Mitarbeiterverwaltung: Online, Apps & Softwarelösungen
Die Mitarbeiterverwaltung beschreibt die zentrale Aufgabe der Personalabteilung und hat zum Ziel, alle personalrelevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen, zu speichern und zu verarbeiten. Digital wird das oft in Verbindung mit einer HR Software gemacht. Das ermöglicht zentrale Daten und Auswertungen. Außerdem haben neben der HR auch Mitarbeiter und Führungskräfte jederzeit Zugang zu ihren Daten.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Begriff der Mitarbeiterverwaltung bezieht sich auf alle Prozesse, die in der Personalarbeit anfallen.
- Im Kern umfasst das die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Personaldaten.
- Eine Mitarbeiterverwaltung App soll online individuelle interne Prozesse abbilden, vereinfachen und automatisieren.
Was versteht man unter einer Mitarbeiterverwaltung App?
Eine Mitarbeiterverwaltung App bedeutet im Rahmen einer digitalen Mitarbeiterverwaltung die strukturierte, IT-gestützte Organisation aller personalbezogenen Informationen, Dokumente und Prozesse.
Dabei steht vor allem im Vordergrund:
- administrative HR-Aufgaben nicht mehr manuell erledigen zu müssen.
- Personaldaten zentral und verlässlich verfügbar zu machen, um diese z.b. für die Berechnung und Zahlung des Lohns nutzbar zu machen.
- und dabei DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Beispiele für digitale Prozesse in der Personalabteilung sind zum Beispiel die Einführung einer digitalen Personalakte, aber auch Verträge, Bescheinigungen, Nachweise und Dokumente zentral zu verwalten.
Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung im HR-Alltag
Die Bandbreite an Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung ist immer abhängig von unternehmensinternen Prozessen. Ein klassisches Beispiel: Talente finden, binden und fördern.
Von der Stellenausschreibung über den digitalen Onboarding-Prozess bis hin zu kontinuierlichem Feedback, Mitarbeiterentwicklung und Zielvereinbarungen: All diese HR-Prozesse sind eng miteinander verzahnt und bilden zusammen den operativen Kern der modernen Mitarbeiterverwaltung. Intelligente Systeme integrieren dabei zunehmend auch Performance Management und individuelle Entwicklungspläne, um Talente langfristig zu binden.
Die Grundlage dafür liefern wiederum Funktionen wie die digitale Personalakte, die alle Stammdaten wie Anschrift und Kontonummer enthält. Außerdem spielt die Erfassung und Dokumentation von Arbeits- und Urlaubszeiten eine große Rolle. Und nicht zuletzt fallen all diese Punkte auch in die monatliche Lohnberechnung.
Warum suchen KMUs nach einer Mitarbeiterwaltung App?
"Manuelle Prozesse, vorbereitende Lohnabrechnungen mit Excel und keine zentralisierte Erfassung der Abwesenheiten waren an der Tagesordnung." Florian Franz, Head of HR bei SOEX, über die Herausforderungen, die ihn zum Entschluss geführt haben, eine HR-Software im Unternehmen zu implementieren.
Mitarbeiterverwaltung in Excel
Damit Mitarbeiterverwaltung auch digital erfolgen kann, setzen Personalabteilungen häufig im ersten Schritt auf Lösungen wie Excel-Tabellen. Der Hauptgrund: Excel ist in der Regel bereits vorhanden, verursacht keine zusätzlichen Kosten und ist vielen Mitarbeitenden vertraut. Für einfache Aufgaben wie die Urlaubsplanung oder Zeiterfassung erscheint die Tabellenkalkulation zunächst ausreichend.
Aber: Mitarbeiterverwaltung mit Excel scheint zunächst ohne zusätzliche Kosten daherzukommen, tatsächlich bezahlen Unternehmen aber in Arbeitszeit, die es braucht, um all diese Listen zu pflegen und möglichen Konflikten, beispielsweise mit Blick auf die Urlaubsplanung, zuvorzukommen. Und allzu häufig auch fällt durch Übertragungsfehler zusätzliche Zeit an, die es braucht, um bestimmte Informationen zu suchen und finden.
Grenzen von Excel in der digitalen Personalarbeit
Was in kleinen Teams noch überschaubar erscheint, wird mit wachsender Unternehmensgröße schnell zum Risikofaktor: Excel-Tabellen skalieren schlecht. Das heißt, sie bieten beispielsweise keine automatische Versionierung und keine zentrale Benutzerverwaltung mit rollenbasiertem Zugriff. Für Kernprozesse wie digitale Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen (z. B. per eAU) oder die automatisierte Vorbereitung der Lohnabrechnung fehlen systemseitige Prüfungen und Schnittstellen zu Lohnsystemen oder ERP-Lösungen.
Manuelle Pflege und redundante Datensätze führen nicht nur zu Datenschutzrisiken (z. B. durch fehlende Zugriffsbeschränkungen), sondern auch zu Fehlern bei Abrechnungen, Urlaubsständen oder Arbeitszeiten. Das kann insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die EU-DSGVO, die Arbeitszeiterfassungspflicht oder Aufbewahrungsfristen problematisch werden.
Langfristig bewährt es sich daher, ein digitales Personalmanagementsystem einzuführen. Damit können traditionelle Archive in Unternehmen mit Ordnern für einzelne Mitarbeiter final abgelöst werden. Und damit auch die Aufgaben, jeden Ordner einzeln zu pflegen, was nicht nur hohen administrativen Aufwand bedeutet, sondern auch sehr fehleranfällig ist. Damit wird nicht nur Zeit gespart – auch die Datenqualität steigt, was wiederum die Basis für fundierte Entscheidungen im Personalmanagement schafft. Die Auswahl eines passenden Systems lässt sich zum Beispiel durch unseren Anfoderungskatalog deutlich vereinfachen.
Welche Software ist richtig für Ihre Online Mitarbeiterverwaltung?
Es gibt viele Anbieter, die eine Softwarelösungen in Form von modernen Cloud-Anwendungen zur Mitarbeiterverwaltung mit integrierten Module für digitale Personalakten, Zeiterfassung, Self-Service-Portale (ESS) und automatisierte Genehmigungs-Workflows anbieten.
Um hier den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich im ersten Schritt überlegen, welche Anforderungen Sie an die Software haben.
Im Weiteren machen Sie sich am besten ein Bild darüber, welche Anbieter es auf dem Markt gibt, die Ihre Anforderungen auf den ersten Blick abdecken.
Webdemos und Testregistrierungen helfen dabei, jeden Anbieter besser kennen zu lernen. Und so können Sie neben der funktionalen Ebene auch auf persönlicher Ebene entscheiden, wer am besten zu Ihnen passt.
Datenschutz bei der digitalen Mitarbeiterverwaltung
Das Thema Datenschutz spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Mitarbeiterverwaltung – insbesondere für Personalabteilungen, die mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten.
Gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Es dürfen nur solche Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Beschäftigungszweck erforderlich sind.
Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Frage, wo und wie lange die Daten gespeichert werden. Denn Bewerbungen, Personalakten oder Krankmeldungen enthalten personenbezogene Informationen, für deren Speicherung eine rechtliche Grundlage und ggf. die Zustimmung der betroffenen Person notwendig ist. Fehlt diese, sind die Daten fristgerecht zu löschen.
Wichtige Aspekte, die eine digitale Mitarbeiterverwaltung im Hinblick auf Datenschutz erfüllen sollte:
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf Mitarbeiterdaten zugreifen (z. B. über rollenbasierte Rechtevergabe).
- Protokollierung: Änderungen an personenbezogenen Daten sollten automatisch dokumentiert werden (Audit-Trail).
- Datenstandort: Die Server sollten sich idealerweise in der EU befinden und nach Standards wie ISO 27001 zertifiziert sein.
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte: Die Software sollte klare Mechanismen für die Einhaltung gesetzlicher Fristen und Löschpflichten bieten.
HR Software mit frei konfigurierbaren Zugriffsrechten
HRlab bietet ein flexibles Rechtemanagement, wodurch Sie die Zugangsrechte je nach Ihrer Unternehmensregelung und Verantwortungsbereich gestalten können. Dank SSO via Microsoft Azure sind User im Handumdrehen angemeldet und können direkt loslegen.
Online Mitarbeiterverwaltung heutzutage maßgebend
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten anhand von physischen Ordnern bedeutet auch, dass Dokumente nur dezentral verfügbar sind. Gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsstrukturen ist das nicht mehr zeitgemäß.
Außerdem sind so auch weiterführende Aufgaben wie Urlaubsanträge, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder Auswertungen nur schwer umzusetzen. Am Ende soll eine HR Software genau Ihre internen Prozesse digital abbilden und vereinfachen. Damit Personalabteilungen sich stattdessen anderen Aufgaben widmen können.
Überblick: Vorteile einer Mitarbeiterverwaltung App
| Vorteil | Funktion / Feature | Nutzen für die Praxis |
|---|---|---|
| Zentraler Datenzugriff | Dashboard, Cloud-Zugriff, rollenbasierte Rechtevergabe | Mitarbeitende und Führungskräfte greifen jederzeit und ortsunabhängig auf Daten zu |
| Digitale Prozesse | Zeiterfassung, elektronische Urlaubsanträge, eAU-Übermittlung | Schnellere Bearbeitung, weniger Papier, automatische Dokumentation |
| Mitarbeiter-Self-Service (ESS) | Eigene Daten pflegen, Anträge stellen, Dokumente abrufen | Entlastung der HR-Abteilung, höhere Datenaktualität |
| Automatisierte Workflows | Genehmigungsprozesse, Erinnerungen, Eskalationen | Weniger manuelle Nachverfolgung, höhere Prozesssicherheit |
| Rechtssicherheit & Datenschutz | DSGVO-Konformität, Protokollierung, Zugriffskontrollen, ISO-zertifizierte Server | Schutz vor Datenmissbrauch, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben |
| Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit | Modularer Aufbau, API-Schnittstellen, Integration mit Lohnsystem oder ERP | Software wächst mit dem Unternehmen mit, hohe Investitionssicherheit |
| Reporting & Analysen | Auswertungen zu Abwesenheiten, Fluktuation, Arbeitszeit, Personalkosten | Fundierte Entscheidungen durch datenbasierte Einblicke |
| Reduktion administrativer Aufgaben | Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten | Mehr Zeit für strategische HR-Themen |
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Drei Fragen, die Sie sich unbedingt bei Ihrer Software Auswahl stellen sollten:
- Welche Anforderungen müssen erfüllt werden
- Wie findet der persönliche Austausch statt
- Welche Referenzkunden gibt es, mit denen Sie sich austauschen können?
Die Kosten für eine Personalsoftware variieren von Fall zu Fall und je nach Umfang der gebuchten Leistungen. Bei HRlab zahlen Sie beispielsweise für das Care Paket 5€ pro aktivem Mitarbeiter.
Bei der Einführung eines Mitarbeiterverwaltungssystems geht es primär darum, alle Daten zu digitalisieren, die dann im weiteren als Basis für die Aufgaben der Personalverwaltung dienen.
Einmal implementiert, können Mitarbeitenden je nach Position im Unternehmen auch ihre jeweiligen Rollen zugewiesen werden, um sich dann eigenständig und innerhalb ihrer Berechtigung in der Anwendung bewegen zu können.
Die HR-Abteilung kann Vorlagen anlegen, um Dokumente nur noch per Klick erstellen zu können. Und Workflows hinterlegen, damit Prozesse automatisch durch die Verantwortungsbereich laufen. Und mehr!
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