Digitale Personalakte: Einführen & anlegen

Die Umstellung auf eine digitale Version der Personalakte erfordert Planung, Struktur und ein durchdachtes Vorgehen. Wir zeigen, wie Unternehmen die digitale Personalakte sinnvoll einführen und anlegen – von der ersten Planung bis zur Umsetzung.

Das Wichtigste in Kürze

Grundlage für die Einführung einer digitalen Personalakte ist immer ein Anforderungsprofil.
Da es strenge Datenschutzvorgaben gibt, ist eine Verfahrensdokumentation essentiell.
Eine Ordnerstruktur und ein Berechtigungskonzept helfen zudem bei der Einhaltung von Richtlinien und sorgen für Ordnung.

Planung & Anforderungen

Die Einführung einer digitalen Personalakte beginnt nicht mit der Technik selbst – sondern mit klarer Planung. Nur wenn ein Unternehmen weiß, was es braucht, kann die richtige Lösung gefunden werden.

Deshalb ist die zentrale Grundlage immer ein Anforderungsprofil. Dieses beschreibt konkret, welche Funktionen die Software bieten muss und welche Prozesse damit abgebildet werden sollen.

Bevor aber konkrete Anforderungen formuliert werden, sollte im Rahmen der Planung zunächst geklärt werden:

Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der digitalen Personalakte (z. B. Effizienzsteigerung, zentrale Datenhaltung, ortsunabhängiger Zugriff)?
Welche Abteilungen sind betroffen und sollten aktiv in den Prozess involviert werden (HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat)?
Welche bestehenden Systeme müssen integriert werden?

Diese Analyse schafft dann die Grundlage für ein realistisches und praxisnahes Anforderungsprofil.

Ob Funktionstiefe, Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz oder Schnittstellen – das Profil hilft dabei, Angebote objektiv zu vergleichen und die Lösung zu finden, die wirklich zu den eigenen Prozessen passt.

Funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen bestimmen, welche Funktionen die digitale Personalakte bieten muss, um den Anforderungen der Personalabteilung und der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Die wichtigsten Punkte sind:

Digitale Dokumentenablage (Verträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge)
Rechte- und Rollenverwaltung
Suche und Filterfunktionen
Protokollierung von Zugriffen
Schnittstellen

Technische Anforderungen

Technische Anforderungen betreffen die Infrastruktur und den Betrieb der digitalen Personalakte. Sie sind notwendig, um eine stabile, skalierbare und performante Lösung bereitzustellen.

Kompatibilität mit bestehenden IT-Strukturen
Cloud- oder On-Premises-Betrieb
Skalierbarkeit
Performance und Verfügbarkeit

Datenschutz- und Compliance-Anforderungen

Die digitale Personalakte muss strengen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben entsprechen, um rechtliche Risiken zu minimieren.

DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Lösch- und Archivierungsrichtlinien
Zugriffsschutz und Verschlüsselung
Audit-Funktionen

Unser Tipp zur Einführung der digitalen Personalakte

Involviert verschiedene Mitarbeitergruppen wie zum Beispiel HR, Datenschutz, IT und ggf. Betriebsrat frühzeitig in den Prozess.

Denn jede Gruppe bringt andere Anforderungen mit ein – das hilft, aktuelle Missstände umfassend festzuhalten und gewünschte Funktionen entsprechend zu erfassen.

Umsetzung: Schritt für Schritt digitalisieren

Sind die Anforderungen klar definiert, beginnt der nächste Schritt: die konkrete Umsetzung. Jetzt geht es darum, das ausgewählte System einzuführen, die bestehenden Daten zu übertragen und die neue digitale Struktur mit Leben zu füllen.

Ordnerstruktur festlegen

Bevor Dokumente eingetragen werden, braucht es eine durchdachte Ordnerstruktur. Sie stellt sicher, dass alle Informationen leicht auffindbar und korrekt abgelegt sind.

Typische Kategorien und Ordner könnten sein:

Vertragsunterlagen
Gehaltsabrechnungen
Abwesenheiten
Qualifikationen
Kommunikation
Abmahnungen
Datenschutz

Wichtig: Jede Mitarbeiterrolle bekommt hierbei ihre eigenen Zugriffsrechte.

Berechtigungskonzept erstellen

Nicht jeder darf alles sehen – die Zugriffe müssen klar geregelt und dokumentiert sein.

Typische Zugriffsebenen:

Personalabteilung: Vollzugriff
Führungskräfte: Zugriff auf die personalrelevanten Informationen der unterstellten Teams (je nach interner Struktur eingeschränkt)
Mitarbeitende: Leserechte auf die eigenen personalrelevanten Informationen und Dokumente

Wichtig: Mit der richtigen Software im Einsatz stellen Sie auch gleichzeitig sicher, dass alle Änderungen protokolliert werden.

Digitalisierung der Daten

Papierdokumente werden nun entweder mit Hilfe eines Scandienstleisters oder intern digitalisiert.

Achten Sie dabei auf:

DSGVO-konformes Scannen
OCR-Erkennung für durchsuchbare PDF
Korrekte Zuordnung zu Personen und Ordnern
Einheitliche Dateinamen

Dokumente anlegen und einpflegen

Jetzt beginnt die eigentliche Umsetzung: Die digitalen Personalakten werden systematisch angelegt.

Wichtig:

Dokumente richtig eintragen und hinterlegen
Mitarbeitenden die jeweiligen Berechtigungen zuordnen
Kategorien und Ordnerstruktur konsequent anwenden
Löschfristen einhalten – idealerweise mit einem automatischen Löschkonzept

Tipp: Wenn Ihre Software Workflows anbietet, können auch Prozesse wie Freigaben, Erinnerungen oder Eskalationen automatisiert werden.

Damit alle Prozesse nachvollziehbar und rechtssicher ablaufen, braucht es eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Dokumente angelegt, bearbeitet, archiviert und gelöscht werden – inklusive Verantwortlichkeiten, Zugriffsregeln und technischer Abläufe. Besonders bei Prüfungen oder Datenschutzfragen dient sie als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Risiken der digitalen Personalakte

Die Digitalisierung der Personalakte bringt natürlich nicht nur Chancen, sondern auch Risiken. Besonders sensibel ist der Bereich Datenschutz: Wer darf was einsehen? Werden Dokumente korrekt gelöscht? Auch technische Risiken wie Systemausfälle oder unzureichend geschultes Personal können problematisch sein. Eine fehlerhafte Ordnerstruktur, unklare Berechtigungskonzepte oder fehlende Löschfristen können nicht nur zu organisatorischem Chaos, sondern auch zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Deshalb gilt: Risiken frühzeitig identifizieren und im Konzept absichern.

Integration mit DATEV

Viele Unternehmen nutzen DATEV bereits für Lohn- und Gehaltsabrechnung – umso wichtiger ist es, die digitale Personalakte nahtlos mit DATEV zu verbinden.

Ob über DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder Unternehmen online: Wichtig ist, dass die digitale Personalakte sich direkt in die DATEV-Umgebung integrieren lässt.

Dabei sollten frühzeitig folgende Punkte geprüft werden:

Schnittstellenfähigkeit der Aktenlösung (z. B. über DATEV-Connect)
Zugriffsrechte und Freischaltung für Mandanten oder Steuerberater
Ablagestruktur und Dokumententypen, die mit DATEV kompatibel sind
Automatische Dokumentenübernahme (z. B. Lohnabrechnungen, Verträge)

Ist die Integration sauber umgesetzt, können relevante HR-Prozesse wie zum Beispiel die vorbereitende Lohnabrechnung mit wenigen Klicks an DATEV übergeben werden – sicher, gesetzeskonform und ohne manuelle Doppeleingaben.

Digitale Unterschrift

Viele Dokumente einer Personalakte müssen rechtlich verbindlich unterzeichnet werden – zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Zielvereinbarungen.

Damit das auch mit digitalen Systemen ohne Probleme möglich ist, können Unterschriften auch direkt im Workflow abgebildet werden. Die digitale Unterschrift kann so zum Beispiel direkt in Abläufe eingebunden werden, die Unterschriften benötigen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Zusatzvereinbarung aktualisiert und unterschrieben werden muss.

Der Vorteil davon: So entsteht ein durchgängiger, transparenter Workflow, der sich nahtlos in den Alltag integriert. Wichtig ist, dass solche Prozesse immer auch nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert werden.

Disclaimer

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