Mitarbeiter im Digitalisierungsprozess mitnehmen
Alte Gewohnheiten ändern, erstmal Mehrarbeit und Bedenken über das, was das Programm im Hintergrund tut: Bei der Einführung einer neuen Software gibt es verschiedene Herausforderungen, vor denen Personaler typischerweise stehen. Darüber sprechen in der neuen Folge „von HR für HR“.
Was beinhaltet der Digitalisierungsprozess einer HR-Abteilung?
Meistens geht es im Kern erstmal um die grundlegenden Aufgaben im Personalwesen, die durch den Schritt hin zu mehr Digitalisierung deutlich vereinfacht werden können. Damit meinen wir vor allem HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen.
Darüber hinaus spielen natürlich Dokumente im Personalwesen eine große Rolle. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Arbeitsbescheinigungen – you name it. Die Erstellung solcher Dokumente kann enorm viel Zeit in Anspruch nehmen, weswegen personalisierbaren Vorlagen auf Knopfdruck einen erheblichen Unterschied machen können.
Ganz davon abgesehen, dass Dokumente wie Gehaltsabrechnungen auch einfach digital zur Verfügung gestellt werden können, anstatt jeden Monat per Brief verschickt zu werden. Und dann haben fortgeschrittenere Themen wie On- oder Offboarding oder das jährliche Mitarbeitergespräch großes Potenzial durch Digitalisierung vereinfacht zu werden.
Welche Herausforderungen ergeben sich erfahrungsgemäß mit Blick auf die Belegschaft?
Zum einen hat jedes Unternehmen eine Belegschaft mit unterschiedlichen demographischen Strukturen. Das heißt auch, dass manche Mitarbeitenden weniger technisch affin sind als andere.
Für diese Fälle lohnt es sich immer, eine Bandbreite an Ressourcen bereitzustellen, also von den Erklärvideos über geschriebene Dokumente hin zum Kundensupport. Gerade bei letzterem können sich Unternehmen – zumindest bei uns – darauf verlassen, dass man sich auf Augenhöhe begegnet. Damit am Ende alle mit einem guten Gefühl die Software nutzen.
Und dann arbeiten natürlich unterschiedliche Individuen auch auf unterschiedliche Weise mit einer Software. Die einen lieber auf dem Handy in der App, die anderen per Desktop und nochmal andere drucken sich dann trotzdem auch etwaige Dokumente noch für ihre Unterlagen aus.
Und da kann ein Unternehmen ein gewisses Maß an Flexibilität herrschen lassen, damit alle sich irgendwie wohl in der Nutzung fühlen. Hier auch wichtig: Die Funktionen einer Software Schritt für Schritt einführen.
Meist können digitale Tools viel mehr, als tatsächlich in Nutzung ist. Und das ist auch gar nicht weiter schlimm, denn wenn alles auf einmal eingeführt wird, ist die Überforderung vorprogrammiert.
Am Beispiel einer HR Software fangen Unternehmen also am besten mit Funktionen wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Stammdatenverwaltung und Vorlagen an. Wenn das erstmal sitzt, können fortgeschrittenere Themen wie Onboarding-Prozesse oder Mitarbeitergespräche nach und nach folgen.
Denn an dem Punkt haben Mitarbeitende und auch die Personalabteilung Vertrauen in die Anwendung gewonnen und wahrscheinlich auch schon eine echte Arbeitserleichterung feststellen können.
Typische Ängste – ein Beispiel?
Mitarbeitende machen sich zunächst meist vor allem Gedanken darum, ob die Daten im System korrekt und vertrauenswürdig sind.
Am Beispiel Stundenerfassung: Vorher hatte man vielleicht noch einen Stundenzettel, den man handschriftlich eingetragen und unterzeichnen lassen hat.
In der Software werden nun vielleicht direkt schon Plus- oder Minusstunden mit eingerechnet oder Werte vom gesamten Arbeitszeitkonto hinzugezogen. Das kann zunächst Vorbehalte gegenüber der Richtigkeit der Daten hervorrufen.
Wie führt man eine neue Software am besten im Unternehmen ein?
Grundsätzlich gilt eigentlich: Solange die gewählte Software eine übersichtliche Benutzeroberfläche hat und die Anwendungsfälle der Belegschaft abdeckt, haben Unternehmen schon die halbe Miete.
Umso wichtiger, sich im Vorhinein anhand eines Lastenheftes zu strukturieren, damit die eigentlichen Anforderungen im Prozess nicht verloren gehen.
In dem Fall lohnt es sich dann unternehmensweit eine grobe Einführung der Software zu machen, damit alle erstmal wissen wo sie was machen und wie potenziell neue Prozesse aufgesetzt sind. Dazu macht es auf jeden Fall Sinn, eine Wissensdatenbank zur Verfügung zu stellen, damit die Belegschaft sich eigenständig mit dem Tool befassen kann.
Hier muss auch meistens das Rad nicht neu erfunden werden, sondern Anbieter bieten das eigentlich schon direkt mit als Wissensressource an. Und so können die allermeisten Mitarbeitenden gut abgeholt werden, damit die Software sich in der täglichen Nutzung auch etabliert.
Schwieriger gestaltet sich das gerade zu Beginn mit denen, die das Projekt erstmal voranbringen müssen: Den Personalern. Denn hier gilt es nicht nur, die neue Software zu verstehen und für die eigene Ausgangslage zu konfigurieren, sondern auch alte Gewohnheiten zu ändern.
Ein Punkt, der immer wieder aufkommt, ist die anfängliche Mehrarbeit. Denn bevor die Software wirklich für einen arbeiten kann, muss sie gefüttert werden. Mit Daten, Prozessen, Rechteverteilung, internen Strukturen. Erst dann nimmt der Arbeitsaufwand enorm ab.
Best Practice: Mitarbeitende bei der Digitalisierung mitnehmen
Es macht auf jeden Fall Sinn, Mitarbeitende bereits im Vorhinein der Softwareauswahl proaktiv mit einzubeziehen. Was so viel bedeutet, wie:
- Man sammelt Anwendungsfälle aus dem täglichen Arbeiten, die für Mitarbeitende mit einer Software verbessert werden können. Beispiel: Mitarbeitende wollen eigenen Überblick über ihren Resturlaub haben, ohne HR fragen zu müssen.
- Man bezieht Mitarbeitende mit ein, wenn es darum geht ein Lastenheft zu verfassen. Oder zumindest einen Teil der Belegschaft.
- Man zeigt Mitarbeitenden nach der Softwareauswahl auf, wie die genannten Punkte nun gelöst werden können.
So zeigen Sie als Unternehmen ihrer Belegschaft, dass Sie Wert auf die Meinungen legen und auch entsprechend Änderungen vornehmen. Mitarbeitende fühlen sich gehört, involviert und im besten Fall verbundener dem Unternehmen gegenüber.
Gleichzeitig werden Mitarbeitende nicht vor vollendete Tatsachen gesetzt, sondern sind Teil der gemeinsamen Optimierungsarbeiten. Und wenn es dann an die Implementierung geht, sollte am besten eine Expertengruppe für die erste Testphase aufgesetzt werden.
Dafür ist es wichtig, dass Mitarbeiter aus allen Bereichen Teil der Gruppe sind – also von der Verwaltung über den Terminal-Nutzer bis zum Vertrieb. So werden alle internen Anwendungsfälle von Anfang an getestet und optimiert, bevor die Software unternehmensweit eingeführt wird.
Nach der Implementierung bietet es sich an auf gute interne Kommunikation, Schulungen und gegebenenfalls ein Coaching zu setzen. Für Mitarbeitende rechnen wir üblicherweise bei einer ersten Einweisung mit 15 – 20 Minuten, für Führungskräfte kann man mit 30 – 45 Minuten rechnen.
Und nach den ersten zwei bis drei Monaten bietet es sich auch an eine erste Feedback Runde zu drehen. Was gefällt der Belegschaft und was gefällt nicht? Wo sind echte Verbesserungen zum Tragen gekommen und wo gibt es vielleicht noch Luft nach oben? Das sind alles wertvolle Erkenntnisse, die dann im Projektteam nochmal umgesetzt werden können.
Top 3 Gründe: Warum Mitarbeitende mitnehmen so wichtig ist
Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass sie Teil von Unternehmensentscheidungen sind und aktiv mit eingebunden fühlen, werden sie sich wertgeschätzt fühlen.
Außerdem sorgt das für eine höhere Transparenz im Unternehmen und die Belegschaft kann nachvollziehen, warum Veränderungen umgesetzt werden. Und dieses Verständnis zieht auch oft eine erhöhte Beteiligung mit sich.
Und nochmal auf ganz operativer Ebene: Welche Mitarbeitenden wollen nicht weniger administrative Aufgaben ausüben und stattdessen Zeit für Aufgaben mit einem tatsächlichen Mehrwert haben?
Damit sich diese positiven Auswirkungen zeigen, sind folgende drei Punkte der Schlüssel zum Erfolg:
- Die richtige Software auswählen, die einfach zu benutzen ist und die Aufgabenbereiche ganzheitlich abdeckt.
- Mitarbeitende sukzessiv mitnehmen und in den Prozess integrieren. Von Anfang an.
- Nicht alle Funktionen auf einmal einführen, sondern die Mitarbeitenden Schritt für Schritt mit der Software vertraut machen.
Ganze Folge "von HR für HR" zum Thema: Mitarbeitende im Digitalisierungsprozess mitnehmen
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