Personalcontrolling: Aufgaben, Kennzahlen & Software
Das Personalcontrolling oder auch HR Controlling bezieht sich auf die Aufbereitung von personalbezogenen Daten und die Übersetzung in entsprechende Kennzahlen. Damit wird die Grundlage für das Planen, Steuern & Kontrollieren von Entscheidungen innerhalb des Personalmanagements gelegt. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen, Ansätze und Maßnahmen.
Das Wichtigste in Kürze
- Anhand von Personalcontrolling sollen sowohl die Ziele im Personalbereich als auch die allgemeinen Unternehmensziele erfolgreich umgesetzt werden.
- Kennzahlen im Personalcontrolling sind zum Beispiel Personalkosten, Mitarbeiteranzahl oder auch Fluktuationsrate.
- Es wird unterschieden zwischen quantitativem, qualitativen, strategischen und operativen Personalcontrolling.
- In der Umsetzung bieten sich Vergleiche zwischen Standorten oder auch Benchmarks im Markt an.
Was sind die Aufgaben von Personalcontrolling?
Personalcontrolling ist ein unverzichtbares Mittel zur Planung, Steuerung und Kontrolle jeglicher personalbezogener Prozesse. Der Zweck des Personalcontrollings ist es, sowohl den Zielen im Personalbereich als auch den allgemeinen Unternehmenszielen näher zu kommen.
Es sorgt für Transparenz über Personalbestand, -kosten und -strukturen und liefert durch Kennzahlen, Analysen und Berichte eine fundierte Entscheidungsgrundlage für HR und Management. Zentrale Aufgaben sind die Personal- und Personalkostenplanung, die Überwachung von Effizienz und Produktivität, die Bewertung personalstrategischer Maßnahmen sowie die Früherkennung von Risiken, etwa bei Fluktuation oder Fachkräftemangel.
Darüber hinaus unterstützt das Personalcontrolling die strategische Ausrichtung des HR-Bereichs, etwa durch Szenarioanalysen, Nachfolgeplanung oder Talentmanagement und leistet so einen wichtigen Beitrag zur Zielerreichung des Unternehmens.
Personalcontrollingsystem: HR-Reporting mit einem Klick
Das Reporting in HRlab bietet neben einer umfassende Auswahl an Standardreports verschiedene individuell und bedarfsgerecht gestaltbare Auswertungsmöglichkeiten an. Diese integrierte HR Reporting Software ermöglicht nicht nur einen Überblick über die derzeitige Lage, sondern auch fundierte Entscheidungen zu treffen.
Personalcontrolling: Ziele
Die Personalcontrolling Ziele sind den allgemeinen Unternehmenszielen untergeordnet. Deswegen unterscheiden sich konkrete Ziele von Unternehmen zu Unternehmen.
Branchenübergreifend lassen sich allerdings folgende Ziele festhalten:
- Erkenntnisgewinn: Informationen über die Prozesse der Personalwirtschaft.
- Vorbereitung: Durch gute Vorbereitung die Auswirkung neuer Entwicklungen abschätzen und auf zukünftige Probleme rechtzeitig vorbereitet sein.
- Koordination: Die Abläufe in der Planung des Personals effizient abstimmen.
- Überprüfung: Etablierung eines Systems, mit den Kennzahlen konstant prüfen und pflegen.
- Optimierung: Das Personalwesen ausgehend von den Unternehmenszielen optimieren.
Ein gut aufgebautes HR Controlling erleichtert der Personalabteilung außerdem, Personal effizient einzusetzen. Denn jegliche Parameter zur Besetzung offener Stellen oder zur Verteilung von Verantwortlichkeiten sind klar erfasst und können dementsprechend mit den Fähigkeiten der Bewerber:innen oder Mitarbeitenden abgeglichen werden.
Wie setzt man Personalcontrolling um?
Es gibt viele Variationen in der Umsetzung von Personalcontrolling. Was jedoch alle Arten des Personalcontrollings verbindet: Es werden Kennzahlen und Daten erfasst, die ganzheitliche Aussagen ermöglichen. Sprich, es sollten nicht nur die Ziele auf Unternehmensebene, Abteilungsebene oder individueller Ebene einseitig im Fokus stehen. Stattdessen gilt es, übergreifende Ansätze zu ermitteln.
Welche Kennzahlen sind im Personalcontrolling wichtig?
| Kategorie | Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|---|
| Struktur | Mitarbeiteranzahl | Anzahl aller Beschäftigten (Headcount) |
| FTE (Full-Time Equivalent) | Umrechnung von Teilzeitkräften in Vollzeitäquivalente | |
| Altersstruktur / Durchschnittsalter | Durchschnittsalter bzw. Altersverteilung der Belegschaft | |
| Geschlechterverteilung | Anteil männlich/weiblich/divers | |
| Teilzeitquote | Anteil der Teilzeitbeschäftigten | |
| Ø Betriebszugehörigkeit | Durchschnittliche Dauer der Unternehmenszugehörigkeit | |
| Kosten | Personalkosten gesamt | Summe aller Löhne, Gehälter, Sozialabgaben etc. |
| Personalkosten je MA / je FTE | Durchschnittliche Personalkosten pro Mitarbeiter | |
| Personalkostenquote | Personalkosten im Verhältnis zur Gesamtleistung (z. B. Umsatz) | |
| Lohnnebenkostenquote | Verhältnis der Lohnnebenkosten zum Bruttolohn | |
| Effizienz und Produktivität | Umsatz je Mitarbeiter | Produktivität gemessen am Umsatz pro Kopf |
| Gewinn je Mitarbeiter | Verhältnis von Unternehmensgewinn zur Mitarbeiterzahl | |
| Krankenstand / Fehlzeitenquote | Anteil der Krankheits- oder Fehltage an den Soll-Arbeitstagen | |
| Überstundenquote | Anteil geleisteter Überstunden | |
| Fluktuation | Fluktuationsrate | Abgänge bezogen auf den durchschnittlichen Personalbestand |
| Interne vs. externe Fluktuation | Aufschlüsselung nach freiwillig/unfreiwillig oder intern/extern | |
| Verbleibquote / Retention Rate | Anteil der Mitarbeitenden, die länger im Unternehmen bleiben | |
| Rekrutierung | Time-to-Hire | Zeit von Stellenausschreibung bis Vertragsunterschrift |
| Cost-per-Hire | Durchschnittliche Kosten pro Neueinstellung | |
| Bewerber pro Stelle | Anzahl der Bewerbungen je ausgeschriebene Stelle | |
| Offer Acceptance Rate | Anteil der angenommenen Jobangebote | |
| Entwicklung und Weiterbildung | Weiterbildungsstunden je MA | Anzahl der Schulungs- bzw. Trainingsstunden pro Mitarbeiter |
| Weiterbildungskosten je MA | Durchschnittliche Kosten für Schulungen je Mitarbeiter | |
| Qualifikationsstruktur | Anteil bestimmter Abschlüsse oder Qualifikationen (z. B. Hochschulgrad) | |
| Beförderungsquote | Anteil interner Karriereschritte | |
| Zufriedenheit und Bindung | Mitarbeiterzufriedenheit | Ergebnis aus Befragungen |
| Engagement-Index | Messung des emotionalen Commitments | |
| eNPS (employee Net Promoter Score) | Empfehlungsbereitschaft der Mitarbeitenden | |
| Mitarbeiterbindung / Retention Rate | Anteil der langjährig Beschäftigten |
Welche Arten von Personalcontrolling gibt es?
Folgende vier Arten des Personalcontrolling finden in Betrieben am häufigsten Verwendung.
- Quantitatives Personalcontrolling: Der Fokus hierbei liegt auf direkt messbaren Daten wie z. B. die Kosten für das Personal.
- Qualitatives Personalcontrolling: Abstrakte Messungen wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen oder die Bewertung des Führungsverhaltens fallen unter diese Kategorie.
- Strategisches Personalcontrolling: Hier wird das Personalmanagement in die langfristigen Unternehmensziele aktiv mit einbezogen.
- Operatives Personalcontrolling: Dreht sich vor allem um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und die Analyse von Kosten, Nutzen und Erfolg ergriffener Maßnahmen.
Maßnahmen Personalcontrolling
Es gibt natürlich zahlreiche Möglichkeiten, um Personalcontrollings erfolgreich umzusetzen. Durch Mitarbeiterbefragungen lassen sich sowohl Stärken als auch Schwächen des Unternehmens ermitteln. Auch zum Thema Zufriedenheit der Mitarbeitenden werden wertvolle Erkenntnisse gewonnen.
Eine Human Ressource Scorecard definiert KPIs (Key Performance Indicators) und Ziele speziell für den HR Bereich und bietet damit eine Grundlage für den weiteren Prozess.
Außerdem bieten sich Vergleiche und Benchmarks sowohl zwischen verschiedenen Standorten eines Unternehmens, aber auch zwischen verschiedenen Unternehmen an. Die Vergleiche können hierbei auf vier verschiedenen Weisen erfolgen:
- Der Soll-Ist Vergleich: Abweichungen vom Plan
- Der Ist-Ist Vergleich: Zeit
- Der Wird-Ist Vergleich: Voraussagen
- Der Ist-Wird Vergleich: Prämissen
Final der Faktor Human Resource Due Dilligence. Die Arbeitsabläufe und die herrschende Kultur im Unternehmen sind unter anderem Faktoren, die hier untersucht werden und Personalressourcen werden dabei im Hinblick auf Möglichkeiten und Risiken analysiert.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Wichtige HR-Kennzahlen für ein Reporting im Rahmen des Personalcontrolling sind unter anderem Mitarbeiteranzahl, Fluktuationsrate, Krankenstand, Personalkosten, Time-to-Hire und Cost-per-Hire sowie Umsatz je Mitarbeiter. Diese Kennzahlen helfen, Personalprozesse zu überwachen, Entwicklungen zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die zentralen Aufgaben des Personalcontrollings sind die Planung des Personalbedarfs und der -kosten, die Analyse und Kontrolle von Kennzahlen (z. B. Fluktuation, Krankenstand), die Unterstützung strategischer HR-Entscheidungen sowie die Bewertung und Steuerung personalwirtschaftlicher Maßnahmen.
Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Controllings, der sich speziell mit dem Planen, Steuern und Kontrollieren personalbezogener Aktivitäten und Kennzahlen in einem Unternehmen befasst. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität des Personaleinsatzes zu erhöhen und die Unternehmensziele mit der Personalstrategie in Einklang zu bringen.
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