Desk Sharing: Konzept, Umsetzung & Wirkung

Der Arbeitsmarkt und die damit verbundenen Anforderungen an Unternehmen ändern sich stetig. Wie werden Firmen mit dem Model Desk Sharing, also ohne fixe Arbeitsplätze, Homeoffice und Hybrid Work gerecht? Was sind Vor- und Nachteile und gängige Best Practise?

Das Wichtigste in Kürze

Beim Desk Sharing gibt es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze
Studien beweisen positiven Einfluss von Desk Sharing
Das Konzept sollte allerdings mit Bedacht eingeführt werden

Da das Desk Sharing ein eher neues Phänomen ist, gibt es (noch) keine allgemeingültige Definition. Grundsätzlich handelt es sich beim Desk Sharing – auch als Shared Desk Policy bekannt – um ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr für einzelne Mitarbeitende gibt. In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmen gezielt weniger physische Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, als Mitarbeitende beschäftigt sind, um so Flächeneffizienz und Flexibilität zu steigern.

Desk Sharing und Hybrid Work sind eng miteinander verknüpft, aber nicht identisch. Während Hybrid Work die Flexibilität des Arbeitsortes beschreibt (z. B. Wechsel zwischen Büro und Homeoffice), bezieht sich Desk Sharing auf die flexible Nutzung von Büroarbeitsplätzen ohne feste Zuweisung. Die Kombination beider Modelle bietet Synergien: Weniger Bürofläche wird benötigt, ohne auf Präsenzarbeit zu verzichten.

Was sind die Vorteile des Desk Sharings?

Man könnte meinen, dass das Desk Sharing zunächst lediglich finanzielle Vorteile für den Arbeitgeber hat, da weniger Arbeitsplätze für die gleiche Anzahl an Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Dies entspricht zwar der Wahrheit, jedoch wirkt sich dieses Arbeitsmodell nachweislich auch positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und die psychologische Arbeitsplatzbindung aus. Eine Vielzahl an Studien – u. a. zur Workplace Experience – belegt, dass im Regelfall rund 85 % der Arbeitnehmenden ihren Beruf nicht engagiert ausführen. Desk Sharing kann also als Teil eines modernen Activity-Based Working-Ansatzes helfen, dieses Engagement gezielt zu fördern.

Ähnliches ist in der Produktivitätssteigerung der Arbeiter:innen zu erkennen, die im Homeoffice tätig sind. In Anbetracht der Tatsache, dass 50% der Angestellten bei einer andauernden Homeoffice Pflicht ihr Arbeitsverhältnis beenden würden, kommen wir zu folgendem Entschluss: Die Kombination von Desk Sharing und Homeoffice - also Hybrid Work unter dem Desk Sharing Prinzip - erlaubt die Realisierung von Vorteilen auf mehreren Ebenen. Zum einen spart der Arbeitgeber an Bürokosten ein. Zum anderen bleibt die Entscheidungsfreiheit bei den Mitarbeitenden darüber, wann in Teams am Arbeitsplatz und wann im Homeoffice gearbeitet wird. Dies macht das steigende Engagement, das durch zahlreiche Studien belegt werden konnte, nachvollziehbar. Wichtig hierbei sind allerdings einige Rahmenbedingungen, auf die wir noch später eingehen werden.

Eine Studie aus Österreich hat ergeben, dass das Prinzip des Desk Sharings im Vergleich zur traditionellen Büroarbeit mit fest zugewiesenem Platz zu einem höheren Engagement der Mitarbeitenden führt. Eine radikale Etablierung des Desk Sharings hingegen sorgt dafür, dass das Engagement der Mitarbeitenden sinkt.

Was sind die Herausforderungen und Nachteile des Desk Sharings?

Trotz der vielfältigen Vorteile birgt das Desk Sharing auch Herausforderungen, die Unternehmen im Vorfeld kennen und aktiv adressieren sollten.

Ein häufig genannter Nachteil ist der Verlust persönlicher Identifikation mit dem Arbeitsplatz. Wenn Mitarbeitende keinen festen Platz mehr haben, entfällt oft die Möglichkeit, den Arbeitsplatz individuell zu gestalten oder persönliche Gegenstände dort zu hinterlassen. Das kann insbesondere bei langjährigen Mitarbeitenden auf Ablehnung stoßen und sich negativ auf das Sicherheits- und Zugehörigkeitsgefühl auswirken.

Zudem besteht das Risiko, dass das tägliche Suchen nach einem verfügbaren Arbeitsplatz zu Frustration und Zeitverlust führt – insbesondere dann, wenn digitale Buchungssysteme fehlen oder unzuverlässig funktionieren. Auch kann es zu einer ungleichen Verteilung attraktiver Arbeitsplätze kommen, wenn bestimmte Zonen (z. B. mit Tageslicht oder ruhiger Lage) dauerhaft durch frühzeitige Buchungen blockiert werden. Das wiederum kann das Gefühl von Fairness innerhalb eines Teams beeinträchtigen.

Schließlich darf auch die technische Abhängigkeit nicht unterschätzt werden: Desk Sharing erfordert stabile IT-Infrastrukturen, flächendeckendes WLAN, ausreichende Steckdosen, leistungsfähige Geräte sowie Support bei Problemen. Wenn diese Grundlagen nicht gegeben sind, schlägt der gewünschte Effizienzgewinn schnell in Unzufriedenheit und Produktivitätsverluste um.

Was muss bei der Einführung des Desk Sharings beachtet werden?

Trotz der zahlreichen Vorteile kann das Desk Sharing erfolglos bleiben bzw. kontraproduktiv werden, wenn nicht das entsprechende Fundament geschaffen wird. Beispielsweise kann es sein, dass viele Mitarbeitende aus Gründen der psychologischen Sicherheit und Routine einen festen Arbeitsplatz bevorzugen und bei einer fluiden Arbeitsplatzverteilung an Arbeitsleistung verlieren. Deshalb ist eine Unternehmenskultur entscheidend, die auf Change Management, Mitarbeiterbeteiligung und transparenter Kommunikation basiert

Außerdem sollte bei der Umsetzung unbedingt gewährleistet werden, dass das Team sich einbringen und die Bedürfnisse mitteilen kann. Es kann auch Sinn machen das neue Arbeitsmodell schrittweise zu etablieren, um im Prozess bereits Optimierungspotenzial festzustellen und zeitnah Lösungen umzusetzen. Zum Beispiel können die Arbeitsplätze stückweise umgewandelt werden, während die Anzahl an fixen Arbeitsplätzen stetig reduziert wird.

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden fördert Akzeptanz. Viele Unsicherheiten entstehen durch fehlende Information – nicht durch das Modell selbst.

Pilotprojekte statt Vollumstellung ermöglichen eine schrittweise Optimierung und nehmen Druck aus dem Prozess.

HR-Software mit Buchungsfunktionalität ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Tabellenlösungen oder manuelle Absprachen führen schnell zu Chaos.

Arbeitsplatztypen differenzieren: Nicht jeder Arbeitsplatz ist gleich. Unterschiedliche Zonen (z. B. für konzentriertes Arbeiten vs. Teamarbeit) helfen bei der Orientierung.

Die Einführung von Desk Sharing bedeutet nicht nur eine Veränderung der Arbeitsorganisation, sondern auch eine neue Form des Umgangs mit personenbezogenen Daten. Denn um Arbeitsplätze effizient zu vergeben, müssen in der Regel Anwesenheiten, Buchungen, Nutzungsverhalten oder Teampräferenzen digital erfasst werden. Genau hier beginnt die Verantwortung in Bezug auf den Datenschutz.

DSGVO-konforme Datenerhebung ist Pflicht

Sobald Daten über Mitarbeitende erfasst, gespeichert oder ausgewertet werden – etwa über ein digitales Buchungssystem –, greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur die Daten erhoben werden, die wirklich notwendig sind („Datenminimierung“) und dass Mitarbeitende darüber informiert werden, welche Daten wofür genutzt werden.

Wichtig ist, dass HR-Abteilungen gemeinsam mit der IT und ggf. dem Datenschutzbeauftragten klare Regeln aufstellen. Mitarbeitende sollten jederzeit nachvollziehen können:

Welche Informationen bei der Buchung eines Arbeitsplatzes gespeichert werden
Wie lange die Daten gespeichert bleiben
Wer Zugriff auf die Daten hat (z. B. Teamleitung, Facility Management)
Wozu die Daten verwendet werden (z. B. Kapazitätsplanung, Nutzungsstatistiken)

Ein transparenter Umgang mit Daten stärkt das Vertrauen der Belegschaft, ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz von Desk Sharing.

Betriebsrat frühzeitig einbeziehen

Ist ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Systemen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle – worunter auch Arbeitsplatzbuchungs-Tools fallen können. Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat ist daher nicht nur rechtlich notwendig, sondern hilft auch, frühzeitig Bedenken auszuräumen und praxisnahe Lösungen zu finden.

Auch bei der Einführung von Desk Sharing gilt: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG durchzuführen. Dabei müssen nicht nur physische Aspekte wie Ergonomie, Beleuchtung oder Lärmbelastung bewertet werden, sondern auch psychische Belastungen, etwa durch den täglichen Arbeitsplatzwechsel, fehlende Rückzugsräume oder soziale Isolation. Die Gefährdungsbeurteilung sollte regelmäßig überprüft und bei Veränderungen – etwa der Umgestaltung der Arbeitsplätze oder Einführung neuer Buchungssysteme – aktualisiert werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Betriebsarzt und ggf. dem Betriebsrat ist hierbei essenziell.

HR-Software als sinnvolle Unterstützung

Eine HR-Software wie zum Beispiel HRlab unterstützt vielschichtige Prozesse wie Desk Sharing, damit nicht auch noch ein Papier Chaos entsteht. Außerdem ist der stetige Wechsel der Arbeitsplätze weitaus einfacher, wenn Mitarbeitende auf alle wichtigen Daten von überall aus Zugriff haben.

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FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick

Wie lässt sich der Erfolg von Desk Sharing im Unternehmen messen?

Wichtige Kennzahlen sind z. B. Nutzungsraten der Büroflächen, Mitarbeiterzufriedenheit, Teamproduktivität und Flächenkosten pro Arbeitsplatz. Regelmäßige Feedbacks sowie die Analyse von Buchungsdaten und Anwesenheiten helfen, das Konzept stetig zu verbessern und den ROI sichtbar zu machen.

Welche technischen Voraussetzungen braucht Desk Sharing?

Eine empfehlenswerte Grundlage ist ein digitales Buchungssystem, mit dem Arbeitsplätze transparent und einfach reserviert werden können. Zusätzlich braucht es eine stabile IT-Infrastruktur, flächendeckendes WLAN, mobile Arbeitsgeräte und ggf. smarte Tools zur Belegungserfassung. Eine enge Abstimmung zwischen HR und IT ist dabei entscheidend.

Welche Nachteile hat Desk Sharing?

Desk Sharing kann zu Verlust von persönlicher Identifikation, organisatorischem Mehraufwand und sozialer Isolation führen, etwa wenn Mitarbeitende täglich den Arbeitsplatz wechseln oder keine festen Bezugspunkte im Büro haben. Auch technische Abhängigkeiten (z. B. WLAN, Buchungssysteme) und Ungleichheiten bei der Platzvergabe können problematisch sein. Mit klaren Regeln, guter Infrastruktur und transparenter Kommunikation lassen sich diese Nachteile aber deutlich reduzieren.

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