Mitarbeitergespräch – Was gilt es für beide Seiten zu beachten?
Für Arbeitgebende und Arbeitnehmende ist das Mitarbeitergespräch oft mit Ängsten, Sorgen und Stress verbunden. Die gute Nachricht: Richtig vorbereitet bietet das Bewertungsgespräch viel Potenzial, die Motivation und Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern. Wir zeigen, wie das für beide Seiten funktioniert.
Das Wichtigste in Kürze
- Mitarbeitergespräche sollen einen geschützten Raum für einen vertrauensvollen Austausch bieten
- Im Personalwesen gibt es verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen
- Grundsätzlich gilt für Arbeitnehmende und Arbeitgeber: Vorbereitung ist alles
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch ist ein strukturiertes Personalgespräch zwischen Arbeitnehmenden und Vorgesetzten, das dem Feedback, der Leistungsbeurteilung und der gemeinsamen Zielvereinbarung dient. Typische Themen sind der aktuelle Leistungsstand, mögliche Karriereschritte, Herausforderungen im Team, Optimierungspotenziale in den Arbeitsaufgaben sowie Fragen zur Vergütung oder zu Boni. Ziel ist es, einen geschützten Raum für einen vertrauensvollen Austausch zu schaffen, der zur Mitarbeiterentwicklung, Motivation und Mitarbeiterbindung beiträgt.
Wichtig dabei: Das Gespräch sollte ein Austausch auf Augenhöhe sein, Wünsche, Vorstellungen und Kritikpunkte dürfen von beiden Seiten eingebracht und sollten auch von beiden Seiten aufgenommen werden. Das gilt auch für besondere Gesprächsformen wie zum Beispiel das BEM Gespräch im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements , das rechtlich geregelt ist und der Wiedereingliederung nach längerer Krankheit dient.
Mitarbeitergespräch und die Unterschiede in den Gesprächsarten
Im Personalwesen gibt es verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, die sich in Zielsetzung, Zeitpunkt und Gesprächsinhalten unterscheiden. Für Führungskräfte und HR-Abteilungen ist es entscheidend, die passende Gesprächsform zu wählen, um Mitarbeiterentwicklung, Leistungsbeurteilung und Unternehmensziele optimal zu unterstützen.
Das klassische Jahresgespräch kombiniert Rückblick, Zielvereinbarung und die Planung von Weiterentwicklungsmaßnahmen. Ein Feedbackgespräch dient hingegen der kurzfristigen Rückmeldung zu Projekten oder Aufgaben. Im Entwicklungsgespräch stehen Karriereplanung, Weiterbildungsbedarf und Talentmanagement im Vordergrund, während das Probezeitgespräch zur Eignungsprüfung und Integration neuer Mitarbeitender genutzt wird. Spezielle Gesprächsarten wie das Kritikgespräch oder Gehaltsgespräch haben einen klar umrissenen Anlass und erfordern gezielte Vorbereitung. Folgende Tabelle erläutert die Unterschiede auf einen Blick:
| Gesprächsart | Zweck / Ziel | Typischer Zeitpunkt | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Jahresgespräch | Rückblick, Zielvereinbarung, Entwicklung | 1× jährlich | Umfassender Austausch, Protokoll & Zieldefinition |
| Feedbackgespräch | Laufende Rückmeldung | Situativ, nach Bedarf | Kurz, lösungsorientiert |
| Entwicklungsgespräch | Karriereplanung, Weiterbildungsbedarf | Jährlich oder projektbezogen | Fokus auf Potenziale & Zukunft |
| Probezeitgespräch | Eignungsprüfung, Integration | Nach 3–6 Monaten | Grundlage für Übernahmeentscheidung |
| Kritikgespräch | Korrektur von Fehlverhalten oder Leistung | Bei Bedarf | Sachlich, lösungsorientiert, dokumentiert |
| Gehaltsgespräch | Anpassung von Vergütung & Benefits | Meist im Jahresgespräch oder separat | Vorbereitung mit Marktdaten & Leistungen |
| BEM-Gespräch | Betriebliche Wiedereingliederung | Nach längerer Krankheit | Rechtlich geregelt, inkl. Betriebsrat möglich |
5 Phasen eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs
Ein strukturiertes Mitarbeitergespräch durchläuft in der Regel fünf Phasen, egal ob es sich um ein Jahresgespräch, ein Feedbackgespräch oder ein Entwicklungsgespräch handelt. Folgende Phasen helfen sowohl Führungskräften als auch Arbeitnehmenden, Ziele klar zu definieren, Leistungsbeurteilungen transparent zu gestalten und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Um die Phasen richtig umzusetzen, haben wir eine Vorlage für das Mitarbeitergespräch erstellt, die alle Details auf einen Blick zeigt.
1. Vorbereitung
Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg. Vorgesetzte sollten die Agenda, die Zielsetzung und alle relevanten Leistungsdaten vorab festlegen. HR-Abteilungen können dabei unterstützen, indem sie Feedbackbögen, HR-Software oder Leistungsberichte bereitstellen. Auch Arbeitnehmende sollten ihre Erfolge, Herausforderungen und Entwicklungsideen vorab reflektieren.
2. Gesprächseinstieg
Der Einstieg dient dazu, eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Ein kurzer Small Talk, Dank für geleistete Arbeit und eine klare Erklärung des Gesprächszwecks helfen, mögliche Anspannung zu lösen. Hier sollte die Führungskraft auch den Ablauf und die Gesprächsziele erläutern.
3. Rückblick & Analyse
In dieser Phase werden Leistungen, Erfolge und Herausforderungen des vergangenen Zeitraums besprochen. Konkrete Projektbeispiele, KPIs und Feedback zu Zusammenarbeit, Kommunikation und Zielerreichung sorgen für eine objektive Bewertung. Wichtig ist, sowohl positive Leistungen als auch Verbesserungspotenziale anzusprechen – idealerweise belegt durch Leistungskennzahlen oder 360-Grad-Feedback.
4. Zielvereinbarung & Entwicklung
Hier wird der Blick in die Zukunft gerichtet: SMART-Ziele definieren, Weiterbildungsmaßnahmen planen und mögliche Karrierepfade aufzeigen. Tools wie Ziel-Tracking-Software oder Kompetenzmatrizen unterstützen dabei, Fortschritte messbar zu machen. So verbindet man das Gespräch direkt mit Personalentwicklung und Talentmanagement.
5. Abschluss & Dokumentation
Zum Abschluss werden die wichtigsten Ergebnisse zusammengefasst und schriftlich festgehalten – etwa im Gesprächsprotokoll oder im HR-System. Beide Seiten sollten bestätigen, dass die Inhalte korrekt erfasst sind. Ein Dankeschön, die Vereinbarung von Follow-up-Terminen und die gemeinsame Verabschiedung runden das Gespräch ab.
Kommunikation als Schlüssel, um Mitarbeiter zu binden
"Die wichtigsten Maßnahmen, um Mitarbeiter in einem heiß umkämpften Arbeitnehmermarkt zu halten: Wertschätzung. Kommunikation. Mitarbeiterbindung. Und alle diese drei Punkte lassen sich durch regelmäßiges, wertschätzendes Feedback abdecken." Lina und Laura (Geschäftsführung bei Loopline) in unserem Expertenpodcast “von HR für HR”.
Wie Arbeitgeber sich auf das Jahresgespräch vorbereiten können
Zentrales Element für Arbeitgebende ist die gründliche Vorbereitung auf das Beurteilungsgespräch am Jahresende. Denn wer mit seinen Mitarbeiten über die Arbeit eines längeren Zeitraums sprechen möchte, muss wissen, was dieser genau gemacht hat, was gut gelaufen ist und wo es gehakt hat. Auch gilt es, für das Feedbackgespräch ausreichend Zeit einzuplanen, sodass alle relevanten Themen in Ruhe besprochen werden können, der Mitarbeitende aber auch noch Zeit hat, seine Inhalte einzubringen.
Beispiele für wertschätzende Fragen im Mitarbeitergespräch
Um das Gespräch in Gang zu bringen und nicht in einen Monolog zu verfallen, sollten Arbeitgeber für einen Fragebogen für Mitarbeitergespräche ausarbeiten. Beispiele offener wertschätzender Fragen könnten sein:
- Welche Rolle übernehmen Sie im Team und fühlen Sie sich damit wohl?
- Was kann ich tun, damit Sie weiter engagiert und motiviert hier arbeiten?
- Welche Abläufe könnten wir verbessern?
- Welches Projekt würden Sie gerne einmal angehen?
- Worüber möchten Sie gerne mit mir sprechen?
- Wie möchten Sie sich weiterentwickeln?
Gerade die letzte Frage dient auch der Zielfindung für das kommende Jahr. Denn in der Mitarbeiterbeurteilung sollen auch Weiterentwicklungspotenziale der Angestellten gehoben werden. In dem Rahmen sollten Arbeitgebende im Gespräch konkrete Zielvereinbarungen formulieren.
Tipps für konstruktive Kritik beim Mitarbeitergespräch
Nichtsdestotrotz dient das Mitarbeitergespräch auch als Raum für Kritik. Hier gilt es, Kritik nicht wertend oder gar abwertend und auch nicht verklausuliert zu formulieren. Besser bringen Arbeitgebende ihre Kritikpunkte anhand von konkreten Beispielen wertneutral an und formulieren zudem für den Mitarbeitenden greifbare Verbesserungsmöglichkeiten.
Wie verhalte ich mich als Arbeitnehmer bei einem Mitarbeitergespräch?
Grundsätzlich gilt auch für Arbeitnehmende: Vorbereitung ist alles. Denn jeder Vorgesetzte wird zu Beginn des Mitarbeitergesprächs eine Selbsteinschätzung erbitten. Deshalb sollten sich Arbeitnehmende im Vorfeld fragen, welche Herausforderungen sie besonders gern und besonders gut gemeistert haben – und das auch möglichst anhand konkreter Beispiele und Projekte zu illustrieren.
Beispielfragen, um sich auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten
- Welche Rolle möchte ich künftig im Unternehmen oder im Team einnehmen?
- Wie möchte ich mich weiterentwickeln und was brauche ich dazu?
- Aber auch: Was habe ich im vergangenen Jahr gelernt und wie hilft das zukünftig der Firma?
- Wie kann ich das Unternehmen weiter voranbringen?
- Was läuft nicht so, wie ich es mir vorstelle?
Gut informiert zu sein, hilft Arbeitnehmern, das Mitarbeitergespräch als Chance zu nutzen, sei es für eine bessere Positionierung im Unternehmen, Karriereplanung oder für die Durchsetzung berechtigter Forderungen.
Kritik hört sicherlich niemand gern. Wird sie aber doch mal vom Vorgesetzten geäußert, tun Arbeitnehmende gut daran, dieser Kritik gegenüber offen zu sein. Wenn sie Interesse zeigen und auch einmal die Position des Chefs einnehmen, können sie an wohlwollender Kritik durchaus wachsen.
3 Tipps für Arbeitnehmende
1. Offene und konstruktive Kommunikation Arbeitnehmer sollten aktiv zuhören, Rückfragen stellen und auch Kritik sachlich formulieren. Dabei gilt: Probleme nicht nur ansprechen, sondern auch Lösungsvorschläge anbieten – das zeigt Engagement und Problemlösekompetenz.
2. Zielvereinbarungen aktiv mitgestalten Wenn neue Ziele oder Entwicklungsmaßnahmen festgelegt werden, sollten Beschäftigte ihre Vorstellungen klar einbringen. Dies betrifft sowohl Weiterbildungspläne als auch mögliche Aufstiegschancen oder Projektverantwortung.
3. Positiv abschließen Am Ende lohnt es sich, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, Dank für Feedback auszusprechen und motiviert in die nächste Arbeitsphase zu starten. Denn: Ein professioneller Abschluss hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck.
Wann kann ein Arbeitnehmer den Betriebsrat zu einem Mitarbeitergespräch hinzuziehen?
Laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Arbeitnehmende das Recht, den Betriebsrat zu einem Mitarbeitergespräch hinzuzuziehen, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. Grundsätzlich gilt: Der Betriebsrat darf nur dann teilnehmen, wenn das Gespräch Mitbestimmungsrechte, Rechte des Arbeitnehmers oder die Arbeitsbedingungen betrifft.
Typische Situationen, in denen der Betriebsrat eingeschaltet werden kann, sind:
- Leistungsbeurteilung und Kritik: Wenn die Beurteilung der Arbeitsleistung oder konstruktive Kritik besprochen wird und der Arbeitnehmer sich zusätzliche Unterstützung wünscht.
- Gehalts- und Entgeltfragen: Bei Diskussionen über Gehaltsanpassungen, Bonuszahlungen oder sonstige vergütungsrelevante Themen kann der Betriebsrat beratend hinzugezogen werden.
- Änderungen von Arbeitsabläufen: Wenn geplante Änderungen in der Arbeitsorganisation, Arbeitsaufgaben oder Arbeitsprozesse besprochen werden, die Auswirkungen auf die Beschäftigtenrechte haben.
- Einsicht in die Personalakte: Arbeitnehmer haben das Recht, bei Einblicken in ihre Personalunterlagen den Betriebsrat als Begleitung hinzuzuziehen.
- Beschwerde- und Konfliktthemen: Bei Benachteiligung, Diskriminierung oder Konflikten mit Vorgesetzten kann der Betriebsrat unterstützend tätig werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
- Leistungsfeedback geben: Die Arbeitsleistung des Mitarbeiters wird bewertet, Stärken hervorgehoben und Verbesserungspotenziale aufgezeigt.
- Zielvereinbarungen treffen: Gemeinsam werden SMART-Ziele, Projektaufgaben und Entwicklungspläne für die Zukunft festgelegt.
- Motivation und Mitarbeiterbindung stärken: Durch Wertschätzung und offene Kommunikation wird die Mitarbeitermotivation erhöht und die Bindung ans Unternehmen gefestigt.
- Karriere- und Entwicklungsplanung: Potenziale für Weiterbildung, Aufstiegsmöglichkeiten oder neue Verantwortlichkeiten werden identifiziert.
- Probleme und Konflikte klären: Das Gespräch dient auch dazu, Teamprobleme, Arbeitsprozess-Herausforderungen oder andere Betriebsbelange konstruktiv zu besprechen.
Die Teilnehmer eines Mitarbeitergesprächs variieren je nach Art und Zweck des Gesprächs, typischerweise sind aber folgende Personen beteiligt:
- Mitarbeiter – Im Mittelpunkt steht der Mitarbeiter, der Feedback erhält, eigene Themen einbringen kann und gemeinsam mit der Führungskraft Ziele definiert.
- Führungskraft – Verantwortlich für die Leistungsbeurteilung, das Feedback und die Zielvereinbarungen.
- Betriebsrat (optional) – Kann hinzugezogen werden, wenn Themen wie Leistungsbewertung, Arbeitsbedingungen, Gehaltsfragen oder Einsicht in die Personalakte besprochen werden. Dies ist im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt.
- HR-Vertreter / Personalabteilung (je nach Unternehmen) – Unterstützt bei organisatorischen Aspekten, sorgt für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Arbeitsrecht und Dokumentation.
In einigen Unternehmen können auch Mentoren oder Projektleiter teilnehmen, wenn spezifische Projektleistungen oder Entwicklungsziele besprochen werden.
Die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer sorgt dafür, dass das Mitarbeitergespräch fair, transparent und zielführend verläuft, sowohl für Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen.
Ein Mitarbeitergespräch umfasst die Vorbereitung auf Leistungen und Projekte, eine offene Gesprächseröffnung, Feedback zur Arbeitsleistung sowie die Festlegung von Zielen, Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplänen. Auch Problemlösungen und gegebenenfalls Gehaltsfragen werden besprochen. Abschließend wird alles in einem Protokoll festgehalten. So wird das Gespräch zu einem wichtigen Instrument der Personalentwicklung, Mitarbeitermotivation und Unternehmensführung.
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