Berichtswesen: Definition, Konzept und Umsetzung
Jedes Unternehmen verarbeitet täglich eine Vielzahl von Daten und Informationen. Um diese Masse an Inhalten sinnvoll zu speichern und anderen zugänglich zu machen, sind übersichtliche Strukturierungen und verständliche Formulierungen erforderlich. Genau darum dreht es sich im Berichtswesen.
Definition Berichtswesen
Die Datenmengen, die in einem Unternehmen anfallen, müssen systematisch dokumentiert und verarbeitet werden. Unternehmen machen dies üblicherweise in Form von Berichten, oft auch Reportings genannt, und strukturieren so die Daten, um dann im Anschluss daraus Erkenntnisse gewinnen zu können.
Das heißt: Ein gutes Berichtswesen erfasst, speichert und verarbeitet die Daten innerhalb eines Unternehmens, um dann wiederum Rückschlüsse aus diesen Daten ziehen zu können. Denn Daten sind nur dann wertvoll, wenn sie auch analysiert werden können und so neue Erkenntnisse liefern.
Je nach Ziel und Verwendungszweck kann jedes Reporting unterschiedlich aussehen. Die häufigsten Bereiche, in denen ein umfassendes Berichtswesen stattfindet, sind Finanz-, Marketing-, Vertriebs-, Management- und Personalabteilung. Pivot Tabellen sind ein Beispiel dafür, wie sehr große Informationsmengen auf ein überschaubares Maß reduziert und ausgewertet werden können.
Internes versus Externes Berichtswesen
Ziel des Internen Berichtswesens ist es, unternehmensinterne Stakeholder wie Geschäftsführer oder Projekt-Manager über Kennzahlen wie Kosten und personalbezogene Geschehnisse zu informieren. Dem entgegen steht externes Berichtswesen, welches der Berichterstattung für Außenstehende wie Investoren oder Behörden dient.
Berichtswesen: Konzept, Aufbau und Inhalt
Ein Berichtswesen besteht aus Dokumenten, die wichtige Daten und Fakten in Form von einfachen und komplexen Informationen darstellen und interpretieren. Dies geschieht in der Regel in Form von aussagekräftigen Tabellen und Zahlen, die exakt für die Zielgruppe erstellt werden, die damit arbeiten muss.
Die verdichtete Form der Abbildung hilft dem Nutzer dabei, die wesentlichen Fakten sofort erfassen und nachvollziehen zu können. Dabei kommt es primär darauf an, das richtige Maß zwischen Überinformation und zu wenig Inhalten zu erkennen.
Zur Veranschaulichung ein beispielhafter Aufbau eines umfassenden Reporting-Berichts:
- Ziele und Zweck des Berichts
- Datenquellen und -Analyse
- Ergebnisse und Befunde
- Schlussfolgerung und Interpretationen
- Empfehlungen
- Berichtsstruktur
- Zeitplan und Verantwortlichkeiten der für den Bericht zuständigen Personen
- Sicherstellung, dass der Bericht den gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften entspricht
Beispiele im Berichtswesen
Personal Berichte HR Berichte sind ein zentraler Bestandteil der Steuerung eines Unternehmens (Controlling). Sowohl Führungskräfte als auch das Management und natürlich die Personalabteilung verwenden bestehende Daten und die daraus resultierenden Berichte als Informationsquelle und Arbeitsgrundlage. Dazu zählen zum Beispiel Berichte zu Themen wie: Fluktuation, Abwesenheit, oder Gehaltsentwicklung.
Management Berichte Der Management Bericht ist ein internes Reporting Tool und beschreibt ein Dokument, welches die Unternehmensführung in regelmäßigen Abständen über die erzielten Gewinne und eventuelle Verluste informiert. Entscheidungsträger haben so die Möglichkeit, zeitnah zu reagieren und bei Bedarf strategische Änderungen oder auch zielgerichtete Einsparungen vorzunehmen.
Was unterscheidet Controlling vom Berichtswesen?
Der Bereich des Controllings ist in einem Unternehmen für die gesamte Planung der einzelnen Bereiche zuständig. Controller erfassen und analysieren die relevanten Kennzahlen und sind zuständig für die Planung des Budgets (operativ) und auch die Prognosen in Bezug auf das wirtschaftliche Potenzial eines Unternehmens (strategisch). Das Controlling Team ist Bestandteil des Führungsteams und zählt demnach zum Management. Es informiert die Entscheidungsträger über Daten und Fakten, die vor dem Hintergrund von Entscheidungsfindungen bedeutsam sind.
Im Gegensatz dazu ist das Berichtswesen eine unterstützende Funktion des Controllings, die sich auf die systematische Sammlung, Aufbereitung und Kommunikation von Informationen konzentriert. Es stellt Berichte bereit, die den aktuellen Zustand des Unternehmens sowie Abweichungen von Plänen darstellen, um eine fundierte Entscheidungsbasis für das Management zu schaffen
Während somit das Controlling aktiv in die Steuerung des Unternehmens eingreift, dient das Berichtswesen primär der Informationsbereitstellung.
Warum ist das Berichtswesen wichtig?
Das Berichtswesen hat zum Ziel, grundlegende und spezifische Informationen innerhalb eines Unternehmens aufzuarbeiten und verständlich zu machen. Damit bilden sie häufig die ausschlaggebende Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungen.
In der Schlussfolgerung muss ein Berichtswesen dafür sorgen, die erforderlichen Daten und Informationen präzisen und vor allem frei von Fehlern zur Verfügung zu stellen.
Sprich: Das Berichtswesen dient als Quelle der Information und Transparenz, und als Grundlage, auf deren Basis eine strategische Planungen vorgenommen werden kann. Je moderner und aktueller die IT-Systeme und die verwendete Software in einem Betrieb, desto exakter und effizienter können Berichte erstellt werden.
HR Kennzahlen und ihre Bedeutung
Personalkennzahlen ermöglichen beispielsweise eine Analyse der Schlüsselqualifikationen innerhalb eines Unternehmens sowie ein Verständnis für die Zusammensetzung der Teams und der einzelnen Abteilungen. Darüber hinaus erlauben sie das Erstellen von Prognosen auf den Bedarf an Fachkräften und die zukünftige Personalentwicklung.
Beispiele für wichtige Kennzahlen innerhalb der Personalabteilung eines Unternehmens sind:
- Kosten für Personalbeschaffung
- Weiterbildungen je Mitarbeiter
- Personalentwicklung
- Personalführung
- Lohn- und Lohnnebenkosten
Lohnabrechnung einfach erklärt
Die Lohnabrechnung ist als Teil der Lohnbuchhaltung ist fundamentaler Bestandteil der Personalarbeit und mindestens einmal im Monat mit Aufwand für HR-Manager verbunden. Wie groß dieser Aufwand ist, hängt im Großteil damit zusammen, welche Programme genutzt werden und ob klare Prozesse etabliert wurden. In jedem Fall sollte es in der Lohnabrechnung möglichst nicht zu Fehlern kommen.
Merkmale von einem guten Berichtswesen
Ein gutes Berichtswesen muss sowohl nachvollziehbar sein als auch ausgerichtet für die Nutzer, an die ein Bericht gerichtet ist. Verständlichkeit, Präzision und absolute Aktualität stehen dabei im Vordergrund. Ein gutes Berichtswesen steht und fällt oft damit, wie zuverlässig Daten erfasst und aktualisiert werden und vor allem: Wer die besagten Kennzahlen analysiert.
Denn, wie Zahlen und Inhalte verstanden werden, ist ausschlaggebend für die Interpretation der jeweiligen Berichte. Essenziell für ein gutes Reporting ist das zeitnahe Filtern von relevanten Informationen und die schnelle Weitergabe an die Mitarbeiter. Das Berichtswesen sollte dabei nicht zum Selbstzweck werden, den es zu erledigen gilt. Er muss vielmehr zielgruppenorientiert funktionieren, um sinnvolle Erkenntnisse für alle Beteiligten überhaupt erst möglich zu machen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, beide Begriffe beziehen sich auf die systematische Sammlung, Aufbereitung und Kommunikation von Informationen innerhalb eines Unternehmens.
Das interne Berichtswesen liefert relevante Berichte über finanzielle und betriebliche Aspekte, die für die Überwachung der Leistung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens notwendig sind.
Controlling bezieht sich auf die Planung, Überwachung und Steuerung von Unternehmensaktivitäten, um Unternehmensziele zu erreichen. Berichtswesen umfasst die Erstellung und Bereitstellung von Informationen über finanzielle und betriebliche Leistung, um Entscheidungsfindung zu unterstützen und Transparenz zu ermöglichen.
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