Elektronische Archivierung von Dokumenten in HR

Das Wichtigste in Kürze

Elektronische Archivierung ersetzt die physische Personalakte durch ein revisionssicheres digitales System, das gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllt.
Revisionssicherheit bedeutet: Dokumente dürfen nicht veränderbar, löschbar oder manipulierbar gespeichert sein.
Zugriff, Bearbeitung und Löschung müssen nachvollziehbar protokolliert werden – DSGVO setzt hier klare Maßstäbe.
Ein HR-System wie HRlab integriert die digitale Personalakte direkt in bestehende HR-Prozesse, ohne separates Archivsystem.

Was bedeutet die elektronische Archivierung von Dokumenten?

Elektronische Archivierung bezeichnet die strukturierte, langfristige und digitale Speicherung von Dokumenten. Im HR-Kontext umfasst das alle personalrelevanten Unterlagen: Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse, Abmahnungen, Elternzeitanträge, Gehaltsabrechnungen, Betriebsratsanhörungen und weitere Dokumente, die den gesamten Employee Lifecycle begleiten.

Was elektronische Archivierung nicht ist: Einfaches Abspeichern von PDFs auf einem Netzlaufwerk oder in einer Cloud-Ablage erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Auch ein E-Mail-Postfach als „Archiv" zu verwenden, ist keine revisionssichere Lösung. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus manipulationssicherer Speicherung, definierten Aufbewahrungsfristen und nachvollziehbarer Zugriffsverwaltung.

2 Hauptkriterien für revisionssichere Archivierung

Vollständige Protokollierung: Jeder Zugriff, jede Weitergabe und jede Löschanforderung sollte automatisch im System dokumentiert werden. Das schützt bei Betriebsprüfungen und arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.
Fristenmanagement: Das System sollte zum einen die Möglichkeit bieten, Aufbewahrungsfristen automatisch zu überwachen, und zum anderen individuelle Konfigurationen zuzulassen – das manuelle Führen von Fristen-Tabellen ist fehleranfällig und prüfungsrelevant.

Elektronische Archivierung mit HR Software: Praxisbeispiel SOEX

HRlab ist zum Beispiel eine HR Software, die alle Mitarbeiterdokumente zentral und sicher speichert – ohne, dass ein separates Dokumentenmanagementsystem nötig ist. Die Verzeichnisstruktur ist frei definierbar mit beliebig vielen Unterverzeichnissen, sodass Verträge, Zeugnisse und Nachweise in Sekunden auffindbar sind.

SOEX, weltweit führend im Second-Hand-Kleiderhandel, verwaltete Vertragsdokumente und Lohnabrechnungen für rund 300 Mitarbeitende vor HRlab dezentral und manuell. Besonders aufwendig: die Vertragsabwicklung für LKW-Fahrer mit bis zu 60 Dokumentenseiten pro Vorgang.

Die Vertragsabwicklung unserer LKW-Fahrer umfasste vor HRlab einen Arbeitsaufwand von circa 1,5 Stunden. Nun dauert es im schlimmsten Fall nur noch 5 Minuten.

Florian Franz, Head of HR bei SOEX

Mit HRlab konnte SOEX das gesamte Dokumentenmanagement zentralisieren – inklusive revisionssicherer Ablage, automatischer eAU-Verwaltung und Versionierung aller Unterlagen.

So funktioniert die Archivierung in HRlab:

Dokumente erstellen & ablegen – Standarddokumente wie Arbeitsverträge werden per Vorlage mit wenigen Klicks erstellt. Vorlagen füllen sich automatisch mit Mitarbeiterdaten, Fehlerquellen werden minimiert.
Digital unterzeichnen – Dokumente können direkt in HRlab rechtssicher digital signiert werden – papierlos und ohne Medienbruch.
Zentrale Ablage mit Struktur – Alle Dokumente landen in einer frei konfigurierbaren Ordnerstruktur in der digitalen Personalakte.
Rollenbasierte Zugriffsrechte – HR, Führungskräfte und Mitarbeitende sehen jeweils nur das, was für sie freigegeben ist.
Revisionssichere Ablage – Versionierung, Audit-Logs und Löschfristen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Das Hosting erfolgt ausschließlich in ISO-zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Kempten und Berlin – 100 % DSGVO-konform, ohne Datenabfluss in Drittländer.

Diese Punkte sollte HR für eine korrekte elektronische Archivierung von Dokumenten vermeiden

Fehlende Mitarbeitereinwilligung bei der Digitalisierung bestehender Papierakten: Wenn Sie Bestandsakten einscannen und digital weiterführen, brauchen Sie keine gesonderte Einwilligung der Mitarbeitenden – solange der Zugriff mindestens dem bisherigen Standard entspricht und DSGVO-konform ist. Informieren Sie das Team dennoch transparent.

Keine klare Zugriffsstruktur definiert: Wer darf welche Dokumente sehen? HR gesamt, Führungskräfte nur ihre Teamdokumente, Mitarbeitende die eigene Akte? Ohne klare Rollenmatrix entstehen DSGVO-Risiken und praktische Konflikte.

Betriebsrat nicht frühzeitig eingebunden: Die Einführung elektronischer Personalakten kann mitbestimmungspflichtig sein. Wer das übersieht, riskiert Verzögerungen oder Anfechtungen.

Schnellverzeichnis für den rechtlichen Rahmen

Für die elektronische Archivierung von HR-Dokumenten gelten mehrere gesetzliche Grundlagen gleichzeitig:

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Regeln des Bundesfinanzministeriums für steuerrelevante Unterlagen. Kernprinzip: Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
DSGVO, Art. 5 Abs. 1 lit. f: Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten – mit direktem Bezug auf Speicherung und Zugriff.
Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB): Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe und buchführungsrelevante Unterlagen – bis zu zehn Jahre.
Abgabenordnung (§ 147 AO): Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Dokumente – sechs bis zehn Jahre.
Betriebsverfassungsgesetz: Bei der Einführung elektronischer Personalakten kann ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bestehen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).