Dokumentation des Mitarbeitergesprächs in der Personalakte: So geht`s
Mitarbeitergespräche gehören zum HR-Alltag und dennoch zeigt es sich immer wieder in der Praxis: Gerade bei der Dokumentation des Mitarbeitergesprächs in der Personalakte fallen häufig Unsicherheiten und Stolpersteine an. Wir verraten, wie Sie den Prozess nicht nur vereinfachen, sondern die Personalarbeit insgesamt professionalisieren.
Welche Rolle spielt die Personalakte für Mitarbeitergespräche?
Die Personalakte ist sozusagen das zentrale Gedächtnis der Personalabteilung. Hier laufen alle relevanten Informationen zur Beschäftigung eines Mitarbeitenden zusammen: von Vertragsunterlagen über Qualifikationen bis hin zu Gesprächsdokumentationen. Ein vollständiges, nachvollziehbares Bild entsteht jedoch erst dann, wenn auch Mitarbeitergespräche konsequent in der Personalakte dokumentiert werden: inklusive Protokollen, vereinbarten Zielen und konkreten Maßnahmen. Denn nur so lässt sich auch im Nachhinein nachvollziehen, welche Absprachen getroffen wurden und wie sich Themen oder Entwicklungen über die Zeit verändert haben. Der Vorteil: Eine ordnungsgemäß geführte Personalakte schützt dabei beide Seiten. Sie schafft Transparenz, sorgt für Klarheit und bietet im Fall von Rückfragen oder Konflikten eine belastbare Grundlage.
Gibt es eine gesetzliche Pflicht?
Es gibt keine generelle gesetzliche Pflicht, jedes Mitarbeitergespräch zu protokollieren oder das Protokoll in der Personalakte abzulegen. Verbindlich wird es erst, wenn Tarifvertrag, Betriebs-/Dienstvereinbarung oder interne Richtlinien eine Dokumentation vorschreiben.
4 Häufige Fehler bei der Dokumentation des Mitarbeitergesprächs in der Personalakte
1. Unvollständige Protokolle
Oft werden nur Stichpunkte oder grobe Kernaussagen festgehalten. Wichtige Entscheidungen, Zielvereinbarungen oder gar konkrete Maßnahmen fehlen. Das erschwert die spätere Nachvollziehbarkeit und macht eine systematische Auswertung nahezu unmöglich.
2. Falsche Ablage und Medienbrüche
Protokolle werden zwar erstellt, landen aber nicht konsequent in der Personalakte. Stattdessen liegen sie in privaten Ordnern, E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Laufwerken. Wenn Gesprächsprotokolle nicht zentral in der Personalakte abgelegt sind, weiß jedoch im Zweifel niemand:
- wo das Dokument liegt
- ob es die aktuelle Version ist
- ob es überhaupt existiert
Gerade bei Personalwechseln, Abwesenheiten oder Vertretungen führt das zu einem erheblichen Zeitverlust.
3. Kein standardisierter Prozess
Wenn jede Führungskraft Gespräche anders dokumentiert, leidet die Vergleichbarkeit. Einige Protokolle sind detailliert, andere sehr knapp. Ohne klare Leitlinien oder digitale Workflows sinkt die Aussagekraft der Mitarbeitergespräche in der Personalakte deutlich.
4. Mangelnde Rechtssicherheit
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, dass Gesprächsprotokolle zwar erstellt werden, deren rechtliche Einordnung jedoch unterschätzt wird. Tatsächlich handelt es sich bei Protokollen von Mitarbeitergesprächenaber fast immer um personenbezogene Daten. Damit unterliegen sie klaren gesetzlichen Anforderungen, insbesondere aus dem Datenschutz- und Arbeitsrecht.
Das sollte HR beachten Gesprächsprotokolle enthalten regelmäßig Angaben zu:
- Leistung und Verhalten
- Kritik, Konflikten oder Fehlverhalten
- Entwicklungspotenzial, Zielen oder gesundheitlichen Aspekten
Damit fallen sie unter:
- Art. 4 Nr. 1 DSGVO (personenbezogene Daten)
- ggf. Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten), z. B. bei Gesundheitsbezug
Zusätzlich gilt im Beschäftigungskontext § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das bedeutet, dass die Verarbeitung nur zulässig ist, wenn sie erforderlich, zweckgebunden und verhältnismäßig ist.
Dokumentation des Mitarbeitergesprächs mit HRlab
Mit HRlab sind Mitarbeitergespräche zentral dokumentiert, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Standardisierte Templates für Jahresgespräche, Zielvereinbarungen und Feedback garantieren, dass jede Führungskraft auf derselben Basis arbeitet.
Best Practise
Im Idealfall ist die Personalakte bereits Teil eines digitalen HR-Ökosystems mittels Personalsoftware. Denn durch die Nutzung einer HR-Software wie HRlab lassen sich die obigen Fehler leicht vermeiden: Das System verwendet standardisierte Protokollvorlagen in Form von digitalen Protokollbögen, die alle relevanten Punkte abdecken – Gesprächsanlass, Teilnehmer, Inhalte, Ziele und Maßnahmen.
Über die Sektion Anhänge kann auf angehängte Dateien und Dokumente zugegriffen werden. Hierüber lassen sich beispielsweise Dokumente zur Gehaltsanpassung, oder anderweitige Dokumente hochladen. So stellen Sie sicher, dass nichts Wesentliches verloren geht.
In HRlab lagern Sie alle Protokolle zentral in der digitalen Personalakte. Die Gesprächs-Ergebnisse sind dabei revisionssicher, was bedeutet, dass jede Änderung eine neue Ergebnisversion erzeugt. Der Clou: Jede Ergebnisversion kann dabei von allen Teilnehmern des Meetings bestätigt oder abgelehnt werden. So lässt sich die Zustimmung zu vereinbarten Maßnahmen direkt im System protokollieren und nachhalten.
Durch einheitliche Prozesse für die Protokollierung entstehen feste Strukturen, klare Leitlinien für Inhalte und standardisierte Workflows. Entsprechende Schulungen für Führungskräfte sorgen nachhaltig für Konsistenz und Vergleichbarkeit.
Mit einer HR Software erstellen und speichern Sie Protokolle zweckgebunden und datenschutzkonform. Die digitale Personalakte mit integrierter Berechtigungssteuerung, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten bildet dabei den perfekten Brückschlag zur Dokumentation von Mitarbeitergesprächen.
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