Stellenausschreibung Software: Aufbau, Formulierung & Veröffentlichung
HR-Manager und Personalverantwortliche stehen kontinuierlich vor der Herausforderung, offene Stellen effizient zu besetzen. Eine sorgfältig ausgearbeitete Stellenausschreibung ist dabei ein entscheidender Faktor, welcher den gesamten Rekrutierungsprozess unterstützen kann. Eine Software untersützt dabei maßgeblich.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Stellenausschreibung beschreibt die Aufgaben der offenen Position und stellt heraus, welche Fähigkeiten Bewerber mitbringen sollten.
- Heutzutage nutzen viele Stellenausschreibung Software, um den Prozess zu vereinfachen.
- Die Ausschreibung sollte attraktiv und ansprechend formuliert sein, aber nicht mit Informationen überladen werden.
Gesetzliche Bestimmungen für die Stellenausschreibung
Stellenausschreibungen unterliegen mehreren gesetzlichen Bestimmungen. Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) dürfen Bewerberinnen und Bewerber nicht wegen Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, sexueller Identität oder Weltanschauung benachteiligt werden; neutrale Formulierungen wie „m/w/d“ sind daher üblich.
Die Ausschreibung muss transparente, objektive und nachvollziehbare Anforderungen enthalten und wahrheitsgemäß über Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen informieren.
Außerdem müssen personenbezogene Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nur für den Bewerbungsprozess erhoben, sicher verarbeitet und nach Ablauf der Fristen gelöscht werden.
Wie funktioniert eine Stellenausschreibung Software?
Moderne Stellenausschreibungen sind häufig Software basiert: Ein digitales Tool, mit dem Unternehmen Stellenausschreibungen erstellen, veröffentlichen und eingehende Bewerbungen zentral verwalten. So organisieren Unternehmen den gesamten Recruiting-Prozess effizient und automatisch. Folgende Funktionen deckt beispielsweise HRlab ab:
Grundfunktionen
- Stellenanzeigen erstellen & veröffentlichen: Vorlagen, flexible Eingabemasken, automatische Veröffentlichung auf Jobbörsen & Karriereseite.
- Bewerbungsmanagement (ATS): Eingang, Überblick, Status-Tracking, automatisierte Zuordnung zu Stellen.
- Kommunikation mit Bewerbern: E-Mail-Vorlagen, automatische Eingangsbestätigung, Terminplanung für Interviews.
Prozess- & Workflow-Funktionen:
- Recruiting-Workflow: Individuelle Prozessschritte (Vorauswahl, Interview, Entscheidung), Automatisierungen.
- Beteiligung von Fachabteilungen: Rechte-/Rollenmanagement, interne Kommentare, gemeinsame Entscheidungsfindung.
- Dokumentenverwaltung: Lebensläufe, Anschreiben, Testaufgaben, Verträge sicher speichern und verwalten.
Analyse & Rechtliches:
- Auswertungen & Reporting: Kennzahlen, Bewerbungsstatistiken.
- Datenschutz / DSGVO-Konformität: Einwilligungen, Löschfristen, sichere Datenverarbeitung, Rollenrechte.
Recruitment
Um einen Überblick über ihre veröffentlichten Stellenanzeigen zu behalten, unterstützt HRlab die Verwaltung und Veröffentlichung offener Stellen via Karriereseite oder über externe Jobportale und Bewerbermanagement.
Anforderungen für eine ansprechende Stellenausschreibung
Eine gute und effiziente Stellenausschreibung beschränkt sich auf das Wesentliche und sticht damit gleichzeitig heraus. Da sie das Unternehmen nach außen hin präsentiert, ist sie gleichzeitig eine Art Werbung. Der Leser sollte Lust auf das Unternehmen und die zu besetzende Stelle kriegen und nicht mit Informationen erschlagen werden - denn zu besetzende Stellen gibt es wie Sand am Meer.
Achte Sie auf Übersichtlichkeit, denn auf zu lange Stellenausschreibungen folgen vor allem zwei Konsequenzen:
- Die Kandidaten hören auf, Ihre Stellenausschreibung zu lesen, wenn ihnen diese zu lang sind. Sie bewerben sich schließlich nicht.
- Kann es passieren, dass sich die besten Leute nicht bewerben, weil sie befürchten, nicht alle Anforderungen erfüllen zu können.
Mit anderen Worten: Mit jeder zusätzlichen Anforderung sinkt die Wahrscheinlichkeit einer Bewerbung. Mit weniger, aber dafür konkreten Jobanforderungen steigt hingegen die Bewerberauswahl und somit auch die Sicherheit, einen passenden Kandidaten zu finden. Deshalb ist es wichtig, eine Balance zu finden und Stellenausschreibungen weder zu knapp zu halten, noch zu überladen.
Aufbau, Formulierungen und Beispiele
Mit der integriereten Stellenaussschreibung Funktion der HRlab Software, lässt sich der Aufbau der Stellenausschreibung kinderleicht verwalten. Für die jeweiligen Bereiche können jeweils individuelle festgelegt werden oder auch mit Hilfe von KI Texte automatisch generiert werden. Dabei lässt sich beispielsweise auswählen, ob die Formulierungen in der Du oder Sie Form geschrieben werden sollen.
Praktisch: Über die Vorschau Funktion, lässt sich kontrollieren wie das Layout für die fertige Stellenausschreibung am Ende für die Kandidaten aussieht. Im Folgenden geben wir genauere Tipps für den genaueren Aufbau und Formulierungen der Stellenausschreibung.
Einleitung & Titel
Der Titel macht klar, welche Stelle besetzt werden soll. Hier sollte unbedingt die gängigste Formulierung für diesen Beruf verwendet werden, anstellte von internen oder zu spezifischen Begriffen. Zudem macht es Sinn, gleich zu erwähnen, ob die Stelle befristet, unbefristet oder ab sofort verfügbar ist.
In der darauf folgenden Kurzbeschreibung des Unternehmens fassen Sie das Unternehmen kurz und knapp auf die wichtigsten Informationen zusammen. Hierzu gehören die Branche, Dienstleistungen oder Produkte, die Größe und auch Standorte.
Hier ist auch der richtige Platz für Alleinstellungsmerkmale. Welche Auszeichnungen hat das Unternehmen gewonnen? Wie bewerten Mitarbeiter die Arbeitsatmosphäre oder Unternehmenskultur? Was macht das Unternehmen besonders?
Aufgabenbereich
Nachdem der Leser jetzt alles wesentliche über das Unternehmen weiß, sollte er nun über seine Tätigkeiten informiert werden. Dies umfasst die zu erledigenden Aufgaben und mögliche Beschreibungen der einzelnen Tätigkeiten. Und auch hier sollte man sich kurz fassen. Eine faktische Beschreibung ist völlig ausreichend.
Beispielhaft könnte der Aufgabenbereich eines Marketing Managers wie folgt aussehen:
- Strategische Marketingplanung: Entwicklung und Implementierung von umfassenden Marketingstrategien zur Steigerung der Markenbekanntheit und Kundengewinnung.
- Kampagnenmanagement: Planung, Durchführung und Überwachung von Marketingkampagnen über verschiedene Kanäle
- Marktforschung: Durchführung von Markt- und Wettbewerbsanalysen zur Identifikation von Trends und Chancen im Markt.
- Budgetverwaltung: Erstellung und Überwachung des Marketingbudgets, um eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen.
- Content Creation: Entwicklung und Umsetzung von kreativen Inhalten und Werbematerialien.
- Eventmanagement: Organisation und Durchführung von Events, Messen und Sponsoring-Aktivitäten.
- Brand Management: Sicherstellung einer konsistenten Markenkommunikation und Pflege des Markenimages.
Angebote wie Corporate Benefits
Um das ganze nochmal attraktiv und ansprechend abzurunden, können nun die Leistungen des Unternehmens genannt werden. Gibt es Zusatzleistungen, Bonuszahlungen, Mitarbeiterrabatte? Alle zusätzlichen Leistungen und Angebote sollten hier angeführt werden - alles, was ihr Unternehmen von anderen abhebt.
Anforderungsprofil
Nun geht es an die notwendigen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen, die ein Bewerber mitbringen sollte. Damit dieser nicht abgeschreckt wird, ist es wichtig, sich auf die wichtigen Punkte zu beziehen. Sortieren Sie diese in absteigender Relevanz. Von der wichtigsten Qualifikation, zur am wenigsten wichtigen.
Um bei dem Beispiel der Stelle als Marketing Manager zu bleiben, könnte das Anforderungsprofil so aussehen:
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing, Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Marketing, idealerweise in einer vergleichbaren Position.
- Fundierte Kenntnisse in der Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien.
- Kreativität und Innovationsfreude.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Abschluss mit Aufforderung zur Bewerbung
Zuletzt sollte noch klar und deutlich kommuniziert werden, wie der Bewerbungsprozess abläuft. Sprich: durch welches Kommunikationsmittel, in welcher Frist, mit welchen Unterlagen und an wen diese gesendet werden sollen. Für Rückfragen macht es zudem Sinn, eine Kontaktperson anzugeben.
Interne Stellenausschreibung vs. Externe Stellenausschreibung
- Interne Stellenausschreibung: Die Stelle wird nur Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens angeboten. Vorteile: Motivation der Mitarbeiter, kurze Einarbeitungszeit, besseres Firmen-Know-how. Nachteile: Begrenzter Bewerberkreis, evtl. interne Konkurrenz oder Konflikte.
- Externe Stellenausschreibung: Die Stelle wird öffentlich ausgeschrieben und richtet sich an Bewerber von außerhalb des Unternehmens. Vorteile: Größerer Bewerberpool, frische Ideen und neue Kompetenzen. Nachteile: Längere Einarbeitung, evtl. höhere Kosten, unbekannte Kandidaten.
Vorteile der richtigen Stellenausschreibung
Eine klar formulierte Stellenausschreibung hilft dabei, gezielt die richtigen Bewerber anzusprechen und ungeeignete Bewerbungen zu minimieren. Somit wird der Bewerbungsprozess verkürzt und der Zeitaufwand verringert.
Richtig und effektiv eingesetzt, bewirkt eine Stellenausschreibung aber mehr als nur die richtige Besetzung einer offenen Position. Eine attraktive und ansprechende Stellenanzeige stärkt das Image des Unternehmens und ist dazu in der Lage, es als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.
Das wiederum wirkt sich auf aktuelle und zukünftige Bewerbungen aus und sorgt dafür, dass das Unternehmen eine langfristige Bindung zu talentierten Kandidaten und Mitarbeitern fördert!
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Eine Stellenausschreibung, oder auch Stellenanzeige, ist eine gezielte Mitteilung eines Unternehmens, die öffentlich gemacht wird, um potenzielle Bewerber auf eine offene Position aufmerksam zu machen. Sie dient als Kommunikationsmittel zwischen Arbeitgebern und potenziellen Arbeitnehmern. Richtig angewendet, identifiziert sie qualifizierte Kandidaten und zieht diese an. Eine Stellenausschreibung enthält alle wesentlichen Informationen über die offene Position, wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Qualifikationen. Inhaltlich gleicht sie somit einer Stellenanzeige.
Stellenausschreibungen und Stellenbeschreibungen erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument, das die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer Position detailliert beschreibt. Sie dient als Grundlage für die Erstellung von Stellenausschreibungen.
Eine Stellenausschreibung hingegen ist ein externes Dokument, das darauf abzielt, potenzielle Bewerber anzuziehen und sie über eine offene Position im Unternehmen zu informieren. Während die Stellenbeschreibung detailliert und umfassend ist, sollte die Stellenausschreibung klar formuliert und auf den Punkt gebracht werden.