eAU Abfrage zu 100% automatisiert mit HRlab

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die eAU ist die digitale Form der Krankmeldung und basiert auf dem Bürokratieentlastungsgesetz III (2019) sowie den technischen Vorgaben der Gematik. Ärztinnen und Ärzte signieren die Bescheinigung elektronisch und übermitteln sie direkt an die zuständige Krankenkasse. Damit entfällt der mehrfache Ausdruck und Postversand an Versicherte, Arbeitgeber und Krankenkassen – ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im HR-Alltag.

Ist die Abfrage der eAU Pflicht?

Die Abfrage der eAU ist für Arbeitgeber verpflichtend. Seit der vollständigen Einführung des eAU-Verfahrens müssen Unternehmen die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten aktiv bei der Krankenkasse abrufen – sie werden üblicherweise nicht automatisch übermittelt. Diese Pflicht ergibt sich aus § 109 SGB IV in Verbindung mit der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

Was bedeutet die eAU in der Umsetzung?

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entlastet zwar Versicherte und Arztpraxen, sorgt aber gleichzeitig für neue Herausforderungen bei Arbeitgebern. Denn obwohl das klassische „gelbe Formular“ entfällt, bleibt der Abruf der eAU-Daten ein zusätzlicher Schritt im Prozess. Der Ablauf gestaltet sich in der Praxis wie folgt:

1. Mitarbeitende melden sich krank und lassen sich ärztlich untersuchen. Falls eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt wird, erstellt der Arzt eine eAU.
2. Die Arztpraxis übermittelt die elektronische AU-Bescheinigung digital an die zuständige Krankenkasse.
3. Mitarbeitende informieren ihren Arbeitgeber über die Krankmeldung.
4. Der Arbeitgeber ist nun verpflichtet, die eAU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen (§ 109 SGB IV).

In der Realität bedeutet das: HR-Abteilungen müssen jede eAU manuell anfragen, auf die Übermittlung warten und die Daten anschließend prüfen sowie im HR-System dokumentieren. Selbst bei teilautomatisierten Lösungen – etwa über Lohnprogramme wie DATEV – sind oft bis zu 30 einzelne Prozessschritte erforderlich, bis ein AU-Fall vollständig abgeschlossen ist. Das führt zu einem hohen administrativen Aufwand für HR-Manager und birgt zusätzliches Fehlerpotenzial.

## Ein USP von Hrlab: eAU-Abfrage zu 100% automatisiert

Mit HRlab gehört der manuelle Aufwand in der eAU-Abwicklung der Vergangenheit an. Unsere Lösung bildet die eAU Abfrage vollständig digital und automatisiert ab, ganz ohne externe Schnittstellen oder zusätzliche Programme. Der gesamte Prozess läuft gesetzeskonform, sicher und in Echtzeit im Hintergrund.

So funktioniert die automatisierte eAU-Abfrage mit HRlab:

1. Mitarbeitende melden ihre Krankheit direkt über HRlab und lassen sich ärztlich untersuchen. Wird eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt, erstellt die Arztpraxis die eAU wie gewohnt.
2. Die eAU wird automatisch von der Praxis an die Krankenkasse übermittelt.
3. HRlab startet im nächsten Schritt selbstständig den elektronischen Abruf der eAU-Daten bei der Krankenkasse.
4. Sobald die eAU erfolgreich übermittelt und geprüft wurde, erhalten HR-Manager automatisch eine Benachrichtigung.

Damit entfallen sämtliche manuellen Schritte, die sonst mit dem eAU-Prozess verbunden sind – vom Abfragen der Daten über die Prüfung bis hin zur Archivierung.

Das Ergebnis:

• Kein Verwaltungsaufwand mehr für HR-Teams
• Revisionssichere und zertifizierte eAU-Abfrage nach Vorgaben der Krankenkassen
• Sofortige Transparenz über Krankmeldungen im System
• Gesetzeskonform und zukunftssicher – auch bei künftigen Änderungen im eAU-Verfahren

Und das Beste daran: Diese Funktion ist ohne Zusatzkosten in HRlab integriert und sofort einsatzbereit. So wird aus einem bisher komplexen Verwaltungsprozess ein vollständig automatisierter Workflow, der Zeit spart und Fehlerquellen eliminiert.

Prozessvergleich: eAU Abfrage mit HRlab vs. manuell