Zeiterfassung am Arbeitsplatz - das müssen Unternehmen wissen

Was zählt zur Arbeitszeit?

Die Arbeitszeit legt den Grundstein der Zeiterfassung und beschreibt die Zeit zwischen Beginn und Ende der Arbeit. Zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Die regulären Arbeitsstunden gemäß Vertrag
• Zeiten für Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit
• Angeordnete Fort- und Weiterbildungen
• Umkleidezeiten und Toilettenpausen

Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Kaffeepausen
• Pausenzeiten, sofern diese klar von der Arbeitszeit abgegrenzt sind und keine Arbeitsleistung erbracht wird
• Wegezeiten zum und vom Arbeitsplatz, es sei denn, es handelt sich um Dienstreisen
• Raucherpausen, je nachdem wie unternehmensinterne Regelungen getroffen werden
• Freiwillige Fort- und Weiterbildungen

Beispiele und Lösungen für die Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Für Kleinbetriebe kann die Zeiterfassung am Arbeitsplatz oft wie ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand wirken. Typische Probleme sind fehlende Transparenz bei Überstunden, unterschiedliche Erfassungsgewohnheiten der Mitarbeitenden oder die manuelle Nachpflege von Arbeitszeiten. Die Lösung für die Kleinbetriebe liegt meist in einer einfachen, mobilen und digitalen Zeiterfassung, die auf die Größe und Struktur des Unternehmens zugeschnitten ist.

Zeiterfassung im Handwerk

Im Handwerk stellt die Zeiterfassung besondere Anforderungen. Viele Tätigkeiten sind nicht direkt sichtbar als Arbeitsleistung, gehören aber zwingend zur Arbeitszeit: das Tragen und Vorbereiten von Materialien, das Anziehen der Schutzkleidung, die Inbetriebnahme von Maschinen oder das Reinigen von Firmenfahrzeugen. Gerade in solchen Situationen passiert es leicht, dass diese Tätigkeiten nicht erfasst werden, weil sie „nebenbei“ erledigt werden. Typische Probleme: Mitarbeitende erfassen nur die Stunden am eigentlichen Kundenauftrag, Überstunden werden nicht systematisch dokumentiert, und Pausenregelungen werden nicht konsequent eingehalten.

Zeiterfassung in der Gastronomie

In der Gastronomie, besonders in kleinen Restaurants, Cafés oder Bars, ist die Zeiterfassung oft eine Herausforderung. Mitarbeitende arbeiten in wechselnden Schichten, manchmal am Abend oder am Wochenende, und Überstunden entstehen schnell, etwa bei kurzfristigen Reservierungen oder Stoßzeiten. Typische Herausforderungen in kleinen Gastronomiebetrieben:

• Schichtwechsel und spontane Überstunden werden oft nur mündlich vereinbart und nicht dokumentiert.
• Teilzeitkräfte und Aushilfen haben unterschiedliche Arbeitszeiten, was die Soll-Ist-Abgleiche erschwert.
• Pausenzeiten werden häufig vergessen oder falsch eingetragen, da der Betrieb gerade während Stoßzeiten voll ausgelastet ist.

Zeiterfassung in der Pflege

In Pflege- und Gesundheitsbetrieben, wie ambulanten Pflegediensten oder privaten Physiotherapiepraxen, ist die Zeiterfassung besonders komplex. Mitarbeitende sind oft mobil unterwegs, fahren zu Patienten nach Hause oder arbeiten in verschiedenen Einrichtungen. Überstunden, flexible Arbeitszeiten und dokumentationspflichtige Pflegeeinsätze müssen genau erfasst werden, um sowohl gesetzliche Vorgaben als auch interne Abrechnungsregeln einzuhalten.

Zeiterfassung im Einzelhandel

Auch Einzelhandelsbetriebe, wie Boutiquen, Buchläden oder Bioläden, stehen bei der Zeiterfassung vor eigenen Herausforderungen. Mitarbeitende arbeiten oft in wechselnden Schichten, besonders an Wochenenden oder Feiertagen, und kurzfristige Anpassungen des Personaleinsatzes sind üblich. Überstunden, Teilzeitkräfte und Aushilfen müssen präzise dokumentiert werden, damit die Lohnabrechnung korrekt ist und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Lösungen für Kleinbetriebe:

• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten direkt auf dem Smartphone oder Tablet, auch unterwegs.
• Automatische Berechnung von Fahrtzeiten: Systeme, die Fahrzeitenautomatisch berücksichtigen oder eine einfache Nachtragungsmöglichkeit bieten.
• Übersichtliche Schichtplanung: Ein System, das alle Mitarbeitenden, Arbeitszeiten und Salden anzeigt, erleichtert die Planung und den Lohnabrechnungsprozess.
• Klare Regeln: Definieren, welche Tätigkeiten offiziell zur Arbeitszeit zählen – inklusive Anfahrt, Materialbereitstellung, Maschinenstart und Pausen.
• Transparenz schaffen: Mitarbeitende haben jederzeit Einsicht in ihre Stunden, können Korrekturen melden, und der Arbeitgeber prüft die Einträge regelmäßig.
• Einfache Systeme: Für kleine Teams reicht oft eine App oder ein kleines Tablet-Terminal, die Daten lassen sich exportieren und direkt für Lohnabrechnung und Überstundenkontrolle nutzen.

Arbeitgeber korrigiert Zeiterfassung - ist das richtig?

In manchen Fällen kann es notwendig sein, dass der Arbeitgeber die Zeiterfassung korrigiert, beispielsweise bei fehlerhaften Einträgen oder nachträglicher Erfassung von Arbeitszeiten. Dabei ist es wichtig, dass alle Änderungen dokumentiert werden, um nachvollziehbar zu bleiben. Eine transparente Korrekturpolitik schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden und stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeitdokumentation eingehalten werden.

Lastenheft um die Zeiterfassung am Arbeitsplatz umzusetzen

Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystemes ist es wie bei der Auswahl jeder Software: Am besten starten Sie mit der Erstellung eines internen Lastenheftes. Folgende Punkte sollten Sie dabei unbedingt in Ihrem Lastenheft abdecken.

• Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
• Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
• Budget & technische Anforderungen festlegen

Außerdem empfehlen wir, über den geplanten Prozess hinweg unbedingt genug Puffer einzuräumen. Damit können Sie unvorhergesehene Herausforderungen schon im Vorhinein abfangen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Formulierungen im Lastenheft sehr präzise ausfallen. Das beugt potentiellen Missverständnissen vor und vereinfacht die Arbeit mit dem Lastenheft.