Digitale Mitarbeiterverwaltung: Definition, Vorteile und Softwarelösungen
Die Mitarbeiterverwaltung beschreibt die zentrale Aufgabe der Personalabteilung und hat zum Ziel, alle personalrelevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen, zu speichern und zu verarbeiten. Digital wird das oft in Verbindung mit einer HR Software gemacht. Das ermöglicht zentrale Daten und Auswertungen. Außerdem haben neben der HR auch Mitarbeiter und Führungskräfte jederzeit Zugang zu ihren Daten.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Begriff der Mitarbeiterverwaltung bezieht sich auf alle Prozesse, die in der Personalarbeit anfallen.
- Im Kern umfasst das die Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Personaldaten.
- Eine HR Software zur digitalen Mitarbeiterverwaltung soll individuelle interne Prozesse abbilden, vereinfachen und automatisieren.
Was versteht man unter Mitarbeiterverwaltung?
Unter digitaler Mitarbeiterverwaltung versteht man die strukturierte, IT-gestützte Organisation aller personalbezogenen Informationen, Dokumente und Prozesse. Dabei steht vor allem im Vordergrund:
- administrative HR-Aufgaben nicht mehr manuell erledigen zu müssen.
- Personaldaten zentral und verlässlich verfügbar zu machen, um diese z.b. für die Berechnung und Zahlung des Lohns nutzbar zu machen.
- und dabei DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Beispiele für digitale Prozesse in der Personalabteilung sind zum Beispiel die Einführung digitaler Personalakten, aber auch Verträge, Bescheinigungen und Dokumente zentral zu verwalten.
Damit Mitarbeiterverwaltung auch digital erfolgen kann, setzen Personalabteilungen häufig im ersten Schritt auf Lösungen wie Excel und Co. Langfristig bewährt es sich allerdings, ein Personalmanagementsystem einzuführen.
Damit können traditionelle Archive in Unternehmen mit Ordnern für einzelne Mitarbeiter final abgelöst werden. Und damit auch die Aufgaben, jeden Ordner einzeln zu pflegen, was nicht nur hohen administrativen Aufwand bedeutet, sondern auch sehr fehleranfällig ist.
Mitarbeiterverwaltung in Excel
Excel ist häufig der erste Schritt weg von der Mitarbeiterverwaltung in physischen Aktenordnern. Zum Beispiel wird eine Liste nach der anderen angelegt, um beispielsweise Krankheitsfälle, Urlaubsanträge, Arbeitszeiten oder auch Dienstreisen zu dokumentieren.
Das ist zwar ein Tool, was zunächst ohne zusätzliche Kosten daherkommt. Bezahlen tun Unternehmen aber in Arbeitszeit, die es braucht, um all diese Listen zu pflegen und möglichen Konflikten - beispielsweise mit Blick auf die Urlaubsplanung - zuvorzukommen. Und allzu häufig auch in Übertragungsfehlern und der Zeit, die es braucht, um bestimmte Informationen zu suchen und finden.
Ein weiterer Punkt, der hier erschwert wird: Die Daten für die Lohnabrechnung zu sammeln und Auswertungen, zum Beispiel für die Geschäftsführung, zu erstellen.
Welche Software ist richtig für Ihre Mitarbeiterverwaltung?
Es gibt viele Anbieter, die eine Softwarelösungen in Form von modernen Cloud-Anwendungen zur Mitarbeiterverwaltung anbieten. Um hier den richtigen Anbieter zu finden, sollten Sie sich im ersten Schritt überlegen, welche Anforderungen Sie an die Software haben.
Im Weiteren machen Sie sich am besten ein Bild darüber, welche Anbieter es auf dem Markt gibt, die Ihre Anforderungen auf den ersten Blick abdecken.
Webdemos und Testregistrierungen helfen dabei, jeden Anbieter besser kennen zu lernen. Und so können Sie neben der funktionalen Ebene auch auf persönlicher Ebene entscheiden, wer am besten zu Ihnen passt.
Datenschutz bei der digitalen Mitarbeiterverwaltung
Mit dem Thema Datenschutz müssen sich vor allem Personalabteilungen auseinandersetzen. Laut Datenschutzgrundverordnung gilt die Prämisse der Datensparsamkeit - also wirklich nur Daten zu erheben, die für den Zweck der Anstellung auch notwendig sind.
Wichtig ist hier im Blick zu behalten, wo Daten gespeichert werden. Bekommt man beispielsweise eine Bewerbung, so muss hier regelmäßig die Zustimmung zur Speicherung oder eine Löschung der Daten erfolgen.
Wichtige Aspekte bei der Software Auswahl:
- Zugriff nur für berechtigte Personen
- Protokollierung von Änderungen
- Sichere Serverstandorte (idealerweise in der EU)
- Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
Mitarbeiterverwaltung im HR-Alltag
Die Bandbreite an Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung ist immer abhängig von unternehmensinternen Prozessen. Ein klassisches Beispiel: Talente finden, binden und fördern.
Von der Stellenausschreibung zur Bewerbung über das Onboard bis zu Feedback-Prozessen und Zielvereinbarungen. All diese Schritte greifen ineinander und fallen in die Mitarbeiterverwaltung.
Die Grundlage dafür liefern wiederum Funktionen wie die digitale Personalakte, die alle Stammdaten wie Anschrift und Kontonummer enthält. Außerdem spielt die Erfassung und Dokumentation von Arbeits- und Urlaubszeiten eine große Rolle. Und nicht zuletzt fallen all diese Punkte auch in die monatliche Lohnberechnung.
Vorteile einer digitalen Mitarbeiterverwaltung
Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten anhand von physischen Ordnern bedeutet auch, dass Dokumente nur dezentral verfügbar sind. Gerade in Zeiten von hybriden Arbeitsstrukturen ist das nicht mehr zeitgemäß.
Außerdem sind so auch weiterführende Aufgaben wie Urlaubsanträge, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder Auswertungen nur schwer umzusetzen.
Die digitale Mitarbeiterverwaltung setzt genau da an:
- Einfacher Zugriff von überall aus,
- Abwesenheiten und Zeiten eintragen und genehmigen,
- Mitarbeiter ergänzen und aktualisieren ihre Daten eigenständig,
- Klare Rollen und Berechtigungn stellen datenschutzkonforme Nutzung sicher,
- Genehmigungsprozesse werden individuell konfiguriert...
... und mehr. Am Ende soll eine HR Software genau Ihre internen Prozesse digital abbilden und vereinfachen. Damit Personalabteilungen sich stattdessen anderen Aufgaben widmen können.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Drei Fragen, die Sie sich unbedingt bei Ihrer Software Auswahl stellen sollten: Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, wie findet der persönliche Austausch statt und welche Referenzkunden gibt es, mit denen Sie sich austauschen können?
Die Kosten für eine Personalsoftware variieren von Fall zu Fall und je nach Umfang der gebuchten Leistungen. Bei HRlab zahlen Sie beispielsweise für das Compact Modul 4€ pro aktivem Mitarbeiter und 2€ für das Time & Absence Modul. Bei einer Firma mit 50 Mitarbeitenden resultiert das in diesem Beispiel in 300€ laufenden monatlichen Kosten.
Bei der Einführung eines Mitarbeiterverwaltungssystems geht es primär darum, alle Daten zu digitalisieren, die dann im weiteren als Basis für die Aufgaben der Personalverwaltung dienen.
Einmal implementiert, können Mitarbeitenden je nach Position im Unternehmen auch ihre jeweiligen Rollen zugewiesen werden, um sich dann eigenständig und innerhalb ihrer Berechtigung in der Anwendung bewegen zu können.
Die HR-Abteilung kann Vorlagen anlegen, um Dokumente nur noch per Klick erstellen zu können. Und Workflows hinterlegen, damit Prozesse automatisch durch die Verantwortungsbereich laufen. Und mehr!
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