Digitale Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterverwaltung beschreibt die zentrale Aufgabe der Personalabteilung und hat zum Ziel, alle personalrelevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen, zu speichern und zu verarbeiten. Digital wird das oft in Verbindung mit einer HR Software gemacht. Das ermöglicht zentrale Daten und Auswertungen. Außerdem haben neben der HR auch Mitarbeiter und Führungskräfte jederzeit Zugang zu ihren Daten.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Begriff der Mitarbeiterverwaltung bezieht sich auf alle Prozesse, die in der Personalarbeit anfallen.
- Im Kern umfasst das die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Personaldaten.
- Eine HR Software zur digitalen Mitarbeiterverwaltung soll individuelle interne Prozesse abbilden, vereinfachen und automatisieren.
Was versteht man unter Mitarbeiterverwaltung?
Die Mitarbeiterverwaltung – oder Personalverwaltung bekannt – beschäftigt sich mit der Speicherung, Verarbeitung und Auswertung von Mitarbeiterdaten. Ziel ist es, alle für das Unternehmen relevanten Informationen wie Stammdaten an einem Ort zusammenzuführen, um diese z.b. für die Berechnung und Zahlung des Lohns nutzbar zu machen.
Durch die zentrale Speicherung aller personalrelevanten Daten kann der manuelle Aufwand Datenpflege minimiert werden. Das steht im Kontrast zu den traditionellen Archiven in Unternehmen mit Ordnern für einzelne Mitarbeiter. Im Ergebnis muss jeder Ordner einzeln gepflegt werden, was nicht nur hohen administrativen Aufwand bedeutet, sondern auch sehr fehleranfällig ist.
Welche Aufgaben übernimmt eine Mitarbeiterverwaltung im HR-Alltag?
Es gibt verschiedene Aufgaben, die in der Mitarbeiterverwaltung anfällt. Hierzu zählt alles von der Aufnahme der Stammdaten neuer Mitarbeiter im Onboarding bis zur Erfassung von Leistungsdaten und der entsprechenden Berechnung und Auszahlung der Vergütung.
Den Kern bilden drei Aufgaben:
- Erfassung von Daten
- Speichern von Daten
- Auswerten von Daten
Dabei ist die Bandbreite an Aufgaben sehr groß und abhängig von unternehmensinternen Prozessen, die sich wiederum von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Ein klassisches Beispiel: Talente finden, binden und fördern. Von der Stellenausschreibung zur Bewerbung über das Onboard bis zu Feedback-Prozessen und Zielvereinbarungen. All diese Schritte greifen ineinander und fallen in die Mitarbeiterverwaltung.
Die Grundlage dafür liefern wiederum Funktionen wie die digitale Personalakte, die alle Stammdaten wie Anschrift und Kontonummer enthält. Außerdem spielt die Erfassung und Dokumentation von Arbeits- und Urlaubszeiten eine große Rolle. Und nicht zuletzt fallen all diese Punkte auch in die monatliche Lohnberechnung.
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Vorteile einer digitalen Mitarbeiterverwaltung
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten anhand von physischen Ordnern bedeutet auch, dass Dokumente nur dezentral verfügbar sind. Gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsstrukturen ist das nicht mehr zeitgemäß. Außerdem sind so auch weiterführende Aufgaben wie Urlaubsanträge, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder Auswertungen nur schwer umzusetzen.
Die digitale Mitarbeiterverwaltung setzt genau da an:
- Einfacher Zugriff von überall aus,
- Abwesenheiten und Zeiten eintragen und genehmigen,
- Mitarbeiter ergänzen und aktualisieren ihre Daten eigenständig,
- Klare Rollen und Berechtigungn stellen datenschutzkonforme Nutzung sicher,
- Genehmigungsprozesse werden individuell konfiguriert...
... und mehr. Am Ende soll eine HR Software genau Ihre internen Prozesse digital abbilden und vereinfachen. Zum Beispiel durch Workflows, die repetitive, administrative automatisch ausführen, damit Personalabteilungen sich stattdessen anderen Aufgaben widmen können.
Welche Software ist richtig für Ihre Mitarbeiterverwaltung?
Es gibt viele Anbieter, die eine Softwarelösungen in Form von modernen Cloud-Anwendungen zur Mitarbeiterverwaltung anbieten. Um hier den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich im ersten Schritt überlegen, welche Anforderungen Sie an die Softare haben. Dazu lohnt es sich, ein Lastenheft anzulegen.
Im Weiteren machen Sie sich am besten ein Bild darüber, welche Anbieter es auf dem Markt gibt, die Ihre Anforderungen auf den ersten Blick abdecken. Um dann Webdemos zu machen und Testregistrierungen zu nutzen. So lernen Sie jeden Anbieter besser kennen und können neben der funktionalen Ebene auch auf persönlicher Ebene entscheiden, wer am besten zu Ihnen passt.
Datenschutz bei der digitalen Mitarbeiterverwaltung
Mit dem Thema Datenschutz muss man sich heute vor allem auch dann auseinandersetzen, wenn man Daten von Personen erhebt. In Deutschland durch die Bundesdatenschutzgesetze geregelt, gibt es jetzt mit der Datenschutzgrundverordnung eine Vereinheitlichung in Europa. Es gilt die Prämisse der Datensparsamkeit, also wirklich nur Daten zu erheben, die für den Zweck der Anstellung auch notwendig sind.
Wichtig ist hier im Blick zu behalten, wo Daten gespeichert werden. Bekommt man beispielsweise eine Bewerbung, so muss hier regelmäßig die Zustimmung zur Speicherung erfolgen oder eine Löschung der Daten.
Hier sind moderne Systeme zur Mitarbeiterverwaltung von großem Vorteil, da diese Regelungen in der Software schon einprogrammiert sind und so ein ungewollter Verstoß gegen diese Regelung verhindert werden kann. Insgesamt muss man sich aber laufend mit dem Thema befassen, da neue rechtliche Regelungen oder auch neue interne Policies hier eine Anpassung der Prozesse erfordern können.
Mitarbeiterverwaltung in Excel
Excel ist häufig der erste Schritt weg von der Mitarbeiterverwaltung in physischen Aktenordnern. Zum Beispiel wird eine Liste nach der anderen angelegt, um beispielsweise Krankheitsfälle, Urlaubsanträge, Arbeitszeiten oder auch Dienstreisen zu dokumentieren.
Das ist zwar ein Tool, was zunächst ohne zusätzliche Kosten daherkommt. Bezahlen tun Unternehmen aber in Arbeitszeit, die es braucht, um all diese Listen zu pflegen und möglichen Konflikten - beispielsweise mit Blick auf die Urlaubsplanung - zuvorzukommen. Und allzu häufig auch in Übertragungsfehlern und der Zeit, die es braucht, um bestimmte Informationen zu suchen und finden.
Ein weiterer Punkt, der hier erschwert wird: Die Daten für die Lohnabrechnung zu sammeln und Auswertungen, zum Beispiel für die Geschäftsführung, zu erstellen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Drei Fragen, die Sie sich unbedingt bei Ihrer Software Auswahl stellen sollten: Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, wie findet der persönliche Austausch statt und welche Referenzkunden gibt es, mit denen Sie sich austauschen können?
Die Kosten für eine Personalsoftware variieren von Fall zu Fall und je nach Umfang der gebuchten Leistungen. Bei HRlab zahlen Sie beispielsweise für das Compact Modul 4€ pro aktivem Mitarbeiter und 2€ für das Time & Absence Modul. Bei einer Firma mit 50 Mitarbeitenden resultiert das in diesem Beispiel in 300€ laufenden monatlichen Kosten.
Bei der Einführung eines Mitarbeiterverwaltungssystems geht es primär darum, alle Daten zu digitalisieren, die dann im weiteren als Basis für die Aufgaben der Personalverwaltung dienen. Einmal implementiert, können Mitarbeitenden je nach Position im Unternehmen auch ihre jeweiligen Rollen zugewiesen werden, um sich dann eigenständig und innerhalb ihrer Berechtigung in der Anwendung bewegen zu können. Die HR-Abteilung kann Vorlagen anlegen, um Dokumente nur noch per Klick erstellen zu können. Und Workflows hinterlegen, damit Prozesse automatisch durch die Verantwortungsbereich laufen. Und mehr!
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