Reisekostenpauschale 2024
Die Idee hinter der Reisekostenpauschale: Die darauffolgende Reisekostenabrechnung um ein Vielfaches zu vereinfachen, indem deutlich weniger einzelne Belege eingereicht und geprüft werden müssen. Was sich in 2024 verändert und worauf bei den einzelnen Pauschalen zu achten ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Reisekostenpauschale vereinfacht die darauf folgende Abrechnung, indem nicht jeder Beleg einzeln eingereicht werden muss.
- Die Reisekostenpauschale enthält Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
- Ab 2024 soll sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen.
- Die Reisekostenpauschale im Ausland orientiert sich in der Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
Wann greift die Reisekostenpauschale?
Reisekosten fallen immer im Zusammenhang mit Dienstreisen an. Also dann, wenn Arbeitnehmende oder auch Selbstständige sich außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte bewegen und beispielsweise auf Messen oder Kundenterminen sind.
Die Reisekostenpauschale vereinfacht die darauf folgende Abrechnung, indem nicht jeder Beleg einzeln eingereicht werden muss. Stattdessen greift eben die Pauschale, anhand der die Unternehmen die angefallenen Kosten auf der Reise erstatten.
Welche Pauschalen gibt es?
Insbesondere die folgenden Pauschalen fallen bei der Abrechnung einer Reise an:
- Verpflegungsmehraufwand
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Dabei unterscheiden sich Verpflegungsaufwände und Übernachtungen natürlich zwischen dem In- und Ausland. Zu den Reisenebenkosten zählen auch Ausgaben wie Telefonkosten oder Parkgebühren.
Verpflegungsmehraufwand
Bei der Pauschale für Verpflegungsmehraufwände geht der Gesetzgeber davon aus, dass die Verpflegung auf Reisen teurer ist als zu Hause. Je nachdem, wie lange eine Reise andauert, gelten verschiedene Pauschalbeträge innerhalb von Deutschland.
- Für einen Tag, an dem man länger als acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, beträgt der Pauschalbetrag für Verpflegungsmehraufwände 14€. Das ist beispielsweise bei An- und Abreisetagen von einer mehrtägigen Dienstreise der Fall.
- Für einen ganzen Tag, also bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte, gelten 28€ Pauschalbetrag.
Fahrtkosten
Fahrtkosten fallen beispielsweise dann an, wenn Mitarbeitende ihre Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug angetreten sind. Hier dreht sich alles um die gefahrenen Kilometer und die Art des Fahrzeuges:
- PKW: 30 Cent pro Kilometer
- Motorrad: 20 Cent pro Kilometer
- Fahrrad: Pauschal 5€ im Monat, wenn es mindestens zweimal in dem Monat dienstlich verwendet wurde.
Natürlich zählen hier auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Bus oder Taxi. Diese Ausgaben lassen sich mit den jeweiligen Belegen in voller Höhe einreichen.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten entstehen beispielsweise durch Trinkgeld, Aufbewahrung von Gepäck oder Parkkosten. In diesen Fällen lässt sich nur in den seltenen Fällen auf eine Quittung zurückgreifen. Deswegen ist es ratsam, sich einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser enthält Datum, Ort, Art der Leistung und Betrag.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten beziehen sich ausschließlich auf die Kosten für die tatsächliche Übernachtung. Heißt: Sollte in der Hotelrechnung auch ein Frühstück inkludiert sein, muss dieser Betrag abgezogen werden.
Gibt es keine ausgewiesenen Kosten durch das Frühstück, die sich abziehen lassen, arbeitet man wiederum mit den Pauschalbeträgen. Zum Beispiel beträgt der Pauschalbetrag für ein Frühstück in Deutschland 5,60€, was 20 Prozent der Tagespauschale entspricht.
Dienstreisen: Definition, Vergütung, Rechtsgrundlagen
Wer aus beruflichen Gründen verreist, befindet sich auf Dienst- oder Geschäftsreise – egal, ob im In- oder Ausland. Sobald die Arbeitsleistungen außerhalb der gewohnten Arbeitsstätte erbracht werden, ist von Dienstreisen die Rede.
Kürzungen der Verpflegungspauschale
Ähnlich wie im vorigen Beispiel genannt, muss die Verpflegungspauschale entsprechend der tatsächlichen Ausgaben für Verpflegung angepasst werden. Wenn also Frühstück im Hotel inbegriffen war, oder aber zum Abendessen eingeladen wurde, muss sich das in den angebrachten Spesen wiederspiegeln.
Dafür gilt:
- ein Frühstück entspricht 20 Prozent
- und sowohl Mittag- als auch Abendessen entsprechen jeweils 40 Prozent der Verpflegungspauschale.
Rechenbeispiel 2023: Bei einer mehrtägigen Reise innerhalb von Deutschland lädt ein großer Kunde zum Abendessen ein. Entsprechend reduziert sich der Tagessatz von 28€ um 11,20€. Entsprechend fällt noch ein Verpflegungsmehraufwand von 16,80€ für den Tag an.
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale 2024?
Ab 2024 soll sich beispielsweise im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen.
Übersicht der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Deutschland von 2019 bis 2024
- Bis 2019: 12€ bzw. 24€
- 2020 bis 2023: 14€ bzw. 28€
- Ab 2024: 16€ bzw. 32€
Reisekostenpauschalen im Ausland
Die Reisekostenpauschale im Ausland unterscheidet sich je nach Staat. Alle Pauschalen für 2024 lassen sich in dem BMF-Schreiben nachlesen. Dabei orientiert sich die Höhe der Pauschalbeträge immer maßgeblich an der Höhe der Lebenshaltungskosten in dem jeweiligen Land.
So beläuft sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände in der Schweiz auf 43€ bzw. 64€. Im Vergleich dazu steht Spanien mit 23€ bzw. 34€. Wichtig zu wissen: Teilweise wird auch innerhalb eines Landes noch zwischen verschiedenen Regionen unterschieden.
Wie beantrage ich die Reisekostenpauschale?
Wenn Sie als Arbeitnehmender ihre entstandenen Mehraufwendungen in Form einer Reisekostenpauschale bei ihrem Arbeitgeber einreichen wollen, gibt es dafür verschiedene Wege. Maßgeblich ist, welche Strukturen in ihrem Arbeitsverhältnis Anwendung finden.
Nutzen Sie beispielsweise eine HR-Software wie HRlab oder vergleichbare Anbieter, vereinfacht das den Prozess erheblich. Denn in diesem Fall hinterlegen Sie Ihre Reisedaten ganz einfach im Tool, wodurch dann die jeweiligen Pauschalbeträge automatisch errechnet werden.
Etwaige Zusatzkosten wie Reisenebenkosten können Sie natürlich ganz einfach anhand von Ihren Belegen hochladen und ebenfalls in der Reisekostenabrechnung hinterlegen. Im nächsten Schritt geht die Abrechnung automatisch an den Vorgesetzten zur Prüfung. Fertig.
So setze ich Dienstreisekosten von der Steuer ab
Sie können grundsätzlich Ihre Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dafür muss allerdings der Reise zugrunde liegen, dass sie beruflich veranlasst war und die entstandenen finanziellen Mehraufwendungen nicht bereits durch den Arbeitgebenden erstattet wurden.
Außerdem gilt für Selbstständige: Die Umsatzsteuer, die in den geschäftlichen Reisekosten enthalten ist, kann als Vorsteuer abgezogen werden. Wichtig ist in jedem Fall, dass mit Dienstreisen verbundene Kosten ordnungsgemäß dokumentiert wurden und Belege aufbgewahrt werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Der Paischbetrag für Verpflegungsmehraufwände in 2023 beläuft sich auf 14€ für einen Tag, an dem man länger als acht Stunden, aber nicht den ganzen Tag unterwegs ist, und auf 28€ bei ganzen 24 Stunden Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der Arbeitsstätte.
Ab 2024 soll sich im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände von 28€ auf 32€ und von 14€ auf 16€ erhöhen.
Anders als bei den Fahrten zum Arbeitsplatz können bei Dienstreisen bei Strecken, also Hin- und Rückeg, geltend gemacht werden.
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