Berichtswesen: Definition, Umsetzung & Beispiele
Jedes Unternehmen verarbeitet täglich eine Vielzahl von Daten und Informationen. Um diese Masse an Inhalten sinnvoll zu speichern und anderen zugänglich zu machen, sind übersichtliche Strukturierungen und verständliche Formulierungen erforderlich. Genau darum dreht es sich im Berichtswesen.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Berichtswesen erfasst, bereitet auf und stellt Unternehmensdaten systematisch bereit, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
- Es bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen, schafft Transparenz und unterstützt die strategische Planung.
- Berichtswesen findet in Finanz-, Marketing-, Vertriebs-, Management- und Personalabteilungen statt.
- Berichte können intern für Führungskräfte oder extern für Investoren und Behörden erstellt werden.
- Moderne Berichtssysteme nutzen Business-Intelligence-Tools, Dashboards und automatisierte Cloud-Lösungen, um Daten effizient auszuwerten.
- Ein gut organisiertes Berichtswesen reduziert Fehler, spart Zeit, ermöglicht Echtzeit-Insights und unterstützt die Unternehmenssteuerung.
Definition Berichtswesen
Die Datenmengen, die in einem Unternehmen anfallen, müssen systematisch dokumentiert und verarbeitet werden. Unternehmen machen dies üblicherweise in Form von Berichten, oft auch Reportings genannt, und strukturieren so die Daten, um dann im Anschluss daraus Erkenntnisse gewinnen zu können.
Das heißt: Ein gutes Berichtswesen erfasst, speichert und verarbeitet die Daten innerhalb eines Unternehmens, um dann wiederum Rückschlüsse aus diesen Daten ziehen zu können. Denn Daten sind nur dann wertvoll, wenn sie auch analysiert werden können und so neue Erkenntnisse liefern.
Je nach Ziel und Verwendungszweck kann jedes Reporting unterschiedlich aussehen. Die häufigsten Bereiche, in denen ein umfassendes Berichtswesen stattfindet, sind Finanz-, Marketing-, Vertriebs-, Management- und Personalabteilung. Pivot Tabellen sind ein Beispiel dafür, wie sehr große Informationsmengen auf ein überschaubares Maß reduziert und ausgewertet werden können.
Warum ist das Berichtswesen wichtig?
Das Berichtswesen hat zum Ziel, grundlegende und spezifische Informationen innerhalb eines Unternehmens aufzuarbeiten und verständlich zu machen. Damit bilden sie häufig die ausschlaggebende Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungen.
In der Schlussfolgerung muss ein Berichtswesen dafür sorgen, die erforderlichen Daten und Informationen präzisen und vor allem frei von Fehlern zur Verfügung zu stellen.
Sprich: Das Berichtswesen dient als Quelle der Information und Transparenz, und als Grundlage, auf deren Basis eine strategische Planungen vorgenommen werden kann. Je moderner und aktueller die IT-Systeme und die verwendete Software in einem Betrieb, desto exakter und effizienter können Berichte erstellt werden.
Digitale Transformation und Technologie im Berichtswesen
Die digitale Transformation verändert auch das Berichtswesen in mittelständischen Unternehmen grundlegend. Während früher Excel-Tabellen und manuelle Auswertungen dominierten, setzen moderne Unternehmen heute auf automatisierte und cloudbasierte Lösungen. Ein zentrales Element sind Business Intelligence (BI)-Systeme und Data Warehouses, die große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und strukturiert bereitstellen. Damit wird das Berichtswesen zur zentralen Datenplattform, auf deren Basis fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Über Dashboards und interaktive Reports erhalten Führungskräfte und Manager Echtzeit-Einblicke in die wichtigsten Kennzahlen. Diese Visualisierungen sind nicht nur übersichtlicher, sondern auch flexibler, da sich Informationen individuell nach Zielgruppe darstellen lassen.
Ein weiterer Treiber der Modernisierung ist die Automatisierung. Wiederkehrende Prozesse – von der Abrechnung bis hin zum monatlichen Reporting – lassen sich mithilfe moderner Cloud-Software (SaaS) automatisiert abwickeln. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand, während gleichzeitig Fehlerquellen reduziert werden.
Darüber hinaus gewinnt das Thema Data Governance an Bedeutung: Die zu verarbeitenden Abteilungen müssen sicherstellen, dass Datenqualität, Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO gewährleistet sind. Nur so kann Vertrauen in die Berichte geschaffen und die Akzeptanz neuer Reporting-Systeme gefördert werden.
Internes vs. Externes Berichtswesen
Ziel des Internen Berichtswesens ist es, unternehmensinterne Stakeholder wie Geschäftsführer oder Projekt-Manager über Kennzahlen wie Kosten und personalbezogene Geschehnisse zu informieren. Dem entgegen steht externes Berichtswesen, welches der Berichterstattung für Außenstehende wie Investoren oder Behörden dient.
Berichtswesen: Konzept, Aufbau und Inhalt
Ein Berichtswesen besteht aus Dokumenten, die wichtige Daten und Fakten in Form von einfachen und komplexen Informationen darstellen und interpretieren. Dies geschieht in der Regel in Form von aussagekräftigen Tabellen und Zahlen, die exakt für die Zielgruppe erstellt werden, die damit arbeiten muss.
Die verdichtete Form der Abbildung hilft dem Nutzer dabei, die wesentlichen Fakten sofort erfassen und nachvollziehen zu können. Dabei kommt es primär darauf an, das richtige Maß zwischen Überinformation und zu wenig Inhalten zu erkennen.
Zur Veranschaulichung ein beispielhafter Aufbau eines umfassenden Reporting-Berichts:
- Ziele und Zweck des Berichts
- Datenquellen und -Analyse
- Ergebnisse und Befunde
- Schlussfolgerung und Interpretationen
- Empfehlungen
- Berichtsstruktur
- Zeitplan und Verantwortlichkeiten der für den Bericht zuständigen Personen
- Sicherstellung, dass der Bericht den gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften entspricht
Beispiele im Berichtswesen
Personal Berichte
HR Berichte sind ein zentraler Bestandteil der Steuerung eines Unternehmens (Controlling). Sowohl Führungskräfte als auch das Management und natürlich die Personalabteilung verwenden bestehende Daten und die daraus resultierenden Berichte als Informationsquelle und Arbeitsgrundlage. Dazu zählen zum Beispiel Berichte zu Themen wie: Fluktuation, Abwesenheit, oder Gehaltsentwicklung.
Typische Personalberichte sind:
- Fluktuationsberichte zur Analyse von Kündigungen und deren Ursachen
- Abwesenheitsberichte (z. B. Krankheit, Urlaub, Homeoffice)
- Gehalts- und Lohnentwicklungsberichte, oft in Verbindung mit Lohnnebenkosten
- Recruiting-Reports mit Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Cost-per-Hire
- Diversity- und Inklusionsberichte, die Vielfalt und Gleichstellung im Unternehmen abbilden
- Mitarbeiterzufriedenheits- und Engagementberichte, oft basierend auf Befragungen oder Indexwerten
- Weiterbildungs- und Qualifikationsberichte, die Lernfortschritte und Entwicklungspotenziale aufzeigen
Mit HRlab alle Zahlen auf einem Blick
HRlab bietet neben eine großen Auswahl an Standardreports für Abwesenheiten, Personal- und Entlohnungsstruktur auch die Möglichkeit, die vorhandenen Daten individuell auszuwerten. Von Gehaltsentwicklungen bis zu Prognosen verschiedenster Art.
Management Berichtswesen
Der Management Bericht ist ein internes Reporting Tool und beschreibt ein Dokument, welches die Unternehmensführung in regelmäßigen Abständen über die erzielten Gewinne und eventuelle Verluste informiert. Entscheidungsträger haben so die Möglichkeit, zeitnah zu reagieren und bei Bedarf strategische Änderungen oder auch zielgerichtete Einsparungen vorzunehmen.
Typische Inhalte sind:
- Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
- Budgetberichte mit Soll-Ist-Vergleichen
- Forecast-Reports, die eine Prognose der Unternehmensentwicklung geben
- Liquiditätsberichte zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit
- Investitionsberichte, die geplante und laufende Projekte bewerten
- Balanced Scorecard-Reports, die Finanzkennzahlen mit strategischen Zielen verknüpfen
Unterschied: Controlling, Reporting und Berichtswesen
In der Praxis werden die Begriffe Controlling, Reporting und Berichtswesen häufig synonym verwendet – dabei gibt es klare Unterschiede in ihrer Funktion und Ausrichtung.
Berichtswesen
Das Berichtswesen beschreibt den gesamten Prozess der Datenerfassung, -aufbereitung und -bereitstellung im Unternehmen. Es ist das Fundament, auf dem Informationen gesammelt, strukturiert und zugänglich gemacht werden. Im HR-Bereich umfasst das Berichtswesen z. B. die systematische Erfassung von Personalkennzahlen wie Fluktuation, Weiterbildungskosten oder Mitarbeiterzufriedenheit.
Reporting
Reporting ist ein Teilbereich des Berichtswesens. Es bezeichnet die konkrete Erstellung und Bereitstellung von Berichten, die auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten sind. Beispielsweise erstellt die Personalabteilung monatliche Reports für das Management, die wichtige HR-KPIs wie Time-to-Hire oder Abwesenheitsquoten visualisieren.
Controlling
Controlling geht über die reine Informationsbereitstellung hinaus. Es ist ein steuerndes und gestaltendes Element der Unternehmensführung, das die bereitgestellten Daten analysiert und daraus Maßnahmen ableitet. Während das Berichtswesen und das Reporting primär Daten liefern, nutzt das Controlling diese Informationen für Planung, Steuerung und strategische Entscheidungen. Beispiele im HR-Umfeld sind die Budgetplanung für Personalentwicklung, die Prognose des zukünftigen Fachkräftebedarfs oder die Einführung neuer HR-Software im Rahmen der digitalen Transformation.
HR Kennzahlen und ihre Bedeutung
Personalkennzahlen ermöglichen beispielsweise eine Analyse der Schlüsselqualifikationen innerhalb eines Unternehmens sowie ein Verständnis für die Zusammensetzung der Teams und der einzelnen Abteilungen. Darüber hinaus erlauben sie das Erstellen von Prognosen auf den Bedarf an Fachkräften und die zukünftige Personalentwicklung.
Beispiele für wichtige Kennzahlen innerhalb der Personalabteilung eines Unternehmens sind:
- Kosten für Personalbeschaffung
- Weiterbildungen je Mitarbeiter
- Personalentwicklung
- Personalführung
- Lohn- und Lohnnebenkosten
- Recruiting KPIs
Verknüpfung mit Zielen von HR
| HR-Ziel | Wie Berichtswesen unterstützt | Praxisbeispiel |
|---|---|---|
| Strategische Personalplanung | Liefert aktuelle Daten zu Personalbestand, Fluktuation und Abwesenheiten, um Engpässe frühzeitig zu erkennen | Analyse der Mitarbeiterzahl nach Abteilung und Prognose des zukünftigen Personalbedarfs |
| Fachkräfteentwicklung | Identifiziert Qualifikationslücken und Weiterbildungspotenziale, um gezielte Trainingsmaßnahmen zu planen | Erstellung eines Weiterbildungsreports mit Skill-Gap-Analyse |
| Mitarbeiterbindung | Misst Zufriedenheit, Engagement und Fluktuation, um rechtzeitig Maßnahmen zur Bindung einzuleiten | Auswertung von Mitarbeiterbefragungen und Fluktuationsstatistiken |
| Recruiting & Talent Acquisition | Unterstützt die Optimierung von Einstellungsprozessen durch KPIs wie Time-to-Hire und Cost-per-Hire | Monitoring von Recruiting-Kennzahlen zur Effizienzsteigerung |
| Unternehmensziele & Strategie | Verknüpft Personal-Kennzahlen mit strategischen Zielen wie Produktivität, Umsatz oder Innovation | Balanced Scorecard: Personalressourcen im Verhältnis zu Unternehmenswachstum visualisieren |
| Budget & Kostenkontrolle | Bietet präzise Daten zu Löhnen, Zusatzleistungen und Trainingskosten für fundierte Budgetentscheidungen | Analyse von Gehaltsentwicklung und Lohnnebenkosten pro Abteilung |
Gute Praxis: Merkmale eines effektiven Berichtswesens
Ein gutes Berichtswesen muss sowohl nachvollziehbar sein als auch ausgerichtet für die Nutzer, an die ein Bericht gerichtet ist. Verständlichkeit, Präzision und absolute Aktualität stehen dabei im Vordergrund. Ein gutes Berichtswesen steht und fällt oft damit, wie zuverlässig Daten erfasst und aktualisiert werden und vor allem: Wer die besagten Kennzahlen analysiert.
Denn, wie Zahlen und Inhalte verstanden werden, ist ausschlaggebend für die Interpretation der jeweiligen Berichte. Essenziell für ein gutes Reporting ist das zeitnahe Filtern von relevanten Informationen und die schnelle Weitergabe an die Mitarbeiter. Das Berichtswesen sollte dabei nicht zum Selbstzweck werden, den es zu erledigen gilt. Er muss vielmehr zielgruppenorientiert funktionieren, um sinnvolle Erkenntnisse für alle Beteiligten überhaupt erst möglich zu machen.
Checkliste: So optimieren Sie Ihr Berichtswesen
Ein effektives Berichtswesen liefert verlässliche Daten, spart Zeit und unterstützt fundierte Entscheidungen. Mit diesen Maßnahmen können Unternehmen ihr Berichtswesen nachhaltig optimieren:
- Automatisierung von Reports implementieren
Wiederkehrende Berichte sollten mit Hilfe von Software automatisch erstellt werden, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.
- Echtzeit-Dashboards nutzen
Interaktive Visualisierungen verschaffen Führungskräften und Teams sofortigen Einblick in Kennzahlen und ermöglichen schnelle Entscheidungen.
- Berichte zielgruppenorientiert gestalten
Inhalte und Detaillierungsgrad der Berichte sollten an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe angepasst werden, z. B. Management, Projektleiter oder externe Stakeholder.
- Daten aus verschiedenen Quellen integrieren
Informationen aus Finanz-, Marketing-, Vertriebs-, HR- oder Produktionssystemen zusammenführen, um ein vollständiges und aussagekräftiges Bild zu erhalten.
- Wichtige Kennzahlen (KPIs) klar definieren
Die für das Unternehmen relevanten KPIs auswählen, standardisieren und regelmäßig überprüfen, damit Vergleiche über Zeiträume und Abteilungen hinweg möglich sind.
- Prognosen und Trendanalysen einbinden
Mithilfe von Predictive Analytics können Unternehmen Entwicklungen wie zukünftigen Personalbedarf, Umsatztrends oder Produktionsengpässe frühzeitig erkennen.
- Feedback-Schleifen etablieren
Nutzer der Berichte regelmäßig befragen, welche Informationen hilfreich sind und welche optimiert werden sollten, um das Berichtswesen kontinuierlich zu verbessern.
- Dokumentation und Standardisierung
Prozesse, Strukturen und Vorlagen für Berichte klar dokumentieren, um Konsistenz zu gewährleisten und Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter zu reduzieren.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, beide Begriffe beziehen sich auf die systematische Sammlung, Aufbereitung und Kommunikation von Informationen innerhalb eines Unternehmens.
Das interne Berichtswesen liefert relevante Berichte über finanzielle und betriebliche Aspekte, die für die Überwachung der Leistung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens notwendig sind.
Controlling bezieht sich auf die Planung, Überwachung und Steuerung von Unternehmensaktivitäten, um Unternehmensziele zu erreichen. Berichtswesen umfasst die Erstellung und Bereitstellung von Informationen über finanzielle und betriebliche Leistung, um Entscheidungsfindung zu unterstützen und Transparenz zu ermöglichen.
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