E-Recruiting-Prozess: 6 Schritte und Best Practice

2. Online-Stellenausschreibung

Im nächsten Schritt veröffentlichen Unternehmen ihre Stellenanzeigen parallel auf mehreren digitalen Kanälen, um maximale Sichtbarkeit zu erreichen. Sobald das Rollenprofil im HR-System bereitsteht, verteilt das Recruiting-Team die Anzeige über die Karriereseite, relevante Jobbörsen und Social-Media-Plattformen.

Moderne Multiposting-Tools übernehmen dabei die automatisierte Verteilung und sorgen dafür, dass die Anzeige kanalübergreifend einheitlich und professionell erscheint.

Wichtig für die Auswertung: Über das Applicant Tracking System (ATS) tracken HR-Teams anschließend in Echtzeit Klickzahlen, Bewerbungsraten und Performance-Daten der Kanäle. Diese Daten helfen, das Budget gezielt einzusetzen und erfolgversprechende Plattformen schnell zu identifizieren.

3. Digitale Bewerberauswahl

Sobald Bewerbungen eingehen, startet die digitale Bewerberauswahl. Das ATS übernimmt dabei das zentrale Management der Bewerberdaten. Manche Bewerbermanagement Systeme setzen KI-gestützte Algorithmen ein, um eingehende Lebensläufe zu analysieren. Hier ist es wichtig, dass die KI nur eine objektive Zusammenfassung der Lebensläufe liefert, damit sie nicht zu sehr die Entscheidung beeinflusst. Recruiter müssen diese Vorschläge prüfen und können direkt digitale Zusatzmodule einbinden wie etwa Online-Fragebögen, kurze Videointerviews oder Arbeitsproben, die fachliche und persönliche Eignung sichtbar machen.

Die gesamte Auswahlphase lässt sich mithilfe relevanter KPIs steuern:

• Kandidatenqualität (Score-Matching zwischen Profil und Anforderung)
• Time-to-Shortlist (Zeit bis zur finalen Vorauswahl)
• Conversion Rate (vom Bewerbungsstart bis zur Interviewzusage)

So entsteht ein objektiver, effizienter Auswahlprozess, der sowohl Kandidaten als auch Recruitern Zeit spart und gleichzeitig die Qualität der Besetzung erhöht.

4. Virtuelle Vorstellungsgespräche

Im nächsten Schritt führen Unternehmen virtuelle oder hybride Vorstellungsgespräche, um passende Kandidaten persönlich kennenzulernen, also unabhängig von Zeit und Ort. Recruiter und Fachabteilungen treffen Bewerber per Videointerview, was eine flexible Planung und eine schnelle Vergleichbarkeit ermöglicht.

Für eine objektive Bewertung nutzen Teams beispielsweise digitale Interview-Scorecards, in denen Kompetenzen, Antworten und Eindrücke systematisch dokumentiert werden. Diese strukturierten Bewertungsraster verhindern subjektive Verzerrungen und ermöglichen eine transparente Entscheidungsfindung zwischen HR und Fachabteilung.

Terminabstimmungen erfolgen in Personalsoftware wie HRlab über integrierte Planungstools, die Kalender synchronisieren und Erinnerungen versenden. Nach dem Gespräch sammeln Recruiting-Teams direkt über das ATS oder integrierte Feedbackmodule das Feedback aller Beteiligten. So beschleunigen sie den Entscheidungsprozess und verbessern gleichzeitig die Candidate Experience.

5. Digitales Vertragsangebot & Onboarding

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, erstellen Unternehmen das digitale Vertragsangebot direkt im HR-System. Arbeitsverträge werden elektronisch generiert und per E-Signatur rechtssicher unterzeichnet, was den Prozess erheblich beschleunigt und ortsunabhängig macht.

Im Anschluss startet das digitale Onboarding, das neue Mitarbeitende strukturiert durch die ersten Wochen führt. E-Learning-Plattformen, Einführungsvideos und digitale Checklisten vermitteln Unternehmenswissen, Tools und erste Aufgaben – am besten sogar schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn. So können Neueinstellungen schneller produktiv werden und fühlen sich vom ersten Tag an begleitet.

6. Analyse & Optimierung

Im letzten Schritt des E-Recruiting-Prozesses geht es darum, den gesamten Ablauf datenbasiert auszuwerten, Engpässe zu erkennen und die Candidate Experience kontinuierlich zu verbessern. Digitale Recruiting-Tools wie ein Applicant Tracking System (ATS) oder HR-Analytics-Lösungen liefern dafür aussagekräftige Kennzahlen in Echtzeit.

Ziel ist es, nicht nur „schneller“ zu rekrutieren, sondern nachhaltig bessere Entscheidungen zu treffen und dabei rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

KPIs im E-Recruiting-Prozess

Damit Recruiting-Teams ihre Maßnahmen vergleichen und optimieren können, sollten sie klare KPIs definieren. Besonders relevant sind:

• Time-to-Hire: Wie viele Tage vergehen vom Ausschreibungsstart bis zur Vertragsunterschrift?
• Cost-per-Hire: Wie hoch sind die Kosten pro Einstellung (Jobbörsen, Anzeigen, Tools, Personalaufwand)?
• Conversion Rates: Klick → Bewerbung, Bewerbung → Interview, Interview → Angebot, Angebot → Einstellung
• Source of Hire: Über welche Kanäle kommen die besten Kandidaten (Qualität statt nur Menge)?
• Candidate Experience Score: Wie bewerten Bewerbende den Prozess (z. B. über kurze Umfragen)?
• Offer Acceptance Rate: Wie viele Angebote werden tatsächlich angenommen?

Diese Kennzahlen helfen dabei, datenbasiert zu entscheiden, welche Kanäle funktionieren, welche Schritte Zeit kosten und wo Kandidaten abspringen.

Best Practices

Damit der E-Recruiting-Prozess effizient und reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen ihre digitalen Werkzeuge konsequent vernetzen. Die Integration aller Tools in einer HR Software Komplettlösung wie beispielsweise HRlab sorgt für durchgängige Datenflüsse und minimiert manuelle Arbeitsschritte. Ebenso wichtig sind automatisierte Feedback-Schleifen, die Bewerber nach jeder Prozessphase transparent informieren. Das stärkt die Candidate Experience und reduziert Rückfragen.

Mit Datenanalysen können HR-Teams Engpässe erkennen, Kanäle vergleichen und den gesamten Recruiting-Prozess gezielt optimieren. KPIs wie Time-to-Hire oder Conversion Rates bieten dafür eine klare Entscheidungsgrundlage. Parallel dazu stellen Unternehmen sicher, dass alle Schritte den Anforderungen an Datenschutz und Compliance entsprechen – etwa durch sichere Datenübertragung, klare Zugriffskonzepte und DSGVO-konforme Speicherung.

Was ist ein E-Recruiting System?

Ein E-Recruiting System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, den E-Recruiting-Prozess digital abzubilden und zu automatisieren und zwar von der Stellenausschreibung über die Bewerberverwaltung bis hin zur Kommunikation und Auswertung. In der Praxis handelt es sich häufig um ein Bewerbermanagementsystem (ATS) oder eine HR-Software mit Recruiting-Modul. Typische Funktionen sind:

• Stellenanzeigen erstellen & veröffentlichen (z. B. Multiposting)
• Bewerbungen zentral verwalten (inkl. Lebensläufe, Notizen, Dokumente)
• Automatisierte Workflows (E-Mails, Statusupdates, Reminder)
• Matching & Vorauswahl (teilweise KI-gestützt)
• Interviewplanung & Feedback (Scorecards, Team-Bewertungen)
• Reporting & KPIs (z. B. Time-to-Hire, Source of Hire)