E-Recruiting-Prozess: 5 Schritte und Best Practice

2. Online-Stellenausschreibung

Im nächsten Schritt veröffentlichen Unternehmen ihre Stellenanzeigen parallel auf mehreren digitalen Kanälen, um maximale Sichtbarkeit zu erreichen. Sobald das Rollenprofil im HR-System bereitsteht, verteilt das Recruiting-Team die Anzeige über die Karriereseite, relevante Jobbörsen und Social-Media-Plattformen.

Moderne Multiposting-Tools übernehmen dabei die automatisierte Verteilung und sorgen dafür, dass die Anzeige kanalübergreifend einheitlich und professionell erscheint.

Wichtig für die Auswertung: Über das Applicant Tracking System (ATS) tracken HR-Teams anschließend in Echtzeit Klickzahlen, Bewerbungsraten und Performance-Daten der Kanäle. Diese Daten helfen, das Budget gezielt einzusetzen und erfolgversprechende Plattformen schnell zu identifizieren.

3. Digitale Bewerberauswahl

Sobald Bewerbungen eingehen, startet die digitale Bewerberauswahl. Das ATS übernimmt dabei das zentrale Management der Bewerberdaten. Manche Bewerbermanagement Systeme setzen KI-gestützte Algorithmen ein, um eingehende Lebensläufe zu analysieren. Hier ist es wichtig, dass die KI nur eine objektive Zusammenfassung der Lebensläufe liefert, damit sie nicht zu sehr die Entscheidung beeinflusst. Recruiter müssen diese Vorschläge prüfen und können direkt digitale Zusatzmodule einbinden wie etwa Online-Fragebögen, kurze Videointerviews oder Arbeitsproben, die fachliche und persönliche Eignung sichtbar machen.

Die gesamte Auswahlphase lässt sich mithilfe relevanter KPIs steuern:

• Kandidatenqualität (Score-Matching zwischen Profil und Anforderung)
• Time-to-Shortlist (Zeit bis zur finalen Vorauswahl)
• Conversion Rate (vom Bewerbungsstart bis zur Interviewzusage)

So entsteht ein objektiver, effizienter Auswahlprozess, der sowohl Kandidaten als auch Recruitern Zeit spart und gleichzeitig die Qualität der Besetzung erhöht.

4. Virtuelle Vorstellungsgespräche

Im nächsten Schritt führen Unternehmen virtuelle oder hybride Vorstellungsgespräche, um passende Kandidaten persönlich kennenzulernen – unabhängig von Zeit und Ort. Recruiter und Fachabteilungen treffen Bewerber per Videointerview, entweder live oder zeitversetzt aufgezeichnet, was eine flexible Planung und eine schnelle Vergleichbarkeit ermöglicht.

Für eine objektive Bewertung nutzen Teams digitale Interview-Scorecards, in denen Kompetenzen, Antworten und Eindrücke systematisch dokumentiert werden. Diese strukturierten Bewertungsraster verhindern subjektive Verzerrungen und ermöglichen eine transparente Entscheidungsfindung zwischen HR und Fachabteilung.

Terminabstimmungen erfolgen in Personalsoftware wie HRlab über integrierte Planungstools, die Kalender synchronisieren und Erinnerungen versenden. Nach dem Gespräch sammeln Recruiting-Teams direkt über das ATS oder integrierte Feedbackmodule das Feedback aller Beteiligten. So beschleunigen sie den Entscheidungsprozess und verbessern gleichzeitig die Candidate Experience.

5. Digitales Vertragsangebot & Onboarding

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, erstellen Unternehmen das digitale Vertragsangebot direkt im HR-System. Arbeitsverträge werden elektronisch generiert und per E-Signatur rechtssicher unterzeichnet, was den Prozess erheblich beschleunigt und ortsunabhängig macht.

Im Anschluss startet das digitale Onboarding, das neue Mitarbeitende strukturiert durch die ersten Wochen führt. E-Learning-Plattformen, Einführungsvideos und digitale Checklisten vermitteln Unternehmenswissen, Tools und erste Aufgaben – am besten sogar schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn. So können Neueinstellungen schneller produktiv werden und fühlen sich vom ersten Tag an begleitet.

Besonders praktisch: Über das HR-System lässt sich der gesamte Onboarding-Prozess in Echtzeit tracken:

• Welche Module wurden abgeschlossen?
• Wo gibt es Fragen?
• Wie zufrieden ist der neue Mitarbeitende?

Zentrale KPIs liefern dabei Orientierung:

• Time-to-Hire: Wie schnell wurde die Stelle besetzt?
• Candidate Experience Score: Wie positiv erlebt der Kandidat den Prozess?
• Onboarding Completion Rate: Wie vollständig wurden alle Onboarding-Schritte absolviert?

Durch die digitale Abwicklung schaffen Unternehmen einen effizienten, transparenten und modernen Abschluss des E-Recruiting-Prozesses und steigern gleichzeitig Bindung und Motivation neuer Mitarbeitender.

Best Practices

Damit der E-Recruiting-Prozess effizient und reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen ihre digitalen Werkzeuge konsequent vernetzen. Die Integration aller Tools in einer HR Software Komplettlösung wie beispielsweise HRlab sorgt für durchgängige Datenflüsse und minimiert manuelle Arbeitsschritte.

Ebenso wichtig sind automatisierte Feedback-Schleifen, die Bewerber nach jeder Prozessphase transparent informieren. Das stärkt die Candidate Experience und reduziert Rückfragen.

Mit Datenanalysen können HR-Teams Engpässe erkennen, Kanäle vergleichen und den gesamten Recruiting-Prozess gezielt optimieren. KPIs wie Time-to-Hire oder Conversion Rates bieten dafür eine klare Entscheidungsgrundlage.

Parallel dazu stellen Unternehmen sicher, dass alle Schritte den Anforderungen an Datenschutz und Compliance entsprechen – etwa durch sichere Datenübertragung, klare Zugriffskonzepte und DSGVO-konforme Speicherung.