Zeiterfassung DATEV kompatibel: Arbeitszeiten sicher an DATEV übertragen
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten zuverlässig zu erfassen und gleichzeitig die Daten für die Lohnabrechnung vorzubereiten. Zeiterfassungssysteme, die DATEV-kompatibel sind, lösen genau dieses Problem: Sie übertragen die erfassten Stunden automatisch, strukturiert und revisionssicher an DATEV. So werden Fehler reduziert, Doppelarbeit vermieden und HR-Prozesse erheblich effizienter.
Das Wichtigste in Kürze
- DATEV-Kompatibilität bedeutet automatische, sichere Übertragung aller relevanten Zeitdaten an DATEV
- Die Vorteile einer Intergration sind Zeitersparnis, weniger Fehler, hohe Transparenz, Rechtskonformität (GoBD & DSGVO) und schnellere HR- und Payroll-Prozesse
- Wichtige Auswahlkriterien sind funktionierende DATEV-Schnittstelle, mobile Zeiterfassung, Projekttracking, Self-Service für Mitarbeitende, gute Reporting-/Exportfunktionen sowie Support und Schulungen.
- Vermeiden Sie falsch konfigurierte Schnittstellen, fehlerhafte Zeiterfassung durch Mitarbeitende und geringe Akzeptanz
Was bedeutet DATEV-Kompatibilität bei der Zeiterfassung?
Eine Zeiterfassung gilt als DATEV-kompatibel, wenn alle relevanten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge in einem geeigneten Datenformat direkt an DATEV übermittelt werden können. Das bedeutet, dass das System nicht nur die Stunden erfasst, sondern diese auch strukturiert und automatisiert an die DATEV-Schnittstelle weitergibt, sodass HR-Teams die Daten ohne manuelle Nacharbeit nutzen können.
Zu den typischen Datenarten, die übertragen werden, gehören: Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen, Zuschläge und projektbezogene Arbeitszeiten. Dadurch sind alle Informationen, die für die Lohnabrechnung oder für interne Auswertungen benötigt werden, auf Knopfdruck verfügbar.
Damit eine Zeiterfassung DATEV-kompatibel ist, sind bestimmte technische Voraussetzungen notwendig: Eine Schnittstelle zur DATEV-Software, ein unterstütztes Exportformat (zum Beispiel CSV oder das standardisierte DATEV-Format) und eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung.
Der Nutzen einer DATEV-kompatiblen Zeiterfassung liegt auf der Hand: Daten müssen nicht doppelt erfasst werden, Fehler werden deutlich reduziert, und HR-Teams erhalten alle relevanten Informationen schnell und zuverlässig bereitgestellt. So lassen sich Prozesse effizient gestalten und gleichzeitig eine hohe Datenqualität sicherstellen.
Vorteile einer DATEV-kompatiblen Zeiterfassung
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge werden automatisch erfasst und können direkt an DATEV übermittelt werden. Manuelle Eingaben entfallen. |
| Fehlerreduktion | Plausibilitätsprüfungen erkennen fehlerhafte oder unvollständige Einträge, Inkonsistenzen werden vermieden. |
| Transparenz | HR-Teams und Führungskräfte erhalten Echtzeit-Übersicht über Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projektstunden. |
| Rechtskonformität | Die Zeiterfassung erfüllt GoBD- und DSGVO-Vorgaben; Daten werden revisionssicher dokumentiert und verschlüsselt übertragen. |
| Effizienzsteigerung | HR-Prozesse werden entlastet, die Datenbereitstellung für Reporting und Lohnabrechnung wird deutlich schneller. |
Auswahlkriterien für DATEV-kompatible Zeiterfassungssysteme
Nicht jedes Zeiterfassungssystem ist automatisch DATEV-kompatibel. Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf folgende Schlüsselfaktoren achten:
- Schnittstellen-Kompatibilität: Die Software muss eine funktionierende Verbindung zu DATEV bieten, um Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge korrekt zu übertragen.
- Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende sollten ihre Zeiten bequem über Smartphone oder Browser erfassen können – ideal für flexible Arbeitsmodelle oder Außendienst.
- Projekt- und Aufgabenbasiertes Tracking: Die Möglichkeit, Arbeitszeit auf Projekte oder einzelne Aufgaben zu buchen, sorgt für präzises [Controlling] (https://www.hrlab.de/hr-lexikon/personalcontrolling-hr-planung-steuerung-and-kontrolle) und Reporting.
- Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende: Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Adressänderungen sollten eigenständig gepflegt werden können, um HR-Teams zu entlasten.
- Reporting- und Exportfunktionen: Die Software sollte umfassende Auswertungen liefern und die Daten in DATEV-kompatiblen Formaten exportieren können.
- Support und Schulung: Ein verlässlicher Kundensupport und Schulungsangebote für Mitarbeitende und HR sorgen dafür, dass die Zeiterfassung reibungslos genutzt wird.
Unternehmen, die diese Kriterien berücksichtigen, profitieren von einer effizienten, fehlerarmen und rechtssicheren Zeiterfassung, die nahtlos in die HR- und Payroll-Prozesse integriert werden kann.
Mit HRlab easy DATEV und Zeiterfassung verbinden
Nahtlose Übertragung der Stamm- und Bewegungsdaten von HRlab zu DATEV zu jedem Monatsende. Sicher, nachvollziehbar und zeiteffizient.
3 häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Auch bei DATEV-kompatiblen Zeiterfassungssystemen können während der Einführung und Nutzung Herausforderungen auftreten. Wer diese Stolpersteine kennt, kann sie frühzeitig vermeiden:
1. Schnittstelle fehlerhaft konfiguriert
Damit die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge korrekt an DATEV übertragen werden, muss die Schnittstelle richtig eingerichtet sein. Die Lösung: Führen Sie vor dem Live-Betrieb einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übertragen werden. So lassen sich Übertragungsfehler frühzeitig erkennen und beheben.
2. Falsche Zeiterfassung durch Mitarbeitende Fehlerhafte oder unvollständige Einträge entstehen oft, weil Mitarbeitende die Zeiterfassung nicht korrekt nutzen. Plausibilitätsprüfungen im System helfen, Inkonsistenzen automatisch zu erkennen. Zusätzlich sollte das Team geschult werden, wie Zeiten richtig erfasst werden, um die Datenqualität sicherzustellen.
3. Geringe Akzeptanz im Team Wenn Mitarbeitende das neue System nicht regelmäßig nutzen, werden die Vorteile einer DATEV-kompatiblen Zeiterfassung nicht erreicht. Setzen Sie daher auf ein Self-Service-Portal und mobile Apps, sodass Mitarbeitende ihre Zeiten flexibel und bequem erfassen können. Ein klarer Nutzen für die Mitarbeitenden (z. B. einfacher Urlaubsantrag, transparente Zeitauswertung) steigert die Akzeptanz deutlich.
Durch die frühzeitige Beachtung dieser Punkte lassen sich Implementierung und tägliche Nutzung einer DATEV-kompatiblen Zeiterfassung reibungslos gestalten, und HR-Teams profitieren maximal von den Effizienz- und Qualitätsvorteilen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Viele moderne HR-Lösungen, wie zum Beispiel HRlab, bieten eine standardisierte DATEV-Schnittstelle an (z. B. über DATEVconnect online). Damit können Sie Löhne, Gehälter, Abwesenheiten und andere abrechnungsrelevante Daten direkt an DATEV übergeben. Wichtig ist, dass Ihre HR-Software eine zertifizierte DATEV-Anbindung oder API-Schnittstelle unterstützt.
Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht es, erfasste Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten automatisch und strukturiert an DATEV zu übertragen. Dadurch entfallen manuelle Exporte und Doppeleingaben, Fehler werden reduziert und die Lohnabrechnung wird deutlich schneller und effizienter. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, transparenteren HR-Prozessen sowie einer revisionssicheren und rechtssicheren Verarbeitung der Zeitdaten.
Der Datenaustausch über die DATEV-Schnittstelle erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, und das DATEV-Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Zudem entspricht die Datenverarbeitung den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).