DATEV Schnittstelle für eine automatisierte Lohnabrechnung
Die DATEV Schnittstelle ermöglicht die automatisierte und revisionssichere Übertragung von Lohn- und Gehaltsdaten aus HR-Systemen direkt in DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder das DATEV Rechenzentrum. So werden manuelle Eingaben reduziert, Prozesse beschleunigt und die Personalabrechnung effizienter.
Das Wichtigste in Kürze
- DATEV-Schnittstellen ermöglichen die automatisierte Lohnabrechnung
- Rechtskonforme Prozesse nach GoBD und DSGVO
- Nahtlose Integration in HR-Systeme möglich
- Für mehr Effizienz und weniger Fehler in der Personalabrechnung
Über DATEV
Die im Jahr 1966 gegründete DATEV eG mit Sitz in Nürnberg ist heute einer der großen IT-Dienstleister im europäischen Raum und in Deutschland der drittgrößte Anbieter (IDC-Ranking 2020). Neben der Finanzbuchführung ist eines seiner Hauptgebiete die Personalabrechnung.
Personalabrechnung im Unternehmen früher vs. heute
Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung war früher mit hohem Aufwand verbunden: Fehlende Abrechnungsdaten, zeitkritische Fristen und manuelle Eingaben machten den Prozess fehleranfällig und stressig.
Durch den Einsatz moderner Buchhaltungs-Software wie DATEV wurde dieser Ablauf digitalisiert und das mit spürbarer Zeitersparnis und deutlich weniger Aufwand für Personalabteilungen! Wiederkehrende Aufgaben wie die Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen oder die Übermittlung an Behörden lassen sich heute automatisiert erledigen.
Bereits über 400.000 Unternehmen nutzen DATEV für ihre Personalabrechnung – auch im Rahmen komplexerer Prozesse, etwa bei Kündigungen, wo die Software die korrekte Berechnung der letzten Lohnzahlungen unterstützt.
Für unterschiedliche Unternehmensgrößen stehen zwei DATEV-Lösungen zur Auswahl: DATEV LODAS, in den Varianten compact, classic und comfort und DATEV Lohn und Gehalt, jeweils passend zum individuellen Bedarf und dem gewünschten Abrechnungsmodell.
Was ist die DATEV Schnittstelle?
Die DATEV Schnittstelle ist eine standardisierte Verbindung zwischen HR-Systemen und den Lohnprogrammen der DATEV. Sie unterstützt die Übertragung folgender Entitäten:
- Stammdaten: Mitarbeiterstammdaten, Arbeitsverträge, Steuerdaten
- Bewegungsdaten: Gehaltsänderungen, Abwesenheiten, Boni, Sonderzahlungen
- Lohnarten und Abzüge: Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge, Zusatzleistungen
- Elektronische Meldungen: SV-Meldungen, ELStAM, Jahresmeldungen
Dank DATEVconnect erfolgt die Datenübertragung direkt und sicher ins DATEV Rechenzentrum, ohne Medienbrüche oder doppelte Eingaben.
DATEV LODAS
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt über das DATEV-Rechenzentrum. Erhältlich ist das Programm in den Versionen:
- Lodas comfort Hier handelt es sich um ein Programm, das nicht auf eine Anzahl von Arbeitnehmern begrenzt ist. Updates zu gesetzlichen Änderungen oder Änderungen von Institutionen lassen sich einfach per Klick einpflegen. Über den Programmteil Daten-Analyse-System Personalwirtschaft können neben den Standardauswertungen individuelle Personalauswertungen erstellt werden.
- Lodas classic Dieses Programm entspricht von den Funktionen her Lodas comfort. Allerdings fehlt der Programmteil: Daten-Analyse-System Personalwirtschaft.
- Lodas compact Bei Lodas Compact ist eine DATEV-Systemumgebung nicht erforderlich, da weder die Funktion Recherche und Fachinfos, noch das Erstellen von Bescheinigungen Lohn und Gehalt enthalten sind. Es handelt sich um eine Komplettlösung für kleinere Unternehmen mit maximal 50 Mitarbeitern. Für diese Lohnabrechnungsvariante steht eine kostenlose 30-Tage-Testversion zur Verfügung.
DATEV Lohn und Gehalt
Im Gegensatz zu DATEV LODAS handelt es sich bei DATEV Lohn und Gehalt um eine durchgängige „Vor-Ort-Abrechnung“. Über einen Abo-Auftrag können Aktualisierungen, wie beispielsweise geänderte Beitragssätze der Krankenkassen, automatisch im Lohnprogramm übernommen werden.
DATEV Lohn und Gehalt ist erhältlich in den Versionen: Lohn und Gehalt comfort, Lohn und Gehalt classic, Lohn und Gehalt compact. Mit Ausnahme des Abrechnungsortes, der flexiblen Tarifunterstützung und dem Baulohn für den öffentlichen Dienst, entsprechen diese Versionen denjenigen von DATEV LODAS.
DATEV Schnittstelle für Mitarbeitermanagementsoftware
Das DATEV-Personal-Managementsystem classic erleichtert die Personalverwaltung durch die:
- Elektronische Personalakte
- Mitarbeiterverwaltung
- Personalentwicklung
- Urlaubs- und Fehlzeitenplanung
Über die DATEV Schnittstelle zu den Lohnprogrammen erfolgt der Datenaustausch problemlos und schnell. Dies ermöglicht eine zeitnahe Analyse der Personaldaten und ihre Aufbereitung zur firmeninternen Berichterstattung.
Vorteile der DATEV Schnittstelle
- Automatisierung der Lohnabrechnung: Alle Daten werden automatisch übertragen – Zeitersparnis für HR und Payroll.
- Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben entfallen, Plausibilitätsprüfungen erfolgen automatisch.
- Echtzeit-Daten: Abwesenheiten, Gehaltsänderungen oder neue Mitarbeitende werden sofort übernommen.
- GoBD- und DSGVO-konform: Revisionssichere Speicherung und sichere Datenübertragung.
- Cloud-fähig: Moderne HR-Systeme nutzen die Schnittstelle in der Cloud, unabhängig vom Standort.
Schnittstelle zur HR-Software Ihrer Wahl: HRlab
"HRlab konnte die notwendige Flexibilität bedienen. Außerdem lag unser Fokus in der Entscheidung vor allem auf einer effizienten Kommunikation mit DATEV und Anbindungsmöglichkeit an unser selbst entwickeltes CRM System." Janin Hoppe, Head of HR, Löwenstark auf die Frage: Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?
Praxisbeispiel: Integration mit HRlab
HRlab nutzt die DATEV Schnittstelle zum Beispiel zur automatisierten Übertragung von Lohn- und Gehaltsdaten: Diese Funktion bietet spürbare Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben wie der Datenpflege, Abwesenheitsverwaltung oder Vorbereitungen zur Abrechnung:
- Self-Service-Portal: Mitarbeitende pflegen Urlaubstage, Adressen und persönliche Daten selbst
- Automatische Lohnvorbereitung: Alle relevanten Daten werden GoBD-konform an DATEV übertragen
- Transparente Abrechnungsprozesse: HR und Management behalten jederzeit den Überblick
Im Ergebnis bedeutet das für die Personalabteilung weniger Fehler, schnellere Abrechnungen und deutliche Reduzierung des zeitlichen Aufwands.
So läuft die DATEV-Schnittstelle in HRlab
1. Integration einrichten Zuerst werden die nötigen Datenservices in DATEV aktiviert, wie etwa der Lohnauswertungsdatenservice. Anschließend erhält HRlab die erforderlichen Zugriffsrechte, und die Schnittstelle wird in HRlab aktiviert.
2. Daten erfassen und übertragen Nach der Einrichtung können Sie die aktuellen Personal- und Lohndaten einfach über den monatlichen Änderungsreport abrufen und sicher an DATEV übertragen.
3. Lohnabrechnung durchführen Sobald die Daten in DATEV vorliegen, starten Sie die Entgeltabrechnung. Die fertigen Lohnabrechnungen stehen danach digital für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter in HRlab bereit.
Datenschutz und Datensicherheit
Die DATEV eG erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Ergänzend dazu gelten strenge interne Vorgaben, die im DATEV Code of Business Conduct (Art. 2) verbindlich festgehalten sind.
Besonderes Augenmerk liegt auf dem Schutz personenbezogener Daten, die unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden. Das eigene Rechenzentrum in Deutschland ist nach international anerkannten Standards wie ISO/IEC 27001 zertifiziert. Über das Qualitätsniveau der Personendaten gibt das „Zertifikate und Gütesiegel der DATEV eG“ Auskunft. Ausgestellt ist dieses Gütesiegel durch die DQS BIT GmbH.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Viele moderne HR-Lösungen, wie zum Beispiel HRlab, bieten eine standardisierte DATEV-Schnittstelle an (z. B. über DATEVconnect online). Damit können Sie Löhne, Gehälter, Abwesenheiten und andere abrechnungsrelevante Daten direkt an DATEV übergeben. Wichtig ist, dass Ihre HR-Software eine zertifizierte DATEV-Anbindung oder API-Schnittstelle unterstützt.
Eine DATEV-Schnittstelle ist eine technische Verbindung zwischen Ihrer HR-Software und dem DATEV-System. Über diese Schnittstelle können vorbereitete lohnrelevante Daten automatisch und sicher an DATEV übermittelt werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine rechtskonforme Abrechnung gemäß GoBD und DSGVO – ohne manuelle Doppeleingaben.
Der Datenaustausch über die DATEV-Schnittstelle erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, und das DATEV-Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Zudem entspricht die Datenverarbeitung den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
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