Reisekostenpauschale 2025: Regelungen & Tipps
Die Reisekostenpauschale ist ein steuerlich anerkannter Pauschalbetrag zur Abgeltung von beruflich bedingten Ausgaben, die im Rahmen von Dienstreisen entstehen. Dazu zählen insbesondere Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie sonstige Nebenkosten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Reisekostenpauschale vereinfacht die Abrechnung, indem nicht jeder Beleg einzeln eingereicht werden muss.
- Die Reisekostenpauschale enthält Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
- Ab 2024 sollte sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen - das wurde aber nicht umgesetzt.
- Die Reisekostenpauschale im Ausland orientiert sich in der Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
Was ist die Reisekostenpauschale?
Reisekosten fallen meist im Zusammenhang mit Dienstreisen an. Also dann, wenn Arbeitnehmende, Beschäftigte im öffentlichen Dienst oder auch Selbstständige sich außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte bewegen und beispielsweise auf Messen oder Kundenterminen sind.
Die Idee hinter der Reisekostenpauschale: Die darauffolgende Reisekostenabrechnung um ein Vielfaches zu vereinfachen, indem deutlich weniger einzelne Belege eingereicht und geprüft werden müssen.
Entsprechend nutzen auch HR-Verantwortliche die Reisekostenpauschale, um die Reisekostenabrechnung für Mitarbeitende zu vereinfachen und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben der Lohnsteuer und Einkommensteuer einzuhalten.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Dienstreisen
- Projektarbeit beim Kunden
- Schulungen außerhalb des Unternehmens
- Dienstfahrten mit dem Privat-Pkw
4 Bestandteile der Reisekostenpauschale
Die Pauschalbeträge werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht. HR-Abteilungen sollten deshalb zu Jahresbeginn prüfen, ob es Änderungen an gibt und diese in den internen Reisekostenrichtlinien sowie HR-Systemen anpassen. Tipp: Entlasten Sie die HR Abteilung, indem Sie eine HR Software wie HRlab nutzen, die die Aktualisierung der Reisekosten automatisch übernimmt.
| Bestandteile der Reisekostenpauschale | Beschreibung |
|---|---|
| Fahrtkosten | Abrechnung über Kilometerpauschale (0,30 €/km für Pkw) oder tatsächliche Belege (z. B. Bahn) |
| Übernachtungskosten | Tatsächliche Kosten mit Beleg oder pauschal (z.B. 20 € Inland) |
| Verpflegungsmehraufwand | Pauschale je nach Abwesenheitsdauer: z. B. 14€ (8–24 Std.), 28€ (>24 Std.) |
| Reisekosten Ausland | Abhängig vom Zielland (Auswärtspauschalen gem. BMF-Tabelle) |
Fahrtkosten: Kilometerpauschalen & Co.
Fahrtkosten fallen beispielsweise dann an, wenn Mitarbeitende ihre Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug angetreten sind. Hier dreht sich alles um die gefahrenen Kilometer und die Art des Fahrzeuges:
- PKW: 30 Cent pro Kilometer
- Motorrad: 20 Cent pro Kilometer
- Fahrrad: Pauschal 5€ im Monat, wenn es mindestens zweimal in dem Monat dienstlich verwendet wurde.
Natürlich zählen hier auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Bus oder Taxi. Diese Ausgaben lassen sich mit den jeweiligen Belegen in voller Höhe einreichen.
Expertentipp: Reisekostenabrechnung leicht gemacht
"Das Reisekostenmanagement von HRlab, also die Reisekosten mit über die Gehaltsabrechnung laufen zu lassen, hat von Anfang an einwandfrei funktioniert und den vorherigen Arbeitsaufwand deutlich reduziert."
Übernachtungspauschalen
Die Übernachtungspauschalen in Deutschland sind Pauschalbeträge, die für Übernachtungskosten auf Dienstreisen angesetzt werden können, ohne dass ein Beleg für die tatsächlichen Kosten eingereicht werden muss. Sie werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) vorgegeben.
Für Inlandreisen 2025 gilt in der Regel:
- Übernachtungskostenpauschale: 20 € pro Übernachtung
Hinweise:
- Wenn die tatsächlichen Übernachtungskosten höher sind und belegbar, kann natürlich der tatsächliche Betrag abgerechnet werden.
- Frühstück, das im Hotelpreis enthalten ist, muss vom Übernachtungspauschbetrag abgezogen werden oder wird über die Verpflegungspauschale berücksichtigt.
- Bei Auslandsreisen unterscheiden sich die Übernachtungspauschalen je nach Land, orientiert an den Lebenshaltungskosten vor Ort.
Verpflegungsmehraufwand 2025 Inland
Bei der Pauschale für Verpflegungsmehraufwände oder auch Verpflegungspauschale, geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Verpflegung auf Reisen teurer ist als zu Hause. Je nachdem, wie lange eine Reise andauert, gelten verschiedene Pauschalbeträge innerhalb von Deutschland.
- Für einen Tag, an dem man mindestens acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, greift die Halbtagespauschale mit 14€. Das ist beispielsweise bei An- und Abreisetagen von einer mehrtägigen Dienstreise der Fall.
- Für einen ganzen Tag, also bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte, gilt die Gantagespauschale mit 28€.
Wichtig: Ab 2024 sollte sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 14€ auf 16€ erhöhen, wenn man länger als acht Stunden aber nicht einen ganzen Tag unterwegs ist. Und bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit von 28€ auf 32€ erhöhen. Das wurde allerdings nach einigem hin und her zwischen Bundestag und Bundesrat verworfen.
Entwicklung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Deutschland von 2019 bis 2025
| Abwesenheitszeit | Bis 2019 | Seit 2020 |
|---|---|---|
| An- und Abreisetag | 12€ | 14€ |
| Ab 8-24 Stunden | 12€ | 14€ |
| Mindestens 24 Stunden | 24€ | 28€ |
Wer hat Anspruch auf die Tagespauschale?
Die Tagespauschale (auch Tagessatz, Tagegeld oder Tagesgeld) bezeichnet in der Praxis den Verpflegungsmehraufwand wie oben erklärt. Tagespauschale / Tagessatz / Tagegeld sind in der Praxis Synonyme: Alle drei Begriffe beschreiben die gleiche steuerfreie Pauschale, die für Verpflegungskosten während einer Reise gezahlt wird. Die Pauschale wird netto ausgezahlt oder kann bei der Steuererklärung als Verpflegungsmehraufwand angesetzt werden, falls die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden.
Die Tagessätze für Verpflegungsmehraufwand werden reduziert, wenn bestimmte Mahlzeiten oder Kostenpunkte bereits abgedeckt sind. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Frühstück im Hotel inbegriffen ist oder der Reisende von Geschäftspartner:innen zum Mittag- oder Abendessen eingeladen wird. Die Kürzungen erfolgen wie folgt:
- Frühstück: 20 % der Pauschale (= 5,60 €)
- Mittag- und Abendessen: 40 % der Pauschale (= 11,20 €)
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich selbst getragenen Verpflegungskosten durch den Verpflegungsmehraufwand / Tagessatz abgegolten werden.
Vom Finanzministerium 2025 aktualisiert: Reisekostenpauschalen im Ausland
Die Reisekostenpauschale im Ausland unterscheidet sich je nach Staat. Eine Tabelle über die ab 1. Januar 2025 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland lassen sich in dem BMF-Schreiben nachlesen. Dabei orientiert sich die Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
So beläuft sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände in der Schweiz auf 43€ bzw. 64€. Im Vergleich dazu steht Spanien mit 23€ bzw. 34€. Wichtig zu wissen: Teilweise wird auch innerhalb eines Landes noch zwischen verschiedenen Regionen unterschieden.
So setze ich Dienstreisekosten von der Steuer ab
Sie können grundsätzlich Ihre Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dafür muss allerdings der Reise zugrunde liegen, dass sie beruflich veranlasst war und die entstandenen finanziellen Mehraufwendungen nicht bereits durch den Arbeitgebenden erstattet wurden.
Außerdem gilt für Selbstständige: Die Umsatzsteuer, die in den geschäftlichen Reisekosten enthalten ist, kann als Vorsteuer abgezogen werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass mit Dienstreisen verbundene Kosten ordnungsgemäß dokumentiert wurden und Belege aufbgewahrt werden.
Personalsoftware vereinfacht die Reisekostenabrechnung
Wenn eine entstandene Mehraufwendung bei einer Dienstreise abgerechnet werden soll, muss eine Reisekostenabrechnung gemacht werden. Eine HR-Software wie HRlab oder ein vergleichbarer Anbieter, vereinfacht den Prozess dabei erheblich. Denn in diesem Fall hinterlegen Sie Reisedaten ganz einfach im Tool, wodurch dann die jeweiligen Pauschalbeträge automatisch errechnet werden. Dies geschieht bei HRlab intuitiv mit der Funktion Geschäftsreisen.
Etwaige Zusatzkosten wie Reisenebenkosten können ganz unkompliziert anhand von Belegen hochgeladen werden. Im nächsten Schritt geht die Abrechnung automatisch an den Vorgesetzten zur Prüfung. Fertig.
Grundsätzlich gilt aber in jedem Fall, dass Sie für alle Ausgaben, die nicht pauschal berechnet werden, die entsprechende Quittungen und Belege sammeln und einreichen müssen.
Hinweis: Mit Blick auf die Pauschalen passen Sie im Anschluss die tatsächlichen Ausgaben für Verpflegung an. Wenn also das Frühstück im Hotel inbegriffen war, oder aber zum Abendessen eingeladen wurde, muss sich das in den angebrachten Spesen wiederspiegeln.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwände in 2025 beläuft sich auf 14€ für einen Tag, an dem man länger als acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, und auf 28€ bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte.
Ab 2024 soll sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen.
Anders als bei den Fahrten zum Arbeitsplatz können bei Dienstreisen beide Strecken, also Hin- und Rückweg, geltend gemacht werden.
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