Das Wordpress für HR Dokumente - HRlab Baukastensystem
Personalabteilungen verbringen laut der PwC „Workforce of the Future“ Erhebung aus 2023 bis zu 40% ihrer Arbeitszeit damit, Verträge und HR-Dokumente zu erstellen. Das ist vor allem durch manuelle Prozesse der Fall. Eine Abhilfe dafür liefert ein digitales Baukastensystem für die Dokumentenerstellung, um Inhalte modular zusammenzustellen und automatisch mit Mitarbeiterdaten zu füllen.
Dokumentenerstellung im HR-Alltag
Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zeugnisse oder Onboarding-Unterlagen erstellen - das und mehr gehört zu den täglichen Aufgaben von HR-Abteilungen. In vielen Fällen bedeutet das, dass Inhalte mehrfach kopiert, angepasst und neu formatiert werden. Mit dem Risiko von Inkonsistenzen oder veralteten Formulierungen.
Ein Baukastensystem für Dokumentenerstellung verändert diesen Prozess grundlegend. Wie bei WordPress für Websites lassen sich Vertragsbestandteile und Textbausteine mit der richtigen Software modular kombinieren, automatisch mit den aktuellen Mitarbeiterdaten füllen und in wenigen Klicks fertigstellen. Das Ergebnis: Einheitliche, rechtssichere Dokumente – erstellt in einem Bruchteil der Zeit.
Warum herkömmliche Dokumentenerstellung HR bremst
In vielen Unternehmen basiert die Dokumentenerstellung noch auf klassischen Vorlagen in Word oder Excel. Diese Vorgehensweise hat sich über Jahre etabliert, bedeutet aber auch:
- Hoher manueller Aufwand: Inhalte müssen immer wieder kopiert, angepasst und neu formatiert werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote – besonders bei häufig genutzten Dokumenten wie Arbeitsverträgen oder Zusatzvereinbarungen.
- Fehler- und Versionsrisiken: Änderungen an Formulierungen oder rechtlichen Klauseln werden oft nicht in allen Vorlagen konsequent nachgezogen. Dadurch entstehen unterschiedliche Versionen im Umlauf, die zu Unsicherheiten oder sogar rechtlichen Risiken führen können.
- Kein einheitliches Wording: Wenn Dokumente manuell bearbeitet werden, schleichen sich Abweichungen in Sprache, Tonalität oder Layout ein.
- Fehlende Datenintegration: Mitarbeiterstammdaten müssen oft händisch in Dokumente übertragen werden. Das führt nicht nur zu Mehrarbeit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und Inkonsistenzen.
Diese Faktoren summieren sich: Laut Deloitte können Unternehmen durch die Digitalisierung von HR-Prozessen die Durchlaufzeiten in der Dokumentenerstellung um bis zu 50% reduzieren. Für HR-Abteilungen bedeutet das, dass wertvolle Kapazitäten gebunden werden, die eigentlich für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung oder Mitarbeiterbindung gebraucht würden.
Die Vertragsabwicklung unserer LKW-Fahrer umfasst die Erstellung von zwischen 50 und 60 Dokumentenseiten. Vor HRlab war dieser Prozess mit einem Arbeitsaufwand von circa 1,5 Stunden verbunden. Nun dauert es, im schlimmsten Fall, nur noch 5 Minuten.
Das Baukastenprinzip – WordPress für Dokumente
Statt jedes Dokument mühsam neu zu erstellen oder Vorlagen manuell anzupassen, ermöglicht ein Baukastensystem eine modulare Dokumentenerstellung. Der Vergleich zu WordPress liegt nahe: Wie beim Aufbau einer Website können Inhalte aus vordefinierten Bausteinen flexibel zusammengestellt und an individuelle Anforderungen angepasst werden.
So funktioniert das Prinzip in der Praxis:
- Standardisierte Textbausteine: Vertragsklauseln, Formulierungen oder ganze Abschnitte werden einmal erstellt und zentral gepflegt.
- Variable Platzhalter: Daten wie Name, Eintrittsdatum oder Gehalt werden automatisch aus dem HR-System übernommen und an den richtigen Stellen eingefügt.
- Flexibles Kombinieren: Je nach Anwendungsfall – ob Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung oder Zeugnis – können die passenden Bausteine mit wenigen Klicks zusammengestellt werden.
- Einheitliches Corporate Wording: Änderungen an Bausteinen werden systemweit aktualisiert, sodass alle Dokumente stets konsistent und aktuell sind.
Das Ergebnis: HR-Dokumente entstehen schneller, fehlerfreier und in einem einheitlichen Look & Feel – unabhängig davon, wer sie erstellt.
Praxisbeispiel: So läuft die modulare Dokumentenerstellung im HR ab
Die Erstellung von Arbeitsverträgen oder Zusatzvereinbarungen ist ein klassisches Beispiel dafür, wie ein Baukastensystem die HR-Arbeit erleichtert. Wir zeigen am Beispiel von HRlab, wie sich so ein Baukastensystem in der Praxis auf der Erstellung eines Arbeitsvertrages auswirkt.
Schritt 1: Stammdaten übernehmen. Grundlage ist eine Stellenausschreibung oder ein Bewerberprofil im System. Relevante Informationen wie Standort, Arbeitszeitmodell oder mobiles Arbeiten werden automatisch übernommen.
Schritt 2: Details ergänzen. HR erfasst weitere Eigenschaften wie vereinbartes Gehalt, Eintrittsdatum oder Befristung im Bewerberprofil. Auch Zusatzinformationen wie variable Vergütung, Firmenwagen oder Zulagen werden hier hinterlegt.
Schritt 3: Genehmigungsworkflow starten. Sobald alle Daten vollständig sind, löst das einen konfigurierbaren Genehmigungsprozess aus. Führungskräfte oder Geschäftsführung erhalten automatisch die relevanten Informationen und können zustimmen oder ablehnen.
Schritt 4: Vertragsvorlage generieren. Je nach Mitarbeitergruppe wählt HR nun die passende Vorlage (befristet, unbefristet, tarifgebunden etc.) aus. Pflichtbausteine (z. B. Arbeitszeit, Urlaub) sind fest integriert, optionale Bausteine (z. B. mobiles Arbeiten, Bonusregelung, Firmenwagen) erscheinen nur, wenn die entsprechenden Daten aus Schritt 2 hinterlegt sind.
Schritt 5: Textbausteine modular zusammensetzen. Das System kombiniert die erfassten Daten nun mit den passenden Textbausteinen. Beispiel: Wird eine Zulage hinterlegt, erscheint automatisch der passende Vertragsbaustein in dem Dokument. Änderungen oder Sondervereinbarungen lassen sich direkt im Online-Editor ergänzen.
Schritt 6: Dokument prüfen und freigeben. Der Vertrag ist nun vollständig. An der Stelle macht es Sinn, den Inhalt noch einmal zu prüfen, gegebenenfalls noch anzupassen und als PDF zu finalisieren. Alle Textbausteine werden dabei zentral verwaltet, sodass Änderungen (z. B. neue rechtliche Vorgaben) automatisch in allen zukünftigen Verträgen berücksichtigt werden.
Wichtige Zusatzinformation: Auch spätere Vertragsänderungen, wie Gehaltserhöhungen oder Anpassungen der Arbeitszeit, lassen sich im gleichen Prinzip abbilden. HR gibt die Änderung ein, das System generiert automatisch die passende Zusatzvereinbarung und löst den Freigabeprozess aus.
HR muss also nicht mehr jedes Dokument einzeln anpassen – stattdessen werden alle relevanten Informationen zentral gepflegt, mit Bausteinen kombiniert und automatisch in ein rechtssicheres Dokument überführt.