Elektronische Personalakte: Inhalt, Pflicht, Datenschutz
Die Personalakte eines Mitarbeiters enthält alle wichtigen Informationen zu seiner Anstellung. Während früher Ordner mit Papierdokumenten die Regel waren, setzen immer mehr Unternehmen auf eine elektronische oder digitale Personalakte und das aus gutem Grund.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Personalakte enthält alle relevanten Unterlagen zu einem Mitarbeiter, die das Arbeitsverhältnis betreffen.
- Da es sich um personenbezogene Daten handelt, sind strenge Datenschutzrichtlinien zu beachten.
- Die Einführung einer elektronischen Personalakte erfordert die Zustimmung des Betriebsrates.
- In Deutschland gibt es aktuell keine Pflicht, die eine elektronische oder digitale Personalakte vorschreibt.
Gibt es einen Unterschied zwischen der digitalen und elektronischen Personalakte?
Die Begriffe digitale Personalakte und elektronische Personalakte werden oft synonym verwendet. Ganz falsch ist das nicht, denn der Inhalt ist gleich. Dennoch gibt es, je nach Kontext, Unterschiede in der Bedeutung:
Die digitale Personalakte ist einfach eine allgemeine Bezeichnung für die digitale Ablage von Personalunterlagen. Diese Dokumente können als PDFs oder Scans gespeichert werden, ohne dass hier eine spezielle Software verwendet wird.
Jedoch wird diese Form der digitalen Ablage, ohne Softwarelösung, kaum noch verwendet. Wer also von der digitalen Personalakte spricht, meint meist die elektronische Personalakte. Also eine speziell verwaltete, softwaregestützte Form der digitalen Personalakte. Diese kommt mit erweiterten Funktionen wie automatisierten Workflows, besseren Zugriffskontrollen und höherer Datensicherheit.
Beide Varianten ersetzen die klassische Papierakte und sorgen für mehr Effizienz in der Personalverwaltung, während vor allem die elektronische Personalakte eine erhebliche Optimierung der Prozesse bietet.
Inhalt und Struktur einer elektronischen Personalakte
In einer elektronischen Personalakte sollten bestimmte Dokumente enthalten sein, die für die Personalverwaltung von wesentlicher Bedeutung sind. Sie bilden die Grundlage für eine ordnungsgemäße Dokumentation und sollten über den gesamten Verlauf des Arbeitsverhältnisses hinweg sorgfältig aufbewahrt werden.
Die Struktur kann je nach Unternehmen und der verwendeten Softwarelösung variieren, oft ist eine Digitale Personalakte jedoch folglich aufgebaut:
Stammdaten und Personalinformationen
Diese Daten umfassen grundlegende Daten wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Notfallkontakte.
Vertragsunterlagen
Der Ordner der Vertragsunterlagen enthält alle Dokumente zum Thema Beschäftigungsverhältnis. Dazu gehört der Arbeitsvertrag, mit den grundlegenden Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub, Probezeit und mehr.
Dazu gehören auch Änderungsverträge und Zusatzvereinbarungen. Also falls sich Vertragsbedingungen im Laufe der Zeit ändern, z.B. bei einer Beförderung oder Gehaltserhöhung, oder Regelungen zu speziellen Aspekten wie Homeoffice, Dienstwagen oder Wettbewerbsverboten getroffen werden.
Gehaltsunterlagen
Diese Unterlagen betreffen die Vergütung und müssen deshalb aus steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gründen archiviert werden.
Dazu gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die über das monatlich gezahlte Entgelt, die Abzüge und das Nettogehalt informieren. Ebenso wichtig sind Steuerunterlagen, wie Lohnsteuerbescheinigungen.
Zudem müssen Sozialversicherungs- und Beitragsnachweise aufbewahrt werden, die Meldungen an die Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitsagentur und Informationen zu den Beiträgen für Versicherungen enthalten.
Zeugnisse & Qualifikationen
Hier werden die fachlichen Qualifikationen dokumentiert. Das umfasst alle Bewerbungsunterlagen, wie den Lebenslauf, das Anschreiben und Referenzen aus früheren Anstellungen sowie Zertifikate, also Nachweise über absolvierte Schulungen, Weiterbildungen oder berufliche Qualifikationen.
Auch Arbeitszeugnisse und Fortbildungsnachweise, wie Interne oder externe Schulungen, gehören dazu.
Abwesenheiten
Hier werden alle Dokumente zu krankheitsbedingten oder geplanten Fehlzeiten erfasst. Zum einen umfasst das Krankmeldungen, wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Nachweise zur Dauer der Erkrankung, sowie Sonderurlaub aus persönlichen oder betrieblichen Gründen.
Aber auch der Mutterschutz und die Elternzeit, also Bescheinigungen zu gesetzlichen Schutzfristen für werdende Eltern, werden hier mit aufgenommen.
Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen
Diese Dokumente helfen bei der Einschätzung der Arbeitsleistung und des Verhaltens. Meist betrifft das die Mitarbeitergespräche, also Protokolle über Feedback- und Entwicklungsgespräche sowie Zielvereinbarungen.
Zudem können Bewertungen & Feedbacks wie interne oder externe Einschätzungen zur Arbeitsweise hier ihren Platz finden.
Zusätzliche Dokumente
Es gibt aber noch weitere relevante Dokumente, die in einer Personalakte gespeichert werden können, wie zum Beispiel Abmahnungen, die bei Pflichtverletzungen oder Fehlverhalten ausgesprochen werden, sowie Betriebsvereinbarungen, die Regelungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat betreffen.
Auch Einwilligungen, in denen Mitarbeiter der Speicherung bestimmter Daten zustimmen, und Austrittsunterlagen, wie Kündigungsschreiben können Teil der Personalakte sein.
Aufpassen mit diesen Inhalten!
Bestimmte Inhalte dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitarbeiters gespeichert werden. Dazu zählen:
- Gesundheitsdaten, wie Diagnosen oder Angaben zu Behinderungen.
- Private Anschreiben oder Persönlichkeitsprofile
- Politische, religiöse oder gewerkschaftliche Zugehörigkeit, sofern nicht für bestimmte Betriebsratsaufgaben erforderlich.
Die Vor- und Nachteile einer elektronischen Personalakte
Wie bei jeder Technologie gibt es auch bei der elektronischen Personalakte sowohl Chancen als auch Herausforderungen. Aber nicht ohne Grund ist sie heute zunehmend eine beliebte Lösung für Unternehmen, denn die Steigerung der Effizienz und Organisation ist enorm.
Sie spart natürlich physischen Stauraum, da alle Daten digital abgelegt werden, und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen, ohne dass man sich ins Papierchaos stürzen muss. Zudem erhöht das digitale Speichern die Sicherheit, da sensible Daten durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen geschützt werden können.
Die Abhängigkeit von einer stabilen Infrastruktur kann jedoch problematisch sein, wenn es zu Systemausfällen kommt. Vor allem die Umstellung erfordert anfänglich Investitionen in Soft- und Hardware sowie Schulungen für die Mitarbeiter. Ein Aufwand, der viel Zeit in Anspruch nimmt und oft unterschätzt wird.
Ist dieser Berg jedoch erst einmal überwunden, können die Vorteile der Digitalisierung in vollen Zügen genossen werden. Ein Schritt, der sich früher oder später in jedem Fall lohnt.
Datenschutz und elektronische Personalakte
Da eine Personalakte immer personenbezogene Daten enthält, sind strenge Datenschutzvorschriften zu beachten. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen sind zum einen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden, sicher und mit Zustimmung verarbeitet werden.
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die DSGVO für Deutschland und konkretisiert die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Eine digitale Personalakte darf nur verarbeitet werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) stellt sicher, dass der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Nutzung einer digitalen Personalakte hat.
Um diese Datenschutzvorschriften zu beachten, also den Zugang zu den Daten zu kontrollieren und die Sicherheit zu gewährleisten, müssen Unternehmen gewisse Maßnahmen ergreifen.
Zugangskontrollen
Nur autorisierte Personen, wie HR-Mitarbeiter oder Vorgesetzte, dürfen auf Personalakten zugreifen. Durch Zugangskontrollen und Authentifizierung bei Anmeldung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Daten haben.
Technische Maßnahmen
Zu den Schutzmaßnahmen aus technischer Sicht gehören die Verschlüsselung von Daten, der Einsatz von Firewalls und Antiviren-Software. Aber auch das Speichern der Daten auf sicheren Servern sowie regelmäßige Sicherheitsupdates sind notwendig.
Rechte der Mitarbeiter
Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter ihre Rechte problemlos wahrnehmen können.
Schulung und Sensibilisierung
Mitarbeiter, die mit Personalakten arbeiten, sollten regelmäßig in Datenschutz und Datensicherheit geschult werden. So kann der Umgang mit personenbezogenen Daten korrekt und sicher gewährleistet werden.
Wann ist eine elektronische Personalakte revisionssicher?
Von einer revisionssicheren Personalakte spricht man, wenn alle gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrung von personenbezogenen Daten erfüllt sind. Das bedeutet auch, dass die Akte nicht manipulierbar ist und alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Durch die genannten Maßnahmen wird unter anderem sichergestellt, dass die Integrität und Authentizität der Daten jederzeit gewahrt bleibt und die elektronische Personalakte somit revisionssicher ist.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Wenn es um die Einführung einer elektronischen Personalakte geht, ist eine Datenschutz- Folgenabschätzung wesentlicher Bestandteil. Die DSFA enthält eine ausführliche Beschreibung der Datenverarbeitung, einschließlich der Art der gespeicherten Daten, dem Zweck der Verarbeitung und der eingesetzten Technologien.
Potenzielle Risiken wie unbefugter Zugriff und Datenverlust werden identifiziert und bewertet. Auf Grundlage dieser Abschätzung werden geeignete Maßnahmen zur Minderung des Risikos festgelegt. So wird der Schutz der Mitarbeiterdaten gemäß der DSGVO sichergestellt. Begleitet wird die DSFA von einem Datenschutzbeauftragten.
Datenschutzbeauftragter
Genauso wichtig ist der Datenschutzbeauftragte. Dieser ist im Vergleich zur DSFA eine kontinuierliche Instanz. Während die DSFA einmal oder regelmäßig durchgeführt wird, ist der Datenschutzbeauftragte nicht nur beratend, sondern auch konstant überwachend tätig.
Er unterstützt dauerhaft bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben und dient als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Behörden. Zudem stellt er sicher, dass die Ergebnisse der DSFA auch umgesetzt werden.
Mitbestimmung Betriebsrat bei Einführung digitaler Personalakten
Falls im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung einer digitalen oder elektronischen Personalakte.
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat vor der Einführung informieren und mit ihm eine Betriebsvereinbarung abschließen. In dieser sollten Vereinbarung sollte stehen:
- Welche Daten gespeichert werden dürfen.
- Wer Zugriff auf welche Dokumente hat.
- Wie die Datensicherheit gewährleistet wird.
- Wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden.
- Wann und wie Daten gelöscht werden.
Der Betriebsrat kann zudem darauf bestehen, dass die digitale Akte nicht zur Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter genutzt oder schlimmstenfalls sogar missbraucht wird.
Ohne Zustimmung des Betriebsrats kann eine digitale Personalakte in einem Betrieb nicht einfach eingeführt werden.
Dienstvereinbarung
Statt einer Betriebsvereinbarung spricht man auch von der Dienstvereinbarung, wobei der Unterschied lediglich in der rechtlichen Grundlage liegt.
Eine Betriebsvereinbarung gilt für Unternehmen in der Privatwirtschaft und wird zwischen Arbeitgeber und dem Betriebsrat geschlossen. Eine Dienstvereinbarung hingegen gilt im öffentlichen Dienst und wird zwischen Dienststellenleitung und Personalrat geschlossen.
Aufbewahrungsfristen und Löschfristen
Nicht alle Dokumente dürfen unbegrenzt gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen bzw. dürfen:
- Lohnabrechnungen & Steuerunterlagen: 6 Jahre (nach §147 AO)
- Vertragsunterlagen: 10 Jahre (nach §257 HGB)
- Arbeitszeugnisse: Keine festgelegte Frist, sollten aber nach spätestens 3 Jahren gelöscht werden, wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht.
- Krankmeldungen: Spätestens nach 3 Jahren löschen, sofern keine rechtlichen Ansprüche bestehen.
Ein Unternehmen muss zudem sicherstellen, dass nicht mehr benötigte Daten so früh wie möglich gelöscht werden. Das regelt, ebenfalls in der DSGVO, der Grundsatz der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung. Demnach dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig sind. Das bedeutet: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden!
Originale und digitale Kopien
Einige Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, insbesondere wenn sie rechtliche Relevanz besitzen oder handschriftliche Unterschriften erfordern. Dazu gehören:
- Der Arbeitsvertrag
- Das Kündigungsschreiben
- Abmahnungen
- Zeugnisse
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Dokumente zu Sondervereinbarungen
In einigen Fällen können auch digitale Kopien dieser Dokumente ausreichen, wenn sie korrekt gescannt und auch archiviert wurden. Wichtig ist, dass die Integrität und Authentizität der digitalen Kopie sichergestellt ist, beispielsweise durch eine elektronische Signatur oder eine andere Form der Authentifizierung.
Pflicht zur digitalen Personalakte?
In Deutschland gibt es aktuell keine gesetzliche Pflicht, eine digitale oder elektronische Personalakte zu führen. Unternehmen können weiterhin die Papier-Variante nutzen.
Allerdings entscheiden sich viele Betriebe freiwillig für die digitale Variante, da sie effizienter und sicherer ist. Sollte sich ein Unternehmen für die digitale Personalakte entscheiden, müssen alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Und ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Personalunterlagen tatsächlich in Deutschland digital gespeichert werden. Insbesondere solche, die für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zwecke erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung.
Es gibt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, in der Unternehmen noch die Möglichkeit haben, auf das digitale Speichern dieser Dokumente zu verzichten. Ab dem Jahr 2027 ist es jedoch verpflichtend, diese Unterlagen digital aufzubewahren.
Eine Befreiung von der Pflicht zur digitalen Aufbewahrung kann über einen Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) erfolgen. Arbeitgeber können diesen Antrag stellen, um von der digitalen Archivierungspflicht ausgenommen zu werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die Kosten für eine digitale Personalakte variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer. Bei HRlab beginnt der Preis bei monatlichen 4€ pro Nutzer mit dem Compact Paket.
Unzulässig sind diskriminierende Daten, Gesundheitsdaten ohne Einwilligung, politische Ansichten oder private Notizen des Arbeitgebers.
Die digitale Personalakte speichert und verwaltet Mitarbeiterdokumente zentral in einer Software, ermöglicht Zugriffsrechte, Automatisierungen und revisionssichere Archivierung.
Disclaimer
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