Reisekostenabrechnung Workflow in der Praxis: Beispiele, digitale Tools und Sonderfälle
Die Reisekostenabrechnung gehört zu den häufigsten, aber auch fehleranfälligsten Prozessen in Unternehmen. Ob Kundentermine, Messen oder Schulungen – überall entstehen Kosten, die sauber dokumentiert, korrekt abgerechnet und steuerlich anerkannt werden müssen. Ein effizienter Workflow für die Reisekostenabrechnung entlastet HR- und Finanzabteilungen, spart Zeit und sorgt für Transparenz.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Reisekostenabrechnung muss immer dann erstellt werden, wenn Mitarbeitende dienstlich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind.
- Es gelten Fristen und steuerliche Grenzen, insbesondere die 3-Monatsregel.
- Digitale Tools automatisieren die Erfassung, Genehmigung und Integration in die Gehaltsabrechnung.
- Belege sind Pflicht – auch digitale Kopien sind erlaubt, solange sie revisionssicher gespeichert werden.
- Sonderfälle wie Reisen von Geschäftsführern, Freelancern oder Fahrgemeinschaften erfordern besondere Beachtung.
Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?
Eine Reisekostenabrechnung ist immer erforderlich, wenn im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der üblichen Arbeitsstätte Kosten entstehen. Das gilt für Mitarbeitende, Führungskräfte und auch externe Mitarbeitende, sofern die Kosten nicht direkt vom Unternehmen getragen werden. Mehr dazu lesen Sie in unserem ausführlichen Artikel zur Dienstreise.
Fristen:
In der Regel sollten Reisekosten innerhalb von sechs Monaten nach Reiseende abgerechnet werden. Viele Unternehmen legen interne Fristen (z. B. 30 Tage) fest, um den Überblick zu behalten.
Die 3-Monatsregel:
Dauert eine wiederkehrende Auswärtstätigkeit länger als drei Monate, gilt sie steuerlich nicht mehr als Dienstreise. Danach entfällt der Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen.
Rückwirkende Abrechnung:
Eine nachträgliche Erstattung ist grundsätzlich möglich, kann aber steuerliche Nachteile mit sich bringen, wenn Fristen oder Nachweispflichten nicht eingehalten wurden.
Erfassung und Belegwesen
Eine vollständige und ordnungsgemäße Belegführung ist Pflicht – unabhängig davon, ob die Abrechnung analog oder digital erfolgt. Damit nichts in Vergessenheit geräte, haben wir für Sie eine Reiskosten Abrechnung Checkliste erstellt.
Belegarten:
- Originalbelege (Papier oder digital)
- Elektronische Rechnungen (PDF, App-Beleg, Foto)
- Ersatzbelege, wenn das Original verloren wurde – müssen plausibel und nachvollziehbar sein
Tipp: GoBD-konforme Systeme stellen sicher, dass digitale Belege revisionssicher archiviert werden. Wichtig ist, dass alle Belege eindeutig einer Reise und einem Mitarbeitenden zugeordnet sind.
Berechnung der Reisekosten
Die Berechnung erfolgt auf Basis der tatsächlichen Ausgaben oder genehmigten Kilometerleistungen. Beispiel: Eine Mitarbeiterin fährt mit dem privaten Pkw 180 km zu einem Kundentermin und übernachtet eine Nacht im Hotel. Fahrtkosten: 180 km × 0,30 € = 54 € Hotelkosten: 98 € Parkgebühr: 12 € Gesamtkosten: 164 €
Reisekostenabrechnung Workflow: Digitaler Prozess von Einreichen bis Auszahlung
Immer mehr Unternehmen digitalisieren den gesamten Abrechnungsprozess – von der Belegerfassung bis zur Auszahlung. Der typische Reisekostenabrechnung Workflow sieht entsprechend so aus:
- Einreichen: Mitarbeitende laden Belege via App oder Webportal hoch.
- Prüfen: Automatische Plausibilitätsprüfung (Datum, Betrag, Zuordnung).
- Genehmigen: Vorgesetzte geben Abrechnungen digital frei.
- Archivieren: Revisionssichere Speicherung nach GoBD.
- Auszahlen: Automatische Übergabe an Lohn- oder Finanzbuchhaltung.
Vorteile:
- Zeitersparnis und weniger Papier
- Automatische Berechnung der Kilometer- und Spesenbeträge
- Transparente Genehmigungsprozesse
- Integration mit HR- und Gehaltsabrechnungssystemen
Besondere Szenarien in der Reisekostenabrechnung
Geschäftsführer & leitende Angestellte: Reisekosten müssen ebenfalls ordnungsgemäß dokumentiert werden, auch wenn sie durch die Firma gezahlt werden. Fehlende Belege können als geldwerter Vorteil gelten.
Freelancer & Externe: Bei externen Dienstleistern wird meist netto abgerechnet. Wichtig: vertragliche Regelungen zu Fahrt- und Übernachtungskosten klar festlegen.
Reisen mit mehreren Teilnehmenden: Jede Person muss eine eigene Abrechnung einreichen – auch wenn gemeinsame Belege (z. B. Restaurantrechnung) existieren.
Übernachtung bei Freunden oder Verwandten: Nur tatsächliche Kosten sind erstattungsfähig, keine fiktiven Übernachtungspauschalen.
Fahrgemeinschaften: Fährt ein Mitarbeitender mehrere Mitarbeitenden, darf nur der Fahrzeugführende abrechnen. Die Mitfahrenden können keine Fahrtkosten geltend machen.
Tipps für Mitarbeitende, HR & Finance
| Themenbereich | Tipps für Mitarbeitende | Tipps für HR & Finance |
|---|---|---|
| Belege & Nachweise | Belege direkt nach der Zahlung fotografieren und hochladen. | Automatische Erinnerungen bei fehlenden oder überfälligen Belegen aktivieren. |
| Prozesse & Fristen | Interne Fristen einhalten, um Rückfragen zu vermeiden. | Klare Fristen und Workflows in der Reisekostenrichtlinie definieren. |
| Erfassung & Tools | Mobile Apps oder Webportale nutzen, um Quittungen sofort zu erfassen. | Dashboards zur Kostenkontrolle und Budgetplanung einsetzen. |
| Datenqualität | Reisedaten (Ziel, Zweck, Teilnehmer) vollständig dokumentieren. | Schnittstellen zur Buchhaltung und Steuerberatung implementieren. |
| Fehlervermeidung | Keine privaten Ausgaben mit einreichen. | Automatische Plausibilitätsprüfungen im Tool aktivieren. |
| Compliance | Nur belegte, dienstlich bedingte Kosten abrechnen. | Reisekostenrichtlinie jährlich prüfen und an steuerliche Änderungen anpassen. |
Welche App eignet sich am besten zum Aufteilen von Reisekosten?
Wenn es darum geht, Reisekosten effizient aufzuteilen und korrekt abzurechnen, bietet beispielsweise HRlab eine gute Lösung. Die Software ermöglicht es, alle Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Spesen und Bewirtungskosten digital zu erfassen, automatisch auf die entsprechenden Mitarbeitenden oder Projekte aufzuteilen und direkt in den Reisekostenabrechnung Workflow zu integrieren.
Dank mobilem Upload von Belegen, automatischer Berechnung von Kilometern, Spesen und Pauschalen sowie integrierter Genehmigungs- und Freigabeprozesse entfällt das umständliche manuelle Zusammenrechnen oder Abgleichen von Ausgaben. So sparen HR, Finance und Mitarbeitende viel Zeit und vermeiden Fehler bei der Abrechnung.
Lesen Sie hier eine Beispiel aus der Praxis von HRlab als Reisemanagement Software.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Reisekosten kann man abrechnen, indem man alle beruflich bedingten Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegung und Nebenkosten sammelt, Belege aufbewahrt und diese über ein Abrechnungsformular oder ein digitales Tool beim Arbeitgeber einreicht. Anschließend prüft der Vorgesetzte die Angaben, genehmigt die Abrechnung und die Kosten werden erstattet oder steuerlich geltend gemacht.
Alle Mitarbeitenden, Führungskräfte oder externen Dienstleister, die beruflich reisen und deren Kosten nicht direkt vom Arbeitgeber übernommen werden, müssen eine Reisekostenabrechnung einreichen, um die entstandenen Ausgaben erstattet oder steuerlich geltend zu machen.
Nein, die digitale Reisekostenabrechnung ist in Deutschland nicht verpflichtend. Unternehmen können weiterhin Papierbelege und manuelle Abrechnungen nutzen. Allerdings ist die digitale Abrechnung rechtlich zulässig und zunehmend üblich, da sie Prozesse vereinfacht, Fehler reduziert und die Einhaltung von GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sicherstellt. Viele Unternehmen setzen deshalb freiwillig auf digitale Tools, um Reisekosten Workflows effizienter und transparenter zu gestalten.