Qualifizierte elektronische Signatur in HR: Anbieter, Kriterien & Sicherheit

Praxisbeispiel HRlab

In der Dokumentenverwaltung von HRlab ist die digitale Signatur eine beliebte Funktion. Hierfür ist die Partnerlösung YouSign integriert. Sobald die Funktion aktiv ist, erscheint bei allen PDF-Dokumenten – egal ob in der Personalakte, im Recruiting oder im Dokumenten-Hauptmenü – ein Signatur-Icon. Mit einem Klick öffnet sich das Dialogfenster für die Konfiguration, zum Beispiel:

• Fristen: Legen Sie optional ein Ablaufdatum fest, bis wann die Unterschrift vorliegen muss.
• Sicherheit (2FA): Erhöhen Sie den Schutz durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Workflow-Steuerung: Sie können eine feste Reihenfolge der Unterzeichner festlegen oder das Dokument parallel an alle Beteiligten senden.

Zudem bietet HRlab volle Flexibilität bei den Empfängern. Sie können:

• Interne Mitarbeitende direkt aus der Datenbank auswählen oder
• externe Personen (z. B. neue Bewerber oder Dienstleister) manuell per Name und E-Mail hinzufügen.

Use Case: Das 30-Minuten-Onboarding

Mit dem Wachstum auf mehrere Standorte stieß die Euro-Union-Assistance an ihre Grenzen. Analoge Personalakten, verstreute Listen und mangelnde Schnittstellen machten den Datenaustausch träge. Besonders der Bewerbungsprozess war ein Zeitfresser: Jede Einstellung erforderte manuelles Kopieren von Daten und das händische Erstellen von Dokumenten. Was früher Stunden oder Tage dauerte, erledigt das HR-Team heute in einer halben Stunde. In diesem kurzen Zeitfenster werden nun alle Schritte finalisiert:

• Vertragsabschluss: Rechtssichere Unterschrift (QES).
• Datenpflege: Vollständige Erfassung des Personenprofils ohne Doppeleingaben.
• Dokumenten-Check: Zentrales Sammeln aller nötigen Einstellungsunterlagen.
• Kommunikation: Automatisierte Information an alle beteiligten Abteilungen.

Worauf Sie bei der Wahl Ihrer HR-Software mit QES-Funktion achten sollten

Wenn Sie eine HR-Komplettlösung suchen, die das rechtssichere Unterschreiben ermöglicht, sollten Sie die folgenden Kriterien in Ihre Software-Evaluation einbeziehen:

1. Zertifizierte Rechtssicherheit (eIDAS-Konformität)

Fragen Sie gezielt nach, welcher Vertrauensdiensteanbieter im Hintergrund der HR-Software angebunden ist. Um die rechtliche Gleichstellung zur handschriftlichen Unterschrift zu garantieren, muss dieser Anbieter zwingend in der EU Trusted List geführt sein. Ohne diesen Nachweis ist die QES für Arbeitsverträge wertlos.

Nahtlose Workflow-Integration

Die beste Signatur-Funktion nützt wenig, wenn Sie Dokumente erst mühsam exportieren müssen. Prüfen Sie, ob der Signaturprozess direkt in der digitalen Personalakte oder im Recruiting-Modul startet. Ein echter Mehrwert entsteht erst, wenn der Status des Vertrags (z. B. „Wartet auf Unterschrift“) automatisch im Mitarbeiterprofil aktualisiert wird.

Grenzüberschreitendes Recruiting

Sollten Sie Fachkräfte im EU-Ausland einstellen, muss die Lösung zwingend die eIDAS-Verordnung erfüllen. Achten Sie darauf, dass die Identifizierungs-Tools der Software auch für internationale Ausweisdokumente ausgelegt sind.

Transparente Kostenstruktur im Paket

Achten Sie beim Preismodell darauf, ob die Signatur-Einheiten (Credits) bereits in der Software-Lizenz enthalten sind oder pro Dokument/Vorgang abgerechnet werden. Für den Mittelstand sind Flatrate-Modelle oder skalierbare Pakete meist kalkulierbarer als versteckte Einzelgebühren pro Ident-Verfahren.

Die Vorteile von QES auf einem Blick

• Flexibilität und Mobilität: Dokumente können orts- und geräteunabhängig unterzeichnet werden – ideal für Remote Work, internationale Mitarbeitende oder dezentrale Teams.
• Effiziente HR- und Geschäftsprozesse: Die Integration der QES in HR-Software, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Workflow-Automatisierungen reduziert Medienbrüche, beschleunigt Onboarding-Prozesse und die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen oder Befristungsabreden.
• Rechtssicherheit und Compliance: Durch die Nutzung von Qualified Trust Service Providern (QTSP) und die Einhaltung der eIDAS-Verordnung sowie der DSGVO sind digitale Signaturen rechtsgültig und revisionssicher – auch über Ländergrenzen hinweg.
• Strategische Vorteile: Die QES ermöglicht eine papierlose Personalverwaltung, spart Verwaltungskosten und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre digitale Transformation aktiv voranzutreiben. Sie unterstützt zudem reibungslos funktionierende Beziehungen zu Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden.
• Sicherheit und Effizienz: Qualifizierte elektronische Signaturen bieten das höchste Maß an Sicherheit, garantieren die Unveränderbarkeit von Dokumenten und sorgen dafür, dass abgeschlossene Verträge jederzeit überprüfbar und rechtswirksam bleiben.

Technischer Hintergrund

Im Kern handelt es sich bei der qualifizierten elektronischen Signatur um ein digitales Datenset, das eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet ist und die Authentizität sowie Unveränderbarkeit eines elektronischen Dokuments garantiert. Technisch basiert sie auf der asymmetrischen Kryptografie innerhalb einer Public Key Infrastructure (PKI): Die unterzeichnende Person besitzt einen privaten Signaturschlüssel, der ausschließlich unter ihrer Kontrolle steht. Mit diesem Schlüssel wird eine Signatur erzeugt, die mithilfe des öffentlichen Schlüssels überprüft werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass das signierte Dokument nachträglich nicht manipuliert werden kann.

Ein Qualified Trust Service Provider (QTSP) – in Deutschland von der Bundesnetzagentur überwacht – stellt das digitale Zertifikat aus, das die Identität der unterzeichnenden Person bestätigt. Nur Signaturen, die über solche zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter erstellt werden, gelten als qualifizierte elektronische Signaturen im Sinne der eIDAS-Verordnung.

Damit bietet die QES Unternehmen eine rechtsverbindliche, revisionssichere und DSGVO-konforme Möglichkeit, digitale Dokumente, Arbeitsverträge oder Vereinbarungen zu unterzeichnen – ein zentraler Baustein moderner, papierloser Geschäftsprozesse.

Zwei unentbehrliche Eigenschaften jeder QES

Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt alle Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (kurz: AES) und zeichnet sich zusätzlich durch die folgenden Eigenschaften aus:

Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE)

Die Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) – auch als Qualified Signature Creation Device (QSCD) bezeichnet – ist die technische Grundlage der QES. Dabei handelt es sich um eine speziell zertifizierte Hardware oder Software, die den privaten Signaturschlüssel erzeugt, speichert und ausschließlich unter der Kontrolle der unterzeichnenden Person verwendet.

Typische Formen einer SSEE sind Smartcards, USB-Token oder cloudbasierte Lösungen, die durch ein Hardware Security Module (HSM) abgesichert sind. Diese Einheit stellt sicher, dass jeder Signaturschlüssel einmalig, vertraulich und manipulationssicher bleibt.

Die rechtliche Grundlage dafür bildet ebenfalls die eIDAS-Verordnung, die durch die Bundesnetzagentur in Deutschland überwacht wird. Nur durch eine solche sichere Signaturerstellungseinheit kann die höchste Vertrauensstufe einer elektronischen Signatur erreicht werden.

Strenges Identifizierungs- und Ausstellungsverfahren

Bevor eine qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden kann, muss die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei bestätigt werden. Dieses Verfahren erfolgt über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), der das digitale Zertifikat ausstellt.

Die Identitätsprüfung kann persönlich vor Ort oder über sichere Online-Identifikationsverfahren wie VideoIdent, AutoIdent oder eID mit dem elektronischen Personalausweis durchgeführt werden. Diese Verfahren gewährleisten, dass nur die tatsächlich berechtigte Person den Signaturschlüssel erhält und nutzt.