Employee Experience unter Remote Bedingungen

lesley rudolph

Lesley Rudolph

23. Januar 2025 • 5 Minuten Lesezeit

Eine gute Employee Experience beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und dabei spielt HR eine Schlüsselrolle. Mithilfe von Pre- und Onboarding bindet die HR-Abteilung neue Mitarbeitende nämlich schon frühzeitig ans eigene Unternehmen. Lina und Cornelia sprechen in unserer aktuellen Folge "von HR für HR" darüber, wie Onboarding auch unter remote Bedingungen erfolgreich verläuft.


Employee Experience unter Remote Bedingungen

Was bedeutet Employee Experience überhaupt?

Wörtlich ins deutsche übersetzt steht der Begriff Employee Experience für die Mitarbeitererfahrung. Also beschreibt es die Erfahrung von Mitarbeitenden mit dem Arbeitgeber und das tatsächlich über den gesamten Lebenszyklus der Anstellung hinweg. Von der Bewerbung über die Beschäftigungsdauer bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Best Practice Beispiel: Onboarding aus dem Homeoffice

In diesem Beitrag konzentrieren wir uns konkret auf das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden, und zwar unter remote Bedingungen. Heißt in unserem Beispiel-Szenario also: Unternehmen XY stellt eine neue Mitarbeiterin ein, die aber zu 100% aus dem Homeoffice arbeitet.

Schritt 1: Erfolgreiches Preboarding

Für solche oder ähnliche Szenarien hat sich etabliert, dass es sogar vor dem Onboarding noch ein Preboarding gibt. Dabei starten wir noch einen Schritt vorher und stellen sicher, dass in der Zeit zwischen der Zusage bzw. dem unterschriebenen Arbeitsvertrag und dem ersten Arbeitstag keine Funkstille herrscht.

Denn je nach Ausgangssituation kann sich diese Zwischenphase auch über mehrere Monate ziehen. Und genau in der Zeit macht es Sinn, neue Mitarbeitenden bereits langsam in das Unternehmen und die herrschenden Prozesse zu integrieren.

Ziel dabei soll sein, dass schon vor dem ersten Arbeitstag eine gewisse Verbundenheit gegenüber dem neuen Arbeitgeber herrscht. Das ist vor allem deswegen wichtig, weil laut diversen Erhebungen tatsächlich um die 10% der Arbeitnehmer nach Vertragsunterschrift ihre neue Stelle gar nicht antreten.

In der Umsetzung könnte ein erfolgreiches Preboarding folgendermaßen aussehen:

  • Nach der Zusage schicken Sie der neuen Mitarbeiterin zusätzlich eine wertschätzende E-Mail, in der Sie ihr nochmal darlegen, warum die Entscheidung auf sie gefallen ist und begrüßen Sie im Unternehmen.
  • Ab diesem Zeitpunkt können Sie der neuen Mitarbeiterin auch bereits wichtige Unterlagen postalisch zukommen lassen.
  • Sollte es in der Zwischenzeit etwaige Team Events geben, laden sie neue Mitarbeitenden auch schon vor Arbeitsantritt mit ein.
  • Fragen Sie proaktiv nach: Gibt es offene Punkte oder Unklarheiten, die Sie im Zweifel beantworten können?
  • Klären Sie im Vorfeld auch ab, welche Ausstattung Ihre neue Mitarbeiterin benötigt.

Schritt 2: Onboarding

Das Gute an einem erfolgreichen Preboarding ist: So halbiert sich der Aufwand im Onboarding. An der Stelle ist nun wichtig, der neuen Mitarbeiterin rechtzeitig die nötige Hardware und Software bereitzustellen. Zugänge und Plattformen gesammelt zur Verfügung zu stellen und den Rechner bereits eingerichtet zu versenden. Und im besten Fall haben Sie auch ein kleines Willkommenspaket parat, was neue Mitarbeitenden zum ersten Tag bekommen.

Gerade unter remote Bedingungen steht und fällt ein erfolgreicher erster Arbeitstag damit, dass die Ausstattung und das Willkommenspaket pünktlich zur Post gebracht wurden. Und dann gilt: Eine transparente Kommunikation von Tag Eins an. Denn durch das Homeoffice fehlt der schnelle Austausch zwischen Kollegen.

Stattdessen also unbedingt einen halben Tag einplanen, um neue Mitarbeitenden durch die jeweiligen Abläufe, Anwendungen und interne Wissensdatenbanken zu führen. Stichpunkt Intranet, HR Software, allgemeine Teamvorstellung.

Willkommenspaket richtig gemacht

Bei dem Thema der Willkommenspakete denken oft viele an teure Produkte, die darin enthalten sein müssen, damit sowas überhaupt Sinn macht. Hier eine kleine Entwarnung: Auch Unternehmen, die kein Budget für solche Maßnahmen haben, können mit einem Willkommenspaket punkten.

Denn hier gilt: Die Aufmerksamkeit. Zusätzlich zur Hardware reicht es beispielsweise schon aus, ein paar Sticker zusammen mit einem Team-Shirt und vielleicht noch einer handgeschriebenen Notiz zusammen zu packen.

Zielsetzung einer Employee Experience Strategie

Um den Bereich der Employee Experience kontinuierlich anzugehen, sollte man sich immer wieder vor Augen halten, dass man mit wachsender Unternehmenszugehörigkeit auch tendenziell betriebsblind für interne Prozesse und die ganzheitliche Mitarbeiterzufriedenheit wird.

Heißt im Umkehrschluss, dass regelmäßige Feedback-Schleifen extrem wertvoll sein können, um Unstimmigkeiten schnell rückgemeldet zu bekommen. Und gleichzeitig fühlen sich neue Mitarbeitende durch kurze Rückfragen – beispielsweise durch 15 Minuten Calls zum Ende jeder Woche für den ersten Monat – ernst genommen und als wichtiger neuer Bestandteil des Unternehmens.

Und auch über längere Betriebszugehörigkeiten gilt es für HR und die Management-Ebene, ein offenes Ohr für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu behalten und die herrschenden internen Strukturen und Prozesse auch mal zu hinterfragen.

Kurz gesagt, ist das Ziel einer Employee Experience Strategie im Endeffekt, dass eine positive Unternehmenskultur resultiert und Mitarbeitende - selbst wenn sie den Arbeitgeber verlassen - mit einem guten Gefühl gehen. Beziehungsweise wie es so schön heißt: Mit einem lachenden und einem weinenden Auge.

Unsere Empfehlungen für eine gute Employee Experience

  • Erstellt euch eine Pre- und Onboarding Checkliste, damit die Punkte dann nur noch abgehakt werden müssen und nichts verloren geht.
  • Vor allem an die Teamleads und HR: Setzt euch Termine in den Kalender, an denen ihr immer kurz mit neuen aber auch bestehenden Mitarbeitenden eincheckt.
  • Stellt sicher, dass ihr neue Mitarbeitenden schon von Anfang an für ein mögliche erste Kennenlernen mit einplant, wie beispielsweise ein gemeinsames Dinner oder Team Events.
  • Stellt Informationen zu internen Abläufen bereit. Über ein Intranet, etwaige Software oder einfach Google Sheets.

Ganze Folge "von HR für HR" zum Thema: Employee Experience

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