Digitale Personalakte Einführung: Anforderungen & Umsetzung
Die Umstellung auf eine digitale Version der Personalakte erfordert Planung, Verstehen der Anforderung und ein durchdachtes Vorgehen. Wir geben einen Überblick, wie Unternehmen die Einführung einer digitale Personalakte am besten angehen – von der ersten Planung bis zur Umsetzung.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundlage für die Einführung einer digitalen Personalakte ist immer ein Anforderungsprofil.
- Ein Berechtigungskonzept und eine Verfahrensdokumentation helfen bei der Einhaltung von Richtlinien.
- Es sollte möglich sein die digitale Personalakte beispielsweise nahtlos mit DATEV zu verbinden.
Planung: Welche Anforderungen soll die digitale Personalakte erfüllen?
Die Einführung einer digitalen Personalakte beginnt nicht mit der Softwareinstallation, sondern mit einer fundierten Planung. Nur wer die eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen klar definiert, findet am Ende eine Lösung, die zu den individuellen internen Prozessen passt – technisch, organisatorisch und rechtlich.
Vor der Ausarbeitung der Anforderungen lohnt sich eine Bestandsaufnahme:
- Ziele: Soll die digitale Personalakte vor allem Prozesse beschleunigen, die zentrale Datenhaltung verbessern oder den ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen?
- Beteiligte Abteilungen: Wer muss einbezogen werden – HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat?
- Technische Integration: Welche vorhandenen Systeme müssen angebunden werden?
Auf einen Blick: Unser Anforderungskatalog
Um herauszufinden, welche Anforderungen eine digitale Personalakte für ihr Unternehmen am besten löst, bildet ein Anforderungskatalog ein zentrales Fundament. Darin wird festgehalten, welche Funktionen die neue Lösung bieten soll, wie sich bestehende Systeme anbinden lassen und welche internen HR-Prozesse künftig digital abgebildet werden.
Funktionale Anforderungen an die digitale Personalakte
Die funktionalen Anforderungen legen fest, wie die digitale Personalakte im Alltag arbeitet. Dazu gehören unter anderem:
- Digitale Dokumentenablage für Verträge, Zeugnisse, Urlaubsanträge
- Rechte- und Rollenverwaltung
- Leistungsfähige Suche und Filterfunktionen
- Protokollierung aller Zugriffe
- Schnittstellen zu HR- und ERP-Systemen
Technische Anforderungen
Technische Anforderungen betreffen die Infrastruktur, die Sicherheit und den Betrieb der Lösung. Wichtige Punkte sind:
- Kompatibilität mit der vorhandenen IT-Umgebung
- Wahl zwischen Cloud Computing und On-Premises-Betrieb
- Skalierbarkeit und hohe Performance
- Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Informationssicherheitsstandards wie ISO 27001
- Backup- und Disaster-Recovery-Konzepte
Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
Eine digitale Personalakte muss höchsten Datenschutzstandards entsprechen, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Dazu gehören:
- DSGVO- und BDSG-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten
- Lösch- und Archivierungsrichtlinien nach HGB und AO
- Zugriffsschutz, Verschlüsselung und revisionssichere Ablage
- Audit-Funktionen zur lückenlosen Nachverfolgung
Umsetzung: Schritt für Schritt digitalisieren
Sind die Anforderungen für die digitale Personalakte klar definiert, beginnt der nächste Schritt: die konkrete Umsetzung. Jetzt geht es darum, das ausgewählte System einzuführen, die bestehenden Daten zu übertragen und die neue digitale Struktur mit Leben zu füllen. Heißt: Die Digitale Personalakte wird nun angelegt.
Unser Tipp zur Einführung einer digitalen Personalakte
Involviert verschiedene Mitarbeitergruppen wie zum Beispiel HR, Datenschutz und IT frühzeitig in den Prozess.
Denn jede Gruppe bringt andere Anforderungen mit ein – das hilft, aktuelle Missstände umfassend festzuhalten und gewünschte Funktionen entsprechend zu erfassen.
1. Inhalt festlegen
Bevor Dokumente eingetragen werden, braucht es einen Plan, welche Ordner wo angelegt werden sollen. So stellen Sie sicher, dass alle Informationen leicht auffindbar und korrekt abgelegt sind. Lesen Sie hier mehr zur Struktur einer elektronischen Personalakte.
Wichtig: Jede Mitarbeiterrolle bekommt hierbei ihre eigenen Zugriffsrechte.
2. Berechtigungskonzept erstellen
Nicht jeder darf alles sehen – die Zugriffe müssen klar geregelt und dokumentiert sein.
Typische Zugriffsebenen:
- Personalabteilung: Vollzugriff
- Führungskräfte: Zugriff auf die personalrelevanten Informationen der unterstellten Teams (je nach interner Struktur eingeschränkt)
- Mitarbeitende: Leserechte auf die eigenen personalrelevanten Informationen und Dokumente
Wichtig: Mit der richtigen Software für eine digitale Personalakte im Einsatz stellen Sie auch gleichzeitig sicher, dass alle Änderungen protokolliert werden.
Risiken der digitalen Personalakte
Die Einführung der Personalakte bringt natürlich nicht nur Chancen, sondern auch Risiken. Besonders sensibel ist der Bereich Digitale Personalakte und Datenschutz: Wer darf was einsehen? Werden Dokumente korrekt gelöscht? Auch technische Risiken wie Systemausfälle oder unzureichend geschultes Personal können problematisch sein.
3. Digitalisierung der Daten
Papierdokumente werden nun entweder mit Hilfe eines Scandienstleisters oder intern digitalisiert.
Achten Sie dabei auf:
- DSGVO-konformes Scannen
- OCR-Erkennung für durchsuchbare PDF
- Korrekte Zuordnung zu Personen und Ordnern
- Einheitliche Dateinamen
4. Dokumente anlegen und einpflegen
Jetzt beginnt die eigentliche Umsetzung: Die digitalen Personalakten werden systematisch angelegt.
Wichtig:
- Dokumente richtig eintragen und hinterlegen
- Mitarbeitenden die jeweiligen Berechtigungen zuordnen
- Kategorien und Ordnerstruktur konsequent anwenden
- Löschfristen einhalten – idealerweise mit einem automatischen Löschkonzept
Tipp: Wenn Ihre HR-Software Workflows anbietet, können auch Prozesse wie Freigaben, Erinnerungen oder Eskalationen automatisiert werden.
Damit alle Prozesse bei der Einführung einer digitalen Personalakte nachvollziehbar und rechtssicher ablaufen, braucht es eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Dokumente angelegt, bearbeitet, archiviert und gelöscht werden – inklusive Verantwortlichkeiten, Zugriffsregeln und technischer Abläufe. Besonders bei Prüfungen oder Datenschutzfragen dient sie als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Kundenerstimme: Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
"Für uns sind Dokumentenvorlagen für Arbeitsverträge und digitale Unterschriften, beispielsweise bei datenschutzrechtlichen Dokumenten, sehr praktisch. Genauso, dass Dokumente nach ihrer Vervollständigung auch immer automatisch in der zugehörigen Personalakte abgelegt werden." Jana Eisert, Senior Manager HR & Compliance bei HOLM
Digitale Personalakte mit DATEV-Schnittstelle
Viele Unternehmen nutzen DATEV bereits für Lohn- und Gehaltsabrechnung – umso wichtiger ist es, die digitale Personalakte nahtlos mit DATEV zu verbinden.
Ob über DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder Unternehmen online: Wichtig ist, dass die digitale Personalakte sich direkt in die DATEV-Umgebung integrieren lässt.
Dabei sollten frühzeitig folgende Punkte geprüft werden:
- Schnittstellenfähigkeit der Aktenlösung (z. B. über DATEV-Connect)
- Zugriffsrechte und Freischaltung für Mandanten oder Steuerberater
- Ablagestruktur und Dokumententypen, die mit DATEV kompatibel sind
- Automatische Dokumentenübernahme (z. B. Lohnabrechnungen, Verträge)
Ist die Integration sauber umgesetzt, können relevante HR-Prozesse wie zum Beispiel die vorbereitende Lohnabrechnung mit wenigen Klicks an DATEV übergeben werden – sicher, gesetzeskonform und ohne manuelle Doppeleingaben.
Digitale Unterschrift vereinfacht die Einführung einer digitalen Personalakte
Viele Dokumente einer Personalakte müssen rechtlich verbindlich unterzeichnet werden – zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Zielvereinbarungen.
Damit das auch mit digitalen Systemen ohne Probleme möglich ist, können Unterschriften auch direkt im Workflow abgebildet werden. Die digitale Unterschrift kann so zum Beispiel direkt in Abläufe eingebunden werden, die Unterschriften benötigen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Zusatzvereinbarung aktualisiert und unterschrieben werden muss.
Der Vorteil davon: So entsteht ein durchgängiger, transparenter Workflow, der sich nahtlos in den Alltag integriert. Wichtig ist, dass solche Prozesse immer auch nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert werden.
6 Schritte zur digitalen Personalakte
Wir von HRlab nehmen Sie bei der Einführung einer digitalen Personalakte an die Hand: Lesen Sie in unserem Whitepaper, wie Sie die digitale Personalakte in 6 Schritten einführen.
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