Elektronische Entgeltunterlagen: Welche Software-Architektur HR wirklich benötigt
Das Gesetz zur Digitalisierung der Betriebsprüfung verpflichtet Unternehmen, alle prüfungsrelevanten Abrechnungsdaten digital und maschinell auswertbar vorzuhalten. Die Übergangsfrist nach der Beitragsverfahrensverordnung läuft am 31. Dezember 2026 ab. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber begleitende Dokumente ausschließlich in elektronischer Form führen. Welche Software brauchen Unternehmen also, um elektronische Entgeltunterlagen rechtssicher zu verwalten?
Das Wichtigste in Kürze
- Elektronische Entgeltunterlagen bündeln alle digital geführten Nachweise für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Betriebsprüfung.
- Die Übergangsfrist zur Befreiung von der digitalen Führung endet gemäß Beitragsverfahrensverordnung am 31. Dezember 2026. Altbestände vor diesem Stichtag müssen nicht rückwirkend digitalisiert werden.
- Änderungen (z. B. Gehalt oder Status) müssen innerhalb einer verbindlichen 5-Werktage-Dokumentationsfrist erfasst werden.
- Cloud-Software bietet Mittelständlern meist höhere Agilität, automatisierte Gesetzesupdates und geringere IT-Aufwände als On-Premise-Systeme.
- Die Dokumentenablage muss den GoBD-Kriterien bezüglich Immutabilität, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz genügen.
Technische Anforderungen an die Ablage nach § 9a BVV
- Einzeldokumentpflicht (Keine Sammel-Scans): Jedes Dokument muss als separate Datei abgelegt werden. Das Zusammenfassen mehrerer Dokumente in einem mehrseitigen Scan ist unzulässig.
- Qualitätsfaktor & OCR-Erkennung: Beim Einscannen analoger Belege wird eine Mindestauflösung von 300 dpi vorausgesetzt, um die automatisierte Texterkennung (OCR) für Prüfer zu gewährleisten.
- Zulässige Formate: Speicherung in unveränderbaren Formaten wie PDF oder Bilddateien (JPG, PNG, TIFF, BMP).
- Signaturvorschriften: Für Dokumente mit Schriftformerfordernis ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nötig. Werden diese in Papier eingereicht, müssen sie vor der elektronischen Ablage mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen werden.
Was meint eine Software für elektronische Entgeltunterlagen?
Eine Software für elektronische Entgeltunterlagen ist eine digitale Anwendung zur Erfassung, Verwaltung, systematischen Zuordnung und dauerhaften Archivierung aller lohn- und sozialversicherungsrelevanten Dokumente von Beschäftigten. Sie dient der rechtssicheren Dokumentation der Entgeltabrechnung und ermöglicht der Deutschen Rentenversicherung die Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Im Rahmen der BVV liegt die rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung dabei ausnahmslos beim Arbeitgeber – unabhängig von Software oder Dienstleistern. Für Personalabteilungen im Mittelstand rückt damit die Auswahl der Software in den Fokus.
Welche Software brauche ich?
Für die gesetzeskonforme Umsetzung reicht das einfache Ablegen von ungeordneten PDF-Dateien (z. B. Scan_001.pdf) auf einem Netzlaufwerk nicht aus. Mittelständische Unternehmen benötigen eine integrierte Systemlandschaft:
- HR-Management-Software mit Digitaler Personalakte: Eine zentrale HR-Software bildet die Basis, um Nachweise zur Elterneigenschaft, Immatrikulationsbescheinigungen oder Befreiungsanträge zur Rentenversicherungspflicht personen- und zeitraumbezogen zu verwalten. Sie fungiert auch als langfristiges Dokumenten-Gedächtnis bei Wechsel des Abrechnungssystems.
- Zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm: Die Payroll-Software verarbeitet primär Transaktionen und Berechnungen und erzeugt die erforderlichen SV-Meldungen.
- euBP-Schnittstelle: Das System muss Daten und Dokumente im vorgeschriebenen Schema direkt an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln können.
- Revisionssicheres Dokumentenmanagement: Eine Archivkomponente stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden.
Häufiger Irrtum zu Payroll
Ein reines Payroll-System reicht nicht aus. Lohnabrechnungssysteme verarbeiten Zahlen und Meldungen, während die BVV die elektronische Führung der zugrunde liegenden Nachweise verlangt. Prüfer verlangen stets die Kombination aus Abrechnungswert und Nachweisdokument.
Praxisbeispiele & Betroffene Dokumenten-Kategorien
In der Praxis fallen je nach Beschäftigungsverhältnis unterschiedliche Begleitdokumente an, die einzeln abgelegt und strukturiert erfasst werden müssen:
- Arbeitsrechtliche Basis: Arbeitsverträge, Nachweise wesentlicher Arbeitsbedingungen (§ 2 NachwG), Gehaltsanpassungen und Befristungen.
- Minijobs & Midijobs: Digitales Vorhalten der schriftlichen Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht und Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen.
- Werkstudenten & Schüler: Elektronische Zuordnung von Immatrikulationsbescheinigungen und Schulbescheinigungen.
- Grenzpendler, Ausland & Drittstaaten: Lückenlose Erfassung der A1-Bescheinigungen, Nachweise zur Staatsangehörigkeit sowie Aufenthaltstitel.
- Arbeitszeit & Mindestlohn: Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten gemäß gesetzlichen Vorgaben.
- Sonderzahlungen & Sachbezüge: Bonusberechnungen, Fahrtkostenbelege und Vereinbarungen zu Sachbezügen.
Cloud oder On-Premise: Was eignet sich besser für elektronische Entgeltunterlagen?
Bei der Bereitstellung von HR-Software stehen zwei Modelle gegenüber: Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud und On-Premise-Lösungen im eigenen Rechenzentrum.
| Bewertungskriterium | Cloud-Software (SaaS) wie HRlab | On-Premise-Software |
|---|---|---|
| Gesetzeskonformität | Automatische Updates bei Rechtsänderungen durch den Anbieter. | Manuelle Einspielung von Updates und Patches durch die eigene IT nötig. |
| IT-Aufwand | Minimal, da Infrastruktur und Wartung beim Anbieter liegen. | Hoch für Serverbetrieb, Datensicherung und Systempflege. |
| Skalierbarkeit | Flexibel anpassbar bei schwankenden Mitarbeiterzahlen. | Lizenzanpassung und Hardwareaufstockung oft aufwendig. |
| Datenschutz & Recht | Revisionssichere EU-Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung und Rollenmatrix. | Volle Datenkontrolle, erfordert eigene Berechtigungskonzepte. |
| Schnittstellen | Moderne Schnittstellen zur Anbindung von Payroll-Dienstleistern. | Individuelle Schnittstellenprogrammierung meist kostenintensiv. |
Rechtlicher Rahmen der elektronischen Führung
Die Pflichten ergeben sich aus einem Zusammenspiel verschiedener Gesetze und Verordnungen:
- § 28f SGB IV (Grundpflicht): Verpflichtet Arbeitgeber zur vollständigen und geordneten Führung der Entgeltunterlagen.
- § 8 BVV (Inhalt & Digitalpflicht): § 8 definiert alle vorzuhaltenden Dokumente, Abs. 2 schreibt die elektronische Führung vor. Die Befreiungsmöglichkeit nach Abs. 3 endet unwiderruflich am 31.12.2026.
- § 9a BVV (Technik-Regel): Bestimmt die technischen Grundsätze für Datenstruktur, Unveränderbarkeit und Übermittlung.
- § 28p SGB IV (Prüfung): Basis für die Betriebsprüfung und den Datenzugriff der Prüfer.
- GoBD: Vorgaben zur revisionssicheren Aufbewahrung und Unveränderbarkeit elektronischer Dokumente.
