Zeiterfassung am Arbeitsplatz - das müssen Unternehmen wissen

Was zählt zur Arbeitszeit?

Die Arbeitszeit legt den Grundstein der Zeiterfassung und beschreibt die Zeit zwischen Beginn und Ende der Arbeit. Zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Die regulären Arbeitsstunden gemäß Vertrag
• Zeiten für Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit
• Angeordnete Fort- und Weiterbildungen
• Umkleidezeiten und Toilettenpausen

Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Kaffeepausen
• Pausenzeiten, sofern diese klar von der Arbeitszeit abgegrenzt sind und keine Arbeitsleistung erbracht wird
• Wegezeiten zum und vom Arbeitsplatz, es sei denn, es handelt sich um Dienstreisen
• Raucherpausen, je nachdem wie unternehmensinterne Regelungen getroffen werden
• Freiwillige Fort- und Weiterbildungen

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Beispiele & Lösungen

Für Kleinbetriebe kann die Zeiterfassung am Arbeitsplatz oft wie ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand wirken. Typische Probleme sind fehlende Transparenz bei Überstunden, unterschiedliche Erfassungsgewohnheiten der Mitarbeitenden oder die manuelle Nachpflege von Arbeitszeiten. Die Lösung für die Kleinbetriebe liegt meist in einer einfachen, mobilen und digitalen Zeiterfassung, die auf die Größe und Struktur des Unternehmens zugeschnitten ist.

Zeiterfassung im Handwerk

Im Handwerk stellt die Zeiterfassung besondere Anforderungen. Viele Tätigkeiten sind nicht direkt sichtbar als Arbeitsleistung, gehören aber zwingend zur Arbeitszeit: das Tragen und Vorbereiten von Materialien, das Anziehen der Schutzkleidung, die Inbetriebnahme von Maschinen oder das Reinigen von Firmenfahrzeugen. Gerade in solchen Situationen passiert es leicht, dass diese Tätigkeiten nicht erfasst werden, weil sie „nebenbei“ erledigt werden. Typische Probleme: Mitarbeitende erfassen nur die Stunden am eigentlichen Kundenauftrag, Überstunden werden nicht systematisch dokumentiert, und Pausenregelungen werden nicht konsequent eingehalten.

Besonders deutlich zeigt sich dieses Thema im Baugewerbe, wo Stundennachweise nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern auch als gesetzlicher Nachweis vorgeschrieben sind. Eine saubere Dokumentation aller Arbeitszeiten – einschließlich Fahrzeiten, Rüstzeiten und Pausen – ist hier unverzichtbar. Konkrete Lösungen könnten dafür sein:

1. Mobile Zeiterfassung per App

Praxisbeispiel: Ein Malerbetrieb mit 12 Mitarbeitenden installiert auf jedem Smartphone eine Zeiterfassungs-App. Mitarbeitende starten/stoppen ihre Arbeitszeit direkt auf der Baustelle.

Tätigkeiten werden kategorisiert: Kundenauftrag, Fahrzeit, Materialtransport, Rüsten der Werkzeuge, Pausen.

Vorteil: Zeiterfassung ist gesetzeskonform, Stundennachweise werden automatisch erstellt.

2. Baustellenterminals / Stechuhren

Praxisbeispiel: Ein Dachdeckerbetrieb mit mehreren parallelen Baustellen nutzt mobile Terminals auf jedem Einsatzort. Mitarbeitende stempeln ein/aus, der Systemadministrator kann täglich kontrollieren, dass alle Zeiten erfasst wurden.

Vorteil: Offline-fähig, synchronisiert die Daten später ins Büro - im besten Fall direkt mit einer HR Software, ideal für große Baustellen.

Kleinbetriebe in Pflege & Gastronomie

Generell schafft die digitale Zeiterfassung in Kleinbetrieben verschiedener Branchen eine enorme Erleichterung der Personalverantwortlichen. Zum Beispiel durch folgende Möglichkeiten:

• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt auf dem Smartphone oder Tablet – ideal für Pflegekräfte unterwegs oder Servicekräfte mit wechselnden Schichten.
• Einfache Schicht- und Dienstplanung: Übersichtliche Darstellung aller Mitarbeitenden, Schichten und Pausen, inklusive kurzfristiger Änderungen oder Urlaubsvertretungen.
• Automatische Pausen- und Überstundenberechnung: Systeme berücksichtigen gesetzliche Pausenregelungen und Überstunden automatisch, z. B. bei Nachtdiensten oder langen Schichten in der Gastronomie.
• Kategorisierung von Tätigkeiten: Pflegekräfte können Zeit für direkte Patientenversorgung, Dokumentation oder Fahrten zwischen Einsatzorten erfassen; Gastronomie-Mitarbeitende für Service, Küchendienst, Vor- und Nachbereitung.
• Transparenz & Korrekturmöglichkeiten: Mitarbeitende sehen ihre Stunden jederzeit ein, können Korrekturen melden, und Arbeitgeber prüfen die Einträge regelmäßig.
• Offline-Funktionalität: Für Einsätze in Häusern ohne WLAN oder bei Außeneinsätzen in der Pflege ist die Zeiterfassung auch offline nutzbar und synchronisiert später automatisch.
• Einfache Auswertung & Berichte: Export der Daten für Lohnabrechnung, Urlaubsberechnung oder Controlling – spart Zeit und reduziert Fehler.
• Rechtssichere Dokumentation: Zeiterfassung erfüllt gesetzliche Vorgaben, z. B. Mindestlohngesetz, Nachweise über Nacht- und Feiertagsdienste.

Arbeitgeber korrigiert Zeiterfassung - ist das richtig?

In manchen Fällen kann es notwendig sein, dass der Arbeitgeber die Zeiterfassung korrigiert, beispielsweise bei fehlerhaften Einträgen oder nachträglicher Erfassung von Arbeitszeiten. Dabei ist es wichtig, dass alle Änderungen dokumentiert werden, um nachvollziehbar zu bleiben. Eine transparente Korrekturpolitik schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden und stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeitdokumentation eingehalten werden.

Lastenheft für die Umsetzung

Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystemes ist es wie bei der Auswahl jeder Software: Am besten starten Sie mit der Erstellung eines internen Lastenheftes. Folgende Punkte sollten Sie dabei unbedingt in Ihrem Lastenheft abdecken.

• Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
• Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
• Budget & technische Anforderungen festlegen

Außerdem empfehlen wir, über den geplanten Prozess hinweg unbedingt genug Puffer einzuräumen. Damit können Sie unvorhergesehene Herausforderungen schon im Vorhinein abfangen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Formulierungen im Lastenheft sehr präzise ausfallen. Das beugt potentiellen Missverständnissen vor und vereinfacht die Arbeit mit dem Lastenheft.