Reisekostenabrechnung öffentlicher Dienst: Ablauf und Unterschiede
Dienstreisen sind im öffentlichen Dienst Alltag. Doch die Abrechnung der entstehenden Kosten ist komplex, da sie sich nach unterschiedlichen Rechtsgrundlagen richtet. So fallen zum Beispiel Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst nicht unter dieselben Vorschriften, und zusätzlich existieren länderspezifische Regelungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Im öffentlichen Dienst wird eine genehmigte Reisekostenabrechnung, die sich nach Beamtenrecht, Tarifverträgen (TVöD/TV-L) und Landesgesetzen gefordert.
- Erstattet werden die entstandenen Aufwendungen - Beträge und Höchstsätze variieren nach Bundesland und Status (Beamter/Angestellter).
- Fristen beachten: Antrag meist innerhalb von 6 Monaten stellen, Verjährung nach 3 Jahren; fehlende oder verspätete Anträge können den Anspruch verlieren.
- Digitale Tools und HR-Software erleichtern die Abrechnung und automatisieren den Prozess.
Definition im Beamtenrecht
Nach dem Beamtenrecht gilt eine Dienstreise als jede dienstlich veranlasste Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Dienststätte. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten zu Schulungen, Dienstbesprechungen oder Einsätze an anderen Standorten.
Wichtig: Die Reisen müssen in der Regel vorab genehmigt werden. Außerdem ist zu unterscheiden zwischen einem Dienstgang (innerhalb der Stadt oder Gemeinde, oft ohne Übernachtung) und einer Dienstreise (überörtlich, meist mit höherem Aufwand).
Für Beamte gelten die Bundes- oder Landesreisekostengesetze (BRKG bzw. LRKG). Diese legen fest, welche Ausgaben erstattet werden können und in welcher Höhe.
Reisekosten im öffentlichen Dienst: Grundlagen
Grundsätzlich haben Beschäftigte Anspruch auf die Erstattung notwendiger Auslagen, die im Rahmen einer Dienstreise entstehen.
Während im TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) und im TV-L (Tarifvertrag der Länder) die Regeln für Angestellte festgeschrieben sind, orientieren sich Beamte an den Reisekostengesetzen. In der Praxis bedeutet das:
- Beamte: Anspruch auf Erstattung durch gesetzliche Grundlage.
- Angestellte: Anspruch durch Arbeitsvertrag / Tarifvertrag.
Unterschiede zwischen Bund und Ländern
Einheitliche Regeln gibt es nicht. Jedes Bundesland setzt eigene Schwerpunkte. Hierzu haben wir eine Tabelle für einen Überblick:
| Bundesland / Gruppe | Zuständige Behörde / Portal | Abrechnung Beamte | Abrechnung Angestellte |
|---|---|---|---|
| Bund | Bundesbehörden / Dienststellen | BRKG | TVöD |
| Süddeutschland | Landesportale / Dienststellen | Bayern: BayRKG; BW: LRV BW; Hessen: LRKG HE; Saarland: RKG SL | TV-L |
| Norddeutschland | Landesportale / Personalstellen | SH: RKG SH; Hamburg: RKG HH; Bremen: LRV HB; MV: LRV MV | TV-L |
| Westdeutschland | Landesportale / Dienststellen | NRW: LKG NRW; Rheinland-Pfalz: RKG RLP | TV-L |
| Ostdeutschland | Landesportale / LASUB (Sachsen) | Sachsen: LRKG Sachsen; Sachsen-Anhalt: LRV SA; Brandenburg: LRKG Bbg; Thüringen: LRKG TH | TV-L |
| Berlin | Landesreisekostenstelle / Dienststellen | LRKG Bln | TV-L |
| Schulen / Hochschulen | Schulämter / Hochschulverwaltungen | Lehrkräfte: Schulfahrten, Exkursionen, Forschungsreisen | TV-L |
Reisekosten für Angestellte im öffentlichen Dienst
Angestellte im öffentlichen Dienst rechnen ihre Reisekosten auf Grundlage des TVöD oder TV-L ab. Dabei gelten ebenfalls die Pauschalen für Fahrt- und Verpflegungskosten sowie die Erstattung von Übernachtungskosten. Beispiel Bayern: Hier gibt es für Angestellte besondere Regelungen zur Kilometervergütung, die sich von denen der Beamten unterscheiden können.
Ein wichtiger Punkt ist die Frage der Dienstreisegenehmigung: Während Beamte streng nach Vorgabe des BRKG oder LRKG handeln, hängt es bei Angestellten stärker von den Dienststellenanweisungen und tariflichen Regelungen ab.
Sonderfälle und Abordnungen
Häufig entstehen Reisekosten auch durch Abordnungen, also zeitlich begrenzte Versetzungen an andere Dienststellen. In solchen Fällen werden ebenfalls die angefallenen Aufwendungen erstattet.
Auch Personen außerhalb des öffentlichen Dienstes können Anspruch auf Kostenerstattung haben, etwa externe Gutachter, Referenten oder Projektpartner, wenn sie im Auftrag einer Behörde tätig werden. In diesen Fällen spricht man von Aufwendungen gegenüber öffentlichen Stellen.
Unterkunftskosten im öffentlichen Dienst
Übernachtungskosten werden Beschäftigten im öffentlichen Dienst grundsätzlich erstattet, wenn sie dienstlich notwendig sind und im Zusammenhang mit einer genehmigten Dienstreise stehen.
In den meisten Fällen erfolgt die Erstattung gegen Vorlage einer Hotelrechnung. Übernommen werden die tatsächlich entstandenen Ausgaben, soweit sie als angemessen gelten. „Angemessen“ bedeutet, dass die Kosten im üblichen Rahmen für den jeweiligen Ort und Anlass liegen müssen. Luxusunterkünfte oder überhöhte Preise ohne sachlichen Grund können abgelehnt oder nur teilweise erstattet werden. Tipp: Im Zweifel vorab bei der Dienststelle nachfragen, welche Höchstsätze für Hotels am Zielort gelten.
Wegstreckenentschädigung
Die Wegstreckenentschädigung im öffentlichen Dienst ist die Erstattung für dienstlich gefahrene Kilometer mit dem eigenen privaten Fahrzeug (Auto, Motorrad, Fahrrad usw.), wenn kein Dienstwagen zur Verfügung steht oder die Nutzung genehmigt ist.
Nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) gilt aktuell:
- 0,30 € pro Kilometer bei Nutzung eines privaten PKW
- 0,20 € pro Kilometer bei Nutzung eines Motorrads, Motorrollers oder Mopeds
- 0,05 € pro Kilometer bei Nutzung eines Fahrrads (häufig länderspezifisch geregelt)
Die Höchstgrenze liegt bei maximal 130 € pro Monat, wenn keine dienstliche Notwendigkeit, sondern „aus persönlichen Gründen“ das eigene Fahrzeug genommen wird. Aber: Bei besonderer dienstlicher Notwendigkeit (z. B. kein ÖPNV möglich, Mitnahme weiterer Beschäftigter, Transport von Arbeitsmaterial) kann die Wegstreckenentschädigung ohne monatliche Höchstgrenze gezahlt werden.
Beispielrechnung
Bei der Wegstreckenentschädigung werden alle tatsächlich dienstlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt – also Hin- und Rückfahrt zusammen.
Beispiel: Wenn die Einsatzstelle 25 km entfernt ist, ergibt das 50 km für Hin- und Rückfahrt → mit 0,30 €/km = 15 € Entschädigung.
Maßgeblich ist dabei die tatsächlich kürzeste Straßenverbindung oder – wenn genehmigt – ein verkehrsgünstigerer Weg.
Antragsprozess & Fristen
Damit Reisekosten erstattet werden können, müssen sie rechtzeitig und korrekt beantragt werden. Der Ablauf ist im öffentlichen Dienst in der Regel einheitlich strukturiert:
Genehmigung der Dienstreise Vor Antritt muss die Dienstreise beantragt und von der zuständigen Stelle genehmigt werden. Ohne vorherige Genehmigung besteht oft kein Anspruch auf Erstattung.
Durchführung & Belege sammeln Während der Reise sollten alle Belege (Hotelrechnungen, Fahrkarten, Quittungen für Parkgebühren etc.) sorgfältig aufbewahrt werden.
Reisekostenantrag einreichen Nach der Rückkehr wird ein Reisekostenformular ausgefüllt und zusammen mit den Belegen bei der Personalstelle oder Reisekostenstelle eingereicht. Viele Behörden stellen dafür standardisierte Vordrucke bereit (z. B. PDF-Formulare oder Online-Portale).
Fristen beachten In den meisten Bundesländern beträgt die Ausschlussfrist für die Abrechnung 6 Monate nach Ende der Dienstreise. Wer den Antrag später einreicht, verliert unter Umständen den Anspruch auf Erstattung. Für Bundesbeamte gilt dieselbe Frist nach § 3 Abs. 5 BRKG.
Reisekostenabrechnung mit HRlab vereinfachen
Ob Genehmigung von Dienstreisen oder Abrechnung von Pauschalen und erstattungsfähigen Auslagen – die Finanzbuchhaltung wird bei der Verwaltung von Geschäftsreisen deutlich entlastet. Möglich wird dies durch ein flexibles, von überall zugängliches Abwesenheitsmanagement.
Verjährung von Reisekosten im öffentlichen Dienst
Neben der Ausschlussfrist spielt auch die gesetzliche Verjährung eine Rolle. Ansprüche auf Reisekostenerstattung im öffentlichen Dienst unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Beispiel: Eine dienstliche Reise fand im Mai 2022 statt, der Antrag wurde zwar rechtzeitig gestellt, aber die Erstattung erfolgte nicht. Der Anspruch verjährt dann mit Ablauf des 31. Dezember 2025.
Wichtig ist die Unterscheidung:
- Ausschlussfrist (meist 6 Monate): Frist, innerhalb derer der Antrag gestellt werden muss – sonst erlischt der Anspruch endgültig.
- Verjährungsfrist (3 Jahre): Gilt für bereits rechtzeitig beantragte, aber noch nicht erfüllte Ansprüche.
Reisekostenabrechnung für Lehrkräfte, Schulen und Hochschulen
Da Schulen und Hochschulen den Regelungen des öffentlichen Dienstes unterliegen, gelten auch hier die jeweiligen Landesreisekostengesetze. Die Praxis zeigt jedoch: Jedes Bundesland hat eigene Verfahren und Portale, die Lehrkräfte nutzen müssen.
Reisekostenabrechnung an Schulen
Bei Schulen stehen vor allem Schulfahrten im Vordergrund – Klassenfahrten, Wandertage oder Exkursionen. Lehrkräfte, die diese Fahrten begleiten, haben Anspruch auf Erstattung der entstehenden Kosten. Die Abrechnung erfolgt meist über das jeweilige Schulamt oder Landesschulamt.
Besonderheiten bei Schul- und Hochschulreisen
Schulfahrten: Lehrkräfte können die eigenen Reisekosten abrechnen, Schüler nicht. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen pädagogischen Programmkosten (werden über Schulbudgets gedeckt) und Lehrerauslagen (werden über das Reisekostenrecht erstattet).
Universitätsreisen: Forschungsauslandsreisen oder Drittmittelprojekte erfordern oft zusätzliche Nachweise und Belege.
Typische Herausforderungen und wie HR-Software hilft
Die Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst ist für viele Beschäftigte mit Unsicherheiten verbunden. Unterschiedliche Gesetze und Tarifverträge führen leicht zu Verwirrung, während Papierformulare und lange Bearbeitungswege zusätzlichen Aufwand bedeuten. Gehen Belege verloren, drohen Kürzungen, und wer Fristen nicht einhält, riskiert sogar den Verlust seines Anspruchs.
Unterstützung durch HR-Software wie HRlab
Moderne HR- und Reisekosten-Software kann diese Hürden erheblich reduzieren:
- Automatisierte Berechnung: Die Aufstellung der Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst wird automatisch anhand der Abwesenheitszeiten berechnet.
- Digitale Belegverwaltung: Quittungen können einfach per Smartphone fotografiert und hochgeladen werden.
- Integrierte Regelwerke: Die Software berücksichtigt automatisch die einschlägigen Vorschriften (BRKG, LRKG, TVöD/TV-L).
- Transparenz & Fristenkontrolle: Beschäftigte sehen jederzeit den Status ihrer Abrechnung und werden rechtzeitig an Fristen erinnert.
- Schnellere Auszahlung: Durch die digitale Abwicklung verkürzt sich die Bearbeitungszeit deutlich.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) gilt für:
- Beamte, Richter und Soldaten des Bundes
- Arbeitnehmer des Bundes, wenn in deren Arbeitsvertrag oder durch Tarifvertrag die Anwendung des BRKG vereinbart ist
- In bestimmten Fällen auch für Personen im öffentlichen Dienst, die aufgrund besonderer Regelungen nach BRKG abrechnen
Kurz gesagt: Es regelt die Reisekostenvergütung für Beschäftigte im öffentlichen Dienst des Bundes. Für Länder und Kommunen gelten jeweils eigene Reisekostengesetze oder entsprechende Regelungen.