3 Organigramm Beispiele aus dem Mittelstand & Tipps für die Umsetzung

Warum klare Organigramme so viel bewirken

In vielen KMU wachsen die Strukturen mit dem laufenden Betrieb über die Jahre mit, das klingt erstmal flexibel, ist aber irgendwann unübersichtlich. Plötzlich gibt es Doppelzuständigkeiten, wo zwei Leute dieselbe Aufgabe meinen, oder alles landet beim Chef, weil die Wege zu lang sind. Das kann den Arbeitsalltag belasten, ohne dass man es sofort merkt.

Ein gut strukturiertes Organigramm macht Zuständigkeiten sichtbar und greifbar. Jeder weiß auf einen Blick, wer wofür zuständig ist, heißt also keine Diskussionen mehr darüber, an wen man sich zu wenden hat. Auch die Kommunikation läuft dadurch direkter, weil Berichtslinien klar erkennbar sind. Wenn neue Kolleginnen und Kollegen zum Team dazu stoßen finden sich beim Onboarding ebenfalls schneller zurecht. Und wenn der Betrieb wächst, lässt sich alles leichter skalieren, ohne Chaos. Wie das konkret aussieht, zeigen die folgende Organigramm Beispiele aus dem Mittelstand.

Beispiel Organigramm Einzelhandel

Für den Einzelhandel bietet sich zum Beispiel folgende "Tannenbaum-Struktur" an. Sie sorgt am Ende dafür, dass Anweisungen aus der Zentrale (z. B. eine neue Rabattaktion) über die Regionalleitung schnell bis an die Kasse durchgereicht werden können.

Die Spitze (Strategische Leitung)

Geschäftsführung / Inhaber: Verantwortlich für die Vision, das Budget und die langfristige Ausrichtung.

Erste Ebene (Bereichsleitung)

• Vertriebsleitung (Sales): Verantwortlich für den Umsatz in allen Läden.
• Einkaufsleitung (Procurement): Entscheidet, welche Produkte im Regal landen.
• Marketingleitun*: Zuständig für Werbung, Branding und Social Media.
• Leitung Personal und Finanzen (HR & Administration): Kümmert sich um Gehälter, Recruiting und Buchhaltung.

Zweite Ebene (Mittleres Management & Spezialisten)

• Regionalverkaufsleitung: Koordiniert mehrere Filialen in einem Gebiet.
• Category Manager: Spezialisten für bestimmte Produktgruppen (z. B. "Elektronik" oder "Frischeprodukte").
• E-Commerce Manager: Verantwortlich für den Onlineshop.
• Visual Merchandising Leitung: Plant, wie die Verkaufsflächen gestaltet werden sollen.

Dritte Ebene (Operative Leitung vor Ort)

• Filialleitung (Store Manager): Die Führung im jeweiligen Geschäft.
• Stellvertretende Filialleitung: Unterstützung im Tagesgeschäft und bei der Schichtplanung.

Vierte Ebene (Operative Rollen)

• Abteilungsleiter: Verantwortlich für spezifische Bereiche im Laden (z. B. Textil, Kasse).
• Verkaufskräfte / Kassierer: Direkter Kundenkontakt und Warenverräumung.
• Lagerlogistiker: Warenannahme und Bestandsverwaltung.
• Auszubildende: Lernen operative Umsetzung von der Pike auf.

Beispiel: Organigramm Werbeagentur

Auch Werbeagenturen oder andere Dienstleister sind meist auch klassisch hierarchisch aufgebaut, wie das "Tannenbaum-Modell". Ein Beispiel Organigramm könnte so aussehen:

Die Spitze (Strategie & Vision)

• Geschäftsführung (CEO/Inhaber): Fokus auf Agenturwachstum und Key Accounts.
• Executive Assistant: Unterstützung im Tagesgeschäft.

Erste Ebene (Die Abteilungen)

• Creation: Verantwortlich für die kreative Vision.
• Beratung/Account Management: Die Schnittstelle zum Kunden.
• Strategy / Planung: Marktanalysen und Zielgruppendefinition.
• Operations / Media: Mediaplanung, HR und Finanzen.

Zweite Ebene (Teamleads)

Unterhalb der Units bilden sich Fachbereiche:

• In der Kreation: Art Direction (Visuelles), Copywriting (Text), UI/UX Design (Digital).
• In der Beratung: Senior Account Manager (leitet Kundenetats).
• In der Technik (Development): Lead Developer, Frontend/Backend-Spezialisten.

Dritte Ebene: Operativ

• Junior-Rollen: Junior Art Director, Junior Copywriter.
• Content Creation: Social Media Manager, Fotografen, Motion Designer.
• Reinzeichnung / Produktion: Finalisierung der Daten für den Druck.

Beispiel: Organigramm Bauunternehmen

In vielen Bauunternehmen gibt es eine Matrix-Struktur. Der Hauptunterschied zu den Beispielen oben liegt in der Anzahl der Berichtslinien: Während die Tannenbaum-Struktur auf eine strikte, vertikale Einlinienführung setzt („Ein Mitarbeiter, ein Vorgesetzter“), kreuzt die Matrix-Struktur fachliche und disziplinarische Zuständigkeiten, sodass Mitarbeiter an zwei Vorgesetzte gleichzeitig berichten. Ein entsprechendes Organigramm für Bauunternehmen könnte zum Beispiel so aussehen:

Die Spitze

• Geschäftsführer(Inhaber oder angestellt): Strategie, Akquise von Großprojekten, Rechtliches.
• Stabsstellen: Arbeitssicherheit (SiGeKo) und Qualitätsmanagement (direkt der GF unterstellt).

Erste Ebene (Bereichsleitung)

• Technische Leitung: Verantwortlich für die gesamte Bauausführung.
• Kaufmännische Leitung: Finanzen, Kalkulation und Vertragsmanagement.
• Fuhrpark- & Gerätelager-Leitung: Verantwortlich für den Maschinenpark.

Zweite Ebene (Projekt- & Teamführung)

• Oberbauleitung / Projektleitung: Koordiniert mehrere Baustellen gleichzeitig und führt die Bauleiter.
• Kalkulatoren: Erstellen Angebote und berechnen Massen.
• Einkauf: Beschaffung von Baustoffen und Verhandlung mit Nachunternehmern.

Dritte Ebene (Baustelle & Werkstatt)

• Bauleiter: Verantwortlich für eine spezifische Baustelle (Termine, Kosten, Qualität).
• Polier: Führung der Handwerker direkt vor Ort.
• Fachpersonal: Vorarbeiter, Maurer, Betonbauer, Kranführer, Baggerfahrer.
• Auszubildende: Lehrlinge in den verschiedenen Gewerken.

Unser Hinweis: Die hier dargestellten Organigramme dienen als beispielhafte Orientierungshilfe. Die genaue Erstellung eines Organigramms variiert selbstverständlich je nach Betrieb individuell, denn kein Unternehmen gleicht dem anderen zu 100 %.

In der Praxis hängen die exakten Strukturen beispielsweise stark von der Unternehmensgröße, der Spezialisierung und der gelebten Kultur ab. Unabhängig von der finalen Form bleibt das Ziel jedoch identisch: Die grafische Darstellung der Struktur ist ein praktisches Werkzeug, vor allem für wachsende Unternehmen. Sie dient nicht nur der reinen Hierarchie-Abbildung, sondern als Fundament für klare Verantwortlichkeiten und reibungslose Prozesse. Um die Frage, wie KMU am besten ihre Personalabteilung aufbauen, beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag: Aufbau Personalabteilung Mittelstand.

Typische Fehler

Theoretisch ist ein Organigramm zunächst schnell gezeichnet, doch im turbulenten Arbeitsalltag schleichen sich oft Macken ein, die das ganze Tool entwerten:

Fehler 1: Veraltete Daten

Das Organigramm auf dem Server wurde vor mehreren Jahren erstellt. Seitdem gab es fünf Neueinstellungen und zwei Abteilungswechsel. Wenn das Schaubild die Realität nicht mehr abbildet, verliert das Team den Glauben an die Struktur, es wird schlichtweg nicht mehr genutzt.

Fehler 2: Überkomplexität

Gut gemeint ist oft das Gegenteil von gut. Denn wer versucht, jede Matrix-Ausnahme, jedes Nebenprojekt und jeden Sonderfall einzuzeichnen, erzeugt ein unlesbares Chaos. Wenn niemand mehr versteht, wer eigentlich wo hingehört, stiftet das Organigramm mehr Verwirrung als Klarheit.

Fehler 3: Informelle Strukturen

Auf dem Papier läuft alles über die Geschäftsführung, aber im echten Leben entscheidet längst der erfahrene Teamlead. Wenn offizielle Wege und der tatsächliche Alltag meilenweit auseinanderliegen, sorgt das für Frust und unnötige Umwege bei den Mitarbeitenden.

Fehler 4: Fehlende Kommunikation

Das beste Organigramm nützt nichts, wenn es als einsames PDF auf dem Laptop der HR-Leitung schlummert. Wenn neue Kollegen beim Onboarding keine "Visitenkarte" des Unternehmens bekommen, fühlen sie sich orientierungslos.

Der Sprung in die Moderne: Digitale Umsetzung von Organigrammen

Die Einführung einer HR-Software wie HRlab ist der Moment, in dem das Organigramm von einer "lästigen Pflichtaufgabe" zu einem echten Navigationssystem für das Unternehmen wird:

• Synchronisation in Echtzeit: Sobald ein neuer Arbeitsvertrag unterschrieben oder eine Abteilung umbenannt wird, spiegelt das Organigramm dies wider. Manuelles „Kästchenschieben“ entfällt komplett.
• Klarheit durch Filter: Sie können zwischen verschiedenen Ansichten wechseln, von der groben Abteilungsübersicht bis hin zur detaillierten Teamansicht mit Fotos der Mitarbeitenden.
• Echte Strukturen: Berichtslinien lassen sich in HRlab flexibel an die tatsächlichen Verantwortlichkeiten anpassen. So spiegelt das Tool den gelebten Alltag wider und schafft echte Transparenz für alle.
• Zentraler Zugang: Das Organigramm ist direkt im Mitarbeiterportal mit Emloyee Self Service integriert. Neue Teammitglieder sehen sofort, wer ihre Ansprechpartner sind, was die interne Vernetzung stärkt.
• Datenschutz inklusive: Sensible Informationen bleiben dank Berechtigungsrollen geschützt. Während die IT beispielsweise nur die Struktur sieht, hat die HR-Abteilung Zugriff auf hinterlegte Funktionen und Rollen.