Zeiterfassung Pflicht 2025 - das müssen Arbeitgeber wissen

Rechtliche Vorgaben & Pflichten zur Zeiterfassung

Grundsätzlich gilt für Unternehmen mit Sitz in Deutschland das Arbeitszeitgesetz. Hier sind unter anderem die Arbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeiten, aber auch die Arbeit an Sonn- und Feiertagen geregelt.

Kurz zusammengefasst gelten folgende gesetzlichen Pflichten:

• Es darf nicht mehr als acht Arbeitsstunden pro Werktag gearbeitet werden
• In Ausnahmen sind 10 Arbeitsstunden pro Werktag zwar zulässig. Aber nur, solange die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten sechs Monate nicht über acht Stunden pro Tag liegt.
• Nach sechs Arbeitsstunden muss mindestens eine Pausenzeit von 30 Minuten eingehalten werden.
• Nach neun Arbeitsstunden muss mindestens eine Pausenzeit von 45 Minuten eingehalten werden.
• Nach einem Arbeitstag gilt eine Mindestruhezeit von 11 Stunden.

Zusätzlich dazu gilt seit dem 13. September 2022 der Beschluss vom Bundesarbeitsgericht, wonach Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Genauer gesagt heißt das, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, damit Beschäftigte Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeiten erfassen können. Inklusive Pausen und Überstunden.

Hier allerdings wichtig zu wissen: Es wurde noch nicht festgelegt, welche genauen Metriken Arbeitgeber wirklich verpflichtend erfassen müssen. In jedem Fall werden aber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aufgezeichnet werden müssen.

Auch ist noch unklar, was für eine Art Zeiterfassungssystem eingeführt werden muss. Heißt, theoretisch könnten Beschäftigte ihre Zeiten auch ganz einfach handschriftlich festhalten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat allerdings 2023 bereits einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz gemacht.

Was zählt zur Arbeitszeit

Die Arbeitszeit legt den Grundstein der Zeiterfassung und beschreibt die Zeit zwischen Beginn und Ende der Arbeit. Zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Die regulären Arbeitsstunden gemäß Vertrag
• Zeiten für Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit
• Angeordnete Fort- und Weiterbildungen
• Umkleidezeiten und Toilettenpausen

Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Kaffeepausen.
• Pausenzeiten, sofern diese klar von der Arbeitszeit abgegrenzt sind und keine Arbeitsleistung erbracht wird
• Wegezeiten zum und vom Arbeitsplatz, es sei denn, es handelt sich um Dienstreisen
• Raucherpausen, je nachdem wie unternehmensinterne Regelungen getroffen werden
• Freiwillige Fort- und Weiterbildungen.

Zeiterfassung am Beispiel von Handwerksbetrieben

Gerade in einer Industrie wie dem Baugewerbe kommt es immer wieder zu zahlreichen Nachfragen mit Blick darauf, welche Tätigkeiten zur Arbeitszeit zählen und welche nicht. Die Klassiker? Das Be- und Entladen von Fahrzeugen, aber auch die Reinigung von Firmenfahrzeugen.

In beiden Fällen gilt, dass sie Voraussetzung sind, um die eigentliche Arbeit auszuführen. Entsprechend gelten sie auch zur Arbeitszeit. Gleiches gilt in der Regel für alle anderen fremdnützigen Tätigkeiten, wie beispielsweise das Anziehen von Arbeitskleidung, aber auch das Anschalten und Inbetriebnehmen von Maschinen.

Lastenheft für die Auswahl eines Zeiterfassungssystems

Bei der Auswahl des Zeiterfassungssystemes ist es wie bei der Auswahl jeder Software: Am besten starten Sie mit der Erstellung eines internen Lastenheftes. Folgende Punkte sollten Sie dabei unbedingt in Ihrem Lastenheft abdecken.

• Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
• Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
• Budget & technische Anforderungen festlegen

Außerdem empfehlen wir, über den geplanten Prozess hinweg unbedingt genug Puffer einzuräumen. Damit können Sie unvorhergesehene Herausforderungen schon im Vorhinein abfangen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Formulierungen im Lastenheft sehr präzise ausfallen. Das beugt potentiellen Missverständnissen vor und vereinfacht die Arbeit mit dem Lastenheft.