Personalcontrolling: HR Planung, Steuerung & Kontrolle
Das Personalcontrolling bezieht sich auf die Aufbereitung von personalbezogenen Daten und die Übersetzung in entsprechende Kennzahlen. Damit wird die Grundlage für das Planen, Steuern & Kontrollieren von Entscheidungen innerhalb des Personalmanagements gelegt.
Was ist Personalcontrolling?
Personalcontrolling ist ein unverzichtbares Mittel zur Planung, Steuerung und Kontrolle jeglicher personalbezogener Prozesse. Der Zweck des Personalcontrollings ist es, sowohl den Zielen im Personalbereich als auch den allgemeinen Unternehmenszielen näher zu kommen.
Folgende Fragen sind allgemeine Grundausgangslage für ein Personalcontrolling und die Identifikation der richtigen Kennzahlen: • Wie viel Mitarbeitende sind im Unternehmen beschäftigt? • Wie hoch sind die entsprechenden Personalkosten? • Wie effizient werden Ziele erreicht?
Ausgehend von den Antworten auf diese Fragen kommt das Personalcontrolling zum Einsatz. Je nach Verbesserungspotenzial soll so versucht werden, die richtigen Vorgehensweisen zu ermitteln. Sowohl mit Blick auf indivduelle, Team- und Unternehmensziele.
Wie funktioniert Personalcontrolling?
Es gibt viele Variationen in der Umsetzung von Personalcontrolling. Was jedoch alle Arten des Personalcontrollings verbindet: Es werden Kennzahlen und Daten erfasst, die ganzheitliche Aussagen ermöglichen. Sprich, es sollten nicht nur die Ziele auf Unternehmensebene, Abteilungsebene oder individueller Ebene einseitig im Fokus stehen. Stattdessen gilt es, übergreifende Ansätze zu ermitteln.
Folgende vier Arten des Personalcontrolling finden in Betrieben am häufigsten Verwendung.
• Quantitatives Personalcontrolling: Der Fokus hierbei liegt auf direkt messbaren Daten wie z. B. die Kosten für das Personal.
• Qualitatives Personalcontrolling: Abstrakte Messungen wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen oder die Bewertung des Führungsverhaltens fallen unter diese Kategorie.
• Strategisches Personalcontrolling: Hier wird das Personalmanagement in die langfristigen Unternehmensziele aktiv mit einbezogen.
• Operatives Personalcontrolling: Dreht sich vor allem um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und die Analyse von Kosten, Nutzen und Erfolg ergriffener Maßnahmen.
Was sind die Ziele von Personalcontrolling?
Die Personalcontrolling Ziele sind den allgemeinen Unternehmenszielen untergeordnet. Deswegen unterscheiden sich konkrete Ziele von Unternehmen zu Unternehmen.
Branchenübergreifend lassen sich allerdings folgende Ziele festhalten:
• Erkenntnisgewinn: Informationen über die Prozesse der Personalwirtschaft.
• Vorbereitung: Durch gute Vorbereitung die Auswirkung neuer Entwicklungen abschätzen und auf zukünftige Probleme rechtzeitig vorbereitet sein.
• Koordination: Die Abläufe in der Planung des Personals effizient abstimmen.
• Überprüfung: Etablierung eines Systems, mit den Kennzahlen konstant prüfen und pflegen.
• Optimierung: Das Personalwesen ausgehend von den Unternehmenszielen optimieren.
Ein gut aufgebautes Personalcontrolling erleichtert der Personalabteilung außerdem, Personal effizient einzusetzen. Denn jegliche Parameter zur Besetzung offener Stellen oder zur Verteilung von Verantwortlichkeiten sind klar erfasst und können dementsprechend mit den Fähigkeiten der Bewerber:innen oder Mitarbeitenden abgeglichen werden.
Was sind Tools für ein Personalcontrolling?
Es gibt natürlich zahlreiche Tools, um Personalcontrollings erfolgreich umzusetzen.
• Mitarbeiterbefragungen: Durch dieses Tool lassen sich sowohl Stärken als auch Schwächen des Unternehmens ermitteln. Auch zum Thema Zufriedenheit der Mitarbeitenden werden wertvolle Erkenntnisse gewonnen.
• Human Ressource Scorecard: Eine Scorecard definiert KPIs (Key Performance Indicators) und Ziele speziell für den HR Bereich und bietet damit eine Grundlage für den weiteren Prozess.
• Vergleiche und Benchmarks: Vergleiche können sowohl zwischen verschiedenen Standorten eines Unternehmens, aber auch zwischen verschiedenen Unternehmen stattfinden. Die Vergleiche können hierbei auf vier verschiedenen Weisen erfolgen:
- Der Soll-Ist Vergleich: Abweichungen vom Plan
- Der Ist-Ist Vergleich: Zeit
- Der Wird-Ist Vergleich: Voraussagen
- Der Ist-Wird Vergleich: Prämissen
• Human Resource Due Dilligence: Die Arbeitsabläufe und die herrschende Kultur im Unternehmen sind unter anderem Faktoren, die hier untersucht werden. Die Personalressourcen werden dabei im Hinblick auf Möglichkeiten und Risiken analysiert.
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