Personal entwickeln als Antwort auf den Fachkräftemangel
Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels gewinnt Personalentwicklung an Bedeutung - und zwar als strategische Maßnahme. Studien wie der Deloitte Human Capital Trends Report bestätigen, dass 83 % der Unternehmen Qualifizierungsprogramme als entscheidend für ihre Zukunftsfähigkeit sehen.
Fachkräftemangel: Einschätzung der aktuellen Situation
Der Fachkräftemangel in Deutschland ist inzwischen mehr als nur Buzzword, sondern vielmehr ein strukturelles Problem. Laut dem "IW Fachkräftemonitor" vom Institut der deutschen Wirtschaft blieben beispielsweise allein 2023 rund 630.000 Stellen unbesetzt. Das betrifft vor allem:
- Technische Berufe (z. B. Maschinen- und Fahrzeugtechnik, Bau- und Ausbaugewerbe),
- Gesundheits- und Pflegeberufe (z. B. Krankenpflege, Altenpflege, medizinische Fachangestellte),
- IT- und naturwissenschaftliche Berufe (z. B. Softwareentwicklung, Datenanalyse) und
- Handwerksberufe mit Spezialisierung (z. B. Elektronik, Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik).
Der demographische Wandel sorgt zum einen dafür, dass es weniger Berufseinsteiger in technischen und handwerklichen Berufen gibt. Die fortschreitende Digitalisierung erfordert zudem einen hohen Bedarf an IT- und Datenkompetenzen. Zusätzlich erfordern strukturelle Veränderungen in der Wirtschaft neue Qualifikationen, die im Arbeitsmarkt noch nicht in dem Ausmaß verfügbar sind.
Eine weitere Erhebung zum Thema: Die Bundesagentur für Arbeit meldet eine durchschnittliche Vakanzzeit von über 140 Tagen. Die Vakanzzeit beschreibt die offiziell gemessene Zeit zwischen der Meldung einer offenen Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) und der tatsächlichen Besetzung. In Engpassberufen ist diese Kennzahl mit oft über 200 Tagen nochmal deutlich höher.
Diese Zahlen spiegeln den Zeitpunkt wider, an dem Unternehmen die Stellenmeldung abgeben. Oft sind sie aber intern schon vorher vakant, sodass die effektive Lücke oft noch länger ist. In der Konsequenz heißt das, dass gerade dass Unternehmen in Engpassberufen im Schnitt mehr als ein halbes Jahr auf neue Fachkräfte warten.
Gleichzeitig zeigt die Analyse „Fachkräftemangel 2024“ von StepStone und dem Handelsblatt Research Institute, dass Unternehmen im Schnitt 17.000 Euro pro Neueinstellung investieren – inklusive Recruiting-Kosten, Onboarding und Ausfallzeiten. Diese durchschnittlichen Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
- Direkte Recruiting-Kosten: Stellenanzeigen auf Jobbörsen, Personalberater- oder Headhunter-Honorare, interne HR-Arbeitszeit
- Onboarding-Kosten: Einarbeitungszeit der neuen Mitarbeitenden, Schulungen / Trainings in den ersten Monaten, Zeitaufwand von Führungskräften & Kollegen
- Produktivitätsverluste: Lücke zwischen alter und neuer Besetzung (Vakanzzeit), Eingewöhnungsphase
Die aktuelle Datenlage zeigt also, dass der Fachkräftemangel in Deutschland nicht kurzfristig zu lösen ist. Stellen bleiben oft monatelang vakant, während die Kosten für eine Neueinstellungen im Schnitt bei rund 17.000 Euro liegen – ohne Garantie, dass die Neubesetzung langfristig passt.
Der alleinige Fokus auf externe Personalgewinnung ist in der Folge weder effizient noch nachhaltig. Eine strategische Neuausrichtung hin zur Personalentwicklung – also gezieltem Kompetenzaufbau und Weiterbildung der bestehenden Belegschaft – bietet Unternehmen die Möglichkeit, Lücken schneller zu schließen, Fachwissen zu sichern und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Dieser Ansatz bietet zum einen kürzere Reaktionszeiten, denn bestehende Mitarbeitende können oft schneller für neue Aufgaben qualifiziert werden als externe Kandidaten gefunden und eingearbeitet werden. Außerdem liegen Weiterbildungskosten in der Regel deutlich unter den Gesamtkosten einer Neueinstellung. Und dazu erhöhen Investitionen in Entwicklungsmöglichkeiten die Loyalität von Mitarbeitenden und verringern so die Fluktuation.
Unternehmen mit systematischer Personalentwicklung reduzieren ihre Fluktuationsrate im Schnitt um 30%.
Vom Recruiting-Paradigma zur strategischen Personalentwicklung
Lange Zeit stand in vielen Unternehmen die externe Rekrutierung im Mittelpunkt, wenn es darum ging, Personalbedarfe zu decken. Dieses Vorgehen basiert auf der Annahme, dass fehlende Kompetenzen schnell und gezielt durch neue Mitarbeitende von außen eingebracht werden können.
In einer Situation, in der Fachkräfte knapp und heiß umkämpft sind, verliert diese Strategie jedoch zunehmend an Wirksamkeit. Dafür gewinnt strategische Personalentwicklung zunehmend an Bedeutung. Darunter versteht man die systematische Identifikation von Kompetenzlücken im Unternehmen, die gezielte Weiterbildung der Belegschaft sowie die Schaffung klarer Karriere- und Entwicklungspfade.
Dieser Ansatz bietet zum einen kürzere Reaktionszeiten, denn bestehende Mitarbeitende können oft schneller für neue Aufgaben qualifiziert werden als externe Kandidaten gefunden und eingearbeitet werden. Außerdem liegen Weiterbildungskosten in der Regel deutlich unter den Gesamtkosten einer Neueinstellung. Und dazu erhören Investitionen in Entwicklungsmöglichkeiten die Loyalität von Mitarbeitenden und verringern so die Fluktuation.
Unternehmen, die Personalentwicklung nicht als punktuelle Maßnahme, sondern als festen Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie begreifen, sind besser in der Lage, sich an technologische, wirtschaftliche und demografische Veränderungen anzupassen. Und sichern sich so langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Personalentwicklung und ihre Herausforderungen
Die strategische Personalentwicklung ist zwar in vielen Unternehmen ein erklärtes Ziel. In der Praxis wird ihre Umsetzung jedoch oft durch konkrete Hürden erschwert.
Fehlende Transparenz über Kompetenzen
Ein zentrales Problem besteht darin, dass oft nicht genau bekannt ist, welche Fähigkeiten und Qualifikationen innerhalb der Belegschaft tatsächlich vorhanden sind. In vielen Unternehmen gibt es keine aktuelle Übersicht über den Stand der Kompetenzen – weder auf individueller Ebene noch aggregiert für ganze Teams oder Abteilungen. Das führt dazu, dass Entwicklungsbedarfe nur auf Basis von Annahmen ermittelt werden, was zu ineffizienten oder falsch priorisierten Maßnahmen führen kann.
Dezentrale Daten
Selbst wenn Qualifikationen und Schulungsaktivitäten erfasst werden, sind die entsprechenden Informationen häufig auf verschiedene Systeme, Abteilungen oder sogar Papierakten verteilt. Einige Daten liegen in Software, andere in Learning-Management-Systemen, wieder andere in Excel-Listen oder in den Köpfen der Führungskräfte. Diese Fragmentierung erschwert es, ein vollständiges Bild zu erhalten und Personalentwicklung strategisch zu steuern.
Zeit- und Ressourcendruck
Die Personalabteilungen sind oft stark mit operativen Aufgaben ausgelastet – vom Recruiting über Vertragsmanagement bis zur Lohnabrechnung. Für die Planung und Umsetzung von langfristigen Entwicklungsprogrammen bleibt im Tagesgeschäft nur begrenzt Zeit. Hinzu kommt, dass Weiterbildung oft als „zusätzliche“ Aufgabe gesehen wird, die neben der regulären Arbeit erledigt werden muss, anstatt als fester Bestandteil der Arbeitsorganisation.
Fehlendes Monitoring
Auch wenn Weiterbildungsmaßnahmen umgesetzt werden, fehlt häufig eine systematische Erfolgskontrolle. Unternehmen investieren Zeit und Geld in Trainings, ohne klar zu messen, ob die gewünschten Kompetenzen tatsächlich aufgebaut wurden und welchen Einfluss dies auf die Unternehmensziele hat. Ohne belastbare Kennzahlen ist es schwierig, die Wirksamkeit zu belegen und künftige Maßnahmen gezielt auszuwählen oder anzupassen.
Das braucht es für systematische Personalentwicklung
Damit Personalabteilungen vorhandene Mitarbeitende effizient auf neue Anforderungen vorbereiten, Schlüsselpositionen (intern) rechtzeitig nachbesetzen und kritisches Wissen im Unternehmen halten können, braucht es einen systematischen Ansatz.
- Erfassung der Ist-Situation: Klare Übersicht über vorhandene Kompetenzen und Qualifikationslücken
- Strategische Planung: Priorisierung der Entwicklungsbedarfe in Abgleich mit den Unternehmenszielen
- Maßnahmenmix: Kombination aus Weiterbildung, Projektarbeit, Job-Rotation und Mentoring
- Kontinuierliche Erfolgskontrolle: Messung der Wirksamkeit und Anpassung der Maßnahmen
So wird Personalentwicklung von einer reaktiven, punktuellen Maßnahme zu einem zentralen Baustein der Unternehmensstrategie – und zu einem wirksamen Instrument, um dem Fachkräftemangel nachhaltig zu begegnen.
Wie moderne Tools die Personalentwicklung unterstützen
Sobald das Konzept steht und die Verantwortlichkeiten verteilt sind, geht es an die Umsetzung. Und an der Stelle lohnt es sich, über die Werkzeuge nachzudenken, mit denen man den Weg beschreitet. HR-Software bündelt relevante Daten, schafft Transparenz und erleichtert die Steuerung von Entwicklungsprozessen. Dadurch wird aus einer oft fragmentierten und zeitintensiven Aufgabe ein strukturierter, transparenter Prozess, der messbare Ergebnisse liefert.
Die richtige Software den Unterschied unterstützt HR-Abteilungen unter anderem mit einer zentralen Kompetenzübersicht, sodass alle Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden an einem Ort erfasst und aktuell gehalten werden. Zudem sorgen individuelle Entwicklungspläne dafür, dass HR Maßnahmen gezielt auf einzelne Personen oder Teams zuschneiden kann.
Automatisierte Workflows stellen sicher, dass wiederkehrende Aufgaben wie Erinnerungen an Schulungen oder Feedbackgespräche verlässlich im Hintergrund laufen. Und messbare Ergebnisse können anhand von klaren Kennzahlen dokumentiert werden, was wiederum datenbasierte Entscheidungen ermöglicht.
Was HR für wirksame Personalentwicklung braucht – und wie HRlab das umsetzt
- Klare Zieldefinition und Priorisierung: HR muss Entwicklungsziele klar formulieren und diese den richtigen Mitarbeitenden oder Teams zuordnen. In HRlab lassen sich Ziele individuell oder für Gruppen anlegen, mit Zeiträumen, Fortschrittsarten (binär, absolut, relativ) und Prioritäten.
- Transparenz über Fortschritt und Verantwortlichkeiten: Um Entwicklung steuerbar zu machen, muss jederzeit sichtbar sein, wo Ziele stehen und wer für welche Teilbereiche verantwortlich ist. In HRlab werden Fortschritte laufend dokumentiert, Teilziele können gewichtet und Prognosen automatisch berechnet werden.
- Strukturiertes Feedback und Ableitung von Maßnahmen: Personalentwicklung lebt vom Dialog – regelmäßige Feedbackgespräche und Umfragen helfen, Fortschritt zu bewerten und nächste Schritte abzuleiten. In HRlab lassen siche eigene Formulare für Jahresgespräche, Stimmungschecks oder Projekt-Feedback direkt in Meetings integrieren und Ergebnisse revisionssicher festhalten.
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Um Entwicklung über Zeiträume hinweg zu steuern, muss jede Maßnahme und jedes Ergebnis dokumentiert und später abrufbar sein. In HRlab werden alle Ziele, Fortschritte, Formulare und Meeting-Protokolle im Mitarbeiterprofil zentral gespeichert – jederzeit abrufbar für HR und Führungskräfte.
Praktischer Effekt: HR hat mit HRlab nicht nur den Überblick über aktuelle Entwicklungsstände, sondern kann Prozesse aktiv steuern – vom Zielsetzungs-Workshop über das Quartals-Feedback bis zur abschließenden Erfolgsmessung.
Zusatz: Was HR für effizientes Schulungsmanagement braucht – und wie HRlab das umsetzt
Damit Weiterbildungsmaßnahmen gezielt wirken und nicht im administrativen Aufwand versanden, braucht HR vier entscheidende Grundlagen:
- Einfacher Schulungsantrag und Genehmigungsprozess: Mitarbeitende müssen unkompliziert Schulungen beantragen können, inklusive aller relevanten Infos wie Termin, Kosten und Abwesenheitszeit. In HRlab erfolgen digitale Anträge mit automatischem Genehmigungsworkflow – alle Beteiligten werden automatisch informiert, Entscheidungen erfolgen ohne manuelle Abstimmungsschleifen.
- Zentrale Planung und Verwaltung von Schulungen: HR muss Schulungen zentral anlegen, organisieren und Teilnehmende zuordnen oder Selbstbuchungen ermöglichen können. In HRlab werden Schulungen einmalig erstellt und bei Bedarf mehreren Mitarbeitenden zugewiesen – inklusive automatischer Antragserstellung.
- Thematische Struktur und Wiederverwendbarkeit: Häufig wiederkehrende Inhalte (z. B. Datenschutz, Arbeitssicherheit) sollten als Vorlagen hinterlegt werden, um Zeit zu sparen. In HRlab dienen Schulungsthemen als Wissensspeicher, der jederzeit neu mit Terminen und Details gefüllt werden kann.
- Bedarfsanalyse und Kapazitätsplanung: HR braucht einen Überblick darüber, welche Themen nachgefragt werden und wie viele Plätze dafür bereitgestellt werden müssen. In HRlab bekunden Mitarbeitende ihr Interesse an Themen – HR sieht die Nachfrage und plant passende Schulungskapazitäten.
Praktischer Effekt: Mit HRlab wird aus Schulungsmanagement ein durchgängiger Prozess – vom Antrag über die Organisation bis zur Dokumentation – ohne redundante Arbeitsschritte und mit voller Transparenz für alle Beteiligten.