Reisemanagement Software: Katja Paulini über den größten Mehrwert
Mit HRlab konnte die European League of Football ihre Reisekostenprozesse nicht nur vereinheitlichen, sondern auch in das gesamte HR-Management integrieren. Heute profitieren alle Beteiligten im Unternehmen: von der Belegschaft, die ihr Reisemanagement samt aller Aufwendungen per Software einfach selbst umsetzt, bis hin zum Steuerbüro, das strukturierte Reports erhält.
European League of Football: Case Study zur Reisemanagement Software von HRlab
Die SEH Holding, zu der auch die European League of Football gehört, ist innerhalb weniger Jahre auf rund 500 Mitarbeiter an vier Standorten gewachsen. Gerade in der Sports- und Medienbranche sind Dienstreisen fester Bestandteil des Alltags – vom Ligabetrieb bis hin zu Events und Marketingaktivitäten. Gleichzeitig war es eine Herausforderung, über verschiedene Standorte hinweg den Überblick über Abwesenheiten und Reiseaufwendungen zu behalten. „Uns war wichtig, dass wir in unserem Unternehmen mit einer Software nicht nur allgemeine Personalthemen abbilden, sondern auch das Reisemanagement sauber integrieren können", erklärt Katja Paulini, Senior Product Manager bei der European League of Football.
Die Wahl fiehl schließlich auf HRlab, eine modulare HR-Software, die nicht nur Reisemanagement in einer Software abbildet, sondern sämtliche HR-Prozesse zentralisiert.
Kurzinterview mit Katja Paulini, Senior Product Manager
Welche Probleme hattet ihr bei der Reisekostenabrechnung vor der Einführung von HRlab?
„Vor allem fehlte uns eine einheitliche Struktur. Dienstreisen wurden unterschiedlich eingereicht, je nachdem, an welchem Standort oder in welcher Abteilung man war. Das führte zu Intransparenz und zusätzlichem Verwaltungsaufwand – sowohl für uns als HR-Team als auch für das Steuerbüro.“
Wie hat sich das Reisemanagement durch HRlab konkret verändert?
„Alles läuft jetzt zentral, transparent und strukturiert ab. Mitarbeiter reichen ihre entstandenen Kosten einfach über die App ein, und wir können sie direkt im System weiterverarbeiten. Gleichzeitig sehen wir sofort, wer gerade abwesend ist – sei es durch Urlaub, Krankheit oder eben eine Dienstreise. Das erleichtert die Planung enorm.“
Welche Mehrwerte seht ihr für euer Unternehmen neben der Reisemanagement Software?
„Für uns ist der größte Vorteil die Integration: Wir nutzen HRlab nicht nur für Reisekosten, sondern auch für Recruiting, Personalakten und Abwesenheiten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass wir als HR-Team strategischer arbeiten können. Besonders hilfreich ist auch die Schnittstelle zum Steuerbüro – mit einem Klick erstellen wir einen Änderungsreport, ohne dass Unterlagen manuell zusammengesucht werden müssen.“
Wie kommt das Reisemanagement mit HRlab bei den Mitarbeitern an?
„Sehr gut! Das System ist selbsterklärend und intuitiv. Neue Mitarbeiter brauchen keine Schulung, sondern finden sich sofort zurecht. Das motiviert natürlich, die Prozesse einzuhalten und Daten aktuell zu halten. Für uns als Unternehmen bedeutet das: weniger Rückfragen, mehr Transparenz und eine deutlich angenehmere Zusammenarbeit.“
Welches Fazit ziehst Du nach der Einführung von HRlab?
„Ich finde unser Beispiel zeigt: Eine Reisemanagement Software entfaltet ihren größten Mehrwert, wenn sie nicht isoliert eingesetzt wird, sondern Teil einer ganzheitlichen HR-Lösung ist.“