Elektronische Personalakte

Alle Informationen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers betreffen, sammelt für gewöhnlich die Personalabteilung in einer personenspezifischen Akte. Diese bisweilen Jahrzehnte geführte Personalakte hat nach althergebrachter Manier Papierform. Mittlerweile wird diese jedoch durch eine digitale oder auch elektronische Personalakte abgelöst. Wichtig hierbei ist, wie mit den Daten arbeits- und datenschutzrechtlich umzugehen ist.

Was gehört in eine (digitale) Personalakte, was nicht?

Zum Inhalt existieren prinzipiell keine Vorschriften, allenfalls ausschließende. Als sinnvoll erwiesen haben sich unter anderem Unterlagen aus folgenden Untergruppen:

• Einstellung
• Stammdaten (Name, Adresse)
• Kontaktdaten
• Arbeitsvertrag
• Entgelt
• Arbeitszeit
• Leistungsbeurteilungen
• Qualifizierungen
• Schriftverkehr, persönliche Änderungen
• Zusätzliche Vereinbarungen (Abweichungen vom gesetzlichen Urlaubsanspruch)
• Abmahnungen
• Lohnpfändungen

Welche Daten gehören nicht in die elektronische Personalakte?

Folgende Daten werden nicht in der Personalakte gespeichert.

• Sämtliche Daten, die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters betreffenden privaten Angelegenheiten.
• Öffentliche Profile in Sozialen Medien
• Aufzeichnungen über Krankentage oder
• aus unrechtmäßigem Zugang erhaltene persönliche Fachgutachten

Elektronische Personalakte – Was passiert nach Kündigung?

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf der entlassene Mitarbeiter „seine“ komplette Akte nicht ohne Weiteres mit sich nehmen oder eine Löschung verlangen. Es sind Aufbewahrungspflichten und Verjährungsfristen aus dem Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu berücksichtigen. Alles darüber hinaus ist aus Datenschutzgründen restlos zu vernichten, wie genau, gibt die DIN 66399 vor.

Was der Arbeitgeber aus der digitalen Personalakte aushändigen muss:

• Arbeitszeugnis
• Lohnsteuerbescheinigung
• Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung
• Verdienstbescheinigungen (Agentur für Arbeit)
• Bescheinigung über Urlaubsanspruch

Verjährungsfrist

Laut BGB kann ein ehemaliger Arbeitnehmer noch drei Jahre nach dem Beendigungsjahr Ansprüche geltend machen: Schadensersatzforderungen oder Ausstellung eines Arbeitszeugnisses zum Beispiel. Die elektronische Personalakte bleibt daher mindestens bis zum Ablauf dieser 3-Jahresfrist beim Unternehmen gespeichert.

Aufbewahrungspflichten

Entgelt-Daten müssen noch sechs Jahre für eine eventuelle Steuerprüfung bereitgehalten werden. Zum Nachweis, dass alle Beiträge und Steuern ordnungsgemäß abgeführt worden sind. Fünf Jahre sind Belege über Gesamtbeiträge zur Sozialversicherung zu verwahren. Über betriebliche Altersversorgung sechs Jahre und sogar mindestens so lange, bis der Arbeitnehmer die Leistung in Anspruch nimmt.

Wer hat Zugriff auf die Personalakte?

Grundsätzlich handelt es sich um vertrauliche, besonders schutzbedürftige Informationen. Es müssen strenge Vorkehrungen getroffen werden, um unberechtigte Zugriffe von extern sicher zu verhindern. Jedoch nicht jeder beliebige Mitarbeiter darf Einsicht nehmen. Nur der Arbeitgeber in Person und einzelne Personalverantwortliche, selbst der Betriebsrat allein im „Beisein“ der betreffenden Person.

Der Arbeitnehmer wiederum hat das Recht auf uneingeschränkte Einsicht, nicht jedoch Mitnahme. Er kann die Entfernung unzutreffender oder nicht relevanter Daten verlangen. Weiterhin kann er zu bestimmten Vorgängen Stellung nehmen.

Die einzelnen Pflichten zum Datenschutz regelt das Bundesdatenschutzgesetz, nicht nur bei der elektronischen Personalakte auch die DSGVO. Im Falle einer digitalen Personalakte ist die vorherige schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers erforderlich. Eine gebräuchliche Alternative ist eine Betriebsvereinbarung zur elektronischen Personalakte für alle Unternehmensmitarbeiter.

Elektronische Personalakte – Vorteile

1. Operative Erleichterung durch automatisierte Prozesse
2. Integration in die unternehmensinterne IT
3. Vereinfachte geregelte Zugänglichkeit
4. Schnelle Auswertbarkeit liegt auf der Hand
5. Lückenlose Versionierung von Dokumenten

Auch Mitarbeiter profitieren enorm, wenn sie in ihre Unterlagen tatsächlich frei Einsicht nehmen können. Bei gegebener Datensicherheit sind außerdem Transparenz, Kosten- und Platzeffizienz klare Gewinner.

Die Vorteile elektronischer Personalakten wiegen deren Nachteile wie erhöhte Datenschutzauflagen und einmaliger Umstellungsaufwand samt Digitalisierungsarbeit um ein Vielfaches auf.

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