Reisekostenpauschale 2025 - ein Überblick
Die Idee hinter der Reisekostenpauschale: Die darauffolgende Reisekostenabrechnung um ein Vielfaches zu vereinfachen, indem deutlich weniger einzelne Belege eingereicht und geprüft werden müssen. Wir erklären, wo die aktuellen Beträge liegen und worauf bei den einzelnen Pauschalen zu achten ist.

Das Wichtigste in Kürze
- Die Reisekostenpauschale vereinfacht die Abrechnung, indem nicht jeder Beleg einzeln eingereicht werden muss.
- Die Reisekostenpauschale enthält Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
- Seit 2024 hat sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöht.
- Die Reisekostenpauschale im Ausland orientiert sich in der Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
Was ist die Reisekostenpauschale?
Reisekosten fallen immer im Zusammenhang mit Dienstreisen an. Also dann, wenn Arbeitnehmende oder auch Selbstständige sich außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte bewegen und beispielsweise auf Messen oder Kundenterminen sind.
Die Reisekostenpauschale vereinfacht die darauf folgende Abrechnung, indem nicht jeder Beleg einzeln eingereicht werden muss. Stattdessen greift eben die Pauschale, anhand der die Unternehmen die angefallenen Kosten auf der Reise erstatten.
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?
Seit 2024 hat sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ erhöht, wenn man länger als acht Stunden aber nicht einen ganzen Tag unterwegs ist. Und bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit von 14€ auf 16€ erhöht.
Übersicht der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Deutschland von 2019 bis 2024
- Bis 2019: 12€ bzw. 24€
- 2020 bis 2023: 14€ bzw. 28€
- Ab 2024: 16€ bzw. 32€
Reisekostenpauschalen im Ausland
Die Reisekostenpauschale im Ausland unterscheidet sich je nach Staat. Alle Pauschalen für 2024 lassen sich in dem BMF-Schreiben nachlesen. Dabei orientiert sich die Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
So beläuft sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände in der Schweiz auf 43€ bzw. 64€. Im Vergleich dazu steht Spanien mit 23€ bzw. 34€. Wichtig zu wissen: Teilweise wird auch innerhalb eines Landes noch zwischen verschiedenen Regionen unterschieden.
Welche Pauschalen gibt es?
Insbesondere die folgenden Pauschalen fallen bei der Abrechnung einer Dienstreise an:
- Verpflegungsmehraufwand
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Dabei unterscheiden sich Verpflegungsaufwände und Übernachtungen natürlich zwischen dem In- und Ausland. Zu den Reisenebenkosten zählen auch Ausgaben wie Telefonkosten oder Parkgebühren.
Verpflegungsmehraufwand: Aktuelle Sätze
Bei der Pauschale für Verpflegungsmehraufwände oder auch Verpflegungspauschale, geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Verpflegung auf Reisen teurer ist als zu Hause. Je nachdem, wie lange eine Reise andauert, gelten verschiedene Pauschalbeträge innerhalb von Deutschland.
- Für einen Tag, an dem man länger als acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, beträgt der Pauschalbetrag für Verpflegungsmehraufwände 16€. Das ist beispielsweise bei An- und Abreisetagen von einer mehrtägigen Dienstreise der Fall.
- Für einen ganzen Tag, also bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte, gelten 32€ Pauschalbetrag.
Fahrtkosten: Kilometerpauschalen & Co.
Fahrtkosten fallen beispielsweise dann an, wenn Mitarbeitende ihre Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug angetreten sind. Hier dreht sich alles um die gefahrenen Kilometer und die Art des Fahrzeuges:
- PKW: 30 Cent pro Kilometer
- Motorrad: 20 Cent pro Kilometer
- Fahrrad: Pauschal 5€ im Monat, wenn es mindestens zweimal in dem Monat dienstlich verwendet wurde.
Natürlich zählen hier auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Bus oder Taxi. Diese Ausgaben lassen sich mit den jeweiligen Belegen in voller Höhe einreichen.
Reisenebenkosten & Übernachtungskosten
Reisenebenkosten entstehen beispielsweise durch Trinkgeld, Aufbewahrung von Gepäck oder Parkkosten. In diesen Fällen lässt sich nur in seltenen Fällen auf eine Quittung zurückgreifen. Deswegen ist es ratsam, sich einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser enthält Datum, Ort, Art der Leistung und Betrag.
Übernachtungskosten beziehen sich ausschließlich auf die Kosten für die tatsächliche Übernachtung. Heißt: Sollte in der Hotelrechnung auch ein Frühstück inkludiert sein, muss dieser Betrag abgezogen werden.
Gibt es keine ausgewiesenen Kosten beispielsweise durch das Frühstück, arbeitet man wiederum mit den Pauschalbeträgen aus dem Verpflegungsmehraufwand. Zum Beispiel beträgt der Pauschalbetrag für ein Frühstück in Deutschland 5,60€, was 20 Prozent der Tagespauschale entspricht.
So setze ich Dienstreisekosten von der Steuer ab
Sie können grundsätzlich Ihre Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dafür muss allerdings der Reise zugrunde liegen, dass sie beruflich veranlasst war und die entstandenen finanziellen Mehraufwendungen nicht bereits durch den Arbeitgebenden erstattet wurden.
Außerdem gilt für Selbstständige: Die Umsatzsteuer, die in den geschäftlichen Reisekosten enthalten ist, kann als Vorsteuer abgezogen werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass mit Dienstreisen verbundene Kosten ordnungsgemäß dokumentiert wurden und Belege aufbgewahrt werden.
So wenden Sie die Pauschalen in der Reisekostenabrechnung an
Wenn Sie als Arbeitnehmender ihre entstandenen Mehraufwendungen bei einer Dienstreise abrechnen wollen, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen.
Nutzen Sie beispielsweise eine HR-Software wie HRlab oder einen vergleichbaren Anbieter, vereinfacht das den Prozess erheblich. Denn in diesem Fall hinterlegen Sie Ihre Reisedaten ganz einfach im Tool, wodurch dann die jeweiligen Pauschalbeträge automatisch errechnet werden. Etwaige Zusatzkosten wie Reisenebenkosten laden Sie ganz einfach anhand von Ihren Belegen hoch. Im nächsten Schritt geht die Abrechnung automatisch an den Vorgesetzten zur Prüfung. Fertig.
Grundsätzlich gilt aber in jedem Fall, dass Sie für alle Ausgaben, die nicht pauschal berechnet werden, die entsprechende Quittungen und Belege sammeln und einreichen müssen.
Mit Blick auf die Pauschalen passen Sie im Weiteren die tatsächlichen Ausgaben für Verpflegung an. Wenn also das Frühstück im Hotel inbegriffen war, oder aber zum Abendessen eingeladen wurde, muss sich das in den angebrachten Spesen wiederspiegeln.
Dafür gilt:
- ein Frühstück entspricht 20 Prozent
- und sowohl Mittag- als auch Abendessen entsprechen jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale.
Rechenbeispiel 2023: Bei einer mehrtägigen Reise innerhalb von Deutschland lädt ein großer Kunde zum Abendessen ein. Entsprechend reduziert sich der Tagessatz von 28€ um 11,20€. Damit fällt noch ein Verpflegungsmehraufwand von 16,80€ für den Tag an.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwände in 2023 beläuft sich auf 14€ für einen Tag, an dem man länger als acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, und auf 28€ bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte.
Ab 2024 soll sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen.
Anders als bei den Fahrten zum Arbeitsplatz können bei Dienstreisen beide Strecken, also Hin- und Rückweg, geltend gemacht werden.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.