E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung („E-Rechnung“) für den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Kraft. Doch was bedeutet die E-Rechnungspflicht, wer ist davon betroffen und welche Ausnahmen gibt es?
Was ist die E-Rechnung und warum wird sie Pflicht?
Eine E-Rechnung („elektronische Rechnung“) ist eine Rechnung, die im digitalen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Unterschied zu herkömmlichen PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ermöglicht sie eine automatisierte Bearbeitung durch Software-Systeme.
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von herkömmlichen Rechnungen zum Beispiel dadurch, dass alle relevanten Daten in einem standardisierten XML-Format bereitgestellt werden. Das wiederum ermöglicht eine automatisierte maschinelle Verarbeitung.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht zielt, wie alle anderen Digitalisierungsmaßnahmen, darauf ab, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu reduzieren. Aber auch Steuerbetrug soll dadurch eingedämmt werden.
Sie ist Teil der Überarbeitung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie der EU, die für mehr Transparenz und Effizienz sorgen soll.
Die E-Rechnungspflicht 2025 im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen (B2B) elektronische Rechnungen zu empfangen. Unternehmen müssen somit die technischen Voraussetzungen schaffen, um strukturierte Rechnungsformate verarbeiten zu können.
Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt und so sieht der Plan aus:
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Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate wie PDF nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.
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Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
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Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig vom jeweiligen Umsatz.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen im B2B-Bereich in Deutschland anbieten. Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und ab 2027 (je nach Umsatz) auszustellen.
Dies bedeutet, dass auch kleine Betriebe, Freiberufler und Start-ups ihre Buchhaltung gegebenenfalls anpassen müssen.
Unsere Empfehlung
Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch Chancen für effizientere Abläufe und weniger Papierkram. Deshalb: Setzen Sie sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinander, um eine geeignete Software zu implementieren. So vermeiden Sie nicht nur Bußgelder, sondern profitieren auch von einer modernen und zukunftssicheren Buchhaltung.
Gibt es Sonderregelungen für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer, deren Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt, sind grundsätzlich von vielen steuerlichen Verpflichtungen befreit. Doch die E-Rechnungspflicht gilt auch für sie, sofern sie am B2B-Verkehr teilnehmen. Diese Unternehmen müssen also mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand wird jedoch erst ab 2028 für alle verpflichtend.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Ein wichtiger Ausnahmefall betrifft sogenannte Kleinbetragsrechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 Euro nicht überschreiten. Solche Rechnungen können nach wie vor in herkömmlicher Form gestellt werden, da der Aufwand für die Umstellung in diesem Fall unverhältnismäßig wäre. Zusätzlich sind auch Fahrausweise, wie sie im öffentlichen Verkehr genutzt werden, von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen. Diese Ausnahme betrifft insbesondere Branchen, in denen Tickets oder ähnliche Nachweise automatisiert ausgestellt werden.
Wie erstellt man eine E-Rechnung?
E-Rechnungen werden unter Einsatz spezieller Software durchgeführt. Wichtig dabei ist, dass die gewählte Software alle Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung unterstützt.
In den meisten Fällen stehen Sie als Unternehmen also zunächst mal vor der Herausforderung, eine geeignete Softwarelösung zu finden. Für diesen Prozess lohnt es sich, ein Lastenheft anzulegen, damit in allen Schritten im Auswahlverfahren der Überblick behalten wird.
Neben der technischen Struktur muss die Software auch alle rechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und die genauen Positionen der abgerechneten Leistungen eindeutig enthalten und zuordnen können.
Unter Einsatz der jeweiligen Software erfolgt im ersten Schritt die Eingabe der erforderlichen Rechnungsdaten. Dies umfasst grundlegende Informationen wie die Adresse des Empfängers, das Rechnungsdatum, die detaillierte Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen sowie den entsprechenden Steuerbetrag.
Nachdem Sie alle Daten erfasst haben, wählen Sie das gewünschte Rechnungsformat aus, um dann die E-Rechnung über einen sicheren Kanal an den Empfänger zu senden. Dies kann über einen E-Mail Versand, direkt aus der Software heraus, oder über externe Dienstleister erfolgen.
FAQ
Ist die E-Rechnung ab 2025 Pflicht?
Grundsätzlich sind ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) empfangen zu können. Jedoch gelten Übergangsfristen.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnung Pflicht befreit?
Unternehmen mit einem geringerem Umsatz als 800.000€, einschließlich Kleinunternehmern, dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin andere Rechnungsformate nutzen.
