Auskunftsrecht Gehalt: Entgelttransparenz 2026 als Standard in Unternehmen
Die faire Vergütung rückt 2026 zunehmend in den Fokus gesetzlicher Regulierungen. Während Gehaltsstrukturen früher oft als Betriebsgeheimnis behandelt wurden, stärkt der Gesetzgeber mit dem Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) die Rolle der Arbeitnehmenden durch gezielte Informationsrechte. Unternehmen müssen nicht nur Auskunft geben können, sondern ihre gesamte Vergütungslogik auf ein rechtssicheres Fundament stellen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der individuelle Auskunftsanspruch erlaubt Beschäftigten die Abfrage von Entgeltkriterien und anonymisierten Vergleichswerten.
- Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie weitet dieses Recht ab Juni 2026 auf Unternehmen aller Größenordnungen aus.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, Anfragen spätestens innerhalb von zwei Monaten vollständig zu beantworten.
- Kern der Auskunft ist der Median sowie das arithmetische Mittel der Gehälter einer vergleichbaren Gruppe.
- Fehlende Transparenz führt im Streitfall zur Beweislastumkehr zulasten des Arbeitgebers.
Was ist das Auskunftsrecht beim Gehalt?
Das Auskunftsrecht zum Gehalt ist der gesetzliche Anspruch von Arbeitnehmenden gegenüber ihrem Arbeitgeber, Informationen über das Entgeltniveau von Kollegen in einer vergleichbaren Position sowie über die Kriterien der Entgeltfestlegung zu erhalten. Es dient primär dazu, Entgelt-Diskriminierung (insbesondere aufgrund des Geschlechts) aufzudecken und den Grundsatz der Lohngerechtigkeit rechtlich überprüfbar zu machen.
Gesetzlicher Rahmen: Vom EntgTranspG zur EU-Richtlinie
Die rechtliche Basis für das Auskunftsrecht bildet in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), insbesondere die §§ 10 bis 16. Mit der Verabschiedung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) wird dieser Rahmen aktuell massiv erweitert.
Die 4 Säulen der „Gleichwertigen Arbeit“
Um eine Auskunftsanfrage rechtssicher zu beantworten, müssen HR-Abteilungen definieren, welche Mitarbeitenden überhaupt vergleichbar sind. Die EU-Richtlinie nennt hierfür vier objektive Kernkriterien:
- Kompetenzen: Formale Qualifikationen (Abschlüsse), aber auch Soft Skills und relevante Berufserfahrung.
- Verantwortung: Befugnisse über Budget, Personal, strategische Entscheidungen oder die Sicherheit Dritter.
- Belastungen: Psychische, physische oder kognitive Anforderungen (z. B. Zeitdruck, Schichtarbeit, schwere körperliche Arbeit).
- Arbeitsbedingungen: Umgebungsfaktoren wie Lärm, Hitze oder auch die Flexibilität des Einsatzortes.
Offenlegung von Gehältern: Von der Holschuld zur Bringschuld
Die EU-Richtlinie transformiert die Gehaltstransparenz von einer reinen Holschuld der Mitarbeitenden (Auskunftsrecht) zu einer aktiven Bringschuld der Arbeitgeber (Offenlegungspflicht). Dies betrifft sowohl die Kommunikation gegenüber der Belegschaft als auch gegenüber potenziellen Kandidat:innen.
1. Offenlegung im Bewerbungsprozess
Unternehmen sind künftig verpflichtet, die Gehaltshöhe oder eine entsprechende Spanne bereits vor dem ersten Vorstellungsgespräch offenzulegen. Dies kann direkt in der Stellenausschreibung erfolgen oder durch eine unaufgeforderte Mitteilung vor dem Termin.
- Verbot der Gehaltshistorie: Arbeitgeber dürfen Bewerbende nicht mehr nach ihrem vorherigen Gehalt fragen. Ziel ist es, zu verhindern, dass bestehende Gehaltsdiskriminierungen von einem zum nächsten Arbeitgeber "mitgeschleppt" werden.
2. Transparenz über die Entgeltkriterien
Arbeitgeber müssen für ihre Beschäftigten leicht zugänglich machen, nach welchen Kriterien sich das Gehalt und die individuelle Gehaltsentwicklung richten. Diese Offenlegung muss objektiv und geschlechtsneutral sein.
- Beispiel: Ein Unternehmen muss klar kommunizieren, ob Gehaltssprünge an Betriebszugehörigkeit, spezifische Zertifizierungen oder messbare Leistungsindikatoren (KPIs) gekoppelt sind.
3. Jährliche und dreijährige Berichtspflichten
Die Offenlegung erfolgt zudem auf aggregierter Ebene durch öffentliche Berichte. Je nach Unternehmensgröße müssen Betriebe dokumentieren, wie hoch der geschlechtsspezifische Verdienstunterschied in ihrem Haus tatsächlich ist.
Der 5-Schritte Plan für HR
Wie Sie diese Anforderungen operativ umsetzen und welche Fristen für Ihre Unternehmensgröße gelten, erfahren Sie in unserem vertiefenden Blog-Artikel zur Umsetzung.
| Unternehmensgröße | Offenlegungspflicht (Bericht) | Turnus |
|---|---|---|
| > 250 Mitarbeitende | Öffentlich & gegenüber Behörden | Jährlich |
| 150 - 249 Mitarbeitende | Öffentlich & gegenüber Behörden | Alle 3 Jahre |
| 100 - 149 Mitarbeitende | Öffentlich & gegenüber Behörden | Alle 3 Jahre (ab 2031) |
Warum die Offenlegung für den Mittelstand kritisch ist
Für mittelständische Unternehmen, die oft über Jahrzehnte hinweg "nach Nasenfaktor" oder individuellem Verhandlungsgeschick vergütet haben, birgt die Offenlegung der Gehälter ein gewisses Konfliktpotenzial. Doch wer 2026 rein defensiv agiert, riskiert mehr als nur schlechte Stimmung.
1. Interner Rechtfertigungsdruck und Prozessrisiken
Sobald Gehaltsbänder durch das Auskunftsrecht Gehalt transparent werden, bricht das alte Tabu „Über Geld spricht man nicht“.
- Das Risiko: Mitarbeitende am unteren Ende der Skala werden Erklärungen fordern. Ohne eine lückenlose Dokumentation der vier Säulen (Kompetenz, Verantwortung, Belastung, Arbeitsbedingungen) steht der Vorwurf der Diskriminierung im Raum.
- Die Folge: Durch die Beweislastumkehr drohen kostspielige Nachzahlungen und langwierige Arbeitsrechtsprozesse, die besonders KMU finanziell und personell schwer belasten können.
2. Kultureller Wandel als Wettbewerbsvorteil Unternehmen sollten die Offenlegung nicht als bürokratisches Übel, sondern als Modernisierungstool begreifen:
- Vertrauen statt Spekulation: Transparente Strukturen reduzieren die Fluktuation. Mitarbeitende, die wissen, wie sie die nächste Gehaltsstufe erreichen, sind motivierter und loyaler.
- Employer Branding: Im Kampf um Fachkräfte gewinnen die Betriebe, die proaktiv mit fairen Löhnen werben. Ein zertifizierter „Low Gender Pay Gap“ ist ein mächtiges Argument im Recruiting.
Rechtsfolgen bei Entgeltdiskriminierung
Wird durch eine Auskunftsanfrage oder einen Entgeltbericht eine Differenz von mehr als 5 % zwischen den Geschlechtern festgestellt, die nicht durch objektive (geschlechtsneutrale) Faktoren begründet werden kann, greifen Sanktionen:
- Nachzahlungspflicht: Betroffene haben Anspruch auf die vollständige Differenzrückzahlung (inklusive Boni).
- Gemeinsame Entgeltbewertung: Ab 100 Mitarbeitenden muss das Unternehmen bei unbegründeten 5 %-Differenzen eine formale Überprüfung mit dem Betriebsrat einleiten.
- Beweislastumkehr: Kann der Arbeitgeber seine Entgeltstruktur nicht lückenlos dokumentieren, wird vor Gericht vermutet, dass eine Diskriminierung vorliegt.
Checkliste: Vorbereitung auf die Offenlegungspflicht
- Stellenanzeigen prüfen: Sind für alle Positionen bereits Gehaltskorridore definiert?
- Interview-Leitfäden anpassen: Wurde die Frage nach dem aktuellen Gehalt aus dem Fragenkatalog entfernt?
- Entgeltrichtlinie erstellen: Gibt es ein Dokument, das für jeden Mitarbeitenden einsehbar erklärt, wie die Vergütung strukturiert ist?
- Daten-Dashboard: Können Sie auf Knopfdruck den Gender Pay Gap pro Vergleichsgruppe berechnen, um auf Berichtsfragen vorbereitet zu sein?
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