Online-Dokumentation mit HR Software: Auswahlkriterien, Umsetzung und Beispiel

Das Wichtigste in Kürze

• Dokumentationsfunktion ermöglicht eine sichere, zentrale und rechtssichere Verwaltung aller personalrelevanten Unterlagen – von Verträgen bis zu Einwilligungen.
• Bei der Auswahl der passenden Software zählen vor allem Datenschutz (DSGVO), Automatisierung, E-Signatur, Self-Service und Integration in bestehende HR-Prozesse.

Vorteile einer Online-Dokumentation im Personalbereich

Wer HR-Prozesse effizient, sicher und zukunftsfähig gestalten möchte, kommt an einer digitalen HR-Dokumentation heute kaum vorbei. Durch die zentrale Ablage aller personalrelevanten Unterlagen – von Arbeitsverträgen und Vereinbarungen bis hin zu Schulungs- und Zertifikatsdokumenten – behalten HR-Teams jederzeit den Überblick.

Versionierung sorgt dafür, dass Änderungen nachvollziehbar sind und ältere Dokumentenversionen jederzeit verfügbar bleiben. Gleichzeitig stellt die digitale Ablage sicher, dass Dokumente rechtssicher archiviert werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Ein weiterer zentraler Vorteil liegt in der Unterstützung von Compliance: Eine digitale HR-Dokumentation erleichtert die Einhaltung von DSGVO-Vorgaben und nationalem Arbeitsrecht. Zugriffsrechte können präzise gesteuert werden, sodass nur befugte Personen sensible Informationen einsehen oder bearbeiten können. Audit-Trails und Protokolle dokumentieren alle Aktivitäten nachvollziehbar – ein entscheidender Punkt bei Prüfungen und internen Kontrollen.

Zudem fördert eine digitale Lösung den Self-Service für Mitarbeitende. Sie können eigenständig Dokumente einsehen, hochladen oder elektronisch unterschreiben, ohne die HR-Abteilung in jedem Schritt einzubinden. Das spart Zeit, reduziert den administrativen Aufwand und steigert die Zufriedenheit sowohl bei HR-Verantwortlichen als auch bei den Mitarbeitenden.

Entscheidende Auswahlkriterien

Bei der Auswahl einer Software für die digitale HR-Dokumentation sollten Personalverantwortliche mehrere zentrale Kriterien berücksichtigen, um Effizienz, Sicherheit und Compliance sicherzustellen.

Hosting & Datenschutz

Datenschutz hat in deutschen und europäischen Unternehmen oberste Priorität. Eine geeignete Lösung sollte DSGVO-konformes Hosting in der EU bieten und sensible HR-Daten zuverlässig schützen. Dabei spielt auch die Frage nach dem Deployment-Modell eine Rolle: Cloud-Lösungen ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff und einfache Skalierbarkeit, während On-Premises-Lösungen mehr Kontrolle über die eigenen Daten bieten.

Sprachliche Lokalisierung

Für deutschsprachige Teams ist eine deutsche Benutzeroberfläche und die Verfügbarkeit von deutschen Dokumentenvorlagen entscheidend. Unternehmen mit internationalen Mitarbeitenden profitieren zudem von mehrsprachigen Optionen, um die Nutzung der Software weltweit zu vereinfachen.

Dokumentenverwaltung

Eine leistungsfähige digitale HR-Dokumentation sollte Funktionen wie Upload, strukturierte Ablage und Versionierung bieten. Zugriffskontrollen nach Rollen und Berechtigungen stellen sicher, dass nur befugte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Audit-Trails dokumentieren alle Aktivitäten, was die Einhaltung von Compliance-Anforderungen erleichtert.

E-Signatur & digitale Unterschriften

Digitale Unterschriften werden zunehmend für Verträge, Einwilligungen und andere HR-relevante Dokumente benötigt. Die Software muss die rechtlichen Anforderungen in Deutschland und der EU erfüllen und eine sichere elektronische Vertragsunterzeichnung ermöglichen.

Automatisierung & Workflows

Moderne Systeme unterstützen automatisierte HR-Prozesse. Dokumente können automatisch Mitarbeitenden zugewiesen werden, Genehmigungen und Erinnerungen lassen sich im Workflow integrieren, und alle Schritte werden nachvollziehbar dokumentiert. So sparen HR-Teams Zeit und vermeiden manuelle Fehler.

Self-Service & Mitarbeitendenzugriff

Ein Self-Service-Portal erlaubt es Mitarbeitenden, Dokumente eigenständig einzusehen, herunterzuladen oder digital zu unterschreiben. Das entlastet die HR-Abteilung und verbessert gleichzeitig die Nutzererfahrung und Transparenz.

Integrationen mit HR-Systemen

Idealerweise lässt sich die digitale HR-Dokumentation nahtlos in andere Systeme integrieren, etwa Onboarding-Module, Zeit- und Abwesenheitsmanagement oder Performance-Tools. Auch die Verbindung zu bestehender Unternehmenssoftware erhöht die Effizienz und reduziert Medienbrüche.

Kosten & Skalierung

Die Auswahl sollte die langfristigen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen: Anzahl der Nutzer, benötigter Speicherplatz und skalierbare Lizenzmodelle. So bleibt die Lösung für kleine, mittlere und große Unternehmen gleichermaßen geeignet, ohne dass unvorhergesehene Kosten entstehen.

Support & Lokalisierung

Für deutschsprachige Unternehmen ist lokaler Support essenziell. Ebenso sollte die Software aktuelle gesetzliche und regulatorische Vorgaben in Deutschland berücksichtigen, damit HR-Verantwortliche sicher und regelkonform arbeiten können.

Anwenderzufriedenheit prüfen

Neben technischen Funktionen und rechtlichen Aspekten spielt auch die Zufriedenheit der Anwenderinnen und Anwender eine zentrale Rolle. Eine HR-Software entfaltet ihren Nutzen nur dann voll, wenn sie im Alltag von HR-Teams und Mitarbeitenden gleichermaßen akzeptiert und genutzt wird. Vor der Einführung lohnt sich daher ein Blick auf Erfahrungsberichte, Referenzen oder unabhängige Bewertungen anderer Unternehmen, wie das Professional User Rating 2026.

So setzt HRlab die Dokumentationsfunktion um