Anforderungskatalog HR Software: Praxisbeispiel für Lastenheft
Die Einführung oder Ablösung von HR-Software in Unternehmen kann schnell kompliziert werden und der damit verbundene Arbeitsaufwand ein unnötig hohes Ausmaß annehmen. Damit das nicht so ist, lohnt sich eine gründliche Vorbereitung. Dafür dient ein Lastenheft als zentrales Instrument. Wir erklären, was ein Lastenheft ist, wie es sich vom Pflichtenheft unterscheidet, und was es beinhalten sollte.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Lastenheft dient als Grundlage für ein Projekt und beschreibt die genauen Anforderungen. Deswegen auch oft als Anforderungskatalog bekannt.
- Im Unterschied zu einem Pflichtenheft, wird das Lastenheft durch den Auftraggeber formuliert.
- Ein Lastenheft enthält den IST-Zustand, SOLL-Zustand sowie das Budget und Verantwortlichkeiten.
Definition: Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft - auch oft als Anforderungskatalog bekannt - dient als Grundlage für die Auswahl passender Lösungen und die Kommunikation mit Anbietern. Damit ist üblicherweise ein Dokument gemeint, welches alle Anforderungen eines Auftraggebers an ein Projekt oder ein Produkt zusammenfasst.
Im Kontext einer HR-Software beschreibt es detailliert, welche Funktionen und Eigenschaften die Software haben sollte, um die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Dabei spielen sowohl harte Faktoren wie Funktionen und Preis, aber auch weiche Faktoren wie Kundensupport eine Rolle.
Abgrenzung Lastenheft vs. Pflichtenheft
Spricht man von einem Lastenheft, kommt auch schnell der Begriff des Pflichtenheftes in den Umlauf. Der Hauptunterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft liegt in der Perspektive.
| Merkmal | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Wer erstellt es? | Auftraggeber (Unternehmen/HR) | Auftragnehmer (Software-Anbieter) |
| Inhalt | Anforderungen & Ziele ("Was?") | Technische Umsetzung ("Wie?") |
| Zeitpunkt | Vor der Ausschreibung / Vergabe | Nach der Beauftragung / im Detailkonzept |
Während das Lastenheft aus der Sicht des Auftraggebers formuliert wird und seine Anforderungen an das Projekt oder Produkt beschreibt, wird das Pflichtenheft vom Auftragnehmer (oft in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber) erstellt.
Das Pflichtenheft spezifiziert, wie genau die Anforderungen technisch umgesetzt werden können und in welchen Schritten dies erfolgt. In anderen Worten: Das Lastenheft beschreibt "Was" benötigt wird. Das Pflichtenheft beschreibt "Wie" diese Anforderungen erfüllt und umgesetzt werden können.
Diese 5 Punkte unbedingt beim Lastenheft beachten
- Puffer: Räumen Sie über den Prozess hinweg kleine Puffer ein, um unvorhergesehenen Herausforderungen nicht ausgeliefert zu sein.
- Realistische Anforderungen: Setzen Sie realistische Ziele in Bezug auf Budget und technische Machbarkeit.
- Flexibilität: Berücksichtigen Sie potenzielle zukünftige Anforderungen, um eine langfristige Nutzung der Software zu gewährleisten.
- Klare und präzise Formulierungen: Stellen Sie sicher, dass Formulierungen im Lastenheft so präzise wie möglich sind, um Mehrdeutigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
- Dokumentation: Während des Prozesses gibt es immer wieder Aktualisierungen und neue Informationen. Halten Sie alles im Lastenheft fest. Zum Beispiel durch Gesprächsnotizen.
Anforderungskatalog Software Beispiel: Was steht im Lastenheft?
Wie ausführlich ein Lastenheft oder Anforderungskatalog ausfällt, unterscheidet sich natürlich von Fall zu Fall. Die folgenden Punkte sollten aber immer enthalten sein:
- Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
- Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
- Budget & technische Anforderungen festlegen
Praxisbeispiel für ein Lastenheft
Um den Prozess greifbarer zu machen, geben wir ein konkretes Beispiel aus unserer HRlab Praxis: Ein Unternehmen im produzierenden Gewerbe sucht nach dem richtigen HR-Software Anbieter sucht. In diesem Fall werden Arbeitszeiten durch eine Insellösung erfasst. Alle übrigen personalrelevanten Prozesse erfolgen zum Großteil analog und noch in Papierform.
Die Personalabteilung in unserem Beispielunternehmen sieht sich also mit einem hohen manuellen Arbeitsaufwand konfrontiert. Um die richtige HR-Software für sich zu finden, wird nun ein Lastenheft bzw. ein Anforderungskatalog angelegt.
Von Excel zur digitalen HR-Struktur: Praxiseinblick BEB
Frauke Wiltsche und Andreas Lietke von der BEB Norderstedt nehmen uns mit auf die Reise ihrer HR-Transformation: Von der klassischen Excel-Datei hin zu einer modernen HR-Software, die Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und Akzeptanz im Team findet.
Beschreibung der Ausgangslage: IST-Zustand
Derzeit ist die Personalarbeit durch dezentrale Datenhaltung und manuelle Prozesse geprägt. Dies führt zu hoher Fehleranfälligkeit und bündelt signifikante zeitliche Ressourcen in der Administration.
Aktuelle Prozesslandschaft
- Zeiterfassung: Die Erfassung erfolgt über eine isolierte Speziallösung. Ein automatisierter Datentransfer fehlt; Werte müssen manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden.
- Abwesenheitsmanagement: Urlaubsanträge und Fehlzeiten werden händisch in Excel-Listen gepflegt.
- Personalakten: Die Archivierung erfolgt primär physisch in Papierform (Aktenordner).
- Reporting: Ad-hoc-Auswertungen sind aufgrund der dezentralen Datenstruktur nicht oder nur mit hohem manuellem Aufwand möglich.
Identifizierte Schwachstellen
| Bereich | Problemstellung | Auswirkung |
|---|---|---|
| Datenqualität | Manuelle Überträge & Dopplung | Hohe Fehlerquote bei Stamm-/Bewegungsdaten. |
| Effizienz | Lohnvorbereitung dauert ca. 1 Woche | Hohe Opportunitätskosten; Zeit fehlt für Strategie. |
| Service-Level | Hohes Aufkommen an Rückfragen | HR-Abteilung fungiert als "Auskunftsstelle" für Routinefragen. |
Projektbeteiligte & Verantwortlichkeiten Um den Auswahl- und Einführungsprozess zu steuern, wurde folgende Struktur definiert:
- Projektleitung (Federführung): Personalmanager A (Verantwortlich für Marktsichtung bis Shortlist/Top 3).
- Entscheidungsgremium: Gemeinsame Entscheidung durch Geschäftsführung und Personalmanagement nach der Testphase.
- Key User (Testphase): Personalmanager A & B sowie die Pilotgruppe (Mitarbeiter A, B und C).
- Stakeholder: Gesamte Belegschaft (nach unternehmensweitem Rollout).
Anforderungen definieren: SOLL-Zustand
Folgende Bereiche sind absolut essentiell:
- Digitale Personalakte
- Umfassende Zeiterfassung
- Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Bewerbermanagement
- Abwesenheiten (Urlaube, Geschäftsreisen, Krankheiten)
- Employee Self Service
- Dokumentenmanagement
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Kontinuierliche Ansprechpartner
Diese Bereiche wären zusätzlich gern gesehen:
- Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen
- Talent Management und Feedback
- Weiterbildungen
Budget & technische Anforderungen festlegen
Die Geschäftsführung gibt ein Budget von 6€ pro aktivem Mitarbeitendem frei. Es muss auf jeden Fall eine einwandfreie Schnittstelle zu DATEV bestehen. Außerdem wäre es vor allem für die anfängliche Datenübertragung und erste Laufzeit gut, die noch aktive Speziallösung zur Arbeitszeiterfassung anbinden zu können.
Sobald alles implementiert ist und alle Daten im System sind, kann die Speziallösung abgelöst werden. Dem Betriebsrat muss vorliegen, wie die Daten der jeweiligen Anbieter gehostet werden. Dabei müssen die Daten auf Servern gespeichert werden, die innerhalb des EU-Rahmens liegen - am besten in Deutschland.
Der zeitliche Rahmen sollte sich so bewegen, dass der Anbieter nach der Kaufentscheidung nicht mehr als drei Monate braucht, bis die HR Software in den Live-Betrieb kommt und alle Funktionen einwandfrei laufen.
Struktur-Checkliste: Was gehört in den HR-Anforderungskatalog?
| Kapitel | Fokus-Themen | Beispiel-Fragen & Details |
|---|---|---|
| 1. IST-Zustand | Bestandsaufnahme | Welche Tools nutzen wir aktuell (z.B. Excel)? Wo hakt es im Prozess? Wer sind die Stakeholder (IT, Betriebsrat)? |
| 2. SOLL-Zustand | Funktionale Anforderungen | Welche Prozesse müssen digitalisiert werden? (Must-haves vs. Nice-to-haves definieren). |
| 3. Technik & IT | Architektur & Sicherheit | Ist eine Cloud-Lösung oder On-Premise gewünscht? Ist eine DATEV-Schnittstelle zwingend erforderlich? |
| 4. Datenschutz | Compliance (DSGVO) | Wo liegen die Server? Ist der Anbieter bereit für einen AV-Vertrag nach EU-Recht? |
| 5. Rahmenbedingungen | Zeit & Budget | Wie hoch ist das Budget pro Mitarbeiter? Wann soll der Live-Betrieb (Go-Live) starten? |
FAQ
Was steht im Lastenheft?
Das Lastenheft beschreibt in anderen Worten ein Anforderungsprofil. Sprich, es enthält die konkreten Anforderungen für das jeweilige Projekt mit Blick auf Faktoren wie die Ausgangslage, Budget und zeitlicher Rahmen.
Wer erstellt das Lastenheft?
Das kommt ganz drauf an. Üblicherweise ist hier die Person federführend, die auch für die Umsetzung der treibende Faktor ist. Bei der Suche nach einer HR Sofware wäre das beispielsweise die Personalmanagerin.
Wann sollte ein Anforderungskatalog für HR Software erstellt werden?
Das Lastenheft wird in der Regel angefertigt, bevor es an die aktive Suche nach Anbietern auf dem Markt geht. So stellen Unternehmen sicher, dass sie vorbereitet in den Austausch mit Anbietern gehen und ihre eigenen Eckdaten ausreichend durchdacht haben. Natürlich lässt sich das Lastenheft auch kontinuierlich weiterentwickeln.
Auch gut zu wissen: Ein Lastenheft kann in der finalen Auswahl für eine Software auch an potenzielle Anbieter weitergegeben werden und damit als Basis für das Angebot dienen. Dazu kommt, dass die Einführung einer HR Software deutlich leichter fällt, wenn HR im Vorhinein bereits festgelegt hat, wo die Prioritäten liegen, welche Schnittstellen es braucht und wo die Verantwortlichkeiten liegen.
