Qualifizierte elektronische Signatur: Wichtige Fakten auf einen Blick
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift vollständig, ist rechtsverbindlich nach der eIDAS-Verordnung und entspricht der Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB. Damit wird sie zum zentralen Instrument, um Verträge, Arbeitsverträge und Personalunterlagen digital und rechtssicher zu unterzeichnen. Wir verraten, wie die qualifizierte elektronische Signatur funktioniert, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, welche Anbieter vertrauenswürdig sind und wie Sie die QES effizient in Ihre HR-Software und digitalen Workflows integrieren können.
Das Wichtigste in Kürze
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift, ist rechtsverbindlich nach eIDAS und § 126 BGB und bietet das höchste Sicherheitsniveau für digitale Dokumente.
- Sie ermöglicht Unternehmen und HR-Abteilungen, Arbeitsverträge, Befristungen und Personalunterlagen digital, papierlos und DSGVO-konform zu verwalten.
- Technisch basiert die QES auf asymmetrischer Verschlüsselung, sicheren Signaturerstellungseinheiten (QSCD/SSEE) und zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern (QTSP), wodurch Dokumente unveränderbar bleiben.
- Für Unternehmen bedeutet dies effiziente Workflows, beschleunigte Vertragsprozesse, Remote-Arbeitstauglichkeit und eine moderne digitale Transformation von HR und Verwaltung.
Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Sie ersetzt die handgeschriebene Unterschrift vollständig und ist gemäß § 126 BGB rechtlich gleichgestellt.
Im Kern handelt es sich bei der qualifizierten elektronischen Signatur um ein digitales Datenset, das eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet ist und die Authentizität sowie Unveränderbarkeit eines elektronischen Dokuments garantiert. Technisch basiert sie auf der asymmetrischen Kryptografie innerhalb einer Public Key Infrastructure (PKI): Die unterzeichnende Person besitzt einen privaten Signaturschlüssel, der ausschließlich unter ihrer Kontrolle steht. Mit diesem Schlüssel wird eine Signatur erzeugt, die mithilfe des öffentlichen Schlüssels überprüft werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass das signierte Dokument nachträglich nicht manipuliert werden kann.
Ein Qualified Trust Service Provider (QTSP) – in Deutschland von der Bundesnetzagentur überwacht – stellt das digitale Zertifikat aus, das die Identität der unterzeichnenden Person bestätigt. Nur Signaturen, die über solche zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter erstellt werden, gelten als qualifizierte elektronische Signaturen im Sinne der eIDAS-Verordnung.
Damit bietet die QES Unternehmen eine rechtsverbindliche, revisionssichere und DSGVO-konforme Möglichkeit, digitale Dokumente, Arbeitsverträge oder Vereinbarungen zu unterzeichnen – ein zentraler Baustein moderner, papierloser Geschäftsprozesse.
Zwei unentbehrliche Eigenschaften jeder QES
Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt alle Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (kurz: AES) und zeichnet sich zusätzlich durch die folgenden Eigenschaften aus:
Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE)
Die Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) – auch als Qualified Signature Creation Device (QSCD) bezeichnet – ist die technische Grundlage der QES. Dabei handelt es sich um eine speziell zertifizierte Hardware oder Software, die den privaten Signaturschlüssel erzeugt, speichert und ausschließlich unter der Kontrolle der unterzeichnenden Person verwendet.
Typische Formen einer SSEE sind Smartcards, USB-Token oder cloudbasierte Lösungen, die durch ein Hardware Security Module (HSM) abgesichert sind. Diese Einheit stellt sicher, dass jeder Signaturschlüssel einmalig, vertraulich und manipulationssicher bleibt.
Die rechtliche Grundlage dafür bildet ebenfalls die eIDAS-Verordnung, die durch die Bundesnetzagentur in Deutschland überwacht wird. Nur durch eine solche sichere Signaturerstellungseinheit kann die höchste Vertrauensstufe einer elektronischen Signatur erreicht werden.
Strenges Identifizierungs- und Ausstellungsverfahren
Bevor eine qualifizierte elektronische Signatur genutzt werden kann, muss die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei bestätigt werden. Dieses Verfahren erfolgt über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), der das digitale Zertifikat ausstellt.
Die Identitätsprüfung kann persönlich vor Ort oder über sichere Online-Identifikationsverfahren wie VideoIdent, AutoIdent oder eID mit dem elektronischen Personalausweis durchgeführt werden. Diese Verfahren gewährleisten, dass nur die tatsächlich berechtigte Person den Signaturschlüssel erhält und nutzt.
Vereinfachung der Vertragsunterzeichnung
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ermöglicht Unternehmen, Verträge und Dokumente in sämtlichen EU-Mitgliedsstaaten rechtsverbindlich und digital zu unterzeichnen – ohne Ausdruck, Scan oder Postversand. Das spart Zeit, Kosten und sorgt für nahtlos digitale Prozesse im Sinne der eIDAS-Verordnung.
Gerade im Personalwesen bietet die QES enorme Vorteile. HR-Abteilungen können etwa Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen oder Befristungsabreden rechtssicher elektronisch signieren – auch im Rahmen von Remote Work oder internationalen Beschäftigungsverhältnissen. Die digitale Unterzeichnung reduziert dabei Medienbrüche, beschleunigt die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden und stärkt die digitale Personalakte als zentrales Element moderner HR-Softwarelösungen.
Digital unterschreiben mit HRlab
Verträge müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Mit der integrierten digitalen Signaturfunktion lassen sich Dokumente direkt in HRlab rechtssicher unterzeichnen – schnell, effizient und komplett papierlos.
Die eIDAS-Verordnung definiert dabei nicht nur die rechtliche Grundlage für elektronische Identifizierung und qualifizierte Vertrauensdienste, sondern eröffnet auch neue Wege der Authentifizierung:
- Cloudbasierte Signaturen werden als vollwertige qualifizierte Signaturen anerkannt.
- Identifizierung per VideoIdent oder eID wird als sichere Alternative zur persönlichen Anwesenheit zugelassen.
Dadurch lassen sich digitale Signaturprozesse in bestehende HR-Workflows oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) integrieren – revisionssicher, DSGVO-konform und international gültig. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: schnellere Vertragsabschlüsse, geringere Verwaltungskosten und ein spürbarer Fortschritt auf dem Weg zur papierlosen Personalverwaltung.
Qualifizierte elektronische Signatur Anbieter
Bei der Wahl einer Lösung zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist entscheidend, dass der Dienstleister als „qualified trust service provider“ (QTSP) nach eIDAS‑Verordnung (EU Nr. 910/2014) zugelassen ist. Nur so ist sichergestellt, dass die Signatur‑Lösung rechtlich gleichgestellt ist mit einer handschriftlichen Unterschrift und grenzüberschreitend anerkannt wird. Beispielhafte Anbieter sind:
- D‑Trust GmbH (Teil der Bundesdruckerei Gruppe) ist in Deutschland als QTSP gelistet und bietet u. a. qualifizierte Zertifikate und Signaturlösungen nach eIDAS an.
- Namirial Group (Italien/EU) fungiert ebenfalls als QTSP, stellt qualifizierte digitale Zertifikate, Remote‑Signaturen und Long‑Term‑Validation (LTV) bereit.
- Swisscom Trust Services bietet qualifizierte Signaturen („one‑shot“ QES) mit europäischer Anerkennung und vielfältigen Identifikations‑verfahren.
Worauf Sie als HR‑Verantwortliche achten sollten
- Zulassung und Eintrag in der Trusted List: Der Anbieter muss in der nationalen oder europäischen Trusted List geführt sein, sonst ist die QES nicht zwangsläufig gleichgestellt.
- Integration in HR‑Software und Workflow: Wird die Lösung mit Ihrer HR‑Software oder dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) kompatibel angeboten? Gibt es Cloud‑ oder On‑Prem‑Optionen?
- Identifikationsverfahren: Wie wird die Identität des Unterzeichnenden geprüft (z. B. VideoIdent, eID)? Für HR‑Prozesse wie Onboarding oder Arbeitsvertragsunterzeichnung ist dies zentral.
- Langzeit‑Gültigkeit (LTV): Kann die Signatur auch Jahre später noch verifiziert werden (z. B. bei Archivierung von Personalakten)?
- Internationalität & EU‑Rechtskonformität: Besonders bei internationalen Mitarbeitenden oder Grenz‑überschreitenden Verträgen ist eine EU‑weit akzeptierte Lösung nötig.
- Kosten‑ und Lizenzmodell: Für mittelständische Unternehmen wichtig: Welche Pakete gibt es (z. B. pro Nutzer, pro Dokument) und wie verhält es sich mit Hardware (z. B. Kartenleser) oder Cloudlösungen?
Hohe Bedeutung von QES für HR-Abteilungen
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist inzwischen ein fester Bestandteil moderner HR- und Unternehmensprozesse. Sie ermöglicht es Personalabteilungen, digitale Dokumente rechtssicher zu unterschreiben und zu verwalten – unabhängig von Standort oder Endgerät.
Während für interne Vorgänge oft fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) ausreichen, sind in Szenarien mit hoher rechtlicher Relevanz oder doppelter Schriftformklausel die höchsten Sicherheitsstandards der QES erforderlich. Durch die Integration in HR-Software, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder cloudbasierte HR-Plattformen lassen sich digitale Personalakten effizient verwalten, Signaturprozesse automatisieren und Remote Work nahtlos unterstützen.
Die Vorteile für Unternehmen auf einen Blick
- Flexibilität und Mobilität: Dokumente können orts- und geräteunabhängig unterzeichnet werden – ideal für Remote Work, internationale Mitarbeitende oder dezentrale Teams.
- Effiziente HR- und Geschäftsprozesse: Die Integration der QES in HR-Software, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Workflow-Automatisierungen reduziert Medienbrüche, beschleunigt Onboarding-Prozesse und die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Zusatzvereinbarungen oder Befristungsabreden.
- Rechtssicherheit und Compliance: Durch die Nutzung von Qualified Trust Service Providern (QTSP) und die Einhaltung der eIDAS-Verordnung sowie der DSGVO sind digitale Signaturen rechtsgültig und revisionssicher – auch über Ländergrenzen hinweg.
- Strategische Vorteile: Die QES ermöglicht eine papierlose Personalverwaltung, spart Verwaltungskosten und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre digitale Transformation aktiv voranzutreiben. Sie unterstützt zudem reibungslos funktionierende Beziehungen zu Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden.
- Sicherheit und Effizienz: Qualifizierte elektronische Signaturen bieten das höchste Maß an Sicherheit, garantieren die Unveränderbarkeit von Dokumenten und sorgen dafür, dass abgeschlossene Verträge jederzeit überprüfbar und rechtswirksam bleiben.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Du erhältst eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) über einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP). Dabei wird die Identität geprüft (persönlich, VideoIdent oder eID), und man erhält ein digitales Zertifikat sowie ggf. Hardware wie Smartcard oder Token zur sicheren Signaturerstellung.
In Verbindung mit HR-Software lässt sich die QES direkt in digitale Workflows integrieren: Arbeitsverträge, Befristungsabreden oder Änderungen an Personalakten können so papierlos, revisionssicher und DSGVO-konform unterzeichnet werden. Viele HR-Systeme bieten Schnittstellen, über die die Signatur automatisch an Dokumente angebunden wird, wodurch Onboarding-Prozesse, Vertragsmanagement und Personalverwaltung deutlich effizienter werden.
Eine einfache elektronische Signatur (EES) reicht für interne Dokumente oder weniger rechtlich kritische Vorgänge, z. B. interne Absprachen, Zeiterfassungen oder HR-Formulare ohne Schriftformerfordernis. Für Dokumente mit gesetzlich vorgeschriebener Schriftform oder hoher rechtlicher Relevanz, wie Arbeitsverträge oder Zusatzvereinbarungen, ist hingegen die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich.
Eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne der eIDAS-Verordnung ist jede elektronische Form der Unterschrift, die eine Person eindeutig identifiziert, aber keine besonderen Sicherheitsanforderungen erfüllen muss. Sie kann z. B. per Scan, Klick auf „Ich stimme zu“, E-Mail-Bestätigung oder einfachem Zertifikat erfolgen und eignet sich für Dokumente ohne Schriftformerfordernis.
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