Manager Self Service: 6 Aufgaben, die für HR damit entfallen

Hier setzt Manager Self Service an

Montagmorgen, 9 Uhr: Ihre HR-Leitung hat bereits fünf E-Mails von Führungskräften im Postfach. „Kann ich den Urlaub genehmigen?", „Wie viele Überstunden hat das Team?", „Wer war letzte Woche krank?" Alles Fragen, die nicht bei HR landen müssten. Und trotzdem landen sie dort Tag für Tag. Jede dieser Anfragen kostet ca 10–15 Minuten: nachschauen, antworten, manchmal nachfassen. Bei nur fünf solchen Anfragen pro Tag summiert sich das auf über vier Stunden pro Woche. Dabei geht es hier nur um Informationen, die Führungskräfte mit einem passenden Tool eigentlich selbst einsehen könnten. Am Ende bedeutet das Zeit, die Ihrer HR-Abteilung für strategische Aufgaben fehlt.

Bei Manager Self Service (MSS) sprechen wir von einer Funktion innerhalb eines HR-Systems, welches den klassischen Employee Self Service ergänzt. Während Mitarbeitende ihre eigenen Anliegen selbst erledigen, unterstützt MSS Führungskräfte bei der Steuerung von HR-Prozessen auf Team-Ebene. So haben Führungskräften einen eigenen, rollenbasierten Zugang, um Vorgänge innerhalb ihres Teams selbst zu steuern: Urlaubsanträge digital genehmigen, Überstunden in der Zeiterfassung freigeben, Teamdaten einsehen. Alle Informationen laufen also im Rahmen einer digitalen Mitarbeiterverwaltung zentral zusammen.

Der Clou: Manager Self Service Software ist dabei ein echter Gewinn für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende. Sie entlastet HR von Routineaufgaben, gibt Führungskräften schnelle Kontrolle über ihr Team und sorgt dafür, dass Mitarbeitende schneller Rückmeldungen und Zugriff auf ihre Informationen erhalten. Hier sind die 6 Beispiele für Aufgaben, die HR dank MSS nicht mehr manuell erledigen muss:

Diese 6 HR-Aufgaben übernimmt Manager Self Service Software

1. Urlaubsanträge genehmigen

Manager und Führungskräfte genehmigen Urlaubsanträge direkt im System. Kein Weiterleiten mehr, kein Nachfassen, kein manuelles Abgleichen von Resturlauben. HR sieht alle aktuellen und korrekten Daten auf einen Blick.

2. Krankmeldungen verarbeiten

Krankmeldungen landen automatisch im System und sind sofort für die zuständige Führungskraft sichtbar. HR wird informiert, muss aber nichts mehr manuell erfassen oder verteilen.

3. Arbeitszeiten und Überstunden freigeben

Mitarbeitende erfassen ihre Stunden, Führungskräfte prüfen und bestätigen sie. Keine Nachfragen mehr bei HR, keine Korrekturschleifen, die Verantwortung liegt dort, wo sie hingehört.

4. Reisekosten und Spesen freigeben

Spesenabrechnungen werden direkt eingereicht und von der Führungskraft geprüft. Dank eines effizienten Reisekostenabrechnung Workflows muss HR nicht mehr jede Quittung durchgehen, behält aber die Gesamtübersicht über Budgets und Freigaben.

5. Vertragsänderungen initiieren

Ob Arbeitszeitanpassung oder Gehaltserhöhung: Führungskräfte können relevante Informationen einsehen und Änderungen anstoßen. HR prüft und finalisiert, ohne jeden Prozessschritt selbst vorbereiten zu müssen.

6. Dokumente und Teamdaten einsehen

Ihre Manager greifen selbstständig auf genehmigte Dokumente und Teamübersichten zu. HR wird nicht mehr ständig um Auskunft gebeten und behält trotzdem den vollen Datenüberblick.

Fazit: Klare Spielregeln statt Aufgaben-Pingpong

Manager Self Service ist keine Funktion, die Arbeit einfach nur verlagert. Entscheidend sind klare Rollen und Berechtigungen im System. Sie regeln, wer welche Aufgaben übernimmt, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf und wo HR weiterhin die Kontrolle behält.

Richtig eingesetzt bleibt HR im Lead, während Führungskräfte eigenständig entscheiden können, ohne Grenzen zu überschreiten. Das Ergebnis liegt auf der Hand: Ihre HR-Abteilung wird spürbar entlastet, Führungskräfte arbeiten strukturierter und verantwortungsvoller, und Mitarbeitende profitieren von schnelleren, transparenten Prozessen mit klaren Zuständigkeiten.