Elektronische Personalakte: Struktur, Datenschutz & Betriebsrat

Inhalt und Struktur einer elektronischen Personalakte

Bevor es zur Einführung der elektronischen Personalakte kommt, sollten Personalverantwortliche genau festlegen, welche Dokumente enthalten sein sollen und wie die Ordnerstruktur aufgebaut ist. Je nach Unternehmen und Softwarelösung kann die Struktur der digitalen Personalakte leicht variieren, die folgenden Bereiche gehören jedoch fast immer dazu:

1. Stammdaten und Personalinformationen

• Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten
• Notfallkontakte
• Versicherungsinformationen
• Bankverbindung

2. Vertragsunterlagen

• Arbeitsvertrag mit Vereinbarungen zu Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub, Probezeit
• Änderungsverträge und Zusatzvereinbarungen (z. B. Beförderung, Gehaltserhöhung)
• Regelungen zu Homeoffice, Dienstwagen, Wettbewerbsverboten

3. Gehalts- und Vergütungsunterlagen

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Sozialversicherungs- und Beitragsnachweise (Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsagentur)

4. Zeugnisse und Qualifikationen

• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen)
• Zertifikate und Fortbildungsnachweise
• Arbeitszeugnisse
• Nachweise über interne und externe Schulungen

5. Abwesenheiten

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Nachweise über Dauer von Erkrankungen
• Sonderurlaubsanträge und Genehmigungen
• Mutterschutz- und Elternzeitbescheinigungen

6. Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen

• Protokolle aus Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen
• Zielvereinbarungen
• Leistungsbewertungen und Feedbackberichte

7. Zusätzliche Dokumente

• Abmahnungen
• Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
• Einwilligungserklärungen zur Datenspeicherung
• Austrittsunterlagen (Kündigungsschreiben, Arbeitsbescheinigungen)
• Zudem können Bewertungen & Feedbacks wie interne oder externe Einschätzungen zur Arbeitsweise hier ihren Platz finden.

Die Vorteile der elektronischen Personalakte

Ist die Struktur der digitalen Personalakte einmal gegeben, können die Vorteile der Digitalisierung, vor allem im Hinblick auf Effizienz, Sicherheit und Organisation in vollen Zügen genossen werden:

• Schneller Zugriff auf Dokumente: Alle Unterlagen sind zentral digital abgelegt und können in Sekunden gefunden werden – ohne langes Suchen in Papierordnern.
• Platz- und Ressourcenersparnis: Es entfällt der physische Stauraum für Aktenordner, Druckkosten und manuelle Ablage.
• Mehr Sicherheit für sensible Daten: Moderne Systeme arbeiten mit Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Protokollierung, sodass personenbezogene Daten besser geschützt sind.
• Rechtskonformität: Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO, BDSG oder GoBD lassen sich mit geeigneten Softwarelösungen einfacher einhalten.
• Prozessautomatisierung: Wiederkehrende HR-Aufgaben wie Vertragsänderungen, Fristen oder Onboarding-Schritte können automatisiert werden.
• Zeitersparnis im Alltag: HR-Teams werden spürbar entlastet, da viele Routineaufgaben digital abgebildet werden.
• Zukunftssicherheit: Die digitale Aktenführung ist ein zentraler Baustein in der Digitalisierung der Personalarbeit – besonders relevant im Wettbewerb um Fachkräfte.

Nachteile einer elektronischen Personalakte

Trotz aller Vorteile bringt die elektronische Personalakte auch einige Herausforderungen mit sich, auf die Unternehmen vorbereitet sein sollten:

• Abhängigkeit von IT-Infrastruktur: Ohne stabile Netzwerke, sichere Server und zuverlässige Backup-Systeme kann es zu Ausfällen oder Datenverlusten kommen.
• Aufwand, gerade zu Beginn: Die Umstellung auf digitale Akten erfordert Zeit, Budget und eine sorgfältige Projektplanung – inklusive Schulung der Mitarbeitenden.
• Akzeptanzprobleme: Mitarbeitende oder Interessenvertretungen (z. B. Betriebsrat, Personalrat) müssen frühzeitig eingebunden werden, um Vorbehalte abzubauen.
• Kosten für Wartung und Updates: Auch nach der Implementierung fallen eventuell laufende Kosten für Softwarepflege, Support und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben an.

Viele Erfolgsgeschichten zeigen jedoch, dass sich die Investition lohnt. Denn die digitale Lösung spart langfristig Zeit und Kosten. Selbst wenn man alle laufenden Ausgaben einer elektronischen Personalakten Software berücksichtigt, bleibt sie meist günstiger als die Arbeit mit Papierakten.

Datenschutz und elektronische Personalakte: Das muss HR wissen

Da eine Personalakte immer personenbezogene Daten enthält, sind strenge Datenschutzvorschriften zu beachten. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen sind zum einen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden, sicher und mit Zustimmung verarbeitet werden.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die DSGVO für Deutschland und konkretisiert die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Eine digitale Personalakte darf nur verarbeitet werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.

Um diese Datenschutzvorschriften zu beachten, also den Zugang zu den Daten zu kontrollieren und die Sicherheit zu gewährleisten, müssen Unternehmen gewisse Maßnahmen ergreifen. Diese haben wir für Sie in einer Tabelle zusammengefasst:

Wann ist eine elektronische Personalakte revisionssicher?

Von einer revisionssicheren Personalakte spricht man, wenn alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten erfüllt sind. Das bedeutet auch, dass die Akte nicht manipulierbar ist und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Durch die genannten Maßnahmen wird unter anderem sichergestellt, dass die Integrität und Authentizität der Daten jederzeit gewahrt bleibt und die elektronische Personalakte somit revisionssicher ist.

Aufbewahrungsfristen und Löschfristen von elektronischen Personalakten

Nicht alle Dokumente dürfen unbegrenzt gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen bzw. dürfen:

• Lohnabrechnungen & Steuerunterlagen: 6 Jahre (nach §147 AO)
• Vertragsunterlagen: 10 Jahre (nach §257 HGB)
• Arbeitszeugnisse: Keine festgelegte Frist, sollten aber nach spätestens 3 Jahren gelöscht werden, wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht.
• Krankmeldungen: Spätestens nach 3 Jahren löschen, sofern keine rechtlichen Ansprüche bestehen.

Ein Unternehmen muss zudem sicherstellen, dass nicht mehr benötigte Daten so früh wie möglich gelöscht werden. Das regelt, ebenfalls in der DSGVO, der Grundsatz der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung. Demnach dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig sind. Das bedeutet: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden!

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Wenn es um die Einführung einer elektronischen Personalakte geht, ist eine Datenschutz- Folgenabschätzung wesentlicher Bestandteil. Die DSFA enthält eine ausführliche Beschreibung der Datenverarbeitung, einschließlich der Art der gespeicherten Daten, dem Zweck der Verarbeitung und der eingesetzten Technologien.

Potenzielle Risiken wie unbefugter Zugriff und Datenverlust werden identifiziert und bewertet. Auf Grundlage dieser Abschätzung werden geeignete Maßnahmen zur Minderung des Risikos festgelegt. So wird der Schutz der Mitarbeiterdaten gemäß der DSGVO sichergestellt. Begleitet wird die DSFA von einem Datenschutzbeauftragten.

Thema Datenschutzbeauftragter

Genauso wichtig ist der Datenschutzbeauftragte. Dieser ist im Vergleich zur DSFA eine kontinuierliche Instanz. Während die DSFA einmal oder regelmäßig durchgeführt wird, ist der Datenschutzbeauftragte nicht nur beratend, sondern auch konstant überwachend tätig.

Er unterstützt dauerhaft bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben und dient als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Behörden. Zudem stellt er sicher, dass die Ergebnisse der DSFA auch umgesetzt werden.

Elektronische Personalakte und die Mitbestimmung des Betriebsrats

Falls es also im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung einer digitalen oder elektronischen Personalakte, das stellt das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) sicher.

Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat also vorab informieren und mit ihm eine Betriebsvereinbarung abschließen. In dieser Vereinbarung sollte stehen:

• Welche Daten gespeichert werden dürfen.
• Wer Zugriff auf welche Dokumente hat.
• Wie die Datensicherheit gewährleistet wird.
• Wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden.
• Wann und wie Daten gelöscht werden.

Der Betriebsrat kann zudem darauf bestehen, dass die digitale Akte nicht zur Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter genutzt oder schlimmstenfalls sogar missbraucht wird.

Achtung: Ohne Zustimmung des Betriebsrats kann eine digitale Personalakte in einem Betrieb nicht einfach eingeführt werden.

Originale und digitale Kopien

Einige Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, insbesondere wenn sie rechtliche Relevanz besitzen oder handschriftliche Unterschriften erfordern. Dazu gehören:

• Der Arbeitsvertrag
• Das Kündigungsschreiben
• Abmahnungen
• Zeugnisse
• Urlaubsanträge und -genehmigungen
• Dokumente zu Sondervereinbarungen

In einigen Fällen können auch digitale Kopien dieser Dokumente ausreichen, wenn sie korrekt gescannt und auch archiviert wurden. Wichtig ist, dass die Integrität und Authentizität der digitalen Kopie sichergestellt ist, beispielsweise durch eine elektronische Signatur oder eine andere Form der Authentifizierung.

Elektronische Personalakte im öffentlichen Dienst: Was ist zu beachten?

Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte im öffentlichen Dienst gelten besondere Anforderungen, die sich von denen in der Privatwirtschaft unterscheiden. Personalverantwortliche müssen sich nicht nur an arbeitsrechtliche Vorgaben halten, sondern auch an spezielle Regelungen des öffentlichen Dienstrechts, des Datenschutzes sowie der Personalvertretungsgesetze.

Ein zentraler Punkt ist die Mitbestimmung des Personalrats. Anders als in der Privatwirtschaft, wo Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat abgeschlossen werden, sind im öffentlichen Dienst Dienstvereinbarungen mit dem Personalrat erforderlich. Diese Vereinbarungen regeln unter anderem, welche Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, wer Zugriff auf die Akten hat und welche Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen.

Auch der Datenschutz unterliegt besonderen Bedingungen: Öffentliche Stellen müssen neben der DSGVO das Bundesdatenschutzgesetz für öffentliche Stellen (BDSG-Ö) beachten. Zudem ist häufig eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) verpflichtend, da bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten im öffentlichen Dienst ein erhöhtes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht.

Technisch muss die elektronische Personalakte häufig in bestehende Fachverfahren und IT-Systeme integriert werden – etwa SAP HCM, LOGA oder spezifische Dokumentenmanagementsysteme. Dabei gelten hohe Anforderungen an IT-Sicherheit, Zugriffskontrollen und Verfügbarkeit, oft orientiert am IT-Grundschutz-Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Darüber hinaus spielen Archivierungsanforderungen und Vorgaben aus dem Verwaltungsrecht eine wichtige Rolle. Unterlagen müssen teils über Jahrzehnte verfügbar bleiben: revisionssicher, unveränderbar und vollständig nachvollziehbar.