Zeitwirtschaft Software Vergleich 2026: Anbieter & Kriterien
Welche Zeitwirtschaftssoftware passt, hängt vor allem von drei Faktoren ab: Teamgröße, Arbeitszeitmodellen und Lohnabrechnung. Für Teams bis etwa 50 Beschäftigte ohne Schichtbetrieb reicht oft ein spezialisiertes Zeiterfassungstool. Sobald Schichten, Zuschläge, mehrere Standorte oder eine DATEV-Anbindung dazukommen, ist eine HR-Komplettsoftware mit integrierter Zeitwirtschaft meist wirtschaftlicher. In diesem Vergleich finden Sie 5 Anbieter beider Kategorien, die fünf wichtigsten Auswahlkriterien und eine realistische Kostenübersicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Zwei Kategorien: Standalone-Tools erfassen Arbeitszeiten schnell und günstig. HR-Komplettsoftware verbindet Zeiten mit Abwesenheiten, Stammdaten und Lohnabrechnung.
- Fünf Kriterien entscheiden: Teamgröße, Branche und Tarif, Erfassungswege, Funktionstiefe inklusive Schnittstellen sowie Gesamtkosten. Kosten: Cloud-Lösungen kosten etwa 1,50 € bis 9 € pro Nutzer und Monat [Stand prüfen], dazu kommen ggf. Einrichtung und Terminals.
- DATEV-Anbindung prüfen: Sie spart im Monatsabschluss die meiste Zeit, ist aber nicht bei jedem Anbieter enthalten.
Was ist eine Zeitwirtschaftssoftware?
Eine Zeitwirtschaftssoftware erfasst, steuert und dokumentiert alle arbeitszeitrelevanten Prozesse eines Unternehmens auf einer Plattform. Sie geht über die reine Zeiterfassung (Kommen, Gehen, Pause) hinaus und umfasst Abwesenheiten, Gleitzeit- und Überstundenkonten, - Schichtplanung und die Vorbereitung von Zuschlägen für die Lohnabrechnung. Arbeitgeber in Deutschland sind laut Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) verpflichtet, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen.
Nach diesen 5 Kriterien vergleichen wir
| Kriterium | Prüffrage | Worauf achten |
|---|---|---|
| 1. Teamgröße & Skalierung | Passt das System heute und bei doppelt so vielen Beschäftigten? | Bis ca. 50: einfache Bedienung, schneller Start. Ab 50: mehrstufige Freigaben, Rollen und Rechte, mehrere Standorte oder Mandanten. |
| 2. Branche & Tarif | Lassen sich unsere Arbeitszeitmodelle und Zuschläge abbilden? | Schichtmodelle, rollierende Dienstpläne, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge; Regelwerke für Tarifverträge (z. B. TVöD, Metall & Elektro) oder Betriebsvereinbarungen. |
| 3. Erfassungswege | Wo und wie stempeln die Beschäftigten? | Zum Beispiel: Web für Büro, App mit Offline-Modus und Geofencing für Außendienst und Baustelle, Terminal für Produktion und Lager. |
| 4. Funktionstiefe & Schnittstellen | Brauchen wir nur Zeiterfassung oder die ganze Zeitwirtschaft? | Basis: Buchungen, Pausenabzug, Salden. Erweitert: Schichtplanung, Abwesenheiten, Personalakte. Schnittstellen: DATEV LODAS bzw. Lohn und Gehalt, offene API. |
| 5. Gesamtkosten | Was kostet das System über 3 Jahre? | Lizenz pro Nutzer und Monat, Einrichtung, Schulung, Terminals, Zusatzmodule (z. B. DATEV-Export). |
Zeitwirtschaftssoftware im Vergleich: 5 Anbieter
Transparenzhinweis: HRlab ist selbst Anbieter einer HR-Software mit Zeitwirtschaft. Alle Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren öffentlichen Websites, Stand: Oktober 2026. Preise und Funktionen können sich ändern.
| Anbieter | Kategorie | Zielgröße | Erfassung | Schichtplanung | DATEV-Schnitstelle(n) | Preis ab (pro Nutzer/Monat), jährliche Abrechnung | Testzugang |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| HRlab | HR-Komplettsoftware | 50–2.000 MA | Mobile App, Desktop (Web), Terminal | ja | Ja | 8 Euro | ja, 28 Tage lang kostenlos |
| Personio | HR-Komplettsoftware | bis 2.000 MA | Desktop, per Mobile-App, über Terminal oder die Personio Eingangs-App | Nutzt Schnittstellen zu spezialisierten Drittanbietern | Ja | Aktuell nicht öffentlich als Festbetrag einsehbar https://www.personio.de/preise/ | ja, 14 Tage lang kostenlos |
| HRWorks | HR-Komplettsoftware | Auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ausgelegt | Individuell einstellbar, wie Mitarbeiter:innen Zeiten erfassen dürfen (mobil, nur PC, Kiosk) | Ja | Ja | Aktuell nicht öffentlich als Festbetrag einsehbar https://www.hrworks.de/preise/ | ja, nach einem persönlichen Beratungsgespräch |
| Clockodo | Standalone | aktuell keine genaue Angabe | Browser, Desktop App, mobile App, Terminal | Nein | Ja | 9,50 Euro | ja, 14 Tage lang kostenlos |
| Crewmeister | Standalone | 1-50 MA | Mobil, PC, Terminal | Ja | Ja | 1,50 Euro | ja, 14 Tage lang kostenlos |
Standalone-Tool oder HR-Komplettsoftware?
Die Kategorie ist die erste Entscheidung, noch vor dem Anbieter. Sie hängt davon ab, ob Sie nur Arbeitszeiten erfassen oder Zeiten, Abwesenheiten und Lohnabrechnung in einem System verbinden wollen.
| Kriterium | Standalone-Tool | HR-Komplettsoftware |
|---|---|---|
| Typische Größe | 5–50 Beschäftigte | ab ca. 30 bis über 1.000 Beschäftigte |
| Typischer Einsatz | Handwerk, Baustelle, Gastronomie, Agenturen | gemischter Mittelstand, Verwaltung, Produktion mit Schichten |
| Erfassung | App mit GPS, Web-Stempeluhr, Tablet-Kiosk | Web-Plattform, Mitarbeiter-App mit Self-Service, Terminals |
| Funktionsumfang | Kommen, Gehen, Pause, Projektzeiten, einfacher Urlaubsantrag | volle Zeitwirtschaft mit Schichtplanung, Zeitkonten, Personalakte, Workflows |
| Lohnabrechnung | CSV- oder Excel-Export; DATEV je nach Anbieter, teils als Zusatzmodul | direkte Schnittstelle zur Lohnabrechnung (z. B. DATEV) |
| Datenhaltung | Stammdaten werden zusätzlich in anderen Systemen gepflegt | alle Personal- und Zeitdaten an einem Ort |
Ein Standalone-Tool lohnt sich, wenn Sie Arbeitszeiten schnell und günstig digitalisieren wollen und das Steuerbüro die Lohnabrechnung über Monatslisten macht. Typisch: kleine, einheitliche Teams.
Eine HR-Komplettsoftware rechnet sich, sobald Zeiterfassung, Krankmeldungen (eAU) und Stammdatenänderungen doppelt gepflegt werden. Urlaub, Gleitzeitsalden und Zuschläge fließen dann ohne manuelle Übertragung in die Abrechnung. Wie Sie Ihre Anforderungen Schritt für Schritt klären und die Einführung planen, lesen Sie in unserem Blog-Artikel: Digitale Zeiterfassung für den Mittelstand richtig auswählen.
Was kostet eine Zeitwirtschaftssoftware?
Cloud-Lösungen werden fast immer pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet und sind in der jährlichen Abrechnung günstiger als, wenn pro Monat gezahlt wird. Zu den Lizenzen kommen je nach Anbieter einmalige Kosten.
| Kostenart | Standalone-Tool | HR-Komplettsoftware |
|---|---|---|
| Lizenz pro Nutzer/Monat | ca. 1,50–9,50 Euro (siehe Beispiel oben) | ca. ab 8,00 Euro (siehe Beispiel oben) |
| Einrichtung | oft keine | je nach Paket eventuell einmalige Onboarding-Kosten. Beim Anbieter nachfragen |
| Terminals | optional, einmalig pro Gerät | optional, einmalig pro Gerät |
| Zusatzmodule | oft eine Auswahl an Zusatzmodulen | oft eine Auswahl an Zusatzmodulen |
Beispielrechnung mit HRlab: 80 Beschäftigte × 8 € × 12 Monate = 640 € Lizenzkosten pro Monat, bei jährlicher Abrechnung. Wichtig: Stellen Sie dem die eingesparte Zeit im Monatsabschluss gegenüber. Bei einer HR Software Lösung profitieren Sie von der Integration der Core HR Prozesse. Schon wenige Stunden weniger manuelle Übertragung pro Monat machen hier den großen Unterschied. Finden Sie alle weitere Informationen dazu bei den HRlab Preisen.
Zentrale Kriterien für den Software-Vergleich
HR-Verantwortliche im Mittelstand benötigen klare Bewertungsdimensionen, um Anbieter objektiv zu vergleichen. Fünf Hauptkriterien bestimmen die Passgenauigkeit eines Systems:
1. Mitarbeiteranzahl und Skalierbarkeit
Die Belegschaftsgröße beeinflusst Architektur und Lizenzmodell der Software:
- Kleinere Betriebe (bis ca. 50 Mitarbeitende): Im Fokus stehen schlanke Standardworkflows, intuitive Bedienung ohne Schulungsaufwand und eine schnelle Inbetriebnahme.
- Gehobener Mittelstand (50 bis 500+ Mitarbeitende): Erfordert mehrstufige Genehmigungsworkflows, differenzierte Rollen- und Rechtekonzepte, Mehrmandantenfähigkeit sowie die Abbildung heterogener Teams (etwa Kombinationen aus Verwaltung, Produktion und Außendienst).
2. Branche und Tarifkomplexität
Jede Branche bringt spezifische Rahmenbedingungen mit. Dienstleister und Agenturen priorisieren Projektzeiterfassung und Kostenträgerrechnung. Fertigungsbetriebe, Logistik und Pflege benötigen hingegen flexible Schichtplanung und die automatisierte Berechnung von Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen. Prüfen Sie, ob das System Betriebsvereinbarungen oder Rahmentarifverträge (z. B. TVöD oder Metall & Elektro) über individuelle Regelwerke abbilden kann.
3. Nutzungsvoraussetzungen: Mobil, Desktop, Terminal
Die Erfassungsmethoden müssen zum Arbeitsalltag der Beschäftigten passen:
- Desktop / Web-Browser: Ideal für stationäre Arbeitsplätze in Verwaltung und HR.
- Mobile App (iOS/Android): Unverzichtbar für Außendienst, Remote Work und Baustellen. Wichtige Faktoren sind hier Offline-Fähigkeit und optionale Geofencing-Funktionen zur Standorterkennung bei Arbeitsbeginn.
- Stationäre Hardware-Terminals: Standard in Industrie, Logistik und Handwerk via RFID-Chips oder Transponder, um Stempelungen ohne persönliche Dienstgeräte zu ermöglichen.
4. Funktionstiefe und Integrationen
Unterscheiden Sie zwischen elementaren Basisfunktionen und strategischen HR-Erweiterungen:
- Kernfunktionen: Arbeitszeitbuchung, automatische Pausenabzüge, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Saldenkonten.
- Fortgeschrittene Module: Personaleinsatzplanung, Qualifikationsmatrizen, Projektcontrolling, digitale Personalakte.
- Schnittstellen (APIs): Eine Anbindung an Payroll-Systeme (wie DATEV LODAS / Lohn und Gehalt) verhindert Medienbrüche und fehlerhafte Lohnartenüberträge.
5. Budget und Preismodelle
Die Abrechnung erfolgt meist transparent pro aktivem Nutzer und Monat. Kalkulieren Sie neben den laufenden Lizenzgebühren auch einmalige Implementierungskosten, Schulungsaufwände sowie etwaige Anschaffungskosten für stationäre Zeiterfassungsterminals ein.
Kostenlose Vorlage: Anbieter-Vergleichsmatrix
Vergleichen Sie Anbieter mit Ihren eigenen Anforderungen. Unsere kostenlose Excel-Vorlage enthält die Anbieter aus diesem Artikel und eine Bewertungslogik.
- Anforderungen als MUSS, SOLL oder OPTIONAL markieren.
- Pro Anbieter eintragen, ob die Funktion erfüllt ist.
- Die Matrix berechnet automatisch eine Punktzahl je Anbieter.
