Digitale Personalakte anlegen: Vorgehensweise von Anforderungen bis Einführung
Die Umstellung auf eine digitale Version der Personalakte erfordert Planung, Verstehen der Anforderung und ein durchdachtes Vorgehen. Wir geben einen Überblick, wie Unternehmen die Einführung einer digitale Personalakte in 2026 am besten angehen – von der ersten Planung bis zur Umsetzung.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundlage für die Einführung einer digitalen Personalakte ist immer ein Anforderungsprofil.
- Ein Berechtigungskonzept und eine Verfahrensdokumentation helfen bei der Einhaltung von Richtlinien.
- Es sollte möglich sein die digitale Personalakte beispielsweise nahtlos mit DATEV zu verbinden.
1. Bestandsaufnahme: Ausgangslage und Ziele klären
Die Einführung einer digitalen Personalakte beginnt nicht mit der Softwareinstallation, sondern mit einer fundierten Planung. Denn nur wer die eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen klar definiert, findet am Ende eine Lösung, die zu den individuellen internen Prozessen passt – technisch, organisatorisch und rechtlich.
1. Ziele definieren Welche Probleme soll die digitale Personalakte lösen? Typische Zielsetzungen sind:
- Prozesse standardisieren und beschleunigen
- zentrale, einheitliche Datenhaltung
- effizientere Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden
- rechtssichere Dokumentation
- orts- und deviceunabhängiger Zugriff
2. Beteiligte Abteilungen einbeziehen Um Anforderungen vollständig erfassen zu können, sollten alle relevanten Stakeholder frühzeitig beteiligt werden:
- HR / Personalabteilung (Prozesse, Dokumentenarten, Verantwortlichkeiten)
- IT / Informationssicherheit (Infrastruktur, Schnittstellen, SSO, Security)
- Datenschutzbeauftragte (DSGVO, BDSG, Löschfristen, TOMs)
- Betriebsrat (Mitbestimmung nach BetrVG, Transparenz der Verfahren)
3. Technische Integration prüfen Eine digitale Personalakte muss sich in die bestehende Systemlandschaft einfügen. Wichtige Fragen sind:
- Welche HR-, Payroll- oder ERP-Systeme sollen angebunden werden?
- Gibt es bereits Cloud- oder On-Premises-Infrastrukturen, die berücksichtigt werden müssen?
- Werden Schnittstellen zu DATEV, Zeiterfassung, Bewerbermanagement oder DMS benötigt?
- Welche Sicherheitsstandards müssen erfüllt werden (z. B. ISO 27001, 2FA, SSO)?
Vergleich 2026: HRlab ist Champion in der Kategorie digitale Personalakte
Im Rahmen der von techconsult durchgeführten Studie „Professional User Rating: Human Resources 2026“ wurden 39 Anbieter von digitalen Lösungen aus dem Bereich Human Resources direkt aus der Praxis bewertet. Die Studie und damit auch die Anwender selbst, küren HRlab im Ergebnis des PUR Diamanten als "Champion" in den Bereichen digitale Personalakte, HR Suite, Zeiterfassung und Payroll.
2. Planung: Welche Anforderungen soll die digitale Personalakte erfüllen?
Funktionale Anforderungen an die digitale Personalakte
Die funktionalen Anforderungen für die Einführung einer digitalen Personalakte legen fest, wie die digitale Personalakte im Alltag arbeitet. Dazu gehören unter anderem:
- Digitale Dokumentenablage für Verträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge
- Rechte- und Rollenverwaltung
- Leistungsfähige Suche und Filterfunktionen
- Protokollierung aller Zugriffe
- Schnittstellen zu HR- und ERP-Systemen
Technische Anforderungen für die Einführung
Technische Anforderungen betreffen die Infrastruktur, die Sicherheit und den Betrieb der Lösung. Wichtige Punkte sind:
- Kompatibilität mit der vorhandenen IT-Umgebung
- Wahl zwischen Cloud und On-Premises-Betrieb
- Skalierbarkeit und hohe Performance
- Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Informationssicherheitsstandards wie ISO 27001
- Backup- und Disaster-Recovery-Konzepte
Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
Eine digitale Personalakte muss höchsten Datenschutzstandards entsprechen, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Dazu gehören:
- DSGVO- und BDSG-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten
- Lösch- und Archivierungsrichtlinien nach HGB und AO
- Zugriffsschutz, Verschlüsselung und revisionssichere Ablage
- Audit-Funktionen zur lückenlosen Nachverfolgung
3. Personalakte anlegen: Umsetzung Schritt für Schritt
Sind die Anforderungen definiert, folgt die operative Phase. Das Ziel: Die Personalakte anlegen Vorgehensweise so effizient zu gestalten, dass Altlasten bereinigt und neue Datenstrukturen zukunftssicher (z. B. für KI-Analysen) aufgesetzt werden. Hierbei wird die digitale Personalakte angelegt und mit der bestehenden HR-Systemlandschaft synchronisiert.
Unser Tipp zur Einführung einer digitalen Personalakte
Involvieren Sie HR, Datenschutz und IT frühzeitig. Unterschiedliche Stakeholder garantieren, dass beim Anlegen einer Personalakte sowohl die Revisionssicherheit als auch die User Experience für Mitarbeitende (Employee Self-Service und Manager Self Service) berücksichtigt werden.
1. Inhalt festlegen
Bevor Sie die Personalakte anlegen, ist ein einheitlicher Ordnerplan essenziell. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen leicht auffindbar und korrekt abgelegt sind. Lesen Sie hier mehr zur Struktur einer elektronischen Personalakte.
Wichtig: Jede Mitarbeiterrolle bekommt hierbei ihre eigenen Zugriffsrechte.
2. Rechtssicheres Berechtigungskonzept erstellen
Beim Anlegen einer Personalakte ist der Datenschutz (DSGVO) die größte Hürde. Ein präzises Rollenkonzept steuert, wer welche sensiblen Daten einsehen darf. Typische Zugriffsebenen sind zum Beispiel:
- Personalabteilung: Vollzugriff
- Führungskräfte: Zugriff auf die personalrelevanten Informationen der unterstellten Teams (je nach interner Zuständigkeit eingeschränkt)
- Mitarbeitende: Leserechte auf die eigenen personalrelevanten Informationen und Dokumente
Wichtig: Mit der richtigen Software für eine digitale Personalakte im Einsatz stellen Sie auch gleichzeitig sicher, dass alle Änderungen protokolliert werden - Stichwort Revisionssicherheit.
Risiken der digitalen Personalakte
Trotz hoher Effizienzgewinne birgt das Anlegen einer Personalakte ohne klare Vorgehensweise Risiken:
- Datenschutzverstöße: Ungeklärte Löschfristen oder zu weitreichende Zugriffsrechte.
- Technische Hürden: Fehlende Schnittstellen zu Payroll-Systemen wie DATEV.
- Akzeptanzprobleme: Unzureichende Schulung der HR-Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software.
3. Digitalisierung der Bestandsdaten
Für die Vorgehensweise Papierakten als digitale Personalakte anzulegen gibt es zwei Wege: Internes Scannen oder externe Scandienstleister. Achten Sie dabei auf:
- DSGVO-konformes Scannen
- OCR-Erkennung für durchsuchbare PDF
- Korrekte Zuordnung zu Personen und Ordnern
- Einheitliche Dateinamen
4. Dokumente systematisch anlegen und einpflegen
In diesem finalen Schritt werden die digitalen Datensätze finalisiert. Achten Sie dabei auf:
- Automatisierte Workflows: Nutzen Sie Trigger, um Prozesse wie Freigaben, Erinnerungen (z. B. Ende der Probezeit) oder Eskalationen zu automatisieren.
- Löschkonzepte: Integrieren Sie beim Anlegen einer Personalakte direkt die automatischen Löschfristen nach HGB und DSGVO.
- Verfahrensdokumentation: Erstellen Sie zwingend eine Dokumentation, die den gesamten Prozess (vom Scannen bis zur Archivierung) nachvollziehbar macht. Sie beschreibt, wie Dokumente angelegt, bearbeitet, archiviert und gelöscht werden – inklusive Verantwortlichkeiten, Zugriffsregeln und technischer Abläufe. Besonders bei Prüfungen oder Datenschutzfragen dient sie als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Kundenerstimme: Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
"Für uns sind Dokumentenvorlagen für Arbeitsverträge und digitale Unterschriften, beispielsweise bei datenschutzrechtlichen Dokumenten, sehr praktisch. Genauso, dass Dokumente nach ihrer Vervollständigung auch immer automatisch in der zugehörigen Personalakte abgelegt werden." Jana Eisert, Senior Manager HR & Compliance bei HOLM
Digitale Personalakte mit DATEV-Schnittstelle
Viele Unternehmen nutzen DATEV bereits für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Umso wichtiger ist es, die digitale Personalakte nahtlos mit DATEV zu verbinden.
Ob über DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder Unternehmen online: Wichtig ist, dass die digitale Personalakte sich direkt in die DATEV-Umgebung integrieren lässt.
Dabei sollten frühzeitig folgende Punkte geprüft werden:
- Schnittstellenfähigkeit der Aktenlösung (z. B. über DATEV-Connect)
- Zugriffsrechte und Freischaltung für Mandanten oder Steuerberater
- Ablagesystem und Dokumententypen, die mit DATEV kompatibel sind
- Automatische Dokumentenübernahme (z. B. Lohnabrechnungen, Verträge)
Ist die Integration sauber umgesetzt, können relevante HR-Prozesse wie zum Beispiel die vorbereitende Lohnabrechnung mit wenigen Klicks an DATEV übergeben werden – sicher, gesetzeskonform und ohne manuelle Doppeleingaben.
Digitale Unterschrift vereinfacht die Einführung einer digitalen Personalakte
Viele Dokumente einer Personalakte müssen rechtlich verbindlich unterzeichnet werden bzw. die Kenntnisnahme bestätig werden – zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen oder dargelegte Informationen im Rahmen des Nachweisgesetzes.
Damit das auch mit digitalen Systemen ohne Probleme möglich ist, können Unterschriften auch direkt im Workflow abgebildet werden. Die digitale Unterschrift kann so zum Beispiel direkt in Abläufe eingebunden werden, die Unterschriften benötigen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Zusatzvereinbarung aktualisiert und unterschrieben werden muss.
Der Vorteil davon: So entsteht ein durchgängiger, transparenter Workflow, der sich nahtlos in den Alltag integriert. Wichtig ist, dass solche Prozesse immer auch nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert werden.
Digitale Personalakte von HRlab
Mit HRlab wechseln Sie von Papierordnern zu einer modernen, digitalen Datenverwaltung. So sparen HR-Teams Zeit, reduzieren Aufwand und gewinnen Raum für das Wesentliche – Menschen statt Akten.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die digitale Personalakte reduziert Papieraufwand, beschleunigt HR-Prozesse und ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff auf Mitarbeiterdokumente. Zudem verbessert sie die Datensicherheit durch klare Zugriffsrechte und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
In die digitale Personalakte kommen alle personalrelevanten Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Stammdaten, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen sowie Dokumente zu Abwesenheiten, Schulungen, Mitarbeitergesprächen und zum Austritt.
Eine digitale Personalakte sollte HR-Arbeit einfacher und sicherer machen. Wichtig sind vor allem:
- Übersicht & schnelle Suche – klare Struktur und Filterfunktionen.
- Datenschutz & Sicherheit – DSGVO-konforme Ablage mit rollenbasierten Zugriffsrechten.
- Integration & Automatisierung – Anbindung an HR-Systeme sowie Erinnerungen für Fristen oder Dokumente.
- Flexibler Zugriff – sichere Nutzung im Büro und im Homeoffice.
Wenn Sie eine rechtssichere Personalakte anlegen, ist eine strukturierte Vorgehensweise entscheidend für die spätere Revisionssicherheit:
- Struktur definieren: Ordnersystem (Verträge, Gehalt, Soziales) festlegen.
- Berechtigungen zuweisen: Wer darf welche Akte einsehen?
- Digitalisierung: Physische Dokumente mittels ersetzendem Scannen übertragen.
- Daten-Import: Dokumente den digitalen Personalnummern zuordnen.
- Automatisierung: Löschfristen und Workflows direkt beim Anlegen der Personalakte hinterlegen.
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