Erfolgsgeschichte: Soex

Mit HRlab von der vierten in die erste Liga

Mit Standorten und Beteiligungen in sechs Ländern und mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen deckt SOEX die gesamte Wertschöpfungskette von Alttextilsammlung, -verarbeitung, -recycling und -vermarktung ab. Von unserem deutschen Firmenhauptsitz in Ahrensburg aus steuern wir die strategische Ausrichtung des Unternehmens, den internationalen Handel, IT-Prozesse und umfassende Logistiklösungen.

Mit HRlab von der vierten in die erste Liga

1000 Mitarbeiter

6 Standorte

Alttextilsammlung, -verarbeitung, & -recycling

Die Ausgangslage

Als Marktführer in den genannten Bereichen führen wir das weltweit größte Sortierwerk an unserem Standort in Wolfen mit ca. 300 Mitarbeitern. SOEX verkauft Second Hand Kleidung in rund 70 Ländern der Welt und leistet so einen nachhaltigen Beitrag zur Schonung von Ressourcen und Abfallvermeidung. Mit unserer Tochtergesellschaft I:Collect GmbH bieten wir darüber hinaus, für eine Vielzahl bekannter Marken der Textilwirtschaft, Recyclinglösungen in über 50 Ländern an.

HRlab bietet uns in der Anwendung genau die Flexibilität, die wir benötigen - das können vergleichbare Anbieter nur selten.
- Florian Franz, Head of HR

Die Herausforderung

Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?

Im April 2022 bin ich in das Unternehmen getreten und habe den gesamten Personalbereich übernommen. Im ersten Schritt habe ich mir einen Überblick über den “IST-Zustand” der Personalarbeit verschafft und festgestellt: Manuelle Prozesse, vorbereitende Lohnabrechnungen mit Excel und keine zentralisierte Erfassung der Abwesenheiten waren an der Tagesordnung.

Konkrete Herausforderungen?

Unsere Firmenstruktur gibt viele verschiedene Standorte mit verschiedenen Arbeitsschwerpunkten her, wie zum Beispiel Lagerwirtschaft, Transport und die kaufmännischen Bereich. Entsprechend muss eine HR-Software auch unterschiedliche Rahmenbedingungen erfüllen.

Gleichzeitig gab es zu dieser Zeit - übrigens kurz vor der Zukunft Personal Europe 2022 - auch den Beschluss zur Zeiterfassungspflicht. Ein Tool zur Zeiterfassung war zwar im Einsatz, konnte aber nur bedingt unseren Anforderungen gerecht werden. Im nächsten Schritt ging es mir also darum, die internen Anforderungen zu sammeln und entsprechend auf die Suche nach der richtigen Lösung für uns zu gehen.

Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?

Neben einem sehr sympathischen Austausch, der ansprechenden Benutzeroberfläche und umfassenden Funktionen hatte ich auch das Gefühl, dass wir bei HRlab von einer bemerkenswerten Flexibilität profitieren konnten. Das kann ich im Nachgang nun auch so bestätigen.

In den weiteren Gesprächen haben wir außerdem die hohe Sachlichkeit und die klaren Aussagen von Herrn Ebbecke sehr geschätzt. Das zusammen mit dem Rundum-Sorglos-Paket, das HRlab bietet, der flexiblen und vor allem fairen Preisgestaltung und der intuitiven Benutzeroberfläche führte schließlich zu der Entscheidung für HRlab.

Die Lösung

Wie lief die Implementierung ab?

Nachdem wir uns für HRlab entschieden hatten, starteten wir mit der Implementierung. Besonders die Aspekte der Datensammlung und des Imports beanspruchten zwar einige Zeit, konnten aber dank des zuverlässigen und schnellen Supports sowie der gut strukturierten Dokumentation innerhalb von etwa zwei Monaten finalisiert werden. Ab diesem Zeitpunkt war HRlab für uns voll einsatzfähig.

Was sticht seit der Einführung besonders heraus?

Vor der Einführung von HRlab stapelten sich regelmäßig Korrekturzettel zur Zeiterfassung auf meinem Tisch. Das hat sich nun drastisch geändert, denn mittlerweile läuft die Zeiterfassung vollautomatisiert und zuverlässig. Zusätzlich stellt die Funktion der Dokumentenvorlage für uns eine enorme Arbeitserleichterung dar.

Zum Beispiel: Die Vertragsabwicklung unserer LKW-Fahrer umfasst die Erstellung von zwischen 50 und 60 Dokumentenseiten. Vor HRlab war dieser Prozess mit einem Arbeitsaufwand von circa 1,5 Stunden verbunden. Nun dauert es, im schlimmsten Fall, nur noch 5 Minuten. Als nächster Schritt steht die Standardisierung von Arbeitszeugnissen an, um auch hier von Vorlagen im täglichen Arbeitsablauf zu profitieren.

Wurde in den letzten 3 Monaten ein Feature eingeführt, von dem ihr täglich profitiert?

Unser Highlight: Die vollständig automatisierte Abfrage der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU). Früher bedeutete jeder Eintrag einer Krankheit einen manuellen Arbeitsaufwand von etwa 5 bis 8 Minuten. Dank HRlab gehört das nun der Vergangenheit an. Sobald der Nachweis der Krankenkasse im System eingeht, erhalten wir automatisch eine Benachrichtigung. Auf HR-Ebene entfällt jeglicher Aufwand. Diese Neuerung erleichtert unseren täglichen Aufwand erheblich.

Habt ihr offene Wünsche? Wie stehen Mitarbeitende zu HRlab?

Wir freuen uns auf die neue App von HRlab, die seit dieser Woche verfügbar ist. Manchmal kam es hier mit der vorherigen Version der App zu leichten Synchronisationsproblemen.

Für unsere Mitarbeitenden war die Einführung von HRlab zunächst eine Umstellung, doch bereits nach etwa einem Monat konnten wir feststellen: Der Großteil der Mitarbeitenden ist von der Einführung überzeugt.

Sympathischer Austausch & hohe Sachlichkeit

Ansprechende Benutzeroberfläche

Bemerkenswerte Flexibilität & faire Preisgestaltung

Das Ergebnis

Seit der Einführung von HRlab hat sich der zeitliche Aufwand für administrative Aufgaben im Personalbereich um 60-70% reduziert. Zudem erleichtert uns die zentrale Datenbank jeden Tag die Verwaltung der Mitarbeiter:innen sowie die Erstellung von Auswertungen zu Themen wie Krankheitsquote, Personalkosten, Gehaltsentwicklung und mehr. Kurz gesagt: Dank HRlab spielen wir nicht mehr in der vierten, sondern nun in der ersten Liga.

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