HR-Software-Vergleich: Anforderungskatalog & Lastenheft
Die Einführung oder Ablösung von HR-Software in Unternehmen kann schnell kompliziert werden und der damit verbundene Arbeitsaufwand ein unnötig hohes Ausmaß annehmen. Damit das nicht so ist, lohnt sich eine gründliche Vorbereitung. Dafür dient ein Lastenheft als zentrales Instrument. Wir erklären, was ein Lastenheft ist, wie es sich vom Pflichtenheft unterscheidet, und was es beinhalten sollte.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Lastenheft dient als Grundlage für ein Projekt und beschreibt die genauen Anforderungen. Deswegen auch oft als Anforderungskatalog bekannt.
- Im Unterschied zu einem Pflichtenheft, wird das Lastenheft durch den Auftraggeber formuliert.
- Ein Lastenheft enthält den IST-Zustand, SOLL-Zustand sowie das Budget und Verantwortlichkeiten.
Definition: Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft - auch oft als Anforderungskatalog bekannt - dient als Grundlage für die Auswahl passender Lösungen und die Kommunikation mit Anbietern. Damit ist üblicherweise ein Dokument gemeint, welches alle Anforderungen eines Auftraggebers an ein Projekt oder ein Produkt zusammenfasst.
Im Kontext einer HR-Software beschreibt es detailliert, welche Funktionen und Eigenschaften die Software haben sollte, um die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Dabei spielen sowohl harte Faktoren wie Funktionen und Preis, aber auch weiche Faktoren wie Kundensupport eine Rolle.
Das Lastenheft wird in der Regel angefertigt, bevor es an die aktive Suche nach Anbietern auf dem Markt geht. So stellen Unternehmen sicher, dass sie vorbereitet in den Austausch mit Anbietern gehen und ihre eigenen Eckdaten ausreichend durchdacht haben. Natürlich lässt sich das Lastenheft auch kontinuierlich weiterentwickeln.
Auch gut zu wissen: Ein Lastenheft kann in der finalen Auswahl für eine Software auch an potenzielle Anbieter weitergegeben werden und damit als Basis für das Angebot dienen.
Wo liegt der Unterschied zu einem Pflichtenheft?
Spricht man von einem Lastenheft, kommt auch schnell der Begriff des Pflichtenheftes in den Umlauf. Der Hauptunterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft liegt in der Perspektive.
Während das Lastenheft aus der Sicht des Auftraggebers formuliert wird und seine Anforderungen an das Projekt oder Produkt beschreibt, wird das Pflichtenheft vom Auftragnehmer (oft in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber) erstellt.
Das Pflichtenheft spezifiziert, wie genau die Anforderungen technisch umgesetzt werden können und in welchen Schritten dies erfolgt. In anderen Worten: Das Lastenheft beschreibt "Was" benötigt wird. Das Pflichtenheft beschreibt "Wie" diese Anforderungen erfüllt und umgesetzt werden können.
Einführung einer HR Software: 6 Schritte
Die Suche nach einer HR Software ist oft mit viel Aufwand verbunden. Zuerst muss Klarheit innerhalb des Unternehmens dazu herrschen, wonach man genau sucht. Dann gilt es den Markt zu analysieren. Um dann die richtige HR Software für das Unternehmen zu finden und erfolgreich einzuführen. Wir erklären, worauf Sie unbedingt achten sollten.
Was gehört in ein Lastenheft?
Wie ausführlich ein Lastenheft oder Anforderungskatalog ausfällt, unterscheidet sich natürlich von Fall zu Fall. Die folgenden Punkte sollten aber immer enthalten sein.
Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
In diesem ersten Teil sollte einmal dargelegt werden, wie die aktuelle Situation aussieht und wo die Motivation zur Umsetzung des Vorhabens liegt. Sprich, hier stellen Sie übersichtlich dar, wie Arbeitsabläufe derzeit aufgesetzt sind und wo Sie sich konkret eine Optimierung erhoffen.
In diesem Teil sollten Sie auch alle beteiligten Parteien erwähnen und bereits aktiv involvieren. Damit das Lastenheft so wirkungsvoll wie möglich ist, sollten hier mehrere Perspektiven mit einfließen und Anforderungen darauf basierend formuliert werden. Außerdem sollten hier Verantwortungen klar festgelegt werden.
Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
Je genauer Sie sich mit dem ersten Teil des Lastenheftes beschäftigt haben, umso leichter wird Ihnen nun dieser Schritt fallen. Denn basierend auf den aktuellen Herausforderungen lassen sich üblicherweise sehr logisch konkrete Anforderungen an eine neue Software ableiten.
Als Faustregel gilt: Seien Sie so detailliert wie möglich, aber lassen Sie die konkrete Umsetzung offen. Denn an der Stelle kommt dann der Anbieter und das Pflichtenheft ins Spiel. Nehmen Sie also konkret Bezug zu den Funktionen, die Sie auf jeden Fall von einer Software erwarten und ergänzen das um Funktionen, die eher als Add-On sehen.
Damit meinen wir vor allem: Sammeln Sie zunächst alle Funktionen, die Sie grundsätzlich gern in einer Software sehen würden. Und klassifizieren Sie dann, welche dieser Funktionen absolut essentiell sind und auf welche Sie im Zweifel auch verzichten könnten.
Budget & technische Anforderungen festlegen
An diesem Punkt haben Sie nun ein sehr genaues Bild davon, nach was Sie suchen. Das sind allerdings bisher nur die funktionalen Bedingungen. Nun geht es darum, auch das größere Ganze in Betracht zu ziehen.
Welche technische Architektur besteht in Ihrem Unternehmen, in welche sich die Software eingliedern muss? Gibt es Schnittstellen, die unbedingt mit abgedeckt sein sollten? Und wie sehen datenschutzrechtliche Faktoren aus? Nicht selten gilt es am Ende auch den Betriebsrat mit an Bord zu haben.
Der letzte Punkt an dieser Stelle sind das Budget und der Zeitrahmen. Damit Sie wissen, welche Anbieter auf dem Markt überhaupt für Sie in Frage kommen, braucht es ein gutes Verständnis für das vorhandene Budget. Außerdem lohnt es sich, einen groben Zeitrahmen festzulegen, damit man sich auch gleich eine zeitliche Begrenzung gibt.
Beispiel für ein Anforderungskatalog bei der Suche nach einer HR-Software
Um den Prozess greifbarer zu machen, gehen wir von einem Unternehmen im produzierenden Gewerbe aus, das nach einer HR-Software sucht. In diesem Fall werden Arbeitszeiten durch eine Insellösung erfasst. Alle übrigen personalrelevanten Prozesse erfolgen zum Großteil analog und noch in Papierform.
Die Personalabteilung in unserem Beispielunternehmen sieht sich also mit einem hohen manuellen Arbeitsaufwand konfrontiert. Um die richtige HR-Software für sich zu finden, wird nun ein Lastenheft angelegt. Dabei könnte ein Anforderungskatalog folgende Punkte umfassen.
Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
Arbeitszeiten werden durch eine Speziallösung erfasst, müssen dann aber manuell in die vorbereitende Lohnabrechnung übertragen werden. Urlaubsanträge laufen derzeit noch per Excel-Listen und Personalakte sind zum Großteil in Aktenordnern abgeheftet.
Allgemein bedeutet dieser IST-Zustand viel doppelte Datenpflege, häufige Übertragungsfehler und unübersichtliche Daten. Außerdem verliert die Personalabteilung viel Zeit dadurch, individuellen Rückfragen durch Mitarbeitende nachzukommen. Beispielsweise bezüglich der Lohnabrechnung, offenen Urlaubsanträgen oder Korrekturen in der Arbeitszeit.
Schnelle Auswertungen sind durch die dezentralen Informationen nicht möglich. Und die Übertragung von Stamm- und Bewegungsdaten für die monatliche Lohnabrechnung nimmt regelmäßig eine knappe Woche Arbeitszeit in Anspruch.
An dieser Stelle sind folgende Parteien aktiv im Prozess involviert: Die Geschäftsführung, Mitarbeiter A, B und C sowie die Personalmanager A und B. Personalmanager A übernimmt die treibende Verantwortung in diesem Projekt, sprich ist federführend auf der Suche nach dem richtigen Anbieter bis zur finalen Auswahl der Top3.
Die finale Entscheidung wird gemeinsam getroffen, basierend auf der Testphase der jeweiligen Anbieter und dem bisherigen Austausch. Kommt es zur Implementierung, spielen sich Personalmanager A und B die Aufgaben zu und Mitarbeiter A, B und C sind Teil der ersten Testphase im Unternehmen, bevor die Software unternehmensweit ausgerollt wird.
Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
Folgende Bereiche sind absolut essentiell:
- Digitale Personalakte
- Umfassende Zeiterfassung
- Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Bewerbermanagement
- Abwesenheiten (Urlaube, Geschäftsreisen, Krankheiten)
- Employee Self Service
- Dokumentenmanagement
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Kontinuierliche Ansprechpartner
Diese Bereiche wären zusätzlich gern gesehen:
- Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen
- Talent Management und Feedback
- Weiterbildungen
Budget & technische Anforderungen festlegen
Die Geschäftsführung gibt ein Budget von 6€ pro aktivem Mitarbeitendem frei. Es muss auf jeden Fall eine einwandfreie Schnittstelle zu DATEV bestehen. Außerdem wäre es vor allem für die anfängliche Datenübertragung und erste Laufzeit gut, die noch aktive Speziallösung zur Arbeitszeiterfassung anbinden zu können.
Sobald alles implementiert ist und alle Daten im System sind, kann die Speziallösung abgelöst werden. Dem Betriebsrat müssen wir vorlegen, wie die Daten der jeweiligen Anbieter gehostet werden. Dabei müssen die Daten auf Servern gespeichert werden, die innerhalb des EU-Rahmens liegen - am besten in Deutschland.
Der zeitliche Rahmen sollte sich so bewegen, dass der Anbieter nach der Kaufentscheidung nicht mehr als drei Monate braucht, bis wir die HR Software in den Live-Betrieb nehmen können und alle Funktionen einwandfrei laufen.
Diese 5 Punkte unbedingt beim Lastenheft beachten
Die Anfertigung eines Lastenheftes ist, wie bereits erwähnt, sehr individuell in ihrem Umfang. Die folgenden fünf Punkte sind allerdings branchenübergreifend absolute Gewinnbringer.
- Puffer: Räumen Sie über den Prozess hinweg kleine Puffer ein, um unvorhergesehenen Herausforderungen nicht ausgeliefert zu sein.
- Realistische Anforderungen: Setzen Sie realistische Ziele in Bezug auf Budget und technische Machbarkeit.
- Flexibilität: Berücksichtigen Sie potenzielle zukünftige Anforderungen, um eine langfristige Nutzung der Software zu gewährleisten.
- Klare und präzise Formulierungen: Stellen Sie sicher, dass Formulierungen im Lastenheft so präzise wie möglich sind, um Mehrdeutigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
- Dokumentation: Während des Prozesses gibt es immer wieder Aktualisierungen und neue Informationen. Halten Sie alles im Lastenheft fest. Zum Beispiel durch Gesprächsnotizen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Das Lastenheft wird vom Auftraggeber formuliert. Das Pflichtenheft beschreibt die Antwort auf das Lastenheft vom Auftragnehmer.
Das Lastenheft beschreibt in anderen Worten ein Anforderungsprofil. Sprich, es enthält die konkreten Anforderungen für das jeweilige Projekt mit Blick auf Faktoren wie die Ausgangslage, Budget und zeitlicher Rahmen.
Das kommt ganz drauf an. Üblicherweise ist hier die Person federführend, die auch für die Umsetzung der treibende Faktor ist. Bei der Suche nach einer HR Sofware wäre das beispielsweise die Personalmanagerin.
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