu optimieren. Die Integration von Tools wie HRlab kann den Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung deutlich beschleunigen und übersichtlicher gestalten, indem alle relevanten Daten zentral verwaltet werden.
Recruiting Methoden & Tools im Überblick
Es gibt eine Vielzahl von Ansätzen sowie verschiedenen Tools und Techniken, die den Recruiting-Prozess unterstützen und verbessern.
Active Sourcing
Active Sourcing beschreibt die gezielte und proaktive Suche nach passenden Talenten. Häufig geschieht dies über berufliche Netzwerke wie LinkedIn, Xing oder durch spezialisiertes Candidate Profiling. Als Bestandteil einer modernen Inbound Recruiting-Strategie ermöglicht Active Sourcing Unternehmen, auch passive Kandidaten frühzeitig anzusprechen und langfristig in den eigenen Talent Pool aufzunehmen.
Peer Recruiting
Beim Peer Recruiting sind bestehende Mitarbeitende aktiv in den Recruiting-Prozess eingebunden. Sie können potenzielle Kandidaten vorschlagen und den Auswahlprozess durch ihre Fachkenntnisse und Erfahrungen unterstützen. Dies bringt ein hohes Potential, die Unternehmenskultur zu stärken.
Social Media Recruiting
Social Media Recruiting nutzt sämtliche Social Media Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn und Instagram, um Stellenanzeigen zu verbreiten und mit potenziellen Kandidaten zu kommunizieren. Diese Methode bietet eine große Reichweite und ermöglicht es, gezielt bestimmte Zielgruppen anzusprechen.
Diversity Recruiting
Diversity Recruiting verfolgt das Ziel, ein vielfältiges, inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, indem Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder körperlichen Fähigkeiten angesprochen werden. Durch den bewussten Einsatz von inklusiven Stellenanzeigen, neutraler Sprache und gezielten Maßnahmen im Personalmarketing wird der Recruiting-Prozess offener und diskriminierungsfrei gestaltet. Unternehmen, die auf Diversität setzen, profitieren langfristig von mehr Innovation, Kreativität und einer stärkeren Arbeitgebermarke.
Headhunter
Headhunter sind Personalbeschaffungsexperten, die im Auftrag von Unternehmen qualifizierte Kandidaten suchen und ansprechen. Sie verfügen über ein umfangreiches Netzwerk und tiefgehende Marktkenntnisse. Besonders in schwierigen oder spezialisierten Bereichen, sowie der Einstellung von Führungskräften, können sie wertvolle Unterstützung bieten.
Physische Recruiting Tools
Trotz der zunehmenden Digitalisierung spielen klassische Tools wie Stellenanzeigen in Zeitungen immer noch eine Rolle im Recruiting. Sie erreichen insbesondere Kandidaten, die nicht online auf Jobsuche sind, und können in bestimmten Branchen und Regionen weiterhin effektiv sein.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Zum Recruiting gehören die Bedarfsermittlung, das Erstellen von Stellenanzeigen, die Auswahl der Recruiting-Kanäle, das Bewerbermanagement, Vorstellungsgespräche und die finale Auswahl sowie die Einstellung von Kandidaten.
Es gibt verschiedene Recruiting-Methoden, darunter Stellenanzeigen, Karrieremessen, Active Sourcing, Social Media Recruiting, Mitarbeiterempfehlungsprogramme und die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern.
Personalbeschaffung und Recruiting sind weitgehend synonym. Beide Begriffe beziehen sich auf den Prozess, geeignete Kandidaten für offene Stellen zu finden und einzustellen.
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