Projektzeiterfassung Software: So gelingt Projektcontrolling ohne Zettelwirtschaft
Wenn Unternehmen eine Projektzeiterfassung Software einführen, verbinden Sie das operative Projektcontrolling nahtlos mit Ihren zentralen Personalprozessen. Dadurch behalten Sie Projektbudgets verlässlich im Blick, vereinfachen Abrechnungen und stellen gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen sicher.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Projektzeiterfassung Software verknüpft geleistete Arbeitsstunden direkt mit konkreten Projekten, Aufgaben und Kostenstellen
- Sie unterscheidet sich von der reinen Arbeitszeiterfassung durch den klaren Fokus auf Wirtschaftlichkeit, Budgetüberwachung und Nachvollziehbarkeit
- Integrierte Systeme mit mobiler App sowie Schnittstellen wie DATEV oder SAP verhindern Insellösungen und doppelte Dateneingaben
- Automatische Validierungen und zeitliche Gültigkeiten für Projekte verhindern Fehleingaben und unübersichtliche Auswahlmenüs
- Die gesetzlichen Anforderungen bezüglich DSGVO, Arbeitszeitgesetz und EuGH-Urteil werden bei cloudbasierten Systemen automatisiert eingehalten
Was ist eine Projektzeiterfassung Software?
Eine Projektzeiterfassung Software ist eine digitale HR- und Management-Lösung zur präzisen Zuordnung von Arbeitszeiten auf spezifische Projekte, Kunden, Mandate oder Teilaufgaben. Sie ermöglicht es Unternehmen, den tatsächlichen zeitlichen Aufwand pro Projekt in Echtzeit zu dokumentieren, Budgets kontinuierlich zu überwachen und eine verlässliche Basis für die Nachkalkulation sowie Rechnungsstellung zu schaffen.
Kernelemente und Funktionen von Projektzeiterfassung Software
Flexibilität durch Web & Mobile App
Ob im Büro am PC, unterwegs beim Kunden oder im Homeoffice: Webbasierte Systeme wie HRlab bieten eine flexible Erfassung. Über eine Arbeitszeitkonto App tragen zum Beispiel Außendienstmitarbeitende, Berater und Ingenieure Zeiten direkt vor Ort ein. Eine saubere Synchronisation stellt sicher, dass alle Daten im zentralen Dashboard sofort verfügbar sind.
Integriertes Projektcontrolling & Soll-Ist-Vergleich
Mit automatischer Kostenüberwachung behalten Projektverantwortliche den finanziellen Fortschritt im Blick. Das System sollte geplante Soll-Zeiten kontinuierlich mit den erfassten Ist-Stunden vergleichen.
So ergänzt Projektzeiterfassung die Arbeitszeiterfassung
In der betrieblichen Praxis werden Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung oft synonym verwendet, tatsächlich erfüllen sie zunächst unterschiedliche Zwecke und ergänzen sich dann aber in der Praxis.
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeitenden. Ziel ist primär die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), die Überwachung von Überstunden sowie die Bereitstellung korrekter Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die Projektzeiterfassung hingegen setzt auf der erfassten Arbeitszeit auf und gliedert diese auf konkrete Kostenträger, Kunden oder Teilaufgaben auf. Sie dient als strategisches Werkzeug für das Projektcontrolling und die Leistungsabrechnung.
| Kriterium | Arbeitszeiterfassung | Projektzeiterfassung |
|---|---|---|
| Hauptziel | Rechtssicherheit, Arbeitszeitschutz, Lohnabrechnung | Wirtschaftlichkeit, Nachkalkulation, Kundenabrechnung |
| Erfassungsebene | Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten | Zuordnung von Stunden zu Projekten, Tasks & Mandaten |
| Fokus | Anwesenheit & Arbeitszeitkonten | Projektbudgets, Stundensätze & Soll-Ist-Vergleiche |
| Nutzer | Gesamte Belegschaft / HR / Betriebsrat | HR, Projektleiter, Controlling, Management |
| Schnittstellen | Lohnsoftware (z. B. DATEV), Zeitwirtschaft | HR-Software, ERP-Systeme, CRM, Invoicing |
Nahtlose Integration ins HR-Ökosystem
Eine eigenständige Software zur Projektzeiterfassung entfaltet ihr volles Potenzial erst, wenn sie tief in die bestehende HR-Software-Landschaft eingebunden ist. Anstatt Insellösungen zu pflegen, verbindet eine ganzheitliche HR-Plattform wie HRlab Projektzeiten direkt mit Stammdaten, Urlaubs- und Fehlzeiten sowie der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Wenn Mitarbeitende im Urlaub oder krankgemeldet sind, wird dies automatisch im Projektcontrolling berücksichtigt. Über standardisierte Schnittstellen wie z. B. REST-APIs oder DATEV, fließen die freigegebenen Stundennachweise direkt in nachgelagerte Systeme zur Rechnungsstellung oder ERP-Verarbeitung. So reduzieren Sie administrative Aufwände nachhaltig und sichern eine hohe Datenqualität über den gesamten Employee Lifecycle hinweg.
Praxisbeispiel: Projektzeiterfassung in HRlab
Ein Blick in die Praxis zeigt, wie eine nahtlos integrierte Projektzeiterfassung in HRlab funktioniert. Anstatt getrennte Insellösungen zu bedienen, wird die Zuordnung von Projekten und Tätigkeiten direkt mit der zentralen Arbeitszeiterfassung gekoppelt.
Erstellung von Projekten und Tätigkeiten
Projekte werden zentral angelegt und flexibel konfiguriert. Sie lassen sich unternehmensweit bereitstellen oder gezielt auf einzelne Standorte, Abteilungen oder Teams einschränken. Jedes Projekt erhält eine definierte zeitliche Gültigkeit. So vermeiden Unternehmen unnötig lange Auswahlmenüs und beugen Fehleingaben durch Mitarbeitende vor. Zusätzlich werden den Projekten spezifische Tätigkeiten zugewiesen, die sich bei Bedarf auf ausgewählte Systemrollen begrenzen lassen.
Erfassung im Arbeitsalltag
Die Erfassung der Zeiten erfolgt für Mitarbeitende barrierefrei im Dashboard oder in den Zeiterfassungsmasken. Mitarbeitende wählen zu Beginn ihrer Arbeitszeit das jeweilige Projekt sowie die konkrete Tätigkeit aus und starten die Erfassung. Sollte die Zuordnung im Tagesgeschäft vergessen werden, bietet HRlab eine nachträgliche Projektverteilung. Hierbei wird strikt die Nettoarbeitszeit (Bruttoarbeitszeit abzüglich gesetzlicher Pausen) als verlässliche Verteilungsbasis herangezogen.
Projektzeiterfassung mit Reisekostenabrechnung in einem System
Ergänzend zur Erfassung von Projektzeiten verknüpft HRlab projektbezogene Dienstreisen direkt mit der Spesenverwaltung in einem Reisekosten-Worklfow. Mitarbeitende erfassen Reisezeiten, Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwände mobil per App oder am Desktop auf das jeweilige Kundenprojekt. Das System berechnet gesetzliche Pauschalen automatisch, stellt Belege transparent für die Rechnungsstellung bereit und übergibt freigegebene Spesen fehlerfrei an die Lohnbuchhaltung sowie DATEV.
Auswertung von Projektstunden und -kosten
Im Berichts- und Reportingbereich stehen HR-Verantwortlichen und Controlling übersichtliche Berichte zu Projektstunden und Projektkosten zur Verfügung. Durch die Hinterlegung von Stundenlöhnen im Personalprofil ermittelt HRlab automatisch die angefallenen Personalkosten pro Projekt. Filter für Zeiträume, Projekte, Standorte oder Mitarbeitende ermöglichen fundierte Analysen auf Knopfdruck. Sämtliche Berichte können für die Weiterverarbeitung oder Rechnungsstellung direkt nach Excel exportiert oder über Schnittstellen in nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Projektzeiterfassung mit HR Software
Mitarbeitende ordnen ihre Zeit direkt einem Projekt zu und können zusätzlich die ausgeführte Tätigkeit spezifizieren. Ob live oder nachträglich – die Erfassung ist flexibel und passt sich dem Arbeitsalltag an, nicht umgekehrt. Das Ergebnis: saubere Projektdaten, die wirklich zeigen, wo Zeit investiert wird.
Grenzen von Excel-Vorlagen und Freeware
Viele kleine und wachsende Unternehmen starten bei der Zeiterfassung mit einer kostenlosen Excel-Vorlage oder einfacher Freeware. Was im kleinen Team kurzfristig funktioniert, wird mit steigender Mitarbeiterzahl und komplexeren Projektstrukturen schnell zum Risiko. Fehleranfälligkeit & fehlende Datenintegrität: Manuelle Eingaben in Tabellen führen häufig zu Übertragungsfehlern. Mehrere Versionen derselben Datei erschweren die Auswertung.
- Keine Echtzeit-Transparenz: Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen lassen sich nur mit hohem manuellem Konsolidierungsaufwand erstellen. Budgetüberschreitungen werden meist erst bemerkt, wenn das Projekt abgeschlossen ist.
- Sicherheits- und Datenschutzmängel: Excel-Dateien bieten keinen rollenbasierten Zugriffsschutz und entsprechen selten den strengen Vorgaben der DSGVO bezüglich Speicherung und Löschung personengeschützter Daten.
- Medienbrüche: Eine fehlende Schnittstelle zu HR-Systemen oder der Buchhaltung erfordert das händische Übertragen von Stundennachweisen, was wertvolle Arbeitszeit bindet.
Der rechtliche Rahmen der Zeiterfassung
Die Einführung einer Zeiterfassung ist im europäischen und deutschen Raum streng geregelt. Eine professionelle Cloud-Software stellt sicher, dass rechtliche Vorgaben ohne Mehraufwand erfüllt werden.
EuGH-Urteil & BAG-Grundsatzentscheidung: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in Anlehnung an das EuGH-Urteil klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Ein kombiniertes System stellt sicher, dass sowohl Anwesenheit als auch Projektzeit rechtskonform dokumentiert werden.
Datenschutz (DSGVO): Da Zeiten personenbezogene Daten darstellen, müssen Serverstandorte in Deutschland oder der EU garantiert sein. Rollen- und Rechtekonzepte stellen sicher, dass Führungskräfte und Projektleiter nur Einsicht in die für sie relevanten Projektzeiten erhalten.
Einbindung des Betriebsrates: Gemäß § 87 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung von Systemen zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer ein Mitbestimmungsrecht. Eine transparente, objektive Software erleichtert die Einigung und Erstellung einer Betriebsvereinbarung.